Callback
  • От места на рынке к магазину

  • -

  • От магазина к торговой сети

  • -

  • От торговли к производству

Методика внедрения программы Торгсофт® в розничном магазине 15.02.2017

Чаще всего внедрение программы приходится проводить в уже работающем магазине. Это накладывает определенные особенности на процесс внедрения программы, т.к. товар непрерывно продается и надо учитывать этот факт. Для работающего магазина целесообразно вводить товар по группам (видам). Главное правило – зарегистрированный товар должен продаваться только через компьютер в новой системе учета Торгсофт®. Для продавца в этом случае признаком, требующим проведение товара через новую систему, служит наличие новой этикетки со штрихкодом.

Последовательность внедрения программы обычно следующая:

  1. Построение основного классификатора товара
  2. Ввод начальных остатков по товарным группам
  3. Продажа введенных товаров через новую систему

При вводе начальных остатков для ускорения работы можно не вводить закупочные цены. Эту работу можно выполнить позже. На начальном этапе главное – это наладить количественный учет товара и начать продажи его полностью через компьютер. В дальнейшем, с помощью специального режима работы, можно ввести цену закупки для расчета прибыли. Впоследствии, при приеме на склад приходных накладных от поставщиков, цена закупки должна вводиться по факту сразу. Сумма товара по закупочным ценам – важный критерий контроля качества ввода информации. Сумма, полученная в компьютере после ввода товара, должна совпадать с суммой в бумажной накладной поставщика. В случае если в бумажной накладной цены указаны с учетом НДС или конечная сумма указана с учетом общей скидки, то в приходной накладной программы Торгсофт® предусмотрена возможность учета разных условий закупки товара. Пользователь может вводить цены, так как они указаны в накладной поставщика, а система пересчитывает их для получения точно такой же суммы, как в накладной у поставщика.

Для ввода начальных остатков в программе Торгсофт® предусмотрен специальный контрагент «Начальные остатки», позволяющий вводить товары без возникновения долга перед каким-либо поставщиком.

Классификация товаров

После установки новой программы, в первую очередь, необходимо провести классификацию имеющихся товаров в торговом зале. Результатом этой работы должно стать дерево видов товара, в котором отображены основные группы. Не страшно, если в нем не будут учтены абсолютно все виды товара. Потом, по мере ввода информации, это дерево можно будет расширять и дополнять, изменять конфигурацию его ветвей.

Важно составить общую картину классификатора, задаваемую вершинами его ветвей. На верхнем уровне классификатора должны быть названия основных видов товара вашего магазина. Например, «Одежда», «Обувь», «Игрушка», «Крупногабаритный товар». Для крупных магазинов это могут быть названия его отделов. В торговой сети разными видами товара могут заниматься разные магазины. Обобщение этой информации на центральном компьютере торговой сети даст общую картину классификатора товаров.

Чтобы сделать это правильно, надо понять, зачем вообще нужна классификация товара в программе. Классификатор, или дерево видов товара, - является основным инструментом последующего анализа данных. Например, складских остатков товара, анализ продаж по видам товара, позволяющий сравнивать результаты продаж по видам. Кроме того, для каждого вида товара можно установить различные характеристики описания. Например, для Одежды это будут: «Производитель», «Сезон», «Материал», «Размер», «Цвет», «Артикул». Для «Игрушки» - это будет «Производитель», «Артикул», «Описание». Для вида товара и всех его подвидов может быть задан размер максимальной скидки, ограничивающий скидку покупателя с дисконтной карточкой при покупке товаров данного вида (это полезно, к примеру, для товаров с низкой наценкой, на которые не выгодно давать скидку).

Правильная классификация собственного товара облегчает дальнейшую настройку программы под особенности конкретного магазина.

Типичные ошибки

Не следует особенно усердствовать, делая слишком подробное описание видов. Надо помнить, что вид товара – это абстрактное описание множества товаров, имеющих сходные характеристики. Именно это делает возможным последующий групповой анализ. Например, для той же одежды целесообразным будет разделить на следующие подвиды: брюки, джинсы, кофта, пальто и т.д. Не следует вписывать сюда цвет или другие характеристики товара. Все это можно будет описать при вводе конкретных товаров.

