Методика впровадження програми Торгсофт® в роздрібному магазині

Найчастіше впровадження програми доводиться проводити у вже працюючому магазині. Це накладає певні особливості на процес впровадження програми, тому що товар безперервно продається і треба враховувати цей факт. Для працюючого магазину доцільно вводити товар за групами (видами). Головне правило - зареєстрований товар повинен продаватися тільки через комп'ютер в новій системі обліку Торгсофт®. Для продавця в цьому випадку ознакою, що вимагає проведення товару через нову систему, служить наявність нової етикетки зі штрихкодом.

Послідовність впровадження програми зазвичай наступна:

1. Побудова основного класифікатора товару
   
2. Введення початкових залишків по товарних групах
   
3. Продаж введених товарів через нову систему

При введенні початкових залишків для прискорення роботи можна не вводити закупівельні ціни. Цю роботу можна виконати пізніше. На початковому етапі головне - це налагодити кількісний облік товару і почати продажі його повністю через комп'ютер. Надалі, за допомогою спеціального режиму роботи, можна ввести ціну закупівлі для розрахунку прибутку. Згодом, при прийомі на склад прибуткових накладних від постачальників, ціна закупівлі повинна вводитися за фактом відразу. Сума товару за закупівельними цінами - важливий критерій контролю якості введення інформації. Сума, отримана в комп'ютері після введення товару, повинна збігатися з сумою в паперовій накладній постачальника. У разі якщо в паперовій накладній ціни вказані з урахуванням ПДВ або кінцева сума вказана з урахуванням загальної знижки, то в прибутковій накладній програми Торгсофт® передбачена можливість обліку різних умов закупівлі товару. Користувач може вводити ціни, так як вони вказані в накладній постачальника, а система перераховує їх для отримання точно такої ж суми, як в накладній у постачальника.

Для введення початкових залишків в програмі Торгсофт® передбачений спеціальний контрагент «Початкові залишки», що дозволяє вводити товари без виникнення боргу перед будь-яким постачальником.

Класифікація товарів

Після установки нової програми, в першу чергу, необхідно провести класифікацію наявних товарів в торговому залі. Результатом цієї роботи має стати дерево видів товару, в якому відображені основні групи. Не страшно, якщо в ньому не будуть враховані абсолютно всі види товару. Потім, у міру введення інформації, це дерево можна буде розширювати і доповнювати, змінювати конфігурацію його гілок.

Важливо скласти загальну картину класифікатора, що задається вершинами його гілок. На верхньому рівні класифікатора повинні бути назви основних видів товару вашого магазину. Наприклад, «Одяг», «Взуття», «Іграшка», «Великогабаритний товар». Для великих магазинів це можуть бути назви його відділів. У торговельній мережі різними видами товару можуть займатися різні магазини. Узагальнення цієї інформації на центральному комп'ютері торгової мережі дасть загальну картину класифікатора товарів.

Щоб зробити це правильно, треба зрозуміти, навіщо взагалі потрібна класифікація товару в програмі. Класифікатор, або дерево видів товару, - є основним інструментом подальшого аналізу даних. Наприклад, складських залишків товару, аналіз продажів за видами товару, що дозволяє порівнювати результати продажів за видами. Крім того, для кожного виду товару можна встановити різні характеристики опису. Наприклад, для Одягу це будуть: «Виробник», «Сезон», «Матеріал», «Розмір», «Колір», «Артикул». Для «Іграшки» - це буде «Виробник», «Артикул», «Опис». Для виду товару і всіх його підвидів може бути заданий розмір максимальної знижки, що обмежує знижку покупця з дисконтною карткою при покупці товарів даного виду (це корисно, наприклад, для товарів з низькою націнкою, на які не вигідно давати знижку).

Правильна класифікація власного товару полегшує подальшу настройку програми під особливості конкретного магазину.

Типові помилки

Не слід особливо старатися, роблячи занадто докладний опис видів. Треба пам'ятати, що вид товару - це абстрактне опис безлічі товарів, які мають подібні характеристики. Саме це робить можливим подальший груповий аналіз. Наприклад, для тієї ж одягу доцільним буде розділити на наступні підвиди: брюки, джинси, кофта, пальто і т.д. Не слід вписувати сюди колір або інші характеристики товару. Все це можна буде описати при введенні конкретних товарів.

