10 функцій програми обліку для інтернет-магазину

Що робити якщо офлайн магазин закритий?
Як керувати інтернет-бізнесом самостійно?
Що потрібно для повноцінного циклу онлайн-торгівлі?

10 функцій для керування онлайн-торгівлею

1. Приймати замовлення від клієнтів
2. Продавати товар і виписувати документи
3. Відправляти та доставляти товар
4. Підтримувати комунікацію з клієнтами
5. Вести облік складу
6. Враховувати фінанси та перевіряти оплати
7. Контролювати борги
8. Здавати звіти
9. Контролювати співробітників і нараховувати зарплату
10. Керувати торгівлею зі смартфона

Всіма цими функціями ви можете керувати самостійно. У програмі обліку для інтернет-бізнесу Торгсофт є все необхідне. Торгсофт - це ваш співробітник, він з вами назавжди.

Приймання замовлень

Приймання замовлень починається з інтернет-магазину, маркетплейса, Facebook, Instagram або з замовлення телефоном.

Якщо у вас немає інтернет-магазину - зараз саме час його створити, та вкласти зусилля й час у розвиток інтернет-бізнесу. Компанія Торгсофт спільно з нашими партнерами Black&White понад 8 років займаються проєктом Інтернет-магазин "під ключ". Торгсофт гарантує коректний та правильний облік товару, Black & White - повну сумісність інтернет-магазину з Торгсофт.

Також в програмі Торгсофт є сполучення з маркетплейсами Prom.ua, Rozetka.ua. Синхронізацію стану складу, інформації про товари та фотографії, замовлення й статуси замовлень, автоматичне створення рахунків у Торгсофт ви проведете самостійно декількома кліками миші.

Витрати часу:
Створення інтернет-магазину "з нуля" займає приблизно 24 доби;
Сполучення наявного інтернет-магазину з Торгсофт - від 3-х до 7 днів;
Налаштування синхронізації з маркетплейсами ~ 1 день;
Налаштування з Bitrix24 - від 15 до 30 хвилин.

Продаж товару та виписка документів

Для продажу товару в інтернет-магазині використовують режим Торгівля з випискою рахунку.

Якщо замовлення оформлене через інтернет-магазин, то інформація про замовлення та клієнта автоматично завантажиться у Торгсофт.

Якщо ж ви оформляєте замовлення самостійно під час спілкування з клієнтом, то потрібно:

1. Обрати клієнта або створити картку нового клієнта;
2. Створити комерційну пропозицію (намір купити) або виписати рахунок (бажання купити);
3. Додати товар, послуги у рахунок;
4. Надіслати рахунок та реквізити для оплати через e-mail або sms;
5. Після отримання оплати роздрукувати Видаткову накладну, при необхідності Гарантійний талон, Товарний чек та Товарно-транспортну накладну (ТТН) для відправлення товару Новою Поштою або Укрпоштою.

Все це - в одному режимі в Торгсофт Торгівля з випискою рахунку.

Витрати часу:
Час на створення рахунку: 1-5 хвилин

Відправлення та доставлення товару

У Торгсофт товар вважається відвантаженим, а отже на шляху до клієнта, коли створюється видаткова накладна. У цей момент товар списується зі складу.

Ви можете промаркувати товар та надрукувати ТТН не виходячи з дому. Це виконує опція Сполучення з Новою поштою або Сполучення з Укрпоштою.

Промарковані посилки просто передайте кур'єру служби доставки.

З особистого досвіду ми радимо:

• Фотографуйте товар у процесі комплектації посилки, аби клієнт бачив, що товар у цілості та упаковується з урахуванням норм гігієни;
• Факт передачі кур'єру фіксуйте на фото або відео;
• Дайте на підпис кур'єру журнал передачі посилки, щоб зафіксувати цей факт. Тримайте дистанцію, ручку доведеться залишити у кур'єра.

Витрати часу:
Підготовка ТТН для маркування товару - 5-7 хвилин

Комунікація з клієнтами

Класно, коли клієнтів багато. Але як запам'ятати кому й що ви пообіцяли, та у якій стадії замовлення?
А що найбільше не любить клієнт? Коли про нього забувають.

