10 функций программы учёта для интернет-магазина

Что делать если оффлайн магазин закрыт?

Как управлять интернет-бизнесом самостоятельно?

Что нужно для полноценного цикла онлайн-торговли?

ТОП-10 функций для управления онлайн-торговлей

1. Принимать заказы от клиентов
2. Продавать товар и выписывать документы
3. Отправлять и доставлять товар
4. Поддерживать коммуникацию с клиентами
5. Вести учет склада
6. Учитывать финансы и проверять оплаты
7. Контролировать долги
8. Сдавать отчеты
9. Контролировать сотрудников и начислять зарплату
10. Управлять торговлей со смартфона

Всеми этими функциями вы можете управлять самостоятельно. В программе учета для интернет-бизнеса Торгсофт есть всё необходимое. Торгсофт - это ваш сотрудник, он с вами навсегда.

Приём заказов

Приём заказов начинается с интернет-магазина, маркетплейса, Facebook, Instagram или с заказа по телефону.

Если у вас нет интернет-магазина - сейчас самое время его создать, и вложить усилия и время в развитие интернет-бизнеса. Компания Торгсофт совместно с нашими партнерами Black&White более 8 лет занимаются проектом Интернет-магазин “под ключ”. Торгсофт гарантирует корректный и правильный учета товара, Black&White - полную совместимость интернет-магазина с Торгсофт.

Также в программе Торгсофт есть сопряжение с маркетплейсами Prom.ua, Rozetka.ua, Tiu.ru, Deal.by. Синхронизацию состояния склада и информации о товарах с фотографиями, заказы и статусы заказов, автоматическое создание счета в Торгсофт вы проведете самостоятельно несколькими кликами мыши.

Если интернет-магазин на Битриксе - синхронизируйте справочник товаров, счета со стороны Bitrix24 и загружайте их в Торгсофт. Выгружайте характеристики товара, основные и дополнительных фотографии etc.

Затраты по времени:
Создание интернет-магазина "с нуля" занимает около 24 дней;
Сопряжение существующего магазина с Торгсофт ~ от 3‑х до 7 дней;
Настройка синхронизации с маркетплейсами ~ 1 день;
Настройка с Bitrix24 ~ 30 минут.

Продажа товара и выписка документов

Для продажи товара в интернет-магазине используют режим Торговля с выпиской счета.

Если заказ оформлен через интернет-магазин, то информация о заказе и клиенте автоматически загрузится в Торгсофт.

Если же вы оформляете заказ самостоятельно по ходу общения с клиентом, то надо:

1. Выбрать существующего клиента или создать нового клиента в программе Торгсофт;
2. Создать коммерческое предложение (намерение купить) или выписать счет (желание купить);
3. Добавить товар, услуги в счет;
4. Отправить счет и реквизиты для оплаты через e-mail или sms;
5. После получения оплаты распечатать Расходную накладную, при необходимости Гарантийный талон, Товарный чек и Товарно-транспортную накладную (ТТН) для отправки товара Новой Почтой или Укрпочтой.

Всё это - в одном режиме в Торгсофт Торговля с выпиской счета.

Затраты по времени:
Время на создание счета: 1-5 минут.

Отправка и доставка товара

В Торгсофт товар считается отгруженным, а значит на пути к клиенту, когда создается расходная накладная. В этот момент товар списывается со склада.

Вы можете промаркировать товар и распечатать ТТН не выходя из дома. Это выполняет опция Сопряжение с Новой почтой или Сопряжение с Укрпочтой.

Промаркированные посылки просто передайте курьеру службы доставки.

Из личного опыта мы рекомендуем:

• Фотографируйте товар в процессе комплектации посылки, чтобы клиент видел, что товар в целости, сохранности и упаковывается с учетом норм гигиены;
• Факт передачи курьеру фиксируйте на фото или видео;
• Дайте на подпись курьеру журнал передачи посылки, чтобы зафиксировать этот факт. Держите дистанцию, ручку придется оставить у курьера.

