Налаштування ПДВ: ставки 20%, 7%, 14%, 0% та пільгові категорії

Налаштування ПДВ у Торгсофт: види товарів, коди ставок 20%, 7%, 14%, 0% та пільгові категорії

Коли підприємство стає платником ПДВ, продає товари з різними ставками або в одній базі Торгсофт працюють, наприклад, ТОВ — платник ПДВ і ФОП — неплатник, одного загального відсотка ПДВ недостатньо. Потрібно визначити, звідки програма має брати ставку для конкретного товару, правильно налаштувати види товарів і підприємства, перевірити податки в ПРРО та не плутати нульову ставку зі звільненням від ПДВ.

Станом на 3 жовтня 2026 року Податковий кодекс України передбачає ставки ПДВ 20%, 7%, 14% і 0%. Окремо існують операції, звільнені від оподаткування ПДВ. tax.gov.ua

Ставка ПДВ і код ставки: у чому різниця

У Торгсофт важливо розрізняти відсоток ПДВ і код ставки ПДВ.

Відсоток — це 20%, 7%, 14% або 0%. Код ставки використовується, зокрема, під час формування податкової накладної. Для 20%, 7% і 14% код збігається з числовим значенням ставки, а для нульової ставки й операцій, звільнених від ПДВ, використовуються спеціальні коди. zak.tax.gov.ua

Отже, коду ставки «0» у податковій накладній немає. Код 901 або 902 означає нульову ставку, а 903 — звільнення від ПДВ. Це різні податкові режими. zak.tax.gov.ua

Не варто також плутати код ставки 20, 7, 14, 901, 902 або 903 із літерним позначенням податку в ПРРО. Це різні налаштування.

Як визначити, яку ставку встановити

Торгсофт не визначає замість підприємця, бухгалтера або податкового консультанта, чи має конкретна операція оподатковуватися за ставкою 7%, 14%, 0% або бути звільнена від ПДВ. У програмі потрібно відобразити вже визначений податковий режим.

Якщо всі товари продаються з ПДВ 20%

Основний відсоток ПДВ задається в Налаштування → Параметри → Облік → % ПДВ.

Якщо перемикач «Враховувати ПДВ у виді товару» вимкнений, Торгсофт бере ПДВ із загального поля % ПДВ, а не з налаштувань окремого виду товару.

Така схема підходить, коли для всього потрібного асортименту застосовується одна ставка. Якщо магазин одночасно продає товари з 20%, 7% або 14%, ставку потрібно налаштовувати за видами товарів.

Як налаштувати різні ставки ПДВ за видами товарів

Відкрийте Налаштування → Параметри та увімкніть «Враховувати ПДВ у виді товару». Після цього Торгсофт братиме налаштування ПДВ з того виду товару, до якого належить конкретна позиція. Якщо перемикач вимкнути, програма знову використовуватиме загальний % ПДВ. 

Далі відкрийте Товарознавство → Вид товару, виберіть потрібну гілку та відкрийте її на редагування.

У виді товару є параметр «Обкладається ПДВ». Він визначає, чи застосовується ПДВ до товарів цього виду. Якщо ПДВ не застосовується, у програмі можна вказати «Причину звільнення від сплати ПДВ». 

Для формування податкових накладних у картці виду товару потрібно також правильно встановити код ставки та відсоток ПДВ. Має бути відповідність цих значень: для коду 7 має бути встановлено 7%, для коду 14 — 14%. Загальне поле % ПДВ у Налаштування → Параметри → Облік при цьому має відповідати основній ставці — 20%.

Припустимо, магазин продає косметику та медичні вироби.

Спочатку потрібно визначити, які саме медичні вироби відповідають умовам застосування ставки 7%. Після цього для звичайного асортименту в Торгсофт задаються код ставки 20 і відсоток 20%, а для відповідного медичного асортименту — код 7 і відсоток 7%.

Коли ввімкнено «Враховувати ПДВ у виді товару», Торгсофт визначатиме ставку за видом конкретного товару, а не застосовуватиме 20% до всього асортименту.

Логіка така сама: для виду товару задаються код ставки 14 і ПДВ 14%.

Але спочатку потрібно перевірити код УКТ ЗЕД товару. Ставка 14% застосовується не до всього аграрного асортименту, а до визначених Податковим кодексом товарних позицій. dp.tax.gov.ua

Обережно з кнопкою «Записати для всіх»

У довіднику видів товару кнопка «Записати для всіх» застосовує налаштування поточного виду до його підлеглих видів. Параметри дочірніх гілок можуть бути змінені або скинуті, якщо вони відрізняються від батьківського виду. 

Тому якщо, наприклад, одна підгрупа має ПДВ 20%, а інша — 7%, не використовуйте «Записати для всіх», якщо не збираєтеся навмисно змінити всю гілку.

Як налаштувати нульову ставку

Нульова ставка — це не те саме, що «без ПДВ».

