Чек-ліст для підприємців: що перевірити в обліку перед закриттям року

Облік, який ведеться формально, часто призводить до помилок: завислий товар, некоректна собівартість, незакриті документи. З Торгсофт ви бачите повну картину бізнесу. 

Ми підготували практичний чек-ліст для підприємця: що саме перевірити в обліку, де подивитися в Торгсофт і які дії зробити, щоб закрити рік зі зрозумілими цифрами та спокійно почати новий період.

Навіщо перевіряти облік саме наприкінці року

Якщо не перевірити облік до кінця року, у січні ви отримаєте:

• перекручені залишки,
• нерозуміння реального прибутку,
• хаос у цінах і закупках,
• втрату часу на виправлення старих помилок замість роботи з новими продажами.

Таким чином, рік закривається — помилки фіксуються: залишки, собівартість, поточні фінансові показники роботи бізнесу переходять у новий період. Щоб цього уникнути, рекомендуємо пройтися по пунктах у програмі обліку та перевірити найважливіші показники роботи бізнесу. 

Чек-ліст перевірки обліку в Торгсофт

Асортимент, залишки товару

1. Провести повну інвентаризацію, привести Стан складу в програмі у відповідність до реальних залишків товару. Мета — виявити пересорти, мінуси по складу; товар, який «зникає» або з’являється; часті ручні коригування.
2. Проаналізувати залишки товару: за видами, за термінами реалізації, за постачальниками й термінами зберігання. Мета — виявити неліквід, “зайві” закупи, що ведуть до замороження коштів у товарі. 
3. Спланувати стратегію ліквідації неліквіду — через акції, знижки, розпродажі.
4. Провести аналіз продажів: аналіз продажів за видами товару, аналіз виручки за видами товару, аналіз виручки за виробниками, аналіз виручки за постачальниками, ABC-XYZ аналіз. Мета — скоригувати асортимент так, щоб збільшити закупівлі прибуткового товару, прибрати з асортименту неприбутковий.
5. Розрахувати й скоригувати мінімальну кількість для товарів (автоматичний розрахунок складських запасів), що дозволить надалі контролювати наявність товарів і оперативно робити замовлення постачальнику.
6. За результатами аналізів по товару: спланувати асортимент, вивести товари, які не продаються (заборонити до замовлення постачальнику), переглянути список постачальників, з якими працювати, можливо відмовитись від співпраці чи переглянути умови.
7. Переглянути цінову політику: за допомогою режиму Розрахунок цін за націнкою і курсом, переглянути та відкоригувати націнки на товари, перерахувати ціни відповідно до курсу валют, різку різницю між ціною закупки та продажу. 

Фінансові показники 

Що зробити: 

1. Баланс з партнерами: скласти картину боргів клієнтів і боргів постачальникам. 
2. Баланс за статтями фінансового аналізу — переглянути рух коштів за категоріями, визначити які напрямки видатків переважають в бізнесі, що дозволить прийняти обґрунтовані рішення. Перевірити незавершені переміщення, неопрацьовані повернення.

Управління персоналом

1. Переглянути протоколи дій користувачів для виявлення системних помилок і коригування алгоритмів роботи в цілому, або окремих працівників.
2. Переглянути права доступу для співробітників.
3. За потреби передивитися розміри заробітних плат, системи преміювання, надбавок за перевиконання плану або навпаки систему штрафів за регулярні адміністративні порушення чи грубі відхилення у невиконанні плану. 
4. Спробувати систему мотивації персоналу.

Робота з базою даних у програмі

1. Ознайомитися з останніми оновленнями Торгсофт, щоб бути в курсі нових режимів роботи та покращень у сфері безпеки.
2. Закрити періоди, щоб пришвидшити роботу бази даних і запобігти несанкціонованим змінам документів минулих періодів.
3. Перевірити, чи робляться резервні копії бази даних на Google Drive, де вони зберігаються. 

Оптимізація і масштабування діяльності

• роботи з клієнтськими базами, 
• маркетингових розсилок, 
• фіскалізації продажів через пРРО, 
• гідридні рішення для роботи магазину без інтернету та світла, 
• розширення продажів онлайн, вихід на маркетплейси тощо. 

Спробувати тестову версію опції можна безкоштовно на 30 днів.

Як діяти після перевірки?

Таким чином, після перевірки стану бізнесу та обліку власнику важливо не просто побачити проблеми, а закріпити рішення діями: 

• переглянути активний асортимент — знизити ціни на повільні позиції, вивести їх з продажу або списати, використавши в комплектах; закрити або видалити неактуальні позиції, не переносячи їх на новий період;
• обов’язково оформити всі фактичні списання неліквіду; 
• оновити ціни й перевірити правильність приходу товару, закупівельні документи;
• фінально — документально закрити борги та вирівняти помилки в оплатах, щоб новий етап роботи починався з чистої, прозорої та керованої картини бізнесу;
• на основі аналітики у Торгсофт спланувати стратегію розвитку на наступний рік, розрахувати бюджети на різні напрямки бізнесу. 

Краще витратити кілька годин у старому році, ніж кілька тижнів у новому.

Збережіть цей чек-лист і пройдіться по пунктах — один за одним, без поспіху.