Затраты по времени:
Подготовка ТТН для маркировки товара - 5-7 минут

Коммуникация с клиентами

Классно, когда клиентов много. Но как запомнить кому и что вы пообещали и в какой стадии заказ?
А что больше всего не любит клиент? Когда о нем забывают.

Чтобы не допустить пренебрежительного отношения к клиенту, в Торгсофт предусмотрен незаменимый инструмент Маркетинг - Контакты и напоминания.

После общения тут же фиксируйте с кем общались, о чем договорились, в какой стадии находится заказ. Поставьте себе или сотруднику Напоминание связаться с клиентом через некоторое время или что-то для него сделать.

Эта функция также есть в Торговле с выпиской счета - Счет - Контакты счета.

Мы пользуемся этим уже 15 лет. Благодаря этой функции сотрудники Торгсофт знают какая ситуация у клиента, что клиент хотел и о чем идет речь.
При этом клиенту не надо десятый раз рассказывать предысторию взаимоотношений с вашим магазином.

Если вы ведете бизнес самостоятельно - нет необходимости помнить всё. Просто запишите.

Мы рекомендуем:

• Копируйте переписку из мессенджеров в Контакты с клиентом.
• Записывайте любые мелочи и напоминалки. Даже если вы убеждены, что не забудете - не доверяйте этому обманчивому чувству и все равно запишите.

Если у вас есть IP телефония от Binotel - свяжите ее с Торгсофт (мы поможем, конечно).

Таким образом вы не пропустите ни одного звонка, просмотрите историю предыдущих контактов с клиентом, быстро внесете новую информацию по итогам беседы, одним кликом и увидите, что покупал клиент ранее. В процессе разговора сможете сразу выписать счет или проверить оплату.

Напоминайте о себе! Клиенты сами о вас не вспомнят (если у вас не продуктовый магазин и не аптека, конечно). Делайте рассылки с привлекательными предложениями по вашей базе клиентов.

Затраты по времени:
Запись контакта - около 30 секунд;
Настройка Binotel - 10 минут;
Массовая рассылка - 5-7 минут.

Учет склада

Чего хотят предприниматели?

Вы просили - мы сделали.

Сейчас самое время провести инвентаризацию товара, выявить пересорт и навести порядок. Вести учет склада с Торгсофт можно самостоятельно.

В помощь предпринимателю режимы:

• Инвентаризация
• Состояние склада
• Режим Анализ для классификации самых продаваемых товаров

Затраты по времени:
Инвентаризация ~ 250 единиц товара в час.

Учет затрат и анализ прибыли

Те деньги, которые взяты из бизнеса и лежат у вас в кармане - это не прибыль. Это валовый доход по сути.

Для того чтобы понять, что вы заработали на самом деле - ведите полноценный финансовый учет в режиме Финансовый документ.

Что учесть владельцу бизнеса:

• Затраты. Каждой затрате присваивается Статья финансового анализа. Статья финансового анализа позволит легко проанализировать куда ушли деньги:

Перманентные: зарплата, аренда, услуги связи, услуги для бизнеса
Единоразовые: регистрация ТМ, покупка оборудования, дополнительной опции в Торгсофт :)

• Оплаты поставщикам, контрагентам.
• Торговую выручку. Это деньги, которые пришли от клиента. Эти деньги привязываются к счету.
• Личные траты. Внесите их, как затраты на вашу зарплату, например. В таком случае вы увидите реальную прибыль с вычетом ваших личных трат. Почему это важно? В бизнесе важно видеть прибыль, чтобы процент от заработанных денег реинвестировать в развитие - например, в создание интернет-магазина, который будет работать на вас.

Если оплату за товар проверяют сотрудники - не надо им давать доступ к своему Приват24 или Приват24 для Бизнеса. В Торгсофт опция "Выписки по банковским счетам Приват24" позволит делегировать проверку счета без предоставления доступа к аккаунту: сотрудники будут видеть приходы денег прямо в Торгсофт только по указанным вами счетам, а затраты - нет.

