Callback
  • От места на рынке к магазину

  • -

  • От магазина к торговой сети

  • -

  • От торговли к производству

Информационная безопасность магазина

31.07.2020

Вопрос безопасности - один из главных стимулов автоматизации. Предприниматели хотят контролировать продавцов, делегировать работу с товаром, управлять работой магазина из любой точки и в любой момент посмотреть, что происходит в магазине. Вручную, с тетрадкой и калькулятором, сделать это крайне сложно.

В этой статье мы рассмотрим 5 основных проблем информационной безопасности в магазине и даем 30+ практических советов, как их решить.

Чего боятся предприниматели?

Как не потерять базу данных | Торгсофт

Страх №1: Потеря базы данных

Когда “учет” ведется в тетради - мало кто заботится о безопасности информации: тетрадь легко потерять, забыть на видном месте, информация в тетради не структурирована, поэтому не представляет особого интереса.

Как только в магазине внедряется автоматизация, порядок и правильный учет - ценность данных стремительно возрастает.

Потерять базу данных жалко потому что:

  • на наполнение уходят титанически усилия и месяцы кропотливой работы;
  • в базе данных бесценная упорядоченная информация о поставщиках, посредниках, клиентах и всех взаиморасчетах с ними;
  • история результатов торговли нужна для анализа эффективности бизнеса;

Что может случиться с базой данных

  • Воровство информации со стороны персонала, партнеров по бизнесу или злоумышленников.
  • Преднамеренное искажение информации: удаление или изменение.
  • Внезапные проверки контролирующих органов и доступ к базе.
  • Вирусы-шифровальщики.

Как защитить базу данных

  1. Регулярно архивируйте базу данных на сторонний носитель или в “облако”. Это важный ежедневный бизнес-процесс и единственный надежный способ восстановить информацию в случае необходимости. В Торгсофт автоматическое одностороннее архивирование можно настроить при помощи опции “Архив в облако”
  2. Настройте ограничение ролей: запретите сотрудникам просматривать информацию о клиентах или поставщиках. В Торгсофт можно полностью закрыть доступ к списку клиентов, либо закрыть возможность сохранения, экспорта информации; закрыть просмотр номеров телефонов клиентов и посредников и т.д
  3. Запретите запускать сторонние приложения на сервере с программой учета. Неосторожность и неопытность, случайный клик на рекламный баннер и запуск неизвестного приложения могут занести на сервер вирус, который шифрует базы данных и вымогает деньги. Ранее мы писали о защите операционной системы от вирусов-шифровальщиков.
  4. Установите надежные пароли для доступа к серверу и к программе Торгсофт. Не записывайте пароли на листочках и не сообщайте их никому. Прочитайте, как настроить компьютер для безопасного использования.

Как защитить конфиденциальную информацию | Торгсофт

Страх №2. Распространение конфиденциальной информации

Язык мой - враг мой (с). Чаще всего чувствительную, важную для бизнеса информацию распространяют сотрудники, родственники или владелец бизнеса. Как правило, это происходит неумышленно, неосознанно или по неосторожности.

Чем может навредить избыточная откровенность

  • о ваших успехах или неудачах могут узнать конкуренты и принять меры в ущерб вашему бизнесу;
  • информация может быть передана проверяющим органам;
  • распространение слухов и сплетен, которые наносят урон репутации;
  • использование информации для обмана, использование против вас методов социальной инженерии.

Как защитить конфиденциальную информацию

  1. Фильтруйте окружение. Не всем надо принимать участие в совещаниях или обсуждениях. Обсуждайте дела только с теми людьми, которые влияют на решение предстоящей задачи и должны быть в курсе.
  2. Не рассказывайте сотрудникам лишнюю информацию, без которой они спокойно могут выполнять свои обязанности. Продавцы обладают острым слухом, анализируют и распространяют информацию о работодателе на свое усмотрение.
  3. Используйте программу учета. Дайте доступ к той информации, которая соответствует должности сотрудника. Например, отчет по кассе за день могут видеть все продавцы, а вот остатки товара на складе или итоги инвентаризации достаточно знать только администратору магазина.
  4. Банально, но закрывайте двери, когда обсуждаете что-то с партнерами по бизнесу или семейные дела по телефону.
  5. Не публикуйте скан-копии уставных документов на сайте - их охотно используют мошенники для обмана других людей прикрываясь вашим именем.
  6. Если вы активны в социальных сетях - ограничьте доступ к публикациям личного характера. По открытой информации, друзьям, фотографиям, локациям без труда можно узнать о том, где предприниматель сейчас находится, кто его сотрудники, где он живет и какой образ жизни ведет.

