План автоматизації: як організувати облік для різних магазинів

Торгсофт підходить більшості малих і середніх торговельних бізнесів, які продають товари або послуги, ведуть склад, касу, розрахунки з постачальниками, працюють із клієнтами та найманими працівниками. Програму використовують для автоматизації понад 120 видів бізнесу: від невеликого магазину до торговельної мережі, складу, інтернет-магазину, сервісного центру або невеликого виробництва.

Для різних видів торгівлі використовується одна облікова система. Специфіку бізнесу задають структура товарів, характеристики, правила продажу, права працівників, додаткові опції та торговельне обладнання. Тому магазину одягу, продуктовій крамниці, магазину автозапчастин або будматеріалів потрібні різні налаштування Торгсофт, хоча основна логіка обліку залишається спільною.

Перед купівлею програму можна перевірити на реальних товарах і типових операціях у 30-денній демоверсії. Це найточніший спосіб зрозуміти, чи покриває Торгсофт ваші процеси.

Для яких бізнесів підходить Торгсофт

Вид магазину сам по собі мало впливає на вибір програми. Важливо зрозуміти, як у бізнесі рухається товар, як його продають, які характеристики потрібно зберігати та що власник хоче перевіряти.

• Роздрібні магазини. Одяг, взуття, косметика, дитячі товари, канцтовари, книги, зоотовари, побутова хімія, господарські товари, електроніка, автозапчастини, будматеріали та інші товари. Торгсофт веде прихід, продаж, повернення, списання, інвентаризацію, ціни, залишки, касу та розрахунки.
• Продуктові та інші магазини з ваговим товаром. Програма працює з вагами, ваговими штрихкодами, фасуванням і маркуванням товарів. Касир може отримувати вагу без ручного введення, якщо підключено відповідне обладнання та опцію.
• Магазини одягу та взуття. Для товару можна вести моделі, розміри, виробників, сезони та інші характеристики. Продавець бачить наявність потрібного варіанта, а власник аналізує продажі та залишки.
• Товари з серійними номерами та гарантією. Для техніки, інструментів, велосипедів та інших гарантійних товарів можна підключити облік за серійними номерами та гарантійне обслуговування.
• Ювелірні товари, тканини та матеріали з мірою. Додаткові можливості Торгсофт дозволяють вести товар у штуках разом із вагою, довжиною, площею або іншою мірою.
• Будівельні й оздоблювальні матеріали. Для плитки, ламінату, лінолеуму та схожих товарів є розрахунки за метричними характеристиками.
• Гуртова торгівля та склади. Торгсофт веде закупівлі, замовлення постачальникам, гуртові ціни, залишки на складах, внутрішні переміщення, взаєморозрахунки та відвантаження.
• Інтернет-магазини та маркетплейси. Торгсофт може бути основною обліковою базою для офлайн- і онлайн-продажів. Для цього використовують синхронізацію з інтернет-магазином та окремі інтеграції з торговельними майданчиками й службами доставки.
• Сервісні центри та майстерні. Додаткова опція дозволяє вести заявки на ремонт, матеріали, етапи роботи та розрахунки з клієнтом.
• Прокат. Торгсофт може вести товари, які видають клієнтам на певний строк, контролювати повернення, оплату, заставу та резервування.
• Невелике виробництво. Програма підтримує облік матеріалів, технологічних карт, виробництва готової продукції, собівартості та використання сировини.

Чому Торгсофт може працювати з дуже різними товарами

Торгсофт зберігає товар як структуровану картку. Для позиції можна вказати вид товару, назву, артикул, штрихкод, виробника, ціни та потрібні характеристики. Для окремих категорій використовують розмірний ряд, сезон, одиниці виміру, серійні номери та інші параметри.

Тому програмі не потрібно знати, що таке «магазин взуття» як окремий тип системи. Власник описує структуру свого асортименту: модель, виробник, розмір, колір, сезон та інші потрібні ознаки. Після цього Торгсофт працює з цими даними під час приходу, продажу, пошуку, інвентаризації та аналізу залишків.

Той самий принцип працює з іншими товарами. Для кави важливі вага та фасування. Для смартфона може бути важливий серійний номер. Для плитки потрібен розрахунок площі. Для одягу потрібні розміри. Для автозапчастин важливі артикул, виробник і характеристики.