Самому также удобно использовать эту опцию, чтобы для проверки каждой оплаты не заходить в Приват, а просто нажать 1 кнопку в Торгсофт.

Советуем:

• Периодически делайте сверку: проверяйте, сходится ли сумма на счету в банке или в кассе наличными с тем, что отображается в Торгсофт
• Вводите каждую затрату, вплоть до комиссии банка (кстати, Торгсофт учитывает комиссию автоматически). Ввести затрату можно со смартфона на ходу с помощью Мобильного приложения. Вы удивитесь сколько денег уходит на “мелочовку”

Как анализировать затраты

Сколько и за какой период потрачено денег, их соотношение с валовым доходом вы увидите в режиме Торгсофт - Оплата - Баланс по статьям финансового анализа

Затраты по времени:
Ввод затраты - менее минуты;
Проверка оплаты от клиента и связывание со счетом - 1-2 минуты;
Сверка касс и счетов - 15-20 минут;
Анализ затрат - от 1 минуты и до выхода из ступора :)

Контроль взаиморасчетов с поставщиками и клиентами

Учесть, запомнить, записать кто кому должен - тяжело. Это муторное и неприятное дело.
Не надо делать это самому! Отгрузили товар без оплаты - программа Торгсофт учла, что вам должны. Получили товар от поставщика, но попросили отложить оплату и просуммировать долг за несколько поставок - программа учтет и это, покажет, сколько вы должны поставщику в общем и по каждой партии поставки. Дали деньги в долг “надежному другу” - программа запишет и напомнит сколько, когда, на что и кто дал деньги.

Учет и контроль долгов в Торгсофт происходит в режиме Баланс с партнерами

Затраты по времени:
Анализ взаиморасчетов - около 5-10 минут

Своевременная отчетность

Экспортируйте информацию о продажах в M.E.Doc и АртЗвіт. Отправляйте отчеты в налоговую через фискальный регистратор.

Экспорт нужных данных происходит автоматически с помощью Торгсофт.

Затраты по времени:
Экспорт в M.E.Doc и АртЗвіт - 5 минут.
Отправка отчета через фискальный регистратор - 5 минут.

Контроль сотрудников и начисление зарплаты

• Проверяйте, когда сотрудники начали работу и пришли ли продавцы вовремя;
• Ведите график отпусков и отгулов;
• Настройте автоматическую доплату от продажи товара.

Кто сейчас работает, а кто нет - можете посмотреть с помощью смартфона в Мобильном приложении - режим Сотрудники

Затраты по времени:
Проверка, кто на работе - 1 минута
Настройка условий начисления зарплаты - 15 минут
Ведение графика - 5-7 минут

Управление торговлей с мобильного

• Приходуйте товар;
• Продавайте товар;
• Проводите инвентаризацию со смартфона;
• Принимайте и выдавайте заказы;
• Перемещайте товары между центрами учета;
• Смотрите информацию о товаре и наличие размеров на складе;
• Контролируйте состояние склада;
• Фотографируйте товар;
• Анализируйте данные по отчетам о проданных товарах;
• Учитывайте оборудование, которое в пользовании магазина или сотрудника;
• Отслеживайте поступление заказов в интернет-магазин, оплаты и отгрузки клиентам;
• Контролируйте сотрудников;
• Работайте с расчетными счетами и кассами: вносите затраты со смартфона, вводите неопознанные платежи;
• Сличайте какими наличными деньгами вы располагаете;
• Анализируйте итоги торговли за месяц и рентабельность бизнеса.

Торгсофт - лучшая программа для управления интернет-бизнесом.

Управляйте магазином из дома. Развивайте свой бизнес в интернете. А Торгсофт станет для вас надежным помощником в управлении интернет-магазином и незаменимым инструментом в онлайн-торговле.