Робота з ПДВ та податковими накладними
Що таке Податкова накладна?
Податкова накладна — це податковий документ, який підтверджує виникнення податкових зобов'язань у продавця, та є підставою для відображення податкового кредиту у покупця, якщо він зареєстрований платником ПДВ (податку на додану вартість).
Коли виписується Податкова накладна?
Податкова накладна виписується на дату виникнення податкових зобов'язань, яка визначається за правилом «першої події». Це може бути:
- Дата зарахування коштів від покупця на банківський рахунок або в касу.
- Дата відвантаження товарів, або для послуг — дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг.
Способи складання Податкової накладної
Покупець може вибирати спосіб складання податкової накладної:
- Паперова форма
- Електронна форма
Вимоги до електронної Податкової накладної
- Реєстрація електронного цифрового підпису уповноваженої особи.
- Реєстрація в Єдиному реєстрі податкових накладних.
Можливості програми Торгсофт для роботи з ПДВ
1. Створення та друк податкових накладних
Друк у режимах програми Торгсофт:
- "Торгівля з випискою рахунку"
- "Реалізація" при продажі товару на касі.
Вибір відповідальної особи:
-
При друку податкової накладної можна обрати відповідальну особу для ідентифікації людини, яка виписала накладну, у разі виникнення питань.
Налаштування звіту податкової накладної:
-
Можливість внесення змін у друковану форму податкової накладної при зміні законодавства.
2. Додаткові поля у податковій накладній
- "Ознака імпортованого товару" — встановлюється у вигляді галочки біля відповідного товару.
- "Послуги згідно з ДКПП" — вводиться вручну або вибирається зі списку раніше введених значень.
- "Код виду діяльності сільськогосподарського товаровиробника" — вводиться вручну та може використовуватись для спеціальних режимів оподаткування.
Додаткові поля у податковій накладній необхідні для точного обліку та оподаткування різних видів діяльності, а також для забезпечення уніфікації даних, контролю за податковими ризиками та проведення детального аналізу господарської діяльності.
Наприклад, поле "Ознака імпортованого товару" дозволяє точно відстежувати імпортні операції, що важливо для правильного застосування митних ставок та уникнення подвійного оподаткування.
Поле "Послуги згідно з ДКПП" забезпечує чітку ідентифікацію видів послуг для відповідності до Державного класифікатора продукції та послуг, що сприяє автоматизації обробки даних та зменшує ризик помилок.
Поле "Код виду діяльності сільськогосподарського товаровиробника" дозволяє сільгосппідприємствам користуватися податковими пільгами та проводити аналіз ефективності виробництва.
Додавання параметрів:
- Зайдіть у пункт меню Товарознавство → Вид товару.
- Виберіть необхідний товар і натисніть кнопку “Змінити”.
- Перейдіть на “Динамічні характеристики товару”.
- Натисніть на кнопку “Додати параметри за шаблоном” та оберіть “Параметри податкової накладної України”.
- Збережіть зміни.
- Встановіть значення для цих параметрів у картці товару.
3. Створення зведених податкових накладних
Зведена податкова накладна — це документ, який об'єднує кілька поставок товарів або послуг для одного покупця за певний період. Вона дозволяє замість багатьох окремих накладних виписати одну загальну, що спрощує облік та зменшує паперову роботу. Це зручно для компаній, які часто постачають товари чи послуги одному клієнту.
Можливості:
- Вибір типу причини при створенні.
- Перемикач "Зведена" для позначення зведених накладних.
Використання:
- Регулярні поставки товарів/послуг одному і тому ж покупцю.
- Постачання товарів/послуг за договорами підряду.
- Оплата за товари/послуги шляхом перерахування авансу.
