Автоматизація інтернет-магазину: налаштування програми обліку

Торгсофт — програма для автоматизації інтернет-магазину.
 
Якщо у вас вже є інтернет-магазин або ви тільки плануєте його створити — в цій статті ми допоможемо розібратися, як правильно налаштувати програму обліку для синхронізації з інтернет-магазином.

Що потрібно для автоматизації інтернет-магазину?

• Програма обліку Торгсофт, версія «Ультра» або «Термінал»
• Додаткова опція Торгсофт «Синхронізація з інтернет-магазином»
• Розробники інтернет-магазину

Створення сайту з нуля займає близько 2-х місяців. За цей час розробляється дизайн з урахуванням побажань замовника, сайт наповнюється базовим контентом — сторінки Контакти, Оплата і Доставка, про Компанію, Блог та готується інфраструктура для синхронізації інтернет-магазину з програмою обліку Торгсофт.
 
Якщо у вас немає розробників, ми можемо рекомендувати вебстудії, з якими співпрацюємо

Як працює синхронізація?

Торгсофт відправляє файл з товарами, прайс-лист, та фотографії на ваш FTP-сервер, звідки інтернет-магазин їх завантажує. Програма Торгсофт формує прайс-листи в форматі TRS, CSV або YML.

Як налаштувати синхронізацію з інтернет-магазином

Власник бізнесу не повинен займатися налаштуванням синхронізації сам: в процесі можуть знадобитися специфічні технічні знання. Делегуйте налаштування синхронізації вашому системному адміністратору або техпідтримці Торгсофт, частину налаштувань — розробникам інтернет-магазину.
 
Для розробників можна створити окремий доступ до програми Торгсофт: налаштувати роль таким чином, щоб вони могли працювати тільки з режимом синхронізації, без доступу до управлінського обліку.

Підготовка. Структура дерева видів товару

Щоб товари в інтернет-магазині зображалися красиво та коректно й були готові для seo-оптимізації, треба правильно налаштувати дерево видів товару і товарні групи.

Дерево видів товару

Якщо у вас немає чіткого розуміння, яка ієрархія та послідовність повинна бути в дереві видів товарів — беріть приклад з класифікатора Розетки або Пром.
Наприклад, для взуттєвого магазину один з видів товару буде Чоловіче взуття, підвиди — кросівки та кеди, сандалі, шльопанці, сабо, мокасини, туфлі, кімнатне взуття.
Все, безумовно, залежить від вашого асортименту.
 
Якщо спочатку правильно налаштувати дерево видів товару, то крім легкої синхронізації з інтернет-магазином і маркетплейсами, ви зможете аналізувати результати торгівлі та управляти асортиментом: бачити, який вид товару приносить більше прибутку, який продається гірше і не потрібен на складі. З огляду на аналіз результатів ви будете приймати коректні управлінські рішення, замовляти той товар, який потрібен вашими покупцями.

Товарні групи

Після того як ви налаштували дерево видів товару, оприбутковували товар, слід визначитися, які товари будуть синхронізуватися з інтернет-магазином.
 
Для цього в меню Товарознавство → Товарні групи потрібно створити групу товарів та додати необхідні товари за видом, виробнику, сезону і постачальнику. Можна додати або видалити окремі позиції.
 
Товарні групи потрібні для того, щоб легко і швидко управляти великим асортиментом, готувати товар для експорту в інтернет-магазин.

Активація та налаштування опції

Щоб синхронізувати свою базу даних Торгсофт з інтернет-магазином, необхідно придбати додаткову опцію «Сполучення з інтернет-магазином» або активувати її в демо режимі, безплатно на 30 днів.
 
Для активації додаткової опції Сполучення з інтернет-магазином перейдіть в Налаштування → Список додаткових опцій, знайдіть в списку додаткову опцію Сполучення з інтернет-магазином, код функції 018, і натисніть Активувати на 30 днів.

Налаштування об'єкту синхронізації в Торгсофт

Додавання інтернет-магазину

Щоб створити та налаштувати інтернет-магазин, зайдіть в меню Склад → Синхронізація з інтернет-магазином і біля поля Об'єкт синхронізації натисніть кнопку Додати.
 
Відкриється головне вікно настройки, де при виборі категорії Інтернет-магазин стануть доступні додаткові поля.

