Callback
  • От места на рынке к магазину

  • -

  • От магазина к торговой сети

  • -

  • От торговли к производству

Автоматизация интернет-магазина: настройка программы учёта

Мария Гладких
Мария Гладких

Разработчик технической документации

Торгсофт — программа для автоматизации интернет-магазина.

Если у вас уже есть интернет-магазин или вы только планируете его создать — в этой статье мы поможем разобраться, как правильно настроить программу учёта для синхронизации с интернет-магазином.

Что нужно для автоматизации интернет-магазина?

По срокам создание сайта с нуля занимает около 2-х месяцев. За это время разрабатывается дизайн с учётом пожеланий заказчика, сайт наполняется базовым контентом – страницы Контакты, Оплата и Доставка, о Компании, Блог и подготавливается инфраструктура для синхронизации интернет-магазина с программой учёта Торгсофт.

Если у вас нет разработчиков, мы можем рекомендовать веб-студии, с которыми сотрудничаем

Как работает синхронизация?

Торгсофт отправляет файл с товарами, прайс-лист, и фотографии на ваш FTP-сервер, откуда интернет-магазин их загружает. Программа Торгсофт формирует прайс-листы в формате TRS, CSV или YML.

Как настроить синхронизацию с интернет-магазином

Владелец бизнеса не обязан заниматься настройкой синхронизации сам: в процессе могут потребоваться специфические технические знания. Делегируйте настройку сопряжения вашему системному администратору или техподдержке Торгсофт, часть настроек – разработчикам интернет-магазина.

Для разработчиков можно создать отдельный доступ к программе Торгсофт: настроить роль таким образом, чтобы они могли работать только с режимом синхронизации, без доступа к управленческому учёту.

Подготовка. Структура дерева видов товара

Чтобы товары в интернет-магазине отображались красиво и корректно и были готовы для seo-оптимизации, надо правильно настроить дерево видов товара и товарные группы.

Дерево видов товара

Дерево видов товара

Если у вас нет четкого понимания, какая иерархия и последовательность должна быть в дереве видов товаров — берите пример из классификатора Розетки или Пром.
Например, для обувного магазина один из видов товара будет Мужская обувь, подвиды — кроссовки и кеды, сандалии, шлепанцы, сабо, мокасины, туфли, комнатная обувь.
Всё, безусловно, зависит от вашего ассортимента.

Если изначально правильно настроить дерево видов товара, то помимо лёгкой синхронизации с интернет-магазином и маркетплейсами, вы сможете анализировать результаты торговли и управлять ассортиментом: видеть, какой вид товара приносит больше прибыли, какой продаётся хуже и спросом не пользуется. Учитывая анализ результатов вы будете принимать корректные управленческие решения, заказывать тот товар, который востребован вашими покупателями.

Товарные группы

После того как вы настроили дерево видов товара, оприходовали товар, следует определиться, какие товары будут синхронизироваться с интернет-магазином.

Для этого в меню Товароведение → Товарные группы нужно создать группу товаров и добавить необходимые товары по виду, производителю, сезону и поставщику. Можно добавить или удалить отдельные позиции.

Товарные группы нужны для того, чтобы легко и быстро управлять большим ассортиментом, готовить товар для экспорта в интернет-магазин.

Активация и настройка опции

Чтобы синхронизировать свою базу данных Торгсофт с интернет-магазином, необходимо приобрести дополнительную опцию «Сопряжение с интернет-магазином» или активировать ее в демо режиме, бесплатно на 30 дней.

Для активации дополнительной опции Сопряжение с интернет-магазином перейдите в Настройки → Список дополнительных опций, найдите в списке дополнительную опцию Сопряжение с интернет-магазином, код функции 018, и нажмите Активировать на 30 дней.

Настройка интернет-магазина

Настройка объекта синхронизации в Торгсофт

Добавление интернет-магазина

Чтобы создать и настроить интернет-магазин, зайдите в меню Склад → Синхронизация с интернет-магазином и возле поля Объект синхронизации нажмите кнопку Добавить.

Откроется главное окно настройки, где при выборе категории Интернет-магазин станут доступны дополнительные поля.

Вкладка Общие

Общее

В этом окне надо дать название интернет-магазину, указать товарные группы, принцип формирования цены и названия товара, способ и место синхронизации фотографий, процент наценки опта и розницы. Для разработчиков есть возможность формирования POST запроса – это метод уведомления интернет-магазина о том, что Торгсофт завершил синхронизацию данных.

Название интернет-магазина

В поле Название укажите наименование объекта синхронизации. Оно может быть произвольным, главное, чтобы вы понимали, что эта настройка — для интернет-магазина.