Створення зведених податкових накладних дозволяє підприємствам, які регулярно постачають товари або послуги одному й тому ж покупцю, значно спростити облік і звітність. Наприклад, компанія, що здійснює щотижневі поставки товарів роздрібному мережевому магазину, може виписати одну зведену податкову накладну замість кількох окремих за кожну поставку. Це зменшує адміністративне навантаження, спрощує облік і знижує ризик помилок при складанні звітності. Перемикач "Зведена" допомагає легко ідентифікувати такі накладні серед інших документів, що підвищує точність і ефективність облікових процесів.
4. Округлення даних у податкових накладних
-
Округлення даних у графі 11 розділу Б податкової накладної та у графі 14 розділу Б коригувального розрахунку до 6 знаків після коми.
Консультанти податкового відомства пояснили, що ця вимога дозволяє уникнути розбіжностей між сумами ПДВ у податкових накладних і первинних бухгалтерських документах через округлення. Наприклад, якщо компанія продає товари з великою кількістю позицій та дрібними цінами, такі як деталі або дрібні електронні компоненти, точне округлення дозволяє правильно обчислити загальну суму ПДВ.
5. Розрахунок коригування до податкової накладної
Відповідно до наказу Міністерства фінансів України № 1307 від 31.12.2015 зі змінами № 763 від 17.09.2018:
Часткове повернення товару:
- Створюється рядок з від’ємною кількістю товару, що повертається.
- Створюється рядок з позитивною кількістю товару, що залишився після повернення. Використовується код причини коригування 102.
Повне повернення товару:
-
Створюється рядок з від’ємною кількістю всього товару, що повертається. Використовується код причини коригування 103.
Важливі нюанси:
-
Дата складання розрахунку коригування. Важливо скласти розрахунок коригування на дату фактичного повернення товару або отримання інформації про повернення.
-
Реєстрація в ЄРПН. Розрахунок коригування підлягає реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних та розрахунків коригування.
-
Інші причини коригування. Крім кодів 102 та 103, існують й інші коди причин коригування, які застосовуються залежно від конкретної ситуації (наприклад, зміна ціни, помилки в податковій накладній тощо).
Приклад використання розрахунку коригування до податкової накладної: підприємство продає клієнту 100 одиниць товару, але клієнт повертає 30 з них через виявлені дефекти. Для часткового повернення товару в податковій накладній створюється рядок з від'ємною кількістю (-30) товару, що повертається, та рядок з позитивною кількістю (70) товару, що залишився після повернення. Використовується код причини коригування 102. Якщо ж клієнт повертає всі 100 одиниць, створюється один рядок з від'ємною кількістю (-100) товару, що повертається, з кодом причини коригування 103. Це дозволяє точно відобразити зміни в обсягах поставки та коректно розрахувати податкові зобов'язання.
6. Облік виписаних податкових накладних
Формати:
- XML
- Excel
Це дозволяє надсилати дані до податкової служби та друкувати податкові накладні у будь-який момент.
7. Експорт податкових накладних
До програм:
- M.E.Doc
- Арт-Звіт
Це дозволяє експортувати дані для бухгалтерських програм.
Покрокова інструкція:
- Зайдіть в меню Документ → Облік податкових накладних.
- Виберіть вкладку “Податкова накладна”.
- Виберіть одну або кілька накладних зі списку.
Для експорту в M.E.Doc:
- У полі "Експортувати в M.E.Doc" виберіть від якої особи буде здійснено експорт: фізичної, юридичної або за замовчуванням.
- Натисніть на кнопку "Зберегти в форматі xml для програми M.E.Doc".
- Файл буде збережений у форматі xml.
Для експорту в Арт-Звіт:
- Включіть перемикач “Експорт податкових накладних в стандарті України”.
- Відобразяться додаткові обов'язкові параметри при створенні та зміні податкової накладної.
- Після налаштування всіх необхідних параметрів, натисніть на кнопку "Зберегти в форматі xml в стандарті України".
8. Створення додатка до податкової накладної після повернення товару
Покрокова інструкція:
1. Зайдіть в пункт меню Документ → Повернення.
2. Пройдіть процедуру повернення товару.