Спеціалізовані галузеві задачі потрібно розглядати окремо. Наприклад, автоматичний підбір автозапчастини за VIN-кодом є окремою задачею каталогізації. Торгсофт у такому бізнесі може вести номенклатуру, залишки, закупівлі, продажі, касу та фінанси, а конкретний сценарій підбору деталей потрібно перевірити до впровадження.

Торгсофт упорядковує бізнес-процеси

Комп’ютерний облік працює, коли працівники однаково оформлюють однакові операції. У магазині має бути визначено, хто приймає товар, хто оформлює прихід, коли позиція з’являється у продажу, хто може змінити ціну, як оформлюють повернення, списання, брак і переміщення.

Торгсофт закріплює цей порядок у документах, ролях і правах доступу. Продаж змінює залишок товару й стан каси. Повернення оформлюється окремою операцією. Переміщення між складами має свій документ. Зміна даних користувачем може фіксуватися в журналах і протоколах.

Якщо до автоматизації продавці працювали за пам’яттю, домовлялися усно, змінювали ціни без єдиного правила або виправляли залишки без документів, під час впровадження виникають суперечності. Програма показує, які операції в бізнесі ще не мають визначеного порядку.

У такій ситуації корисно описати операцію трьома питаннями:

1. Хто виконує дію.
2. Що має змінитися в товарі, грошах або документах.
3. Що після цього повинен побачити та перевірити власник.

Після цього можна визначити, яким документом, налаштуванням або функцією Торгсофт оформлюється операція. Частина ситуацій, які спочатку здаються несумісністю з програмою, виникає через відсутність єдиного правила роботи в самому магазині.

Що Торгсофт дає власнику бізнесу

Продавцю потрібен інструмент для щоденної роботи. Власнику потрібні дані для перевірки бізнесу. Торгсофт зберігає операції в одній базі та дозволяє бачити їх у взаємозв’язку.

• Товари й залишки. Власник бачить, що є на складі, де знаходиться товар, як він рухався та які позиції потрібно поповнити.
• Продажі. Програма зберігає реалізації, повернення, знижки, ціни й дані про проданий товар.
• Гроші. Можна вести каси, витрати, оплати, взаєморозрахунки та банківські операції.
• Постачальники. Торгсофт зберігає приходи, закупівельні ціни, борги та історію розрахунків.
• Працівники. Адміністратор задає ролі та дозволені дії. Керівник може перевіряти операції користувачів.
• Клієнти. Програма зберігає картки клієнтів, історію покупок, знижки та бонуси.
• Інвентаризація. Працівник вводить фактичну кількість товару, а Торгсофт порівнює її з обліковим залишком.
• Аналітика. Керівник аналізує продажі, залишки, оборотність, прибутковість, асортимент та інші показники.
• Онлайн-продажі. За допомогою додаткових інтеграцій можна пов’язати основну базу з інтернет-магазином, маркетплейсами та службами доставки.

Чи підходить Торгсофт для роботи за українськими правилами торгівлі

Торгсофт розробляється для українського торговельного бізнесу. Програма підтримує програмний РРО, роботу з апаратними фіскальними реєстраторами, УКТЗЕД, ПДВ, акцизними товарами та форму обліку товарних запасів.

Фіскальний продаж можна пов’язати зі звичайною операцією реалізації в Торгсофт. Для оплати карткою програма може передавати суму на сумісний банківський термінал. Для паперового чека ПРРО можна використовувати звичайний принтер чеків.

Конкретні вимоги залежать від форми підприємництва, системи оподаткування, асортименту та способу розрахунків. Власник або бухгалтер визначає, які правила застосовуються до конкретного бізнесу, а в Торгсофт налаштовують відповідні підприємства, каси, ПРРО, ставки та реквізити товарів.

З яким торговельним обладнанням працює Торгсофт

Для базового обліку достатньо комп’ютера з Windows. Конкретний набір обладнання залежить від того, які операції потрібно виконувати на касі та складі.