Особливо слід наголосити на помилки введення в види товару торгових марок і виробників! У програмі Торгсофт® для цього передбачено окремий довідник, який дозволяє зберігати цю інформацію. Не слід змішувати в одному дереві видів виробника і вироблені їм товари. Це досить часто зустрічається помилка особливо у тих, хто раніше працював на 1С. У програмі ТОРГСОФТ види товару відокремлені від виробників і з'єднуються тільки при описі конкретного товару. Уже сам товар, який має конкретний артикул, відноситься і до виду і виробнику. Наприклад, товар «Футболка 116 (р) арт.105363 Wenis Туреччина» відноситься до виду товару «Одяг», підвиду «футболка» і має посилання на довідник виробників, з якого отримана інформація про країну і фірмі в цій країні.

Довідник виробників має також деревоподібну структуру і тому можна вводити кілька рівнів. Як правило, на першому рівні вводиться країна, другий рівень - фірми цієї країни, третій рівень використовується рідше - для зберігання назв колекцій товарів і торгових марок конкретних фірм. Наприклад, польська фірма «Wojcik» випускає колекційний одяг і для неї, як правило, вводиться третій рівень довідника. Наприклад: «Польща» - "Wojcik" - "Best rider". Використання опису колекцій в одязі виключно зручно для вибору залишків товару на складі по певній колекції. У колекції, як правило, є різнорідні товари: шапки, куртки, штани, сумки, взуття і т.д. Іншими способами об'єднати ці товари в один список буде важко. Маючи такий опис можна легко отримати залишки по всій одязі з Польщі, всі залишки по фірмі "Wojcik" і залишки по колекції "Best rider".

Облік в одязі має також свої нюанси, пов'язані із зазначенням розмірів постачальником. Справа в тому, що деякі постачальники вказують штрихкод не на кожен розмір, а один штрихкод на модель. Тобто на всіх товарах розмірного ряду буде однаковий штрихкод. Це робить неможливим ведення поразмерного обліку з використанням штрих-коду постачальника. Тут можна або знехтувати інформацією про розмір товару і не бачити в результаті цього залишків з урахуванням розміру, або замінювати штрихкод постачальника своїм власним штрихкодом, який генерується програмою Торгсофт®. Такий підхід досить часто застосовується на практиці. З огляду на, що одяг рідко повторюється в закупівлі це, як правило, не доставляє особливих незручностей в обліку. Єдина вимога, яку треба при цьому дотримуватися - заклеювати штрихкод виробника, щоб продавці не помилялися при продажу товару.

Повернемося до розмови про правильну класифікацію товару. Слід мати на увазі, що в програмі Торгсофт® класифікатор товару допомагає формувати кінцеве назва товару. Назва товару складається з переліку всіх його характеристик. Тому коли виконується класифікація товару за довідниками видів і виробників фактично - формується його назву. Наприклад, віднесення товару до виду

 «Головний убір» -> «Бейсболка» -> «Утеплення»

 формує частину назви «Бейсболка Утеплення». Гілка «Головний убір», як правило, позначається в дереві ознакою «не бере участі в назві» і тому опускається системою формування імені товару. Далі до назви товару додається опис виробника і колекції і також інші характеристики: розмір, колір, матеріал, сезон, артикул. Таким чином, ми отримуємо повне найменування товару: «бейсболки утеплена синій джинс 23123 Україна 54-56 (р)».

Роздільний облік виду товару і виробника дозволяє робити гнучкі запити до бази даних і бачити залишки, наприклад, за всіма бейсболкам на складі незалежно від країни і виробника. У той же час легко побачити залишки по всім товарам зазначеної фірми або країни. Такий підхід дає дуже широкі можливості по відбору інформації в різних розрізах і її аналізу згодом. Це дуже важливо розуміти саме на початковому етапі введення системи в експлуатацію, тому що системні помилки, закладені на цьому етапі, дуже складно виправляються, а іноді для їх виправлення треба заново почати ведення обліку.