3. Створіть коригувальну податкову накладну:
Заходьте в Склад → Перелік приходів, виберіть повернення і натисніть на кнопку Друк коригувального розрахунку.
Або заходьте в Документ → Торгівля з випискою рахунку, у вкладці Повернення виберіть повернення і натисніть на кнопку Друк коригувального розрахунку.
4. Заповніть відповідні поля у вікні Розрахунок коригування до податкової накладної.
Практичний приклад створення додатка до податкової накладної після повернення товару: магазин продав клієнту телефон і видрукував податкову накладну. Через кілька днів клієнт повернув телефон. Бухгалтер заходить у меню Документ → Повернення, фіксує повернення товару і повернення грошей клієнту. Далі він створює коригувальну податкову накладну: заходить у Склад → Перелік приходів, вибирає повернення і натискає "Друк коригувального розрахунку", або заходить у Документ → Торгівля з випискою рахунку, у вкладці Повернення вибирає повернення і натискає "Друк коригувального розрахунку". У вікні "Розрахунок коригування до податкової накладної" заповнює необхідні поля, щоб відобразити повернення товару у податковій звітності.
9. Товари без ПДВ
Коректне відображення зведених податкових накладних:
- Усі товари, що продаються з кодом податкової ставки 903 і не оподатковуються ПДВ, відображаються коректно.
- Ознака "Без ПДВ" автоматично виводиться у відповідних місцях податкової накладної.
- В колонці "Сума податку на додану вартість" відображаються пусті значення замість нулів.
- Підсумки по операціям з кодом 903 відображаються в правильних рядках розділу А.
Наприклад, підприємство продає медичне обладнання, яке звільнене від оподаткування ПДВ і має код податкової ставки 903. При створенні податкової накладної для таких товарів у програмі Торгсофт, ознака "Без ПДВ" автоматично виводиться у відповідних місцях документа. В колонці "Сума податку на додану вартість" з'являються пусті значення замість нулів, що запобігає помилкам у звітності. У підсумках операцій ці товари відображаються в правильних рядках розділу А, забезпечуючи точний облік і відповідність вимогам податкового законодавства.
10. Молдавська податкова накладна
Можливості:
- Генерація номерів накладних з можливістю використання префіксів.
- Настройка назв атрибутів ІПН і ЄДРПОУ відповідно до стандартів Молдови.
- Додавання IBAN.
- Шаблон друку податкових накладних, що відповідає стандартам Молдови.
- Регіональні налаштування для Молдови.
- Автоматичний вибір серії та номера накладної.
Наприклад, підприємство в Молдові імпортує товари з різних країн і продає їх на місцевому ринку. Завдяки можливості додавання IBAN, підприємство може вказувати свої міжнародні банківські реквізити на податкових накладних для зручності міжнародних розрахунків. Автоматична генерація номерів накладних з префіксом дозволяє швидко і точно формувати документи, що значно спрощує процес адміністрування та знижує ризик помилок.
11. Зміни у формах податкової накладної та коригування, що набрали чинності з 1.03.2021
Додавання нового реквізиту «код»:
- Відображає ознаку джерела податкового номера.
- Може мати такі значення:
- 1 – Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).
- 2 – Державний реєстр фізичних осіб – платників податків (ДРФО).
- 3 – Реєстраційний (обліковий) номер платника податків, який присвоюється контролюючими органами.
- 4 – Серія та номер паспорта для фізичних осіб, які відмовились від ідентифікаційного номера через релігійні переконання.
Оновлений шаблон друку податкової накладної та коригування:
- Внесені зміни відповідно до нової форми.
- Шаблон включає нові реквізити та автоматичне заповнення поля "код".
Оновлений алгоритм формування XML-файлу:
- Відповідає стандартам України.
- Підтримка імпорту в M.E.Doc та Арт-Звіт.
