Ограничение доступа для продавцов и контроль сотрудников

Чек-лист ограничения доступа и контроля действий сотрудников в программе учета Торгсофт

• У каждого пользователя должен быть свой логин и пароль для доступа к программе.
• Роль в программе Торгсофт должна соответствовать должности сотрудника.
• Используйте стандартные роли в программе, они уже настроены.
• Разрешайте доступ к созданию документа, но изменение и удаление запретите. Не открывайте доступ к действиям "на всякий случай".
• Контролируйте движение товара. В этом режиме легко отследить дату создания документа и все операции с товаром.
• В Журнале изменения документов вы увидите изменения по документу и порядок работы с ним.
• Протокол действий пользователей позволяет оценить как продавец работал, какие формы открывал, пытался ли что-то удалить, как реагировал на системные вопросы программы.
• Контролируйте списание товара. В настройках ролей запретите менять даты прихода и списания.
• Закрывайте периоды. Таким образом вы не допустите изменения в старых документах, например, добавление товара в старые списания, внутренние передачи, изменение приходов.
• С этой же целью закрывайте кассовые дни и блокируйте финансовые и складские документы. Незакрытые кассовые дни позволяют изменять приходные и расходные финансовые документы будущим или задним числом. Это скажется на балансе кассы и выручке за неделю или за месяц и позволит продавцу сдать меньше денег, чем он должен был, манипулируя кассой магазина. Для этого в настройках программы поставьте обязательное автоматическое закрытие кассового дня.
• Закройте возможность менять дату реализации в программе и системное время в ОС Windows.
• Чаще проводите инвентаризации для выявления недостачи или пересортицы в магазине. Если выявлена недостача, сразу разбирайтесь куда делся товар, кто работал в этот момент и т.д. Только после выяснения причин - закрывайте ведомость инвентаризации.
• Для ручного переучета печатайте ведомость без количества остатков товара, чтобы продавец не мог подтасовать количество. Если инвентаризация проходит в Торгсофт - закройте сотрудникам доступ к информации о “Расхождении” и “Количеству на складе”.
• Запретите ручной выбор товара со склада и ручной выбор клиента в реализации. Если это не удобно, то используйте дополнительную опцию “Верификация дисконтной карты через смс”, чтобы продавец не мог воспользоваться скидкой или бонусами клиента в своих интересах.
• Разрешите принимать возвраты только по чеку и с заполнением акта возврата.
• В настройках Пользователя убедитесь, что Продавец видит только свой центр учета, свои накладные в Торговле с выпиской счета, свою кассу.
• Ни при каких обстоятельствах не передавайте сотрудникам пароль от учетной записи Хозяина. Периодически меняйте свой пароль доступа к программе Торгсофт.
• Запретите "Просмотр итоговых данных" о том, сколько всего товаров находится на складе, на какую сумму. Также лучше скрыть информацию о том, сколько товаров было продано за тот или иной период.
• Запретите продавцу "Изменять цену по прайсу" и "Цену продажи в реализации". Тогда он не сможет переписывать ценники и менять цену при продаже чтобы разницу брать себе.
• Продавцу ни к чему видеть "Закупочные цены". Также можно закрыть от продавца "Оптовые цены".
• Отключите возможность "Переключаться между объектами учета", и тогда продавец не сможет продавать товар с другого магазина. При этом, можно сделать так, чтобы он видел наличие и цену данного товара в других точках.
• Выключите "Редактирование видов товара", чтобы продавец не напутал классификацию товаров на складе.
• Если у вас большая торговая сеть, и магазины находятся в разных городах, рекомендуем ограничить доступ к клиентам по регионам. Тогда продавец из Харькова не увидит информацию о клиентах из Полтавы. Для этого включите соответствующий переключатель и отметьте галочками регионы, которые будут доступны для пользователя.
• Ограничьте доступ пользователя к расчетным счетам. Это предотвратит случайную отправку оплаты на другой расчетный счет. Из списка нужно выбрать расчетные счета, которые будут доступны для пользователя.
• Не разрешайте редактировать последнюю дату приема платежа от VIP-клиента, поскольку возможны махинации с датами платежей. И вообще, можно запретить или разрешить Продавцу видеть в списке клиентов VIP-покупателей.
• Можно ограничить доступ к информации в Торговле с выпиской счета, например, не показывать информацию по накладным закрытых периодов или по закрытым расходным накладным.
• Также есть возможность скрывать поля Дата и Пол в карточке клиента, чтобы продавец не мог использовать скидку клиентов в своих целях.
• Контролируйте минимальную цену продажи, чтобы не допустить продажу товара в убыток. Установите пункт "Продавать по себестоимости + Минимальная торговая наценка" - тогда программа автоматически проконтролирует размер скидки и установит цену не ниже себестоимости и минимальной торговой наценки. Минимальная наценка устанавливается в Параметрах системы на вкладке Товар и указывается в процентах.