При впровадженні програми фахівці нашої компанії допомагають правильно побудувати систему обліку товару, вибрати оптимальну для підприємця ступінь подробиці опису товару, яка згодом автоматично підтримується системою обліку.

Трохи зупинимося на обліку іграшок

З практики впровадження системи найбільш складним для класифікації товару є дитяча іграшка. Величезне різноманіття її видів складно піддається опису.

Спроби докладної класифікації іграшки стикаються з розростанням гілки опису в дереві видів товару і постійною необхідністю і його розширення. Тому можна рекомендувати не прагнути включити в види товарів всі можливі назви іграшок. Краще використовувати поле опису товару, спеціально призначене для зберігання специфічною для товара інформації. Іграшку треба класифікувати великими групами, а іншу інформацію вписувати в опис. Наприклад, можна виділити такі великі групи: М'яка іграшка, Розвиваюча іграшка, Лялька, Машина, Іграшкові меблі, Спортивна іграшка, Іграшка для купання. У Розвиваючої іграшці можуть бути, наприклад, такі підрозділи як «Конструктор», «Пазли», «Настільна гра», «Науковий набір» і т.д. Більш докладний поділ не рекомендується. Наприклад, настільних ігор може бути безліч. Вони відрізняються за назвами, призначенням. Але при цьому все це настільні ігри та вони повинні ставитися до відповідного розділу довідника видів товару. Решта інформації про гру вказується вже в описі товару: Назва, Виробник, Опис. Можливо також вказувати фотографію товару. Фотографія зберігається разом з товаром і допомагає при пошуку потрібного товару, замовленні його у постачальника, продажу покупцеві.

Артикули товару - для чого вони потрібні

При описі товару велике значення має правильне використання артикулу товару. Артикул - важлива інформація. Це унікальний код товару за класифікацією його виробника або постачальника. Зручність використання артикулу особливо проявляється для повторно товару, що замовляється. В цьому випадку вказівка ​​артикулу однозначно ідентифікує товар для його постачальника і не вимагає докладних пояснень про що йде мова. Крім того, артикул дозволяє досить легко домогтися необхідної унікальності в описі товару.

Однак, для товарів, на яких не вказано артикул виробника бажано вводити більш докладний опис, що дозволяє однозначно ідентифікувати товар. Це добре допомагає при проведенні інвентаризації.

Небажано придумувати неіснуючі артикули. Вони не несуть в собі ніякої корисної інформації. Відсутність артикулу краще компенсувати описом додаткових характеристик товару.

Опис товару

Таким чином, ми плавно перейшли від класифікації товару до його безпосереднього повного опису. Опис товару в програмі Торгсофт® необхідно для того, щоб його ідентифікувати, іншими словами - знайти. Для цього існує кілька способів.

Найзручніший і автоматичний пошук - по штрихкоду товару. Штрихкод - це якийсь унікальний номер, присвоєний товару його виробником. Унікальність штрихкоду забезпечується єдиним прийнятим у всьому світі стандартом. Для обліку товарів в роздрібній торгівлі найчастіше застосовується стандарти EAN13, EAN8. За штрихкоду програма може швидко знайти повний опис товару із зазначенням виду, виробника і всіх характеристик, привласнених при його первинному описі. Товар описується тільки один раз.

Згодом, при повторному надходженні цього товару на склад або магазин, система використовує існуючий опис товару. Саме тому найзручніше користуватися штрихкодами, присвоєними виробником. Досить тільки просканувати товар в прибутковій накладній, і якщо він вже раніше зустрічався, то вам буде показана готова картка товару. Залишається тільки ввести закуплене кількість, ціну закупівлі. При цьому якщо ціна закупівлі змінюється і необхідно змінити поточну роздрібну ціну, то система автоматично переоцінює існуючі складські залишки. При цьому якщо встановлена ​​автоматична синхронізація цін з іншими магазинами, то переоцінка буде виконана і в них.

