Акт виконаних робіт в Торгсофт

Акт виконаних робіт в Торгсофт — це обліковий та друкований документ, який підтверджує факт надання послуг або виконання робіт клієнту. У програмі цей документ є невіддільною частиною документообігу для підприємців, які займаються гуртовою торгівлею, працюють з юридичними особами (B2B) або надають сервісні послуги чи виконують ремонтні роботи.

Коли використовувати Акт виконаних робіт?

Документ використовується у випадках, коли ваш бізнес продає не лише фізичні товари, але й послуги (доставка, монтаж, налаштування, консультації), або ж повністю спеціалізується на сфері послуг.

В Торгсофт формування акту відбувається у трьох основних режимах: 

1. Торгівля з випискою рахунка (головне меню «Документ» -> «Торгівля з випискою рахунка»). Цей режим є зручним інструментом для торгових операцій, що проходять за участю менеджера з продажу. Весь ланцюжок починається з комерційної пропозиції чи рахунку на оплату, а завершується формуванням видаткової накладної та акту виконаних робіт. Тут же зручно контролювати стан оплат за актами завдяки статусам рахунку («Не оплачено», «Оплачено» або частковій оплаті). 

2. Ремонт. Якщо підприємство займається сервісним або гарантійним обслуговуванням, акт формується після виконання заявлених робіт та повернення техніки/виробу клієнту. 

3. Прокат товару. За умови використання цієї додаткової опції, акт прийому-передачі майна в оренду або акт виконаних робіт формується та друкується безпосередньо під час видачі чи повернення товару прокату.

Як використовувати та нюанси виписки актів: що важливо знати

Для коректної роботи з актами в Торгсофт підприємцям варто враховувати кілька важливих технічних та організаційних нюансів:

1. Варіанти формування документа (тільки послуги або змішаний) 

У режимі «Торгівля з випискою рахунка» на вкладці "Видаткова накладна" підприємцю надається гнучкість при формуванні закриваючих документів для клієнта. З меню друку ви можете обрати два варіанти формування акту:

• «Акт виконаних робіт тільки послуги» — зручно використовувати, коли в одному рахунку клієнту були виписані й фізичні товари (на які потрібна видаткова накладна), і послуги. Програма автоматично відфільтрує товари та виведе в акт лише надані послуги.

• «Акт виконаних робіт товари і послуги» — використовується, коли специфіка договору з клієнтом вимагає об'єднання як матеріальних цінностей, так і виконаних робіт в одному документі.

2. Нюанс з одиницями виміру послуг 

Це критично важливий момент для правильного відображення даних у друкованій формі. При друку звітів «Акт виконаних робіт» програма використовує ту одиницю виміру, яка вказана в налаштуваннях виду товару для конкретної послуги (наприклад, «год.», «шт.», «послуга», «м.кв.»). Якщо в картці виду товару/послуги ця одиниця виміру не вказана, Торгсофт підставить значення за замовчуванням. Щоб документи виглядали професійно, підприємцю слід заздалегідь перевірити довідник видів товарів (послуг) і заповнити ці поля.

3. Виписка акту в режимі «Ремонт»

Якщо ви ведете облік в модулі ремонту, процес формування акту максимально спрощений. Після того як майстер додав всі виконані операції в документ ремонту, ви можете одразу його роздрукувати. Для цього необхідно в меню «Друк» вибрати дію «Друк акту виконаних робіт».

4. Кастомізація: налаштування шаблону акту та автоматичне підтягування реквізитів

Програма Торгсофт не обмежує вас жорсткими рамками стандартних бланків. За необхідності шаблон друку акту може бути гнучко налаштований через вбудований редактор звітів (FastReport). Ви можете додати на акт логотип компанії, змінити шрифти або додати необхідні поля. Звідки беруться дані для акта? Торгсофт автоматично підтягує в документ усі банківські та юридичні реквізити з «Картки підприємства» (ваші дані) та «Картки клієнта/контрагента» (дані замовника). Якщо на бланку не вистачає ПІБ директора, ІПН чи IBAN, у першу чергу перевірте, чи повністю заповнені ці картки в програмі.

