Протокол нумерації товарів: артикул, штрихкод, серійний номер — хто відповідає і як контролювати

У Торгсофт реалізовано чіткий протокол нумерації та ідентифікації товарів, який дозволяє автоматизувати облік, уникнути пересортиці та контролювати дії персоналу.

Система базується на трьох основних ідентифікаторах: Артикул, Штрихкод та Серійний номер. Нижче наведено детальний опис того, як це працює, хто за це відповідає та як це контролювати.

1. Артикул (SKU) — Внутрішній або каталожний код

Артикул використовується для ідентифікації моделі товару. Це може бути код виробника або внутрішній код магазину.

• Логіка формування:

• Торгсофт дозволяє автоматично формувати артикул для нових товарів.

• Артикул може складатися з кодів Виду товару та Виробника. Наприклад, якщо код виду "Джинси" — "D", а виробника "Levis" — "L", артикул може починатися з "DL".

• Довжину та правила генерації артикулу можна налаштувати в меню Налаштування — Параметри — вкладка Товар.

• Контроль унікальності:

• У налаштуваннях можна встановити режим перевірки унікальності артикулу: "Не перевіряти", "Попереджати про повтори" або "Забороняти повтори". Останній варіант є найкращим для суворого обліку.

2. Штрихкод (Barcode) — Ідентифікатор для сканування

Це основний інструмент для швидкого продажу та інвентаризації. У системі існує пріоритетність штрихкодів.

• Штрихкод виробника. Якщо товар має заводський штрихкод (EAN-13), його сканують при приході, і система використовує його як основний.

• Внутрішній штрихкод. Якщо заводського штрихкоду немає або він не читається, Торгсофт генерує власний унікальний штрихкод (стандарт EAN-13).

• Внутрішні штрихкоди зазвичай починаються з префікса 29 (налаштовується в параметрах).

• Для вагового товару використовується префікс 25 (або 21), а структура коду містить вагу товару.

• Контроль дублікатів:

• У налаштуваннях Виду товару можна задати поведінку при виявленні однакового штрихкоду: "Заборонити", "Дозволити" (для колірних варіацій однієї моделі) або "Запитати".

• Для товарів, що мають однакові штрихкоди від виробника (наприклад, різні розміри одягу з одним ШК), Торгсофт може генерувати унікальні внутрішні штрихкоди для кожного розміру.

3. Серійний номер — Унікальний ID одиниці товару

Використовується для електроніки, побутової техніки та інших товарів, що потребують гарантійного обслуговування.

• Режими обліку:

• Вмикається додатковою опцією "Облік гарантійного товару за серійними номерами".

• Можна налаштувати "Суворий гарантійний облік". У цьому режимі програма не просто просить ввести серійний номер, а жорстко контролює його коректність і рух.

• Процес. При продажу такого товару система вимагає відсканувати або ввести серійний номер конкретного екземпляра, який списується з балансу.

Хто відповідає і як контролювати?

Відповідальність розподіляється між ролями в системі (Власник, Товарознавець, Продавець), права яких налаштовуються в меню Налаштування — Користувачі.

1. Власник / Адміністратор (Стратегічний контроль)

• Відповідальність. Визначення політики нумерації (чи генерувати власні артикули, чи дозволяти дублікати штрихкодів, чи використовувати суворий облік серійних номерів).

• Інструменти контролю:

• Журнал дій користувачів. Дозволяє бачити, хто і коли змінив картку товару, штрихкод або ціну.

• Діагностика помилок. Режим Товарознавство — Діагностика помилок дозволяє виявити товари з однаковими штрихкодами, але різними назвами, і об'єднати їх або виправити.

• Заборона змін. Можна заборонити продавцям редагувати види товару або картки товару, щоб уникнути хаосу в номенклатурі.

2. Товарознавець / Комірник (Операційний контроль)

• Відповідальність. Правильне оприбуткування товару. При приході товару необхідно стежити, щоб:

• Товар зі штрихкодом виробника був відсканований (система знайде його або створить нову картку).

• Товар без штрихкоду отримав згенерований системою код та наклеєну етикетку.

• Для гарантійного товару були внесені серійні номери.

• Інструменти:

• Друк етикеток. При приході можна налаштувати автоматичний друк етикеток тільки для нових товарів або тих, що не мають заводського штрихкоду.

• Перевірка накладної. Функція контролю прихідної накладної дозволяє перевірити відповідність фактично отриманого товару введеному в систему.

3. Продавець (Виконання)

• Відповідальність. Сканування  штрих-коду товару при продажу.

• Контроль. Якщо налаштований "Суворий гарантійний облік" або "Заборона продажу в мінус", система технічно не дозволить продавцю помилитися (продати неіснуючий серійний номер або товар, якого немає на балансі).

Рекомендація щодо впровадження

Для максимального контролю рекомендується:

1. Увімкнути налаштування "Перевіряти та забороняти повтори артикулів".

2. Використовувати унікальні префікси для внутрішніх штрихкодів (за замовчуванням '29').

3. Для дорогої техніки увімкнути "Вести суворий гарантійний облік".

4. Регулярно проводити Інвентаризацію за допомогою сканера або терміналу збору даних, щоб вирівнювати фактичні залишки з обліковими.