Загальні

У цьому вікні треба дати назву інтернет-магазину, вказати товарні групи, принцип формування ціни та назви товару, спосіб та місце синхронізації фотографій, відсоток націнки гурту і роздробу. Для розробників є можливість формування POST запиту — це метод повідомлення інтернет-магазину про те, що Торгсофт завершив синхронізацію даних.

Назва інтернет-магазина

В поле Назва вкажіть найменування об'єкта синхронізації. Воно може бути довільним, головне, щоб ви розуміли, що це налаштування — для інтернет-магазину.

Джерело ціни продажу

У блоці Для товарів рахунки брати ціни з обираємо програму обліку Торгсофт або інтернет-магазин. У разі вибору інтернет-магазину, ціни в Торгсофт і на сайті можуть відрізнятися.
 
Наприклад, товар в інтернет-магазині коштує 800 гривень, а в Торгсофт вказана ціна 1000 грн. У підсумку в рахунку буде вказано, що товар вартістю 1000 грн, продається за 800 грн зі знижкою у 20%.

Автоматичний відсоток націнки та заокруглення

Якщо встановити % націнки (роздріб) і % націнки (гурт), то програма буде враховувати ці значення, й в файлі синхронізації відповідна ціна збільшиться. Ціну можна заокруглити до цілого, це встановлюється в налаштуваннях виду товару.

Продаж послуг

Якщо ви хочете продавати послуги в інтернет-магазині, то відповідно встановіть перемикач Синхронізувати послуги.

Принцип формування назви

Назва товару визначає як товар буде зображатися на сайті та в пошуковій видачі. Гугл віддає перевагу розширеним коректним назвам, тобто не просто, кросівки адідас (кирилицею), а повна назва товару «Кросівки для міста Adidas CRAZYCHAOS SHADOW 2.0 Previous Next». При приході товару перевіряйте найменування в пошуку гугл й беріть назви з перших рядків пошукової видачі. У нас часто бували випадки, коли товарознавець при приході плутав або пропускав букви в моделі товару і товар не з'являвся в пошуку по популярному запиту.
 
У Торгсофт можна вибрати як формувати назву товару:

• Аналогічно назві товару в системі. При такім налаштуванні в інтернет-магазин будуть вивантажені назви товару з Торгсофт. У назву включається його опис: розмір, артикул, необхідні характеристики. Характеристики сильно збільшують довжину назви товару, тому стежте, щоб вона не перевищувала 60-70 символів (це рекомендація гугл).
• Вид товару. В цьому випадку будуть вивантажені назви товарів, які складаються тільки з назви виду даного товару, тобто кінцева гілка дерева.
• Вид товару повністю зверху вниз. Назва товару в інтернет-магазині буде складатися з усіх гілок дерева виду товару. На прикладі, чоловічого взуття: гілка «Чоловіче» є підлеглою для гілки «Взуття». Тоді, назва товару для інтернет-магазину буде «Взуття Чоловіче».
• Вид товару повністю від низу до верху. Аналогічно попередньому налаштуванню, тільки в цьому випадку, назва буде: «Чоловіче Взуття».

Опис товару

У налаштуванні Як формувати опис є два пункти:

• Все, що не ввійшло в назву для синхронізації. Опис буде складатися з усіх інших параметрів товару: артикул, розмір тощо, що не увійшли у назву.
• Аналогічно опису в системі. У цьому випадку опис буде повністю відповідати опису даного товару в Торгсофт. Це найшвидший спосіб.

Каталог для обміну файлів між програмою і сайтом

У Адреса доставки інформації вкажіть в якій FTP-каталог зберігати та завантажувати інформацію про товар. FTP-каталог — це тека в інтернеті, яка, як правило, знаходиться на хостингу, де розміщений ваш сайт.
Запишіть та збережіть налаштування доступу до FTP-сервера. У користувача, якого ви вказуєте в налаштуваннях, повинен бути повний доступ до FTP-каталогу.

Завантаження фотографій на сайт

Виберіть Спосіб синхронізації фотографій — звідки брати фото товарів:

• Не синхронізувати. Фотографії з програми Торгсофт в інтернет-магазин передаватися не будуть. Це доречно в тому випадку, якщо ви вже завантажили фото товару в адмінці сайту вручну, або не прикріпили фотографії в картках товарів в програмі обліку.
• Свій сайт. Вибір FTP-каталогу, куди будуть відправлені фотографії з Торгсофт і звідки завантажені на сайт. Налаштування доступу до каталогу вкажіть в полі Адреса доставки фотографій.
• Свій Web-сервер. Якщо ви зберігаєте фотографії на комп'ютері, то можна підняти свій публічний каталог і надати доступ через інтернет до файлів фотографій. Таким чином не треба орендувати ftp-каталог на хостингу. Фотографії товарів повинні зберігатися у вас в каталозі програми: Налаштування → Параметри → Товар → Фотографія → Місце зберігання фотографій → У каталозі. Вкажіть префікс посилання для фотографій.