Источник цены продажи

В блоке Для товаров счета брать цены из выбираем программу учёта Торгсофт или интернет-магазин. Если выбран интернет-магазин, то цены в Торгсофт и на сайте могут отличаться.

Например, товар в интернет-магазине стоит 800 гривен, а в Торгсофт указана цена 1000 грн. В итоге в счёте будет указано, что товар стоимостью 1000 грн, продается за 800 грн со скидкой в 20%.

Автоматический процент наценки и округление

Если установить % наценки (розница) и % наценки (опт), то программа будет учитывать эти значения, и в файле синхронизации соответствующая цена увеличится. Цену можно округлить до целого, это устанавливается в настройках вида товара.

Продажа услуг

Если вы хотите продавать услуги в интернет магазине, то соответственно установите переключатель Синхронизировать услуги.

Принцип формирования названия

Название товара определяет как товар будет отображаться на сайте и в поисковой выдаче. Гугл отдает предпочтение расширенным корректным названиям, то есть не просто, кроссовки адидас (кириллицей), а полное название товара «Кроссовки для города Adidas CRAZYCHAOS SHADOW 2.0 Previous Next». При приходе товара перепроверяйте наименование в поиске гугл и берите название из первых строк поисковой выдачи. У нас часто бывали случаи, когда товаровед при приходе путал или пропускал буквы в модели товара и он не появлялся в поиске по популярному запросу.

В Торгсофт можно выбрать как формировать название товара:

  • Аналогично названию товара в системе. При такой настройке в интернет-магазин будут выгружены названия товара из Торгсофт. В название включается всё его описание: размер, артикул, необходимые характеристики. Характеристики сильно увеличивают длину названия товара, поэтому следите, чтобы оно не превышало 60-70 символов (это рекомендация гугл).
  • Вид товара. В этом случае будут выгружены названия товаров, которые состоят только из названия вида данного товара, то есть конечная ветка дерева.
  • Вид товара полностью сверху вниз. Название товара в интернет-магазине будет состоять из всех ветвей дерева вида товара. На примере, мужской обуви: ветка «Мужская» является подчиненной для ветки «Обувь». Тогда, название товара для интернет-магазина будет «Обувь Мужская».
  • Вид товара полностью снизу вверх. Аналогично предыдущей настройке, только в этом случае, название будет: «Мужская Обувь».

Описание товара

В настройке Как формировать описание доступно два пункта:

  • Всё, что не вошло в название для синхронизации. Описание будет состоять из всех остальных параметров товара: артикул, размер и прочие, которые не попали в название.
  • Аналогично описанию в системе. В этом случае описание будет полностью соответствовать описанию данного товара в Торгсофт. Это самый быстрый способ.

Каталог для обмена файлов между программой и сайтом

В Адрес доставки информации укажите в какой FTP-каталог сохранять и загружать информацию о товаре. FTP-каталог – это папка в интернете, которая, как правило, находится на хостинге, где размещен ваш сайт.
Запишите и сохраните настройки доступа к FTP-серверу. У пользователя, которого вы указываете в настройках, должен быть полный доступ к FTP-каталогу.

Загрузка фотографий на сайт

Выберите Способ синхронизации фотографий – откуда брать фото товаров:

  • Не синхронизировать. Фотографии из программы Торгсофт в интернет-магазин передаваться не будут. Это уместно в том случае, если вы уже загрузили фото товара в админке сайта вручную, или не прикрепили фотографии в карточках товаров в программе учёта.
  • Свой сайт. Выбор FTP-каталога, куда будут отправлены фотографии из Торгсофт и откуда загружены на сайт. Настройки доступа к каталогу укажите в поле Адрес доставки фотографий.
  • Свой Web-сервер. Если вы храните фотографии на компьютере, то можно поднять свой публичный каталог и предоставить доступ через интернет к файлам фотографий. Таким образом не надо арендовать ftp-каталог на хостинге. Фотографии товаров должны храниться у вас в каталоге программы: Настройки → Параметры → Товар → Фотография → Место хранения фотографий → В каталоге. Укажите префикс ссылки для фотографий.

Настройка для разработчиков интернет-магазина

Отправить POST-запрос после синхронизации. После успешной синхронизации с интернет-магазином на указанный адрес будет отправлено уведомление, что данные обновлены. Данные для запроса должен сообщить вам разработчика сайта.

Выбор центров учёта для синхронизации

Центры учета

Если у вас несколько торговых точек, вы можете выбрать, с какого центра учёта будет продаваться товар на сайте.

В настройках центра учёта можно исключить из синхронизации товары без фотографии, товары с нулевым или отрицательным остатком. Включить возможность продавать товары с разных центров учета и выбирать торговую точку при создании счета, а также резервировать товар.