Особенно следует подчеркнуть ошибочность ввода в виды товара торговых марок и производителей! В программе Торгсофт® для этого предусмотрен отдельный справочник, который позволяет хранить эту информацию. Не следует смешивать в одном дереве видов производителя и производимые им товары. Это довольно часто встречающаяся ошибка особенно у тех, кто ранее работал на 1С. В программе Торгсофт виды товара отделены от производителей и соединяются только при описании конкретного товара. Уже сам товар, имеющий конкретный артикул, относится и к виду и производителю. Например, товар «Футболка 116(р) арт.105363 Wenis Турция» относится к виду товара «Одежда», подвиду «футболка» и имеет ссылку на справочник производителей, из которого получена информация о стране и фирме в этой стране.

Справочник производителей имеет также древовидную структуру и поэтому можно вводить несколько уровней. Как правило, на первом уровне вводится страна, второй уровень – фирмы этой страны, третий уровень используется реже - для хранения названий коллекций товаров и торговых марок конкретных фирм. Например, польская фирма «Wojcik» выпускает коллекционную одежду и для нее, как правило, вводится третий уровень справочника. Например: «Польша» – “Wojcik” – “Best rider”. Использование описания коллекций в одежде исключительно удобно для выбора остатков товара на складе по определенной коллекции. В коллекции, как правило, имеются разнородные товары: шапки, куртки, брюки, сумки, обувь и т.д. Другими способами объединить эти товары в один список будет затруднительно. Имея такое описание можно легко получить остатки по всей одежде из Польши, все остатки по фирме “Wojcik” и остатки по коллекции “Best rider”.

Учет в одежде имеет также свои нюансы, связанные с указанием размеров поставщиком. Дело в том, что некоторые поставщики указывают штрихкод не на каждый размер, а один штрихкод на модель. То есть на всех товарах размерного ряда будет одинаковый штрихкод. Это делает невозможным ведение поразмерного учета с использованием штрихкода поставщика. Здесь можно либо пренебречь информацией о размере товара и не видеть в результате этого остатков с учетом размера, или заменять штрихкод поставщика своим собственным штрихкодом, который генерируется программой Торгсофт®. Такой подход достаточно часто применяется на практике. Учитывая, что одежда редко повторяется в закупке это, как правило, не доставляет особых неудобств в учете. Единственное требование, которое надо при этом соблюдать – заклеивать штрихкод производителя, чтобы продавцы не ошибались при продаже товара.

Вернемся к разговору о правильной классификации товара. Следует иметь в виду, что в программе Торгсофт® классификатор товара помогает формировать конечное название товара. Название товара складывается из перечня всех его характеристик. Поэтому когда выполняется классификация товара по справочникам видов и производителей фактически - формируется его название. Например, отнесение товара к виду

 «Головной убор» --> «Бейсболка» --> «Утепленная»

 формирует часть названия «Бейсболка Утепленная». Ветвь «Головной убор», как правило, помечается в дереве признаком «не участвует в названии» и поэтому опускается системой формирования имени товара.  Далее к названию товара добавляется описание производителя и коллекции и также другие характеристики: размер, цвет, материал, сезон, артикул. Таким образом, мы получаем полное наименование товара: «БЕЙСБОЛКА утепленная синий джинс 23123 Украина 54-56(р)».

Раздельный учет вида товара и производителя позволяет делать гибкие запросы к базе данных и видеть остатки, например, по всем бейсболкам на складе вне зависимости от страны и производителя. В то же время легко увидеть остатки по всем товарам указанной фирмы или страны. Такой подход дает очень широкие возможности по отбору информации в различных разрезах и ее анализу впоследствии. Это очень важно понимать именно на начальном этапе ввода системы в эксплуатацию, т.к. системные ошибки, заложенные на этом этапе, очень сложно исправляются, а иногда для их исправления надо заново начать ведение учета.

При внедрении программы специалисты нашей компании помогают правильно построить систему учета товара, выбрать оптимальную для предпринимателя степень подробности описания товара, которая впоследствии автоматически поддерживается системой учета.

