Обмеження доступу для продавців та контроль співробітників

Чек-лист обмеження доступу та контролю дій співробітників у програмі обліку Торгсофт

• У кожного користувача повинен бути свій логін та пароль для доступу до програми. 
• Роль у програмі Торгсофт повинна відповідати посаді співробітника. 
• Використовуйте стандартні ролі у програмі, вони вже налаштовані. 
• Дозволяйте доступ до створення документа, але зміну та видалення забороніть. Не відкривайте доступ до дій "про всяк випадок". 
• Контролюйте рух товару. У цьому режимі легко відстежити дату створення документа та всі операції з товаром. 
• У Журналі зміни документів ви побачите зміни по документу та порядок роботи з ним. 
• Протокол дій користувачів дозволяє оцінити як продавець працював, які форми відкривав, намагався щось видалити, як реагував на системні питання програми. 
• Контролюйте списання товару. У налаштуваннях ролей забороніть змінювати дати приходу та списання. 
• Закривайте періоди. Таким чином ви не допустите зміни у старих документах, наприклад, додавання товару в старі списання, внутрішні передачі, зміну приходів. 
• З цією ж метою закривайте касові дні та блокуйте фінансові та складські документи. Незакриті касові дні дозволяють змінювати прибуткові та видаткові фінансові документи майбутнім або заднім числом. Це позначиться на балансі каси та виторгу за тиждень або за місяць та дозволить продавцеві здати менше грошей, ніж він повинен був, маніпулюючи касою магазину. Для цього у налаштуваннях програми поставте обов'язкове автоматичне закриття касового дня. 
• Закрийте можливість змінювати дату реалізації у програмі та системний час в ОС Windows. 
• Частіше проводьте інвентаризації для виявлення недостачі або пересортування у магазині. Якщо виявлена недостача, одразу розбирайтеся куди подівся товар, хто працював в цей момент тощо. Тільки після з'ясування причин - закривайте відомість інвентаризації. 
• Для ручного переобліку друкуйте відомість без кількості залишків товару, щоб продавець не міг підтасувати кількість. Якщо інвентаризація проходить у Торгсофт - закрийте співробітникам доступ до інформації про "Розбіжності" та "Кількість на складі". 
• Забороніть ручний вибір товару зі складу та ручний вибір клієнта у реалізації. Якщо це не зручно, то використовуйте додаткову опцію "Верифікація дисконтної карти через смс", щоб продавець не міг скористатися знижкою або бонусами клієнта у своїх інтересах. 
• Дозвольте приймати повернення лише по чеку та з заповненням акту повернення. 
• У налаштуваннях Користувача переконайтеся, що Продавець бачить лише свій центр обліку, свої накладні у торгівлі з випискою рахунку та свою касу. 
• Ні в якому разі не передавайте співробітникам пароль від свого облікового запису. Періодично змінюйте свій пароль доступу до програми Торгсофт. 
• Забороніть "Перегляд підсумкових даних" про те, скільки всього товарів знаходиться на складі, на яку суму. Також краще заховати інформацію про те, скільки товарів було продано за той чи інший період. 
• Забороніть продавцеві "Змінювати ціну по прайсу" та "Ціну продажу у реалізації". Тоді він не зможе переписувати цінники та міняти ціну при продажу щоб різницю брати собі. 
• Продавцю ні до чого бачити "Закупівельні ціни". Також можна закрити від продавця "Гуртові ціни". 
• Вимкніть можливість "Перемикатися між об'єктами обліку", й тоді продавець не зможе продавати товар з іншого магазину. При цьому, можна зробити так, щоб він бачив наявність та ціну даного товару на інших точках. 
• Вимкніть "Редагування видів товару", щоб продавець не наплутав класифікацію товарів на складі. 
• Якщо у вас велика торговельна мережа, та магазини знаходяться у різних містах, радимо обмежити доступ до клієнтів по регіонах. Тоді продавець з Харкова не побачить інформацію про клієнтів з Полтави. Для цього увімкніть відповідну опцію та відзначте галочками регіони, які будуть доступні для користувача. 
• Обмежте доступ користувача до розрахункових рахунків. Це не дозволить випадково надіслати рахунок до оплати не на той розрахунковий рахунок. Зі списку потрібно обрати розрахункові рахунки, які будуть доступні для користувача. 
• Не дозволяйте редагувати останню дату приймання платежу від VIP-клієнта, оскільки можливі махінації з датами платежів. І взагалі, можна заборонити або дозволити Продавцю бачити у списку клієнтів VIP-покупців. 
• Можна обмежити доступ до інформації у Торгівлі з випискою рахунку, наприклад, не показувати інформацію за накладними закритих періодів або за закритими видатковими накладними. 
• Також є можливість приховувати поля Дата та Стать у картці клієнта, щоб продавець не міг використовувати знижку клієнтів у своїх цілях. 
• Контролюйте мінімальну ціну продажу, щоб не допустити продаж товару у збиток. Встановіть пункт "Продавати за собівартістю + Мінімальна торговельна націнка" - тоді програма автоматично проконтролює розмір знижки та встановить ціну не нижче собівартості та мінімальної торгової націнки. Мінімальна націнка встановлюється у Параметрах системи на вкладці Товар та вказується у відсотках.