5. Права доступу працівників (Ролі) 

Щоб працівник (наприклад, менеджер або приймальник сервісного центру) міг самостійно формувати та друкувати акти, у нього мають бути відкриті відповідні права доступу. Власник повинен зайти в режим "Налаштування" - "Налаштування ролей", обрати потрібну роль та дозволити доступ до режиму «Торгівля з випискою рахунка» або «Ремонт», а також надати дозвіл на друк документів.

Друк актів виконаних робіт у Торгсофт: відповіді на часті питання підприємців

Акт виконаних робіт (або наданих послуг) — базовий документ для фіксації домовленостей із клієнтами, особливо якщо ви працюєте у сфері послуг, прокату чи ремонту. Щоб спростити вам роботу з документами, ми зібрали відповіді на найпопулярніші запитання користувачів Торгсофт щодо формування та друку актів.

Де в програмі знайти та роздрукувати акт?

Формування акта доступне в кількох робочих режимах Торгсофт, залежно від того, чим саме займається ваш бізнес:

• Торгівля з випискою рахунка (для сфери послуг та гуртової торгівлі). Тут є два варіанти: «Акт виконаних робіт тільки послуги» та «Акт виконаних робіт товари і послуги». Ви обираєте той, який відповідає ситуації — чи потрібно показати клієнту лише сервіс, чи матеріали разом із роботою.

• Ремонт. Приймальник або майстер може швидко роздрукувати документ безпосередньо з цього модуля (через меню «Друк» → «Друк акту виконаних робіт»).

• Прокат товару. Якщо ви використовуєте цю додаткову опцію, друк відповідного акта також завжди під рукою.

Чому в акті не відображається (або відображається неправильно) одиниця виміру?

Під час друку акта програма бере одиницю виміру безпосередньо з налаштувань конкретного виду товару чи послуги. Якщо в картці цього виду поле не заповнене, Торгсофт підставить значення за замовчуванням.

• Як виправити: Зайдіть у довідник видів товару, відкрийте картку потрібної послуги та вкажіть коректну одиницю виміру (наприклад: «год.», «послуга», «м.кв.»). Після цього документ формуватиметься ідеально.

Чи можна змінити зовнішній вигляд бланка під мій бренд?

Так, звичайно. Програма дозволяє гнучко кастомізувати документи під потреби вашого підприємства. Через вбудований редактор FastReport ви можете змінити шрифти, розташування полів, додати логотип або фірмові реквізити компанії. Якщо ви не маєте часу на самостійне налаштування шаблонів, спеціалісти технічної підтримки Торгсофт з радістю зроблять це для вас.

Як бути з підписанням актів? Чи підтримується ЕДО?

Торгсофт повністю адаптований до сучасних бізнес-процесів. Будь-який акт можна легко зберегти у форматі PDF та завантажити у ваш сервіс електронного документообігу (ЕДО). Там ви зможете підписати його за допомогою КЕП (кваліфікованого електронного підпису) та відправити контрагенту без жодного папірця. Як зберегти акт у PDF: під час формування документа натисніть кнопку «Попередній перегляд», а потім на верхній панелі інструментів оберіть «Зберегти» (значок дискети, або збереження в PDF) і вкажіть папку на вашому комп'ютері.

Чи можна видати акт до початку робіт (на етапі прийому товару)?

Так, це дуже правильна практика для юридичного захисту обох сторін. Наприклад, приймаючи техніку на діагностику, ви можете одразу роздрукувати клієнту «Акт прийомки в гарантійний сервіс». Це фіксує сам факт передачі товару до сервісного центру ще до того, як ви з'ясуєте причину поломки та визначитеся: буде це ремонт чи повернення коштів.