Для операцій з вивезення товару за межі митної території України, які дійсно підлягають оподаткуванню за ставкою 0%, у податковій накладній використовується код 901. Для операцій на митній території України, які оподатковуються за нульовою ставкою, — код 902. zak.tax.gov.ua

Тому при налаштуванні недостатньо лише вказати відсоток 0. Потрібно правильно визначити характер операції та відповідний код ставки.

Для роздрібного магазину це зазвичай не повсякденний сценарій. Якщо нульова ставка пов'язана з експортом, перед налаштуванням варто окремо перевірити, чи не потрапляє товар під спеціальні правила режиму експортного забезпечення. svp.tax.gov.ua

Як налаштувати операції, звільнені від ПДВ

Звільнення від ПДВ не потрібно налаштовувати як ставку 0%.

Для відповідного виду товару в Торгсофт використовується параметр «Обкладається ПДВ», а для звільнення передбачено поле «Причина звільнення від сплати ПДВ». 

У податковій накладній для операції, звільненої від ПДВ:

• у графі 8 зазначається 903;

• у графі 9 — конкретний код податкової пільги;

• документ має ознаку «Без ПДВ».

ДПС прямо розділяє код ставки 903 і код податкової пільги: це два різні реквізити. tax.gov.ua

Торгсофт підтримує код 903 у податковій накладній і відображення ознаки «Без ПДВ». 

Причину звільнення та код пільги не варто заповнювати довільно. Їх потрібно визначати за чинною нормою законодавства та актуальним довідником ДПС для конкретної операції.

Чи можна в одній податковій накладній змішувати різні ставки

Товари, що оподатковуються за 20%, 7%, 14% і 0%, можуть бути відображені в одній податковій накладній окремими рядками.

А от оподатковувані та звільнені від ПДВ операції потрібно розділяти: якщо одному покупцю одночасно постачаються товари, які оподатковуються ПДВ, і товари, операції з якими звільнені від ПДВ, складаються окремі податкові накладні. ЗІР

Якщо в одній базі працюють ТОВ і ФОП

Поширена ситуація: один асортимент обліковується в одній базі, але частина продажів проводиться через ТОВ — платника ПДВ, а частина через ФОП — неплатника.

У актуальних версіях Торгсофт для цього передбачено параметр «Платник ПДВ» у Налаштування → Підприємство.

Параметр має три стани:

• Так — у фіскальних чеках, сформованих за документами цього підприємства, товари оподатковуються ПДВ за ставкою, встановленою у виді товару;

• Ні — товари у фіскальних чеках цього підприємства не оподатковуються ПДВ;

• значення не вказано — підприємство не змінює стандартну логіку, і ПДВ визначається видом товару.

Цей параметр також впливає на розрахунок ПДВ у рахунку, видатковій накладній у режимі «Торгівля з випискою рахунка» та видатковій накладній у реалізації. 

Наприклад, якщо товар належить до виду зі ставкою 20%, для ТОВ можна встановити «Платник ПДВ: Так», а для ФОП-неплатника — «Платник ПДВ: Ні». Картка товару, штрихкод і складський залишок при цьому залишаються спільними.

Якщо для підприємства встановлено «Так», це не означає, що всі його товари автоматично отримують 20%. Конкретна ставка — 20%, 7% або 14% — визначається налаштуваннями відповідного виду товару (якщо налаштовано Враховувати ПДВ у виді товару).

Параметр у Торгсофт також не визначає юридичний статус підприємства. У програмі потрібно відобразити фактичний статус конкретного ФОП або юридичної особи.

ПДВ у ПРРО

Налаштування податків у ПРРО і визначення ставки для товару — різні речі.

Для кожного ПРРО Торгсофт показує перелік податків, з якими він може працювати. Цей перелік не визначає, за яким податком буде продаватися конкретний товар. Податок товару задається у Товарознавство → Вид товару → Обкладається ПДВ. 

Якщо для ПРРО потрібно додати податок, у формі «Податок» задаються, зокрема:

• найменування;

• літерне позначення;

• відсоток;

• тип податку — ПДВ або акциз.

Літерне позначення задається в налаштуванні самого податку, тому не слід користуватися універсальним правилом на кшталт «А — завжди 20%, Б — 7%». Потрібно перевіряти фактичні налаштування конкретного ПРРО. 

Якщо магазин починає продавати товари з новою для себе ставкою, наприклад 7%, потрібно перевірити обидва рівні: відповідний податок у ПРРО та ставку з кодом у виді товару.

ПДВ у прибутковій накладній

Налаштування ПДВ для продажу і додавання ПДВ до закупівельної ціни — різні операції.

У прибутковій накладній є точний параметр «Додати ПДВ до закупівельної ціни товару».

Якщо постачальник указав закупівельну ціну без ПДВ, перемикач можна ввімкнути. Користувач вводить ціну без ПДВ, а Торгсофт додає податок і отримує закупівельну вартість з ПДВ. Подальша націнка розраховується від отриманої закупівельної вартості. 