Аби не допустити зневажливого ставлення до клієнта, у Торгсофт передбачено незамінний інструмент Маркетинг - Контакти та нагадування.

Після спілкування одразу фіксуйте з ким спілкувалися, про що домовилися, у якій стадії знаходиться замовлення. Поставте собі або співробітнику нагадування зв'язатися з клієнтом через деякий час або щось для нього зробити.

Ця функція також є у Торгівлі з випискою рахунку - Рахунок - Контакти рахунку.

Ми користуємося цим уже 15 років. Завдяки цій функції співробітники Торгсофт знають яка ситуація у клієнта, що клієнт хотів та про що йде мова.
При цьому клієнту не потрібно десятий раз розповідати передісторію взаємин з магазином.

Якщо ви ведете бізнес самостійно - нема потреби пам'ятати все. Просто запишіть.

Радимо:

• Копіювати листування з месенджерів у Контакти з клієнтом.
• Записуйте будь-які дрібниці та нагадування. Навіть якщо ви впевнені, що не забудете - не довіряйте цьому оманливому почуттю та все одно запишіть.

Якщо у вас є IP телефонія від Binotel - синхронізуйте її з Торгсофт (ми допоможемо, звичайно).

Таким чином ви не пропустите жодного дзвінка, переглянете історію попередніх контактів з клієнтом, швидко внесете нову інформацію за підсумками бесіди, одним кліком побачите, що купував клієнт раніше та в процесі розмови зможете одразу виписати рахунок або перевірити оплату.

Нагадуйте про себе! Клієнти самі про вас не згадають (якщо у вас не продуктовий магазин та не аптека, звичайно). Робіть розсилки з привабливими пропозиціями по вашій базі клієнтів.

Витрати часу:
Запис контакту - близько 30 секунд;
Налаштування Binotel - 10 хвилин;
Масова розсилка - 5-7 хвилин.

Облік складу

Чого хочуть підприємці?

Ви просили - ми зробили.

Зараз саме час провести інвентаризацію товару, виявити пересорт та навести порядок. Вести облік складу з Торгсофт можна самостійно.

Для зручності підприємців - режими:

• Інвентаризація
• Стан складу
• Режим Аналіз для класифікації найбільш продаваних товарів

Витрати часу:
Інвентаризація ~ 250 унікальних одиниць товару на годину.

Облік витрат та аналіз прибутку

Ті гроші, що взяті з бізнесу й лежать у вашій кишені - це не прибуток. Це валовий дохід по суті.
Для того, аби зрозуміти, що ви заробили насправді, ведіть повноцінний фінансовий облік у режимі Фінансовий документ.

Що врахувати власнику бізнесу:

• Витрати. Кожній витраті присвоюється Стаття фінансового аналізу. Стаття фінансового аналізу дозволить легко проаналізувати куди пішли гроші.

Перманентні: зарплата, оренда, послуги зв'язку, послуги для бізнесу;
Одноразові: реєстрація ТМ, купівля обладнання, додаткової опції в Торгсофт :)

• Оплати постачальникам, контрагентам.
• Торговий виторг. Це гроші, які прийшли від клієнта. Ці гроші прив'язуються до рахунку.
• Особисті витрати. Внесіть їх, як витрати на вашу зарплатню, наприклад. У такому випадку ви побачите реальний прибуток з вирахуванням ваших особистих витрат. Чому це важливо? У бізнесі важливо бачити прибуток, щоб відсоток від зароблених грошей реінвестувати у розвиток - наприклад, на створення інтернет-магазину, який буде працювати на вас багато років.

Якщо оплату за товар перевіряють співробітники - не потрібно їм давати доступ до свого Приват24 або Приват24 для Бізнесу. У Торгсофт опція "Виписки банківських рахунків Приват24" дозволить делегувати перевірку рахунку без надання доступу до акаунту: співробітники будуть бачити прихід грошей прямо в Торгсофт лише за вказаними вами рахунками, а витрати - ніт.