Налаштування для розробників інтернет-магазину

Надіслати POST-запит після синхронізації. Після успішної синхронізації з інтернет-магазином на вказану адресу буде надіслано повідомлення, що дані оновлено. Дані для запиту повинен повідомити вам розробник сайту.

Центри обліку

Якщо у вас кілька торгових точок, ви можете обрати, з якого центру обліку буде продаватися товар на сайті.
 
В налаштуваннях центру обліку можна виключити з синхронізації товари без фотографії, товари з нульовим або від'ємним залишком. Включити можливість продавати товари з різних центрів обліку та обирати торгову точку при створенні рахунку, а також резервувати товар.
Розглянемо докладніше ці налаштування:

• Синхронізувати товари тільки з фото. Будуть синхронізуватися тільки ті товари, у яких в картці є фотографія.
• Синхронізувати товари тільки в наявності. Якщо включити це налаштування, то товари з нульовою та від'ємною кількістю не будуть синхронізуватися.
• Товар списувати з. В такому випадку вибираємо з якого центру обліку буде виставлений рахунок. Зверніть увагу, що ціни на товар будуть з обраного центру обліку, з чого випливає, що на цьому центрі обліку повинні бути тільки актуальні ціни.
• Пропонувати товари з інших складів при їх відсутності. Ця установка дозволяє списувати товар з інших складів, якщо товару немає на основному центрі обліку.
• Пропонувати вибір центру обліку при формуванні рахунку. При формуванні рахунку клієнта, Торгсофт пропонує обрати магазин, з якого буде списано товар.
• Резервувати товари рахунку. Ця дія дозволить резервувати товар з датою резерву, щоб товар замовлення випадково не продали іншому клієнту.

Час синхронізації

Тут ми встановлюємо, як часто будуть завантажуватися замовлення з інтернет-магазину та синхронізований склад.
Синхронізація відбуватиметься автоматично, в зазначений час. В налаштуваннях треба вказати ім'я комп'ютера, ім'я користувача, час або інтервал синхронізації.
 
Для цього в меню Створити інтервал синхронізації заповніть Ім'я комп'ютера\Користувач (це можна зробити автоматично), час початку синхронізації, інтервал синхронізації, час закінчення синхронізації.
 
Автоматична синхронізація буде працювати якщо запущена програма Торгсофт на зазначеному в налаштуваннях комп'ютері та під зазначеним користувачем.

Файли синхронізації

Для налаштування цього етапу треба уточнити у розробників сайту, яке кодування і формат файлу буде використовуватися. Це залежить від системи управління сайтом — CMS.
 
У Торгсофт можна обрати:

• кодування файлу ANSI або UTF-8,
• тип файлу товарів CSV або YML,
• тип файлів замовлення клієнта SAL, XML і JSON.

Тут також можна змінити ім'я файлу синхронізації товарів, синхронізувати базу клієнтів, активувавши відповідне налаштування.
 
В налаштуваннях фото синхронізації потрібно додати яка саме інформація буде передаватися в файл для синхронізації з сайтом.
 
Додавати можна по одному, обираючи тільки потрібне, або Додати усі поля в файл синхронізації (крім динамічних характеристик).
 
Динамічні характеристики також можна додати, але по черзі, обравши відповідний тип даних.

Оплати

Тут ми налаштовуємо форми оплати для кожної валюти, з якою працює інтернет-магазин. У налаштуванні треба вказати в якій валюті та куди саме — в касу або на розрахунковий рахунок, будуть надходити гроші після оплати замовлення.
 
Каси та розрахункові рахунки треба створити заздалегідь в меню Налаштування → Торгова мережа.
 
Натискаємо Додати, додаємо оплати замовлення, в полі Валюта обираємо валюту, вказуємо Форму оплати та Розрахунковий рахунок або Касу відповідно.

Клієнти

Торгсофт визначає, як ідентифікувати клієнтів, які оформили замовлення, оновлює їх дані в Торгсофт або автоматично створює клієнтів в базі даних після замовлення.
 
