Що таке інкасація і як її правильно зробити?

У чому різниця між інкасацією та здачею виручки?

Інкасація та здача виручки — це різні процеси, хоча вони й мають однакову суть.

Інкасація — це фактично вилучення грошей з каси власником магазину або інкасатором. Наприклад, директор бере гроші на власні потреби. Ці кошти списуються з програми, й подальший фінансовий облік по ним не ведеться. 

Здача виручки — це переміщення грошей з однієї каси в іншу. Наприклад, продавець здає виручку з каси магазину в касу керівника — сейф або касу в офісі власника магазина.

На відміну від інкасації, при здачі виручки гроші не зникають із системи — фінансовий облік продовжується по іншій касі.

Фактично, інкасація — це неповний фінансовий облік, а здавання виручки — повний. Тому якщо ви плануєте вести повноцінний фінансовий облік з усіма надходженнями та витратами, то рекомендуємо використовувати в Торгсофт саме «Здачу виручки» для вилучення грошей з кас.

Регламент інкасації

Положення про інкасацію в магазині можуть відрізнятися залежно від організаційних процесів, вимог і правил магазину або компанії. Однак загальний регламент інкасації в магазині може включати наступні кроки:

1. Підготовка готівки та документів: відокремлення всієї готівки, отриманої під час торгівлі, та складання переліку всіх отриманих готівкових коштів та документів.
2. Визначення відповідальних осіб, які братимуть участь в інкасації.
3. Підготовка звіту про всю готівку, отриману під час торгівлі: звіт по касі за день або товарний прибуток по днях за період.
4. Інвентаризація: перерахунок усієї готівки та перевірка її відповідності зі звітом.
5. Передача підрахованої готівки у визначене місце або відповідальній особі — інкасатору.
6. Введення даних про інкасацію в програму обліку, друк чека інкасації, підпис касира та інкасатора під документом.

Як відобразити інкасацію з магазину в Торгсофт?

Інкасацію в Торгсофт можна зробити в декількох режимах: 

• Оплата → Підсумки каси
• Оплата → Фінансовий документ → Каса
• Документ → Реалізація

Базові умови інкасації в Торгсофт:

• Інкасація в Торгсофт здійснюється тільки по касі об'єкта обліку, зазначеного на головній формі програми. 
• Інкасація зменшує залишок грошей в касі на зазначену суму, кошти списуються з програми обліку. 
• Програма фіксує дату, час, об'єкт обліку, суму інкасації, інкасатора та співробітника, що здає кошти
• Інкасації автоматично присвоюється стаття фінансового аналізу «Внутрішній обіг», із можливістю її редагування. Це потрібно для контролю витрат та руху коштів в меню Оплата → Баланс за статтями фінансового аналізу.
• В Торгсофт можна провести контроль чека інкасації, просканувавши штрих-код чека, після чого з'явиться повідомлення про документ інкасації.
• За замовчуванням, інкасація недоступна для продавців та інших співробітників з рольовим обмеженням доступу. 

Як провести інкасацію через смартфон?

У мобільному додатку Торгсофт також можна швидко провести інкасацію в меню «Мобільні операції». Це зручно, коли комп'ютера немає поруч, або продавець обслуговує покупців у програмі. 

У додатку потрібно заповнити наступні поля: 

• суму інкасації, 
• касу, звідки будуть зняті гроші,
• коментар при необхідності,
• підприємство, якщо є,
• інкасатор — особа, яка провела інкасацію,
• співробітник, який віддає гроші з каси.

Хто повинен робити інкасацію?

Як правило, інкасацію виконують працівники, відповідальні за ведення касових операцій — бухгалтери, адміністратори, власники бізнесу. Касир повинен бути присутній та брати участь в інкасації.

Якщо бізнес великий, то інкасацію проводять співробітники контрольно-ревізійного відділу, серед службових обов'язків яких є:

• контроль роботи продавців та інших співробітників компанії,
• контроль асортименту і роздрібних цін на товари в магазинах мережі,
• контроль використання РРО,
• проведення інкасацій,
• контроль наявності товару і дотримання стандартів мерчандайзингу,
• проведення інвентаризацій;
• контроль наявності необхідних документів торгової точки, продавців і сертифікатів товарів,
• контроль термінів реалізації товарів.

Інкасація торгових точок банком

Інколи інкасацію проводить банк, ця послуга платна і її можна замовити. Вартість інкасації однієї торгової точки — від 2 000 грн на місяць.

Цивільний кодекс України регулює підписанням правила інкасації торгових точок з банком. Після підписання договору, банк власними силами та засобами здійснює інкасацію коштів торгової точки або online-інкасацію, збирає кошти в касах клієнта, доставляє кошти в касу банку для їх зарахування на поточний рахунок підприємства.

Як часто потрібно проводити інкасацію?

Частота інкасації в магазині залежить від розміру бізнесу та його транзакційної активності: у невеликих магазинах інкасація може проводитися раз на день, в більших — кілька разів на день. У великих магазинах з високою інтенсивністю продажів інкасація може проводитися кілька разів протягом дня.

Частоту інкасації встановлюють відповідно до фінансових потреб бізнесу і врахування ризиків — можливість втрати або крадіжки грошей.

Як продублювати чек інкасації?

Дублікат чека про інкасацію потрібен для резервної документації та прозорості процесу інкасації. Дублікат квитанції про інкасацію використовують як довідковий документ для аудитів або для вирішення суперечок, пов'язаних з інкасацією. Це додатковий запис про готівку, яка була підрахована та передана під час інкасації — чек може бути використаний для підтвердження точності залишку готівки на кінець робочого дня. 

З версії Торгсофт 2022.0.20 можна буде надрукувати дублікат чека інкасації.

Для цього в меню Оплата → Фінансовий документ → Каса ми додали дію «Друк чека інкасації». Відкриється попередній перегляд чека інкасації з можливістю його надрукувати. Друк такого чека можливий лише для касових фінансових документів, що мають категорію «Інкасація», та недоступний для здачі виручки.