Немного остановимся на учете игрушек

Из практики внедрения системы наиболее сложным для классификации товара является детская игрушка. Огромное многообразие ее видов сложно поддается описанию.

Попытки подробной классификации игрушки сталкиваются с разрастанием ветви описания в дереве видов товара и постоянной необходимостью и его расширения. Поэтому можно рекомендовать не стремиться включить в виды товаров все возможные названия игрушек. Лучше использовать поле описания товара, специально предназначенное для хранения специфичной для товара информации. Игрушку надо классифицировать крупными группами, а остальную информацию вписывать в описание. Например, можно выделить такие крупные группы: Мягкая игрушка, Развивающая игрушка, Кукла, Машина, Игрушечная мебель, Спортивная игрушка, Игрушка для купания. В Развивающей игрушке могут быть, например, такие подразделы как «Конструктор», «Пазлы», «Настольная игра», «Научный набор» и т.д. Более подробное деление не рекомендуется. Например, настольных игр может быть огромное множество. Они отличаются по названиям, назначению. Но при этом все это настольные игры и они должны относиться к соответствующему разделу справочника видов товара. Остальная информация об игре указывается уже в описании товара: Название, Производитель, Описание. Возможно также указывать фотографию товара. Фотография хранится вместе с товаром и помогает при поиске нужного товара, заказе его у поставщика, продаже покупателю.

Артикулы товара - для чего они нужны

При описании товара большое значение имеет правильное использование артикула товара. Артикул – важная информация. Это уникальный код товара по классификации его производителя или поставщика. Удобство использования артикула особенно проявляется для повторно заказываемого товара. В этом случае указание артикула однозначно идентифицирует товар для его поставщика и не требует подробных пояснений о чем идет речь. Кроме того, артикул позволяет довольно легко добиться необходимой уникальности в описании товара.

Однако, для товаров, на которых не указан артикул производителя желательно вводить более подробное описание, позволяющее однозначно идентифицировать товар. Это хорошо помогает при проведении инвентаризации.

Нежелательно придумывать несуществующие артикулы. Они не несут в себе никакой полезной информации. Отсутствие артикула лучше компенсировать описанием дополнительных характеристик товара.

Описание товара

Таким образом, мы плавно перешли от классификации товара к его непосредственному полному описанию. Описание товара в программе Торгсофт® необходимо для того, чтобы его идентифицировать, другими словами – найти. Для этого существует несколько способов.

Самый удобный и автоматический поиск - по штрихкоду товара. Штрихкод – это некий уникальный номер, присвоенный товару его производителем. Уникальность штрихкода обеспечивается единым принятым во всем мире стандартом. Для учета товаров в розничной торговле чаще всего применяется стандарты EAN13, EAN8. По штрихкоду программа может быстро найти полное описание товара с указанием вида, производителя и всех характеристик, присвоенных при его первичном описании. Товар описывается только один раз.

Впоследствии, при повторном поступлении этого товара на склад или магазин, система использует существующее описание товара. Именно поэтому удобнее всего пользоваться штрихкодами, присвоенными производителем. Достаточно только просканировать товар в приходной накладной, и если он уже ранее встречался, то вам будет показана готовая карточка товара. Остается только ввести закупленное количество, цену закупки. При этом если цена закупки меняется и необходимо изменить текущую розничную цену, то система автоматически переоценивает существующие складские остатки. При этом если установлена автоматическая синхронизация цен с другими магазинами, то переоценка будет выполнена и в них.

Если на товаре нет штрихкода производителя, то программа автоматически его присваивает. Поскольку продаваемый товар предназначен для конечного потребителя, использование таких штрихкодов абсолютно законно и допустимо. Однако, для оптовой торговли, если покупатель использует для учета товара собственную учетную программу, то у него могут возникнуть конфликты с номерами штрихкодов. Программа Торгсофт® имеет бесконфликтный автоматизированный обмен информацией между информационными системами продавца и покупателя. Это используется в том случае, если одна из систем установлена у оптового продавца и покупателем является розничный магазин.