Якщо на товарі немає штрихкоду виробника, то програма автоматично його привласнює. Оскільки товар, що продається призначений для кінцевого споживача, використання таких штрихкодів абсолютно законно і допустимо. Однак, для оптової торгівлі, якщо покупець використовує для обліку товару власну облікову програму, то у нього можуть виникнути конфлікти з номерами штрихкодів. Програма Торгсофт® має безконфліктний автоматизований обмін інформацією між інформаційними системами продавця і покупця. Це використовується в тому випадку, якщо одна з систем встановлена ​​у оптового продавця і покупцем є роздрібний магазин.

При прийомі товару з власними штрихкодами для таких товарів потрібно обов'язково надрукувати етикетку зі штрихкодом. З практики використання більшість магазинів друкує етикетки для всіх товарів - і з штрихкодом виробника, і без нього. За умови наявності в магазині спеціалізованого принтера це дуже зручно, так як крім штрихкодирования вирішується завдання однакової етикетки хорошої якості і зручною у використанні. Таким чином, для товару зі штрихкодом виробника на етикетці просто дублюється штрихкод, а для етикетки з власним штрихкодом генерується унікальний штрих-коду товару, який використовується для його однозначної ідентифікації.

Крім штрихкоду на етикетці наноситься наступна інформація: Назва товару, розмір, виробник, рік випуску, ціна, назва магазину, прізвище підприємця та ін. Все це вибирається при налаштуванні і може бути в будь-який момент змінено засобами програми.

Особливості обліку книг

Книги описуються наступними характеристиками: Країна, Автор, Вид книги, Видавництво, ISBN, штрих-код, назва, кількість сторінок, вид обкладинки. Можна порекомендувати країну і автора заносити в довідник Виробників. Це зручно тим, що у одного учасника може бути безліч різних книг і використання довідника авторів значно спрощує введення інформації. Розподіл книг на види або групи також не повинно бути занадто докладним. Досить виділити тільки основні найбільші види: розповідь, повість, казка, розфарбування, вірші, потішки. Вся інша специфічна інформація про книгу повинна заноситися безпосередньо в опис товару, а не в довідники. Це пояснюється тим, що ця інформація практично не повторюється у різних товарів і занесення її в будь-якої довідник призводить до його розростання і ускладнює надалі його використання. Для книг важливо в поле артикул заносити ISBN. Це використовується для додаткового замовлення книг і є аналогом артикулу в товарі.

Особливості обліку канцелярських товарів

Найбільш часта помилка при описі канцтоварів, що продаються в дитячому магазині - надлишково докладний дерево класифікатора видів товару. Всі канцтовари магазину можна розділити на наступні основні підвиди:

• альбом
  
• папір
  
• олівці
  
• фарби

        - Акварель
        - Гуаш
        - Акрилова
        - Масляна
        - Пальчиковіглина
    

• пензлик
  
• крейда
  
• пластилін
  
• фломастери
  
• набір

Більш докладний поділ, наприклад, фарб призведе до заплутування класифікатора. Ось приклад НЕправильної класифікації:

Канцтовари -> Фарби -> Акварель медова -> 10 кольорів

Канцтовари -> Фарби -> для особи -> 8 кольорів + олівців.

Канцтовари -> Глина для моделювання -> 1000 грам

У цих прикладах помилок в дерево видів занесені характеристики конкретного товару, які вже не потрібні в класифікаторі. Такого підходу слід уникати. Такі особливості як «10 кольорів» або «1000 гр» треба вписувати в поле «Опис» конкретного товару.

Помилки на початковому етапі введення товару

Отже, можна зробити висновок, що найбільш часта помилка при плануванні обліку товару - складання занадто докладного дерева видів. До чого це може призвести в подальшому обліку? Це викликає складності при пошуку і класифікації нових товарів. Дерево видів має дозволяти легко віднести товар до того чи іншого виду. Коли варіантів занадто багато або вони надмірно докладні, виникає неоднозначність або бажання просто постійно розширювати класифікатор новими і новими подробицями, зводячи його фактично до кожного товару. В крайньому варіанті в класифікатор заноситься все, аж до артикулів кожного товару. Це неправильно і буде заплутувати подальший облік.