Для налаштування параметрів пошуку та автоматичного створення клієнтів будуть потрібні розробники інтернет-магазину: вони повинні вказати параметр SaleType, який відповідає за порядок дій із замовленням.
 
На цій формі можна включити настройку, яка буде оновлювати дані клієнта якщо рахунок створюється автоматично. Це зручно, тому що не треба перевіряти й уточнювати адресу доставки або контактні дані — вони будуть завжди актуальними.
 
Якщо увімкнено Шукати клієнтів за номером телефону покупець буде автоматично знайдений в Торгсофт (повинен бути встановлений тип замовлення SaleType 1).
 
Можна відмовитися від автоматичного створення або оновлення клієнтів. Для цього треба вимкнути налаштування Автоматично створювати нових клієнтів на замовлення (тільки для замовлень SaleType=1)
Замість цього ви побачите форму вибору клієнтів, з якими необхідно зв'язати замовлення. При параметрі SaleType 2-5 (створений рахунок, видаткова накладна) — автоматично буде додано нового клієнта.

Динамічні характеристики товару

У Торгсофт за замовчуванням є 16 характеристик товару: вид товару, країна, виробник, торговельна марка, колекція, опис, колір, матеріал, розмір, стать, сезон, артикул, довжина, ширина, висота і дата випуску.
 
Але часто буває так, що корисних властивостей товару в картці немає. Це специфічні галузеві параметри, які потрібні у вузьких товарних нішах, наприклад, напруга — для приладів, висота сидіння — для комп'ютерних крісел або ноти — для туалетної води.
 
Для цього використовуються динамічні характеристики.
 
У Торгсофт є можливість додати будь-яку характеристику товару, і передати цю інформацію в інтернет-магазин.
 
Щоб додати динамічну характеристику, потрібно зайти в Товарознавство → Вид товару → змінити картку виду товару та натиснути Показати додаткові характеристики.
 
Натисніть на кнопку Додати, і відкриється довідник додаткових параметрів, в якому можна створювати, редагувати та видаляти динамічні характеристики.
 
Якщо для динамічної характеристики увімкнено Унікальний для кожного центру обліку, то для товарів на інших центрах обліку цей параметр застосовуватися не буде.
Якщо ж увімкнено перемикач Необхідний за замовчуванням, то цей параметр в картці товару треба буде обов'язково заповнювати для всіх товарів цього виду.
 
Зберігаємо динамічну характеристику. Обираємо її в довіднику та зберігаємо для цього виду товару.
 
Після цього в картці товару праворуч буде видно додаткові характеристики товару, які треба заповнити.

Як передати додаткові параметри в інтернет-магазин?

Повертаємося в меню Склад → Синхронізація з інтернет-магазином → Змінити.
Вкладка Файли синхронізації → Додати.
У Типі даних оберіть Динамічна характеристика, а нижче — яку саме динамічну характеристику товару ви хочете експортувати в інтернет-магазин.
 
Таким чином, опис в інтернет-магазині буде розширеним, а розробники сайту зможуть додати фільтри за даними специфічними параметрами товару.

Перша синхронізація

На цьому налаштування інтернет-магазину в Торгсофт завершено. В меню Склад → Синхронізація з інтернет-магазином обираємо наш об'єкт синхронізації та натискаємо кнопку Оновити.
 
На екрані ви побачите товари, які були додані в товарну групу. Перевірте, чи немає серед списку товарів тих, які експортувати на сайт не треба. Якщо ви знайшли такі товари, то поверніться в Товарознавство → Товарні групи та виключіть їх.
 
Коли все готово, натисніть кнопку Синхронізувати. Перша синхронізація займе якийсь час, особливо якщо ви передаєте фотографії на сайт.

Як працювати із замовленнями?

Ми налаштували програму, синхронізували товари з інтернет-магазином та готові приймати замовлення.
 
Якщо розробники поставили параметр у файлі замовлення SaleType 1 (деталі в технічній документації), то буде створено попереднє замовлення та працювати з ним треба в меню Документ → Замовлення віддаленого клієнта.
 
Якщо параметр SaleType від 2 до 5, то замовлення будуть автоматично створені в режимі Торгівля з випискою рахунку.
 
Детально про те, як працювати із замовленнями ми розповідали в відеоуроці «Реалізація товару через інтернет-магазин»