Практичний приклад використання змін у формах податкової накладної: підприємство уклало контракт з постачальником, який є фізичною особою і не має ідентифікаційного номера через релігійні переконання. При заповненні податкової накладної бухгалтер використовує новий реквізит «код», що відображає джерело податкового номера. У цьому випадку вибирається значення "4 – Серія та номер паспорта". Завдяки оновленому шаблону друку податкової накладної та автоматичному заповненню поля "код", бухгалтер легко створює накладну, яка відповідає новим вимогам законодавства. Оновлений алгоритм формування XML-файлу дозволяє імпортувати ці дані в системи M.E.Doc та Арт-Звіт без помилок.
12. Оновлені шаблони відповідно до наказу № 131
Рядки для розділу А податкової накладної:
- «V — загальна сума податку на додану вартість за ставкою 14 %»
- «VIII — Усього обсяги постачання за ставкою 14 % (код ставки 14)»
Рядки для розділу А розрахунку коригування:
- «V — загальна сума податку на додану вартість за ставкою 14 %»
- «VIII — Усього обсяги постачання за ставкою 14 % (код ставки 14)»
Експорт шаблонів:
- M.E.Doc: Податкова накладна: 'A6_72', 'A5_72'; Розрахунок коригування: 'A2_93', 'A1_93'
- Арт-Звіт: R03G14, R01G14
Практичний приклад використання оновлених шаблонів відповідно до наказу № 131: компанія продає товари, що оподатковуються за ставкою ПДВ 14%. Бухгалтер створює податкову накладну, де в розділі А вказує рядки «V — загальна сума ПДВ за ставкою 14 %» та «VIII — Усього обсяги постачання за ставкою 14 %». Це дозволяє правильно відобразити операції за цією ставкою. Далі бухгалтер експортує накладну у форматі XML для M.E.Doc або Арт-Звіт, що забезпечує коректну звітність відповідно до нових вимог.
13. Оновлення шаблонів відповідно до наказу №15
Оновлений шаблон друкованої форми податкової накладної згідно з наказом Мінфіну від 17.01.2022 № 15:
- Оновлені підписи колонок для відповідності новим вимогам.
- Змінений текст примітки 1 згідно з актуальними нормативами.
Вдосконалення формування податкової накладної:
- Коректне відображення коду ставки 903 в колонці 8 податкової накладної та розрахунку коригування.
- Автоматичне відображення примітки "Без ПДВ" у разі складання накладної лише для операцій з кодом ставки 903.
- Коректне заповнення поля "Не підлягає наданню отримувачу (продавцю)" для кодів причин від 01 до 09.
- Точне заповнення коду причини у розрахунку коригування незалежно від коду причини в податковій накладній, на яку складено коригування.
Наприклад, підприємство, яке продає товари, звільнені від ПДВ (код ставки 903), створює податкову накладну. Завдяки оновленому шаблону, у колонці 8 податкової накладної автоматично відображається код ставки 903, а примітка "Без ПДВ" додається автоматично. Якщо потрібно зробити коригування, поле "Не підлягає наданню отримувачу (продавцю)" та код причини заповнюються правильно, навіть якщо вони відрізняються від початкової накладної. Це дозволяє підприємству уникнути помилок у звітності та відповідати новим вимогам законодавства.
14. Відображення часу створення коригувальної накладної
Можливості:
- Відображення часу створення коригувальної накладної на формі "Облік податкових накладних".
- Можливість ручного коригування часу створення вже існуючих накладних за допомогою дії "Змінити".
Наприклад, бухгалтер компанії створив коригувальну накладну, але потім помітив, що час створення вказано неправильно. Він заходить у форму "Облік податкових накладних", де видно точний час створення документа. За допомогою функції "Змінити" бухгалтер може виправити час, щоб він відповідав реальному часу внесення змін. Це допомагає уникнути плутанини й забезпечує точний облік документів.
15. Актуалізація форми податкової накладної згідно з наказом Мінфіну від 28.12.2022 №463, які набрали чинності з 01.04.2023 року
Зміни:
- Видалено колонку "Код виду діяльності сільськогосподарського товаровиробника" у розділі Б шаблону друку податкової накладної та коригувального розрахунку.