Торгсофт - десктопная система, она установлена на вашем компьютере и полный доступ к программе есть только у владельца бизнеса.

Преимущество Торгсофт в том, что контроль над информацией в руках владельца бизнеса: если надо выключить компьютер, закрыть доступ к программе - достаточно подойти к компьютеру.

Какую информацию передавать в налоговую - решает предприниматель: отчеты формируются вами или бухгалтером вручную для экспорта в бухгалтерские программы M.E.Doc или Арт-Звіт.

Как контролировать продажи и действия сотрудников в магазине | Торгсофт

Страх №3. Потеря контроля над ситуацией

Неприятно, когда события в магазине разворачиваются по непредсказуемому сценарию и за спиной руководителя: обман, мошенничество, искажение информации. Мы писали и рассказывали о махинациях продавцов, и какие меры предпринять для защиты бизнеса.

Как контролировать продажи и действия сотрудников в магазине

Для контроля созданы автоматизация и учет:

  1. Все действия сотрудников фиксируются;
  2. При правильной настройке ролей, изменить или удалить информацию сотрудники не смогут;
  3. В спорной ситуации программа учета точно скажет, кто говорит правду;
  4. Программа контролирует приход и уход продавцов. Предприниматель часто в отъезде и не может лично проконтролировать, что магазин открыли своевременно. Каждый продавец после прихода на работу должен зарегистрироваться в программе. Программа может автоматически печатать на чековом принтере чек регистрации прихода на работу, в котором фиксируется точное время прихода, фамилия сотрудника, название магазина. Такие чеки несложно проверить и учесть эту информацию, например, при выплате зарплаты или премии за период.
  5. Точечный контроль. Такой подход позволяет не следить за каждым шагом продавца. Периодически анализируйте отчеты, затраты, расчеты с поставщиками, расхождение закупочных цен. Задавайте вопросы в случае расхождений или сомнений.

Как не потерять контроль над бизнесом | Торгсофт

Страх №4. Потеря управления над бизнесом

Во время тотальной диджитализации право собственности на бизнес - это не только уставные документы или документы о праве собственности.

Как не потерять контроль над бизнесом

У владельца бизнеса должны быть:

  1. Доступ к админке сайта или интернет-магазина (ссылка, логин и пароль).
  2. Зарегистрированный домен на имя владельца бизнеса.
  3. Зарегистрированная программа учета на владельца бизнеса.
  4. Логин и пароль от Google Аккаунта, где настроена реклама, зарегистрирован магазин в Google Мой Бизнес.
  5. Полный доступ и права администратора от социальных сетей.
  6. Права Администратора на сервере. При этом права Администратора давать другим пользователям сервера не надо.
  7. Если Торгсофт находится на виртуальном сервере Gigacloud или VPSNOW - доступ к админпанели VPS.
  8. Зарегистрированные номера телефонов магазина на имя владельца бизнеса.
  9. Доступы к вспомогательным сервисам для бизнеса, таким как Binotel, Bitrix24, TurboSMS, Unisender.
  10. Финансовые номера телефонов и доступ к интернет-банкингу. Сотрудников подключите как Доверенных лиц. Если нужно просто проверять оплаты в Привате - подключите опцию Торгсофт Банковские выписки по счетам Приват24.

Как не дать себя обмануть | Торгсофт

Страх №5. Потеря доверия

Разочаровываться в людях придется всю жизнь. Чтобы разочаровываться не так часто - лучше перестраховаться.

Как не дать себя обмануть

  1. Перед тем, как нанять сотрудника, расспросите о нем у бывшего работодателя; посмотрите активность потенциального работника в социальных сетях.
  2. Перед тем, как подписывать счета, акты, накладные, доверенности, договора - внимательно читайте документ. Проверяйте контрагентов в документах, их реквизиты, данные в реестре, номера телефонов в поиске Google.
  3. Спрашивайте клиентов. Отзывы - точный показатель состояния бизнеса. Если клиенты нарекают на сервис - надо предпринимать меры, пока неправильные бизнес-процессы или нерадивый сотрудник не загубили репутацию бизнеса.
  4. Обучайте сотрудников. У персонала должны быть инструкции и понимание, что делать в нестандартной ситуации, чтобы не прибегать самодеятельности.


По информационной безопасности написаны сотни книг, но применение наших рекомендаций позволит существенно снизить риски и сделать бизнес практически неуязвимым.

Добавить комментарий

Добавить комментарий
Ваш отзыв отправлен. Его опубликуют после проверки администратором