Самому також зручно використовувати цю опцію, щоб для перевірки кожної оплати не заходити у Приват24, а просто натиснути 1 кнопку в Торгсофт.

Радимо:

• Періодично робити звірку: перевіряйте, чи сходиться сума на рахунку в банку та у касі готівкою з тим, що зображається в Торгсофт.
• Внесіть кожну витрату, аж до комісії банку (до речі, Торгсофт враховує комісію автоматично). Ввести витрату можна зі смартфона на ходу за допомогою Мобільного додатка. Ви здивуєтеся скільки грошей іде на "дрібноту".

Як аналізувати витрати

Скільки та за який період витрачено грошей, їх співвідношення з валовим доходом ви побачите у режимі Торгсофт - Оплата - Баланс за статтями фінансового аналізу.

Витрати часу:
Внесення витрати - менш як хвилину;
Перевірка оплати від клієнта та зв'язування з рахунком - 1-2 хвилини;
Звірка кас та рахунків - 15-20 хвилин;
Аналіз витрат - від 1 хвилини й до виходу зі ступору :)

Контроль боргів з постачальниками та клієнтами

Врахувати, запам'ятати, записати хто кому винен - ​​важко. Це клопітна та неприємна справа.
Не потрібно робити це самому! Відвантажили товар без оплати - програма Торгсофт врахувала, що вам винні. Отримали товар від постачальника, але попросили відкласти оплату та підсумувати борг за декілька постач - програма врахує й це, покаже скільки грошей ви винні постачальнику загалом та по кожній партії постачі. Дали гроші в борг "надійному другу" - програма запише та нагадає скільки, коли, на що і хто дав гроші.

Облік та контроль боргів в Торгсофт відбувається в режимі Баланс з партнерами.

Витрати часу:
Аналіз взаєморозрахунків - близько 5-10 хвилин.

Своєчасна звітність

Експортуйте інформацію про продажі в M.E.Doc та АртЗвіт. Надсилайте звіти у податкову через фіскальний реєстратор.

Експорт потрібних даних відбувається автоматично за допомогою Торгсофт.

Витрати часу:
Експорт в M.E.Doc та АртЗвіт - 5 хвилин;
Посилання звіту через фіскальний реєстратор - 3-5 хвилин.

Контроль співробітників та нарахування зарплати

• Перевіряйте, коли співробітники почали роботу та чи прийшли продавці вчасно;
• Ведіть графік відпусток та відгулів;
• Налаштуйте автоматичну доплату від продажу товару.

Хто зараз працює, а хто ні - можете подивитися за допомогою смартфона в Мобільному додатку - режим Співробітники.

Витрати часу:
Перевірка, хто на роботі - 1 хвилина;
Налаштування умов нарахування зарплати - 15 хвилин;
Ведення графіка - 5-7 хвилин.

Керування торгівлею з мобільного

• Ставте товар на прихід;
• Продавайте товар;
• Проводьте інвентаризацію зі смартфона;
• Приймайте та видавайте замовлення;
• Переміщуйте товари між центрами обліку;
• Дивіться інформацію про товар та наявність розмірів на складі;
• Контролюйте стан складу;
• Фотографуйте товар;
• Аналізуйте дані за звітами про продані товари;
• Враховуйте обладнання, яке у користуванні магазину або співробітника;
• Відстежуйте надходження замовлень в інтернет-магазин, оплати та відвантаження клієнтам;
• Контролюйте співробітників;
• Працюйте з розрахунковими рахунками та касами: внесіть витрати зі смартфона, додавайте непізнані платежі;
• Звіряйте скільки готівки ви маєте у своєму розпорядженні;
• Аналізуйте підсумки торгівлі за місяць та рентабельність бізнесу.

Торгсофт - найкраща програма для керування інтернет-бізнесом.

Керуйте магазином з дому. Розвивайте свій бізнес в інтернеті. А Торгсофт стане для вас надійним помічником для керування інтернет-магазином та незамінним інструментом в онлайн-торгівлі.