Рассмотрим подробнее эти настройки:

  • Синхронизировать товары только с фото. Будут синхронизироваться только те товары, у которых в карточке есть фотография.
  • Синхронизировать товары только в наличии. Если включить эту настройку, то товары с нулевым и отрицательным количеством не будут синхронизироваться.
  • Товар списывать с. В данном случае выбираем с какого центра учета будет выставлен счет. Обратите внимание, что цены на товар будут с выбранного центра учета, из чего следует, что на этом центре учета должны быть только актуальные цены.
  • Предлагать товары с других складов при их отсутствии. Эта настройка позволяет списывать товар с других складов, если товара нет на основном центре учета.
  • Предлагать выбор центра учета при формировании счета. Когда вы формируете счёт клиенту, Торгсофт предлагает выбрать магазин, с которого будет списан товар.
  • Резервировать товары счета. Это действие позволит резервировать товар с датой резерва, чтобы его ненароком не продали.

Время синхронизации

Время синхронизации

Здесь мы устанавливаем, как часто будут загружаться заказы с интернет-магазина и синхронизирован склад.
Синхронизация будет происходить автоматически, в указанное время. В настройках надо указать имя компьютера, имя пользователя, время или интервал синхронизации.

Для этого в меню Создать интервал синхронизации заполните Имя компьютера\Пользователя (это можно сделать автоматически), время начала синхронизации, интервал синхронизации, время окончания синхронизации.

Автоматическая синхронизация будет работать если запущена программа Торгсофт на указанном в настройках компьютере и под указанным пользователем.

Файлы синхронизации

Файлы синхронизации

Для настройки этого этапа надо уточнить у разработчиков сайта, какая кодировка и формат файла будет использоваться. Это зависит от системы управления сайтом – CMS.

В Торгсофт можно выбрать:

  • кодировку файла ANSI или UTF-8,
  • тип файла товаров CSV или YML,
  • тип файлов заказа клиента SAL, XML и JSON.

Здесь же можно изменить имя файла синхронизации товаров, синхронизировать базу клиентов, активировав соответствующую настройку.

В настройках Файлов синхронизации нужно добавить какая именно информация будет предаваться в файл для синхронизации с сайтом.

Добавлять можно по одному, выбирая только нужное, или Добавить все поля в файл синхронизации (кроме динамических характеристик).

Динамические характеристики также можно добавить, но поочередно, выбрав соответствующий тип данных.

Настройка Оплат

Оплаты

Здесь мы настраиваем формы оплаты для каждой валюты, с которой работает интернет-магазин. В настройке надо указать в какой валюте и куда именно — в кассу или на расчетный счет, будут поступать деньги после оплаты заказа.

Кассы и расчетные счета надо создать заранее в меню Настройки → Торговая сеть.

Нажимаем Добавить, добавляем оплаты заказа, в поле Валюта выбираем валюту, указываем Форму оплаты и Расчетный счет или Кассу соответственно.

Настройка вкладки Клиентов

Клиенты

Здесь Торгсофт будет определять, как идентифицировать клиентов, которые оформили заказ, обновлять ли их данные в Торгсофт и создавать ли автоматически клиентов в базе данных после заказа.

Для настройки параметров поиска и автоматического создания клиентов потребуются разработчики интернет-магазина: они должны указать параметр SaleType, который отвечает за порядок действий с заказом.

На этой форме можно включить настройку, которая будет обновлять данные клиента при автоматическом создании счета. Это удобно, потому что не надо перепроверять и уточнять адрес доставки или контактные данные – они будут всегда актуальными.

Если включена настройка Искать клиентов по номеру телефона покупатель будет автоматически определен в Торгсофт (должен быть установлен тип заказа SaleType 1).

Можно отказаться от автоматического создания или обновления клиентов. Для этого надо выключить настройку Автоматически создавать новых клиентов по заказам (только для заказов SaleType = 1)
Вместо этого вы увидите форму выбора клиентов, с которым необходимо связать заказ. При параметре SaleType 2-5 (создан счет, расходная накладная) — автоматически будет добавлен новый клиент.

Динамические характеристики товара

В Торгсофт по умолчанию есть 16 характеристик товара: вид товара, страна, производитель, торговая марка, коллекция, описание, цвет, материал, размер, пол, сезон, артикул, длинна, ширина, высота и дата выпуска.

Но часто бывает так, что нужных параметров товара в карточке нет. Это специфические отраслевые параметры, которые нужны в узких товарных нишах, например, напряжение – для приборов, высота сиденья – для компьютерных кресел или ноты – для туалетной воды.

Для этого используются динамические характеристики.

В Торгсофт можно добавить любую характеристику товара, и передать эту информацию в интернет-магазин.

Чтобы добавить динамическую характеристику, нужно зайти в Товароведение → Вид товара → изменить карточку вида товара и нажать Показать дополнительные характеристики.

