Callback
  • От места на рынке к магазину

  • -

  • От магазина к торговой сети

  • -

  • От торговли к производству

15 ошибок учёта, которые приводят к потерям

Анна Приходько
Анна Приходько

Заместитель начальника отдела программирования

Все, кто продаёт программное обеспечение для бизнеса, обещают своему клиенту решение его проблем, рост прибыли, сокращение расходов, оптимизацию процессов и прочие выгоды.

Но может ли программа решить все проблемы бизнеса?

Если смотреть на определение «автоматизации бизнеса» — то это хранение и обработка бизнес-процессов компании. Человек – неотъемлемая часть автоматизации, поскольку он вводит в систему данные, управляет и вносит изменения.

Ошибки учетной политики, непродуманные бизнес-процессы, неверное распределение обязанностей и должностных инструкций, которые вводятся в систему учета, приводят к серьезным финансовым потерям для магазина.
Нередки случаи, когда владелец бизнеса, приобретая программу учета, отдает всё управление на откуп системе. Хотя Торгсофт, как и любое программное обеспечение — это инструмент, который помогает владельцу управлять магазином, снимает с него часть рутинных задач и эффективно распределяет затраты времени и ресурсов.

Торгсофт с помощью гибкой системы настроек разрешает или запрещает действия, предупреждает, подсказывает, фиксирует, но, к сожалению, не умеет автоматически исправлять ошибки и «ловить за руку» на махинациях.
За годы работы мы собрали перечень ошибок, которые совершают предприниматели, устанавливая систему учета.

Ошибка №1: доступ сотрудников ко всем функциям программы

Полный доступ без ограничений должен быть только у владельца.
Ограничения – это сохранность данных от несанкционированных действий и контроль сотрудников в программе.
Владелец может сохранять и загружать базу данных, получить прямой доступ к базе, возвращать товары без ограничений, удалять статистики, видеть анализ результатов торговли и финансовые документы. Эти функции нельзя раздавать всем, а их использование должно быть жестко регламентировано.
Если все-таки нужно дать широкие полномочия сотруднику или совладельцу, то правильным решением будет создать учетную запись и открыть вручную доступ к нужным пунктам меню и действиям.

Где настроить: Настройки → Настройка ролей.
После создания роли, её надо присвоить сотруднику в меню Настройки → Пользователи → Изменить → выбрать Роль из выпадающего списка.
Не используйте параметр «Без ролевых ограничений» для сотрудников.

Ошибка №2: пароль по умолчанию или простой пароль

После установки программы поменяйте стандартный пароль. Периодически меняйте пароль, если есть подозрение, что кто-то может его знать.
Стоит отметить, что пароль для каждой программы, сервиса, учетной записи должен быть уникальным – не используйте один и тот же пароль для всех ресурсов.

Где настроить: Настройки → Пользователь → Изменить → Изменить пароль.

Ошибка №3: одна учётная запись для всех сотрудников

У каждого сотрудника должна быть личная учетная запись.
Это необходимо, чтобы Торгсофт, а впоследствии и владелец бизнеса, четко знали, кто какие действия совершает в программе.
Если все работают под одной учетной записью – входят в программу под одним логином и паролем, то разобраться кто и когда совершил ошибку или неправомерные действия будет невозможно, поскольку в протоколе действий и в документах всегда будет один и тот же пользователь.

Где настроить: Настройки → Пользователи → Добавить – это действие создает нового пользователя.
Настройки → Сотрудник → Добавить сотрудника и присвоить ему в карточке Регистрационное имя для входа в программу – это действие связывает сотрудника с пользователем.

Ошибка №4: сотруднику разрешено больше, чем нужно

Ролевые ограничения должны соответствовать должностным инструкциям. Для каждого сотрудника открывайте только те действия, которые он регулярно выполняет в рамках своих должностных обязанностей. Открывать функций программы «на всякий случай» – опасно, поскольку это даёт сотруднику постоянный доступ к информации, которая ему будет лишней.

Где настроить: Настройки → Настройка ролей → Ресурсы

Ошибка №5: постоянный доступ для разового действия

Открывайте новые функций по мере необходимости, то есть только в том случае, если сотрудник работает с режимом в Торгсофт не первый раз и в дальнейшем ему предстоит регулярно работать с этим режимом в программе учёта.

Где настроить: Настройки → Настройка ролей → Ресурсы

Ошибка №6: игнорирование уведомлений программы

Читайте предупреждения программы учёта. В ходе работы Торгсофт может сообщать о нюансах или ошибках. Если сотрудник увидел сообщение от программы и смысл сообщения не понял, то должен сразу сообщить об этом владельцу бизнеса или, если необходимо, технической поддержке Торгсофт.

Например, если игнорировать предупреждения системы о проблемах передачи данных в фискальный регистратор или программный РРО, это может привести к штрафным санкциям со стороны фискальной службы.

Ошибка №7: выборочный учёт

Информация в программе — это реальное документирование происходящего в бизнесе.