• Сканери штрихкодів зчитують товар під час продажу, приймання та інвентаризації.
• Принтери чеків друкують товарні та паперові чеки ПРРО.
• Принтери етикеток потрібні для товарів без готового штрихкоду або для власного маркування магазину.
• Електронні ваги передають вагу товару на касу або використовуються для фасування та друку вагових етикеток.
• Банківські POS-термінали можна інтегрувати з Торгсофт, щоб програма передавала суму до оплати без повторного введення касиром.
• Фіскальні реєстратори використовують підприємці, які працюють з апаратним РРО.
• Термінали збору даних використовують на складі для інвентаризації, приймання та роботи з великим асортиментом.
• Дисплеї покупця показують клієнту інформацію про поточну покупку.
• Обладнання каси самообслуговування можна використовувати в магазинах, де передбачений самостійний розрахунок покупця.

Для обладнання, яке обмінюється даними з Торгсофт через драйвер або спеціальний протокол, сумісність потрібно перевіряти за конкретною моделлю. Це особливо важливо для ваг, банківських терміналів, фіскальних реєстраторів та спеціалізованих пристроїв.

Яка конфігурація Торгсофт потрібна для вашого масштабу

Версію програми визначають за кількістю торгових точок, робочих місць, способом доступу до бази та потрібними функціями. Вид товару тут має другорядне значення.

Підсумкова вартість автоматизації залежить від версії Торгсофт, кількості робочих місць, додаткових опцій, обладнання та обсягу робіт із налаштування. Тому універсальна сума для «малого», «середнього» або «великого» магазину дає неточне уявлення про бюджет.

Що перевірити перед купівлею програми

Щоб визначити сумісність Торгсофт із вашим бізнесом, достатньо описати реальну роботу магазину.

1. Які товари ви продаєте. Визначте характеристики, за якими працівники шукають, приймають і продають товар.
2. Скільки у вас магазинів, складів і кас. Від цього залежить версія та спосіб роботи з базою.
3. Хто працює з обліком. Продавцю, товарознавцю, адміністратору та власнику потрібні різні права.
4. Як ви продаєте. Врахуйте роздріб, гурт, сайт, маркетплейси, доставку, передоплату та інші канали.
5. Як ви фіскалізуєте продажі. Перевірте ПРРО, фіскальний реєстратор і банківський термінал.
6. Яке обладнання вже є. Запишіть точні моделі ваг, принтерів, терміналів та іншого обладнання для перевірки сумісності.
7. Які операції у вас нестандартні. Наприклад, серійні номери, прокат, виробництво, метраж, ремонт, комісійний товар або спеціалізований галузевий підбір.

Коли сумісність потрібно перевірити окремо

Торгсофт є тиражною системою обліку. Компанія розвиває спільне ядро програми та додає функції, які потрібні широкому колу підприємців. Тому перед купівлею варто окремо перевірити сценарій, якщо бізнес залежить від вузької спеціалізованої функції.

До таких ситуацій належать галузеві каталоги підбору товару, спеціальне обладнання з власним протоколом, нестандартний алгоритм розрахунку або процес, якого немає серед функцій і додаткових опцій Торгсофт.

Це можна з’ясувати до придбання ліцензії. Для перевірки достатньо відтворити типовий робочий день у демоверсії: прийняти кілька реальних товарів, провести продаж, повернення, оплату, інвентаризацію та сформувати потрібний власнику звіт.

Як перейти на Торгсофт

Впровадження починається з підготовки даних і правил роботи. Чим точніше магазин визначить початкові залишки та порядок операцій, тим швидше працівники перейдуть на системний облік.

1. Визначте структуру бізнесу. Магазини, склади, підприємства, каси, користувачі та їхні ролі.
2. Підготуйте товарний довідник. Категорії, назви, артикули, штрихкоди, характеристики, ціни та постачальники.
3. Проведіть інвентаризацію. Початковий залишок у програмі має відповідати фактичному товару.
4. Перенесіть потрібні дані. Частину інформації можна імпортувати з таблиць або попередньої системи обліку.
5. Підключіть обладнання. Перевірте сканери, принтери, ваги, ПРРО, банківський термінал та інші пристрої.
6. Налаштуйте права працівників. Кожна роль отримує доступ лише до потрібних операцій.
7. Проведіть тестові операції. Прихід, продаж, повернення, оплату, інвентаризацію та закриття робочого дня.
8. Почніть вести всі операції в системі. Власник у перші дні регулярно перевіряє залишки, касу, повернення, знижки та дії працівників.