План автоматизації: як організувати облік для різних магазинів

Аналіз потреб

Перш ніж обрати програму для магазину, варто визначитись з першочерговими завданнями, які потрібно вирішити:

• почати продавати з РРО,
• навести лад на складі,
• контролювати дії продавців,
• вести облік клієнтів та їх покупок,
• зробити прозорими та зрозумілими розрахунки з постачальниками тощо.

Якою б не була мета автоматизації, в програмі обліку Торгсофт можна реалізувати будь-який задум.

Щоб зрозуміти, яка програма та базовий набір обладнання вам потрібен для початку обліку, зверніться до співробітників Торгсофт. Спеціалісти з автоматизації нададуть вичерпну консультацію: порадять з чого краще почати, яка версія програми Торгсофт вам підійде найкраще, яке обладнання для каси буде оптимальним для вашого бізнесу, скільки потрібно сканерів, принтерів тощо. 

Вибір програми

Програма обліку повинна мати необхідний функціонал для ведення торгового, фінансового, складського, управлінського обліку, зберігання й оприбуткування товарів, синхронізації з інтернет-магазином, іншими онлайн-майданчиками та інше. Ідеально, коли програма дозволяє вести торгівлю комплексно — щоб користувачу не було потрібно перемикатися між різними програмами, охоплюючи всі напрями діяльності, з інтеграціями сервісів для бізнесу. 

Перенесення даних

Зберіть всі дані з обліків, які ви вели у зошитах, Excel-таблицях, включаючи інформацію про товари, продажі, клієнтів, розрахунки зі співробітниками й постачальниками — для створення єдиної бази даних у програмі обліку. Якщо у вас великий обсяг інформації, частина якої є у таблицях або файлах з інших програм, й ви не знаєте з чого почати, технічна підтримка Торгсофт допоможе покроково перенести дані.

Налаштування програми відповідно до нюансів бізнесу

Додайте у програму:

• види товарів — їх категорії та підкатегорії, середню націнку на вид товару,
• ознаку фіскальності товару — чи є товар фіскальним,
• підприємства та їх реквізити — в Торгсофт можна вести безліч ФОП та юридичних осіб,
• торгові точки та їх назви, якщо їх декілька,
• каси та розрахункові рахунки підприємств, щоб повноцінно вести фінансовий облік,
• постачальників, їх контактні дані та початкові борги якщо такі є,
• посередників та їх відсоток винагороди, якщо ви є дропшип-постачальником,
• додайте клієнтів, щоб робити масові розсилки, створіть діапазон штрихкодів та замовте виготовлення дисконтних карт для збільшення клієнтської бази,
• налаштуєте РРО для потрібних кас,
• встановіть обмеження доступів для працівників — за замовчуванням програма надає лише необхідний мінімум для продавців, дозволи на ті чи інші дії можна додати або прибрати у налаштуванні ролей.

Навчання працівників

Для автоматизації невеликого магазину з однією касою знадобиться 1 день налаштування програми й навчання продавців. 

Навчання можна замовити — все відбувається онлайн, або подивитися безплатний відеокурс для початківців, почати з інструкцій на сайті, подкастів.

У навчання включіть:

• початок обліку: прихід, продаж та повернення товару, 
• відкриття та закриття зміни, 
• додавання клієнтів та інформації про них у картки товарів, 
• внесення інформації про контрагентів та партнерів.

Поступове впровадження 

Успіх автоматизації та впровадження програми обліку, перш за все, залежить від регулярності та методичності. В процесі впровадження обліку важливо, щоб власник магазину або відповідальна та довірена особа була в контексті налаштування та використання програми — таким чином, яка б плинність кадрів не була, ви зможете швидко поставити нового працівника на бізнес-процес без втрати знань та ефективності торгівлі.

Встановіть для себе граничні строки впровадження облікової системи. Це може бути від тижня до місяця, залежно від початкових цілей та розміру бізнесу. Почніть з одного відділу магазину, переведіть його на використання програми та оцініть результати. Далі поширюйте автоматизацію на всі відділи.

Перехід до комп'ютеризованого обліку займе певний час та зусилля, але в довгостроковій перспективі це значно полегшить роботу вашим працівникам, систематизує ведення бізнесу та підвищить прибутковість вашого магазину.