Все действия должны быть отражены в программе. Если деньги при инкассации передаются между несколькими сотрудниками, то в программе это должно быть учтено.
Фиксация каждого действия позволит восстановить картину событий даже спустя несколько месяцев или лет, поможет выявить ошибки, неточности и махинации.

Другая крайность — неполная информация. Если изначально не уделить внимание правильно заполненной карточке товара, то это скажется на масштабировании бизнеса – будет сложно быстро выгрузить товары в интернет-магазин. Правильное составление дерева видов товара — это база товаро-учетной системы, на которой строится не только правильный анализ результатов торговли, но и корректная структура отображения товаров в интернет-магазине.

Ошибка №8: отрыв от реальности

Владелец бизнеса должен знать и разбираться во всех бизнес-процессах компании. В таком случае он может оценить качество работы персонала, эффективность и результативность действий.
Если количество реализаций снизилось, то возможно потому что новый менеджер не перезванивает клиентам по заказам? Или может потому что продавец не соблюдает условия системы лояльности и не раздаёт покупателям дисконтные карты? А может продавец просто раньше закрывает магазин? Тогда стоит проконтролировать приход и уход сотрудников на работу.

Если вы установили правила и четкий порядок их выполнения, то сможете проконтролировать результаты в Торгсофт.

Ошибка №9: «программой занимается мой администратор»

Торгсофт – программа интуитивно понятная. Суть работы с системой учёта в том, что пользователь вводит исходные данные – продажи, возвраты, списания, брак, результаты переучёта, а программа интерпретирует эти данные и даёт готовую информацию для управленческих решений.

Владельцу бизнеса важно знать принципы работы программы, иметь представление о том, для чего сотрудники совершают те или иные действия, понимать общую структуру бизнес-процессов каждой должности, чтобы ориентироваться в правильности действий сотрудников в программе и отследить ошибки или неправомерные действия.

Не стоит администратору или старшему продавцу отдавать на откуп управление бизнесом.

Ошибка №10: много лишних действий

Каждый бизнес-процесс в магазине должен быть продуман и упрощен. Выполнение лишних действий приводит к ошибкам и нерациональному использованию времени.
Распространенные ошибки:

отсутствие маркировки товара,
создание отдельного вида товара для каждого товара,
добавление клиента в реализацию с помощью копирования штрихкода из меню Маркетинг → Клиенты, когда у клиента есть дисконтная карта,
избыточный бумажный документооборот: печать и подшивание расходных накладных, хотя накладные сохраняются в программе.

Ошибка №11: открытые периоды

Закрывайте доступ к прошлым периодам. Информация о результатах торговли в прошлых месяцах должна быть защищена от намеренного или случайного изменения. Каждый документ движения товара после проверки надо закрыть, после окончания календарного периода заблокируйте изменение информации.

Где настроить: Анализ → Период → Изменение состояния → Закрыть период

Ошибка №12: отсутствие контроля

Взаимный контроль и проверка на всех этапах.

Сотрудникам стоит перепроверять друг друга. Если накладную на передачу создает один сотрудник, то принимающий должен проверить и подтвердить правильность введенных данных.
Если в бизнес-процессе участвуют несколько сотрудников, то каждый – ответственный за достоверность информации в программе.

Владельцу бизнеса стоит запланировать контрольные точки – анализ результатов торговли, проведенных акций, взаиморасчеты с поставщиками — кто, что и кому должен, проверка наценки на товар, документы удаления товаров из реализации, инкассацию.

Ошибка №13: делать вручную то, что можно автоматизировать

Максимальная автоматизация и минимум решений на усмотрение сотрудника. Человеческий фактор всегда будет основным источник проблем и ошибок в учёте. Если есть возможность переложить принятие решений на программу учёта, то это стоит сделать.

Например, товар или клиент система определяет по штрихкоду, поэтому не стоит разрешать продавцу использовать ручной поиск по названию без необходимости.

Ошибка №14: учёт беспорядка

Хаос невозможно автоматизировать. Если в бизнес-процессах в магазине отсутствует логика, структура и порядок, то программа учёта не поможет их решить только своим наличием.
Несвоевременное внесение документов, изменение информации задним числом без необходимости, корректировка данных без причин усугубят беспорядок. Действуйте от обратного: вносите документы в момент их появления, запретите редактирование и изменение данных задним числом.

Проводите регулярные инвентаризации и не «подгоняйте» ее результаты. Иначе смысла в учёте нет и программа станет аккумулятором накопившихся проблем.

Ошибка №15: изобретение решений, которые уже реализованы

Каждая настройка в Торгсофт — опыт, результат решения проблем и сложных ситуаций тысяч предпринимателей.
Использовать или не использовать ограничения — право владельца бизнеса. Но стоит понимать, что ограничения созданы не для усложнения жизни предпринимателя, а для предотвращения проблем.

Автоматизация — это инструмент повышения производительности, улучшения качества услуг и продукции, эффективности процессов управления бизнесом.
Автоматизация торговли требует комплексного и системного подхода для контроля бизнес-процессов в магазине.

Google News Google Podcast Apple Podcast Twitter YouTube Facebook Instagram SounCloud