При приеме товара с собственными штрихкодами для таких товаров нужно обязательно напечатать этикетку со штрихкодом. Из практики использования большинство магазинов печатает этикетки для всех товаров - и с штрихкодом производителя, и без него. При условии наличия в магазине специализированного принтера это очень удобно, так как помимо штрихкодирования решается задача единообразной этикетки хорошего качества и удобной в использовании. Таким образом, для товара со штрих-кодом производителя на этикетке просто дублируется штрихкод, а для этикетки с собственным штрихкодом генерируется уникальный штрихкода товара, используемый для его однозначной идентификации.

Кроме штрихкода на этикетке наносится следующая информация: Название товара, размер, производитель, год выпуска, цена, название магазина, фамилия предпринимателя и проч. Все это выбирается при настройке и может быть в любой момент изменено средствами программы.

Особенности учёта книг

Книги  описываются следующими характеристиками: Страна, Автор, Вид книги, Издательство, ISBN, штрихкод, название, количество страниц, вид обложки. Можно порекомендовать страну и автора заносить в справочник Производителей. Это удобно тем, что у одного автора может быть множество разных книг и использование справочника авторов значительно упрощает ввод информации. Деление книг на виды или группы также не должно быть слишком подробным. Достаточно выделить только основные самые крупные виды: рассказ, повесть, сказка, раскраска, стихи, потешки. Вся остальная специфическая информация о книге должна заноситься непосредственно в описание товара, а не в справочники. Это объясняется тем, что эта информация практически не повторяется у разных товаров и занесение ее в какой-либо справочник приводит к его разрастанию и затрудняет в последствии его использование. Для книг важно в поле артикул заносить ISBN. Это используется для дополнительного заказа книг и является аналогом артикула в товаре.

Особенности учёта канцелярских товаров

Наиболее частая ошибка при описании канцтоваров, продающихся в детском магазине – избыточно подробное дерево классификатора видов товара. Все канцтовары магазина можно разделить на следующие основные подвиды:

  • альбом
  • бумага
  • карандаши
  • краски

       - Акварель
       - Гуашь
       - Акриловая
       - Масляная
       - Пальчиковые

  • Глина
  • Кисть
  • Мелки
  • Пластилин
  • Фломастеры
  • Набор

Более подробное деление, например, красок приведет к запутыванию классификатора. Вот пример НЕправильной классификации:

Канцтовары --> Краски --> Акварель медовая --> 10  цветов

Канцтовары --> Краски --> для лица --> 8 цветов + каранд.

Канцтовары --> Глина для моделирования --> 1000 гр

В этих примерах ошибок в дерево видов занесены характеристики конкретного товара, которые уже не требуются в классификаторе. Такого подхода следует избегать. Такие особенности как «10 цветов» или «1000 гр» надо вписывать в поле «Описание» конкретного товара.

Ошибки на начальном этапе ввода товара

Итак, можно сделать вывод, что наиболее частая ошибка при планировании учета товара – составление слишком подробного дерева видов. К чему это может привести в дальнейшем учете? Это вызывает сложности при поиске и классификации новых товаров. Дерево видов должно позволять легко отнести товар к тому или иному виду. Когда вариантов слишком много или они избыточно подробные, возникает неоднозначность или желание просто постоянно расширять классификатор новыми и новыми подробностями, сводя его фактически до каждого товара. В крайнем варианте в классификатор заносится все, вплоть до артикулов каждого товара. Это неправильно и будет запутывать дальнейший учет.

Эту статью хотелось бы закончить на мажорной ноте. Многолетний опыт работы по внедрению программ для учета в розничные магазины показывает, что предприниматели и их сотрудники успешно справляются с внедрением программы. Обычно бывает достаточно 1-2 дней интенсивного обучения-тренинга на примере собственных товаров. Эта методика показала свою эффективность и действенность. Внедрение и начинается с того, что начинается сразу ввод реальных данных в программу. В этом случае для пользователя она «оживает» поскольку он начинает видеть в компьютере свои собственные данные. Это очень важно с точки зрения обострения восприятия и конкретизации получаемых знаний о программе и методах работы с ней.
Комментарии
Отзывов нет

Добавить комментарий

Добавить комментарий
Ваш отзыв отправлен. Его опубликуют после проверки администратором