Облік гуманітарної допомоги: огляд функцій програми Торгсофт

Для обліку гуманітарної допомоги в неприбуткових організаціях можна ефективно використовувати стандартний функціонал Торгсофт, адаптувавши його логіку під потреби фонду.

Ось конкретні інструменти та режими програми, які допоможуть організувати прозорий облік допомоги:

Приймання допомоги (Прихід товару)

Замість закупівлі товару ви оформлюєте отримання гуманітарної допомоги.

• Імпорт накладних. Якщо донори надають списки товарів у Excel, ви можете завантажити їх у програму через функцію «Імпорт», щоб не вводити кожну позицію вручну.

• Маркування. Ви можете генерувати власні штрих-коди для товарів, які їх не мають (наприклад, одяг б/в, насипні продукти), та друкувати етикетки для швидкого обліку на складі.

• Валютний облік. Якщо допомога надходить з-за кордону з оголошеною вартістю у валюті, програма дозволяє фіксувати це для внутрішньої звітності перед донорами.

Складський облік та сортування

• Місця зберігання. Якщо у вас великий склад, функція «Місце зберігання товару» дозволить вказати конкретну полицю чи сектор, де лежить певна категорія допомоги (наприклад, «Сектор А: Дитяче харчування»).

• Фасування. Для вагових продуктів (крупи, цукор), що надходять у мішках, можна використовувати функцію фасування для створення окремих пакунків зі штрих-кодами для швидкої видачі.

• Інвентаризація. Проведення переобліку (ревізії) допоможе виявити розбіжності між тим, що є на папері, і тим, що є на складі, та списати зіпсоване або втрачене.

Формування продуктових наборів (Комплектація)

Це одна з найкорисніших функцій для гуманітарних штабів.

• Створення наборів. Ви можете створити картку товару «Продуктовий набір №1» і вказати, що до нього входить (наприклад: 1 кг гречки, 1 пляшка олії, 2 банки консервів).

• Автоматичне списання. При видачі одного «Набору» зі складу автоматично списуватимуться всі його складові компоненти. Це значно пришвидшує роботу волонтерів на видачі.

Облік отримувачів допомоги (Клієнтська база)

Функціонал «Клієнти» дозволяє вести реєстр переселенців або інших категорій отримувачів.

• Ідентифікація. Ви можете видати бенефіціарам картки зі штрих-кодом або знаходити їх за прізвищем/телефоном у базі.

• Склад сім'ї. У картці клієнта можна записати інформацію про дітей (імена, дати народження), що важливо для видачі специфічної допомоги (памперси, дитяче харчування).

• Історія видач. Ви завжди бачитимете, коли та яку допомогу людина отримувала раніше, що дозволить уникнути дублювання видач або зловживань.

Видача допомоги (Реалізація)

Процес видачі оформлюється як «продаж», але адаптується під безкоштовну передачу.

• 100% знижка. Видачу допомоги можна проводити через режим «Реалізація», встановивши 100% знижку на товар. Таким чином, товар списується зі складу, фіксується за конкретною людиною, але борг не виникає, і каса не поповнюється.

• Контроль залишків. Програма попередить, якщо товар закінчується на складі.

Звітність для донорів

• Рух товару. Дозволяє сформувати звіт, скільки одиниць конкретного товару надійшло і скільки було видано за певний період.

• Товарний звіт. Показує залишки на складах на поточний момент.

• Звіти по клієнтах. Можна аналізувати, скільки сімей отримали допомогу.

Рекомендована конфігурація

Для початку роботи вам підійде версія Торгсофт-Старт (для одного складу) або Торгсофт-Ультра (якщо потрібно вести облік клієнтів з розширеними даними та формувати складні набори/комплекти).

Для тестування цих процесів ви можете Завантажити демоверсію на 30 днів.