Нажмите на кнопку Добавить, и откроется справочник дополнительных параметров, в котором можно создавать, редактировать и удалять динамические характеристики.

Если для динамической характеристики включена настройка Уникальный для каждого центра учета, то для товаров на других центрах учёта этот параметр применяться не будет.
Если же отмечен переключатель Требуемый по умолчанию, то этот параметр в карточке товара надо будет обязательно заполнять для всех товаров этого вида.

Сохраняем динамическую характеристику. Выбираем ее в справочнике и сохраняем для этого вида товара.

После этого в карточке товара справа будут видны дополнительные характеристики товара, которые надо заполнить.

Как выгрузить дополнительные параметры в интернет-магазин?

Возвращаемся в меню Склад → Синхронизация с интернет-магазином → Изменить.
Вкладка Файлы синхронизации → Добавить.
В Типе данных выберите Динамическая характеристика, а ниже – какую именно динамическую характеристику товара вы хотите выгрузить в интернет-магазин.
 
Таким образом, описание товара в интернет-магазине будет расширенным, а разработчики сайта смогут добавить фильтры по данным специфическим параметрам товара.

Первая синхронизация

На этом настройка интернет-магазина в Торгсофт завершена. В меню Склад → Синхронизация с интернет-магазином выбираем наш объект синхронизации и нажимаем кнопку Обновить.

На экране вы увидите товары, которые были добавлены в товарную группу. Проверьте, нет ли среди списка товаров тех, которые выгружать на сайт не надо. Если вы нашли такие товары, то вернитесь в Товароведение → Товарные группы и исключите их.

Когда всё готово, нажмите кнопку Синхронизировать. Первая синхронизация займет некоторое время, особенно если вы передаёте фотографии на сайт.

Как работать с заказами

Мы настроили программу, синхронизировали товары с интернет-магазином и готовы принимать заказы.

Если разработчики задали параметр в файле заказа SaleType 1 (детали в технической документации), то будет создан предварительный заказ и работать с ним надо в меню Документ → Заказ удаленного клиента.

Если параметр SaleType от 2 до 5, то заказы будут автоматически созданы в режиме Торговля с выпиской счёта.

Подробно о том, как работать с заказами мы рассказывали в видеоуроке «Реализация товара через интернет-магазин»

Нюансы синхронизации с интернет-магазином

Интервал синхронизации

Интервал синхронизации должен быть больше 15-30 минут, поскольку в некоторых случаях файл не успевает загрузиться в FTP-каталог, вследствие чего возникают ошибки с синхронизацией.

Фотографии

Сжимайте фотографии. Изображения после фотосессии – большого размера и их вес быть от 2 до 20 Мб. Для программы учёта и интернет-магазина такие размеры избыточны: загрузка займет много времени, что повлияет на скорость работы сайта и программы учёта. Вполне достаточно будет изменить размер до 1000-1500 пикселей по бóльшей стороне.

Старайтесь использовать одинаковые параметры фотографий. Мы рекомендуем использовать квадратные фото, поскольку их можно будет также использовать для социальных сетей – Instagram, Facebook, Pinterest.

Если вы планируете синхронизировать свою базу товаров с маркетплейсами, старайтесь выбирать или делать качественные фотографии на белом фоне.

Все имена фотографий должны соответствовать одному формату: названия фотографий не должны быть подписаны кириллицей, поскольку, например, Розетка запрещает использовать кириллицу в названии файлов. Соответственно, фотографии не будут синхронизироваться с маркетплейсом.

Подарочные сертификаты

Как клиент может воспользоваться подарочным в интернет-магазине?

При синхронизации Торгсофт отправляет в интернет-магазин список сертификатов и их эквивалент.
Клиент может использовать свой подарочный сертификат в процессе оформления заказа. В Торгсофт поступит список сертификатов, которые использовал клиент.

Сертификат будет связан с заказом клиента. Если автоматически создается счет – сертификат применится к этому счету.

Важно отметить, что выгружаются и, соответственно, можно воспользоваться подарочными сертификатами – вид «Как с деньгами». Это нужно для того, чтобы не было возможности применить другие сертификаты и была меньше вероятность махинаций со стороны покупателей.

Настройки для экспорта подарочных сертификатов находятся на вкладке Подарочные сертификаты, которая станет доступной после активации дополнительной опции «Подарочные сертификаты».

В поле Выгружать подарочные сертификаты необходимо указать, какие сертификаты нужно передать в интернет-магазин: выпущенные, купленные, купленные и выпущенные или вообще не выгружать. Название файла синхронизации сертификатов можно оставить по умолчанию. Если необходимо Выгружать сертификаты с истекшим сроком годности, активируйте соответствующий переключатель.