Якщо постачальник уже передав ціну з ПДВ, цей перемикач вмикати не потрібно — інакше ПДВ буде додано повторно. 

Для розрахунку використовується значення Налаштування → Параметри → Облік → % ПДВ. Тому перемикач «Додати ПДВ до закупівельної ціни товару» не потрібно сприймати як автоматичний визначник ставки конкретної товарної позиції.

Є також параметр «Округлювати ціну закупівлі у прибутковій накладній». Якщо він увімкнений, для накладних із параметром «Додати ПДВ до закупівельної ціни» ціна постачальника при розрахунку округлюється до копійок. 

Як підготувати Торгсофт до формування податкових накладних

Перед формуванням податкових накладних потрібно перевірити базові умови:

1. У Налаштування → Параметри → Облік → % ПДВ встановити основну ставку — 20%.

2. Якщо для товарів застосовуються різні ставки ПДВ (20%, 14%, 7%), необхідно:

• У Налаштування → Параметри увімкнути параметр «Враховувати ПДВ у виді товару».

• У картках відповідних видів товару зазначити код ставки та відсоток ПДВ (наприклад, для коду 7 — 7%, для коду 14 — 14% тощо).

Податкові накладні доступні в Документ → Облік податкових накладних. На вкладці «Податкова накладна» можна вибрати один або кілька документів.

Для M.E.Doc у Торгсофт передбачено збереження у форматі XML. Для експорту в державному стандарті, зокрема для роботи з Арт-Звіт, використовується окреме налаштування «Експорт податкових накладних в державному стандарті». Для такого експорту в картці підприємства мають бути заповнені необхідні реквізити, зокрема ЄДРПОУ платника та податкова інспекція. 

Якщо товар потребує додаткових реквізитів податкової накладної, їх можна додати до виду товару через Товарознавство → Вид товару → Змінити → Динамічні характеристики товару → Додати параметри за шаблоном → Параметри податкової накладної України. 

До таких параметрів належать, зокрема, ознака імпортованого товару та код послуги згідно з ДКПП. Заповнювати їх потрібно лише тоді, коли вони стосуються конкретного товару або операції.

Якщо ПДВ розраховується не так, як очікували

Перевірте «Враховувати ПДВ у виді товару». Якщо перемикач вимкнений, Торгсофт використовує загальне поле % ПДВ. Саме це налаштування є однією з типових причин запитань про неправильне нарахування ПДВ. 

Перевірте, яке підприємство використовується в документі, та його параметр «Платник ПДВ». Значення «Так», «Ні» та порожнє значення змінюють логіку по-різному. 

Перевірте пару «код ставки + відсоток» у виді товару. Код 7 має відповідати 7%, код 14 — 14%. Також перевірте загальне поле % ПДВ — для основної ставки воно має бути 20%. 

Перевірте режим. Коди 901 і 902 — це нульова ставка. 903 — звільнення від ПДВ. Для коду 903 також потрібен відповідний код податкової пільги. zak.tax.gov.ua

Перевірте також перелік податків конкретного ПРРО, їхній відсоток і літерні позначення. Ставка товару та список доступних податків ПРРО — два окремі рівні налаштування. 

Перевірте, чи не використовувалася кнопка «Записати для всіх». Вона поширює налаштування батьківського виду на підлеглі.

Перевірте «Додати ПДВ до закупівельної ціни товару». Якщо ціна постачальника вже містила ПДВ, повторно додавати його не потрібно. 

Короткий порядок налаштування ПДВ

1. Визначте податковий режим операції: 20%, 7%, 14%, 0% або звільнення від ПДВ.

2. Визначте код ставки: 20, 7, 14, 901, 902 або 903. Для звільненої операції окремо визначте актуальний код податкової пільги.

3. Якщо в асортименті є різні ставки, увімкніть Налаштування → Параметри → Враховувати ПДВ у виді товару. У Облік → % ПДВ залиште основну ставку 20%.

4. У Товарознавство → Вид товару перевірте для кожної потрібної гілки ознаку ПДВ, код ставки, відсоток і, за потреби, причину звільнення.

5. Якщо в одній базі працюють різні ФОП або юридичні особи, перевірте Налаштування → Підприємство → Платник ПДВ для кожного підприємства.

6. Якщо використовується ПРРО, перевірте, чи є в його переліку потрібні податки та чи правильно задані їх відсотки й літерні позначення.

7. Якщо постачальник передає ціну без ПДВ, окремо перевірте параметр «Додати ПДВ до закупівельної ціни товару» в прибутковій накладній.

8. Після налаштування зробіть перевірку на реальному робочому сценарії: сформуйте продаж, перевірте чек і, якщо підприємство працює з податковими накладними, сформуйте податкову накладну для кожної ставки, яку використовує бізнес.