- Змінено текст другого абзацу у розділі "ЗАТВЕРДЖЕНО" на "(у редакції наказу Міністерства фінансів України від 28 грудня 2022 року № 463)".
- Видалено текст "код 2" у зносках для податкової накладної та коригувального розрахунку.
- Додано новий тип причини "21" для постачання послуг нерезидентам.
- Додано можливість вказати "Країну реєстрації" контрагента у формі редагування контрагента:
- Для нерезидентів проставляється умовний ІПН "500000000000" та вказується ПІБ покупця і країна реєстрації.
Практичний приклад використання актуалізації форми податкової накладної: компанія уклала контракт з іноземним клієнтом на надання консалтингових послуг. При створенні податкової накладної бухгалтер використовує новий тип причини "21" для постачання послуг нерезидентам. У формі редагування контрагента він вказує країну реєстрації клієнта і проставляє умовний ІПН "500000000000". Завдяки цим змінам податкова накладна відповідає новим вимогам законодавства, що набрали чинності з 01.04.2023 року, і забезпечує правильне оформлення документів для податкової звітності.
16. Оновлення зведених накладних
Алгоритм формування XML файлів для завантаження в M.E.Doc та Арт-Звіт відповідає новим вимогам з 01.08.2023:
- Змінено номер версії документа з 14 на 15.
- Оновлено текст зносок 4 та 5 в шаблоні податкової накладної та розрахунку коригування.
Оновлення алгоритму формування XML файлів для податкових накладних:
- Правильне визначення звітного періоду і типу звітного періоду при збереженні податкової накладної у форматі "стандарт України".
- Коректне відображення інформації про звітний період при експорті в ArtZvit.
Наприклад, компанія щомісяця експортує податкові накладні в M.E.Doc та Арт-Звіт. Завдяки новому алгоритму, бухгалтер зберігає накладну у форматі XML, де автоматично виставляється правильний номер версії документа (15) і оновлені тексти зносок. Це дозволяє легко завантажити файл у програму ArtZvit, де інформація про звітний період відображається коректно, відповідно до нових вимог з 01.08.2023.
17. Редагування податкової накладної
Поля, які не можна редагувати:
- Виділені сірим кольором.
- Заблокована можливість зміни значень параметрів податкової накладної для нередагованих полів через довідник.
Наприклад, бухгалтер помічає, що потрібно виправити інформацію у податковій накладній. Він відкриває документ, але деякі поля виділені сірим кольором і їх не можна змінити. Це гарантує, що важливі дані залишаються незмінними та допомагає уникнути випадкових помилок.
18. Створення зведеної накладної для всього підприємства
Основні можливості:
- Створення зведеної податкової накладної для товарів в режимі "Аналіз продажів фіскального товару" незалежно від центру обліку.
- Відсутність обов'язкового вибору центру обліку перед створенням податкової накладної.
- Автоматичне підставлення значень для полів "Отримувач (Покупець)" та "Підприємство" на основі вибору у фільтрах форми "Аналіз продажів фіскального товару".
- Додавання перемикача "на Покупця" для вибору між системним та іменованим покупцем.
- Автоматичне заповнення необхідних параметрів продавця (ІНН, ПІБ, ЄДРПОУ) з налаштувань підприємства при експорті податкової накладної в XML файл.
Практичний приклад створення зведеної накладної для всього підприємства: компанія має кілька магазинів і хоче створити одну податкову накладну для всіх продажів. Бухгалтер використовує режим "Аналіз продажів фіскального товару" без вибору окремого центру обліку. Система автоматично заповнює поля "Отримувач (Покупець)" та "Підприємство" на основі фільтрів. При експорті податкової накладної у форматі XML система автоматично додає всі необхідні дані про продавця. Це спрощує роботу і зменшує кількість помилок.
Повернутися до попереднього кроку