Комплектація та розукомплектація товару: продаж наборів

У програмі «Торгсофт» функціонал комплектації та розукомплектації дозволяє вести облік складних товарів, які складаються з декількох частин (наприклад, комп'ютер, подарунковий набір), або товарів, що мають різні одиниці виміру при продажу (наприклад, упаковка підгузків, яку можна продавати поштучно).

Нижче наведено детальне пояснення принципів роботи з комплектами на основі ваших запитів.

1. Принципи створення комплектів товару

У Торгсофт існує кілька підходів до створення комплектів, залежно від мети:

1. Створення комплекту з існуючого товару (фасовка/дробіння)

Фасовка товару дозволяє вести один облік для упаковки й поштучного продажу без ручних перерахунків. Система знає, скільки одиниць у кожній упаковці, і автоматично коригує залишки при будь-якому продажі. Це прибирає пересорт, помилки продавців і розбіжності між складом та касою. Власник бачить реальні залишки і розуміє, скільки товару фактично доступно для продажу.

2. Створення нового набору з різних товарів

Створення набору з різних товарів дозволяє продавати їх як одну позицію і при цьому зберігати коректний складський облік. При продажу набору система автоматично списує всі складові зі складу у потрібній кількості. Власник бачить реальне зменшення залишків по кожному товару, а не «віртуальний» продаж комплекту без контролю складу.

Це зручно для акцій, готових рішень і стандартних комплектів. Не потрібно щоразу додавати кілька позицій у чек вручну й слідкувати, щоб нічого не забули. Менше помилок на касі, швидша робота продавця і зрозумілий облік для бухгалтера та власника.

3. Комплекти з серійними номерами 

Комплекти з серійними номерами потрібні там, де важливо зберегти гарантійний облік кожної складової, але продавати зручно одним виробом. Програма дозволяє продавати комплект як єдине рішення, при цьому фіксуючи конкретні серійні номери кожного компонента. Це дає контроль гарантій, повернень і сервісу без ведення окремих списків чи ручних записів.

Для власника це означає чітке розуміння, який саме компонент з яким серійним номером був проданий конкретному клієнту. У разі поломки, повернення або гарантійного звернення не виникає суперечок і пошуку «по пам’яті» — вся інформація вже зафіксована в системі.

2. Формування ціни на комплект

Ціноутворення комплекту може відбуватися кількома способами:

• Ручне встановлення. При створенні комплекту (в момент самої операції комплектації) ви можете вручну вказати роздрібну ціну за весь набір. Також можна вказати знижку на комплект.

• Автоматичний розрахунок:

• При створенні через картку товару (варіант 1) ви задаєте ціну за одиницю складової частини, а ціна комплекту залишається такою, як була при оприбуткуванні.

• Для комплектів із серійними номерами є функція «Перерахувати ціну комплекту», яка підсумовує роздрібні ціни складових частин.

• Собівартість. При комплектації створюється прибуткова накладна. Собівартість комплекту формується при перерахунку собівартості. Рекомендований метод розрахунку собівартості для коректної роботи з комплектами — «За партіями поставки з урахуванням внутрішніх передач».

3. Переваги комплектації товарів

• Гнучкість продажів. Можливість продавати товар як упаковками, так і поштучно без пересорту (система автоматично розуміє зв'язок між пачкою і штукою).

• Маркетинг та підвищення середнього чека. Створення подарункових наборів або акційних комплектів (наприклад, «1+1=3» або набори супутніх товарів) стимулює продажі залежалого товару або збільшує обсяг покупки.

• Облік виробництва/збірки. Дозволяє списувати компоненти (матеріали) зі складу та ставити на прихід готовий виріб (наприклад, збірка комп'ютерів або виготовлення меблів).

• Зручність для покупця. Клієнт може купити готове рішення (наприклад, «Комплект для першокласника»), не витрачаючи час на підбір товарів окремо.

4. Комплектація та розукомплектація товару в магазині

Ці процеси регулюються через меню Документ – Комплектація.

4.1. Розукомплектація товару

Це процес розбору зібраного комплекту назад на складові частини.

• Ручна розукомплектація. Виконується через меню Документ – Комплектація – Перелік комплектацій (або Опис комплекту). Можна вибрати комплект і натиснути «Розукомплектувати». Товар-комплект списується, а його складові повертаються на залишок.

• Автоматична (динамічна) розукомплектація при продажу. Якщо в налаштуваннях комплекту активовано перемикач «Дозволена розукомплектація» та «Показувати форму розукомплектації при реалізації», то при додаванні комплекту в чек продавець побачить вікно «Продаж складеного товару». Там можна вибрати: продати весь комплект або розкрити його і продати частину (наприклад, одну ампулу з упаковки).

Розукомплектація потрібна, коли комплект уже створений, але бізнесу вигідніше продати або використати його частинами. Система дозволяє коректно повернути складові на склад і зберегти точні залишки без ручних списань. Це важливо для контролю товару, особливо якщо комплекти розбирають через зміну попиту, повернення або помилки в плануванні.

Автоматична розукомплектація при продажу знімає навантаження з продавця. Він не вирішує «як правильно списати», а просто обирає варіант у чеку: продати комплект повністю або частину. Облік при цьому залишається правильним, без продажів «в мінус» і без плутанини на складі.

4.2. Формування комплектів

Це процес перетворення компонентів у готовий виріб.

• Відбувається через Документ – Комплектація.

• На вкладці Опис комплекту створюється картка нового товару (наприклад, «Набір Весняний»).

• Вказуються складові частини зі складу.

• Натискається кнопка «Комплектувати», вказується кількість наборів, які треба зібрати. Система списує компоненти і ставить на прихід готові набори.

4.3.1. Шаблони комплектів

Шаблони комплектів потрібні для швидкого і однакового продажу типових наборів без ручного набору позицій. Продавець не думає, що входить у комплект, і не забуває окремі товари. Кожен продаж проходить за однаковою логікою, а складський облік залишається точним по кожній позиції.

• Налаштовуються в Документ – Комплектація – Шаблон комплекту.

• У Реалізації можна натиснути кнопку «Вибрати шаблон», і всі товари, що входять до шаблону, автоматично додадуться в чек окремими рядками. Це зручно для швидкого продажу набору товарів без попередньої фізичної збірки.

Для власника це означає контроль і економію часу. Менше помилок на касі, швидше обслуговування клієнтів і зрозумілий облік навіть тоді, коли комплект фізично не зібраний наперед.

4.3.2. Створення комплектів для акцій та розпродажів

Комплекти для акцій і розпродажів дають змогу продавати пов’язані товари разом і при цьому зберігати точний складський облік кожної позиції. Програма автоматично списує всі складові набору, тому після акції не виникає розбіжностей у залишках і не потрібні ручні коригування. Це особливо важливо, коли акції запускають швидко і продають великими обсягами.

1. Створюєте новий товар «Набір для роботи з ноутбуком».

2. Додаєте до його складу відповідні товари.

3. Натискаєте «Комплектувати».

4. Встановлюєте на цей набір спеціальну привабливу ціну (нижчу, ніж сума компонентів окремо). Таким чином, ви стимулюєте покупця придбати весь набір.

Для власника це спосіб керувати залишками й оборотом без хаосу. Ви чітко бачите, які товари пішли разом, як змінились залишки на складі та який результат дала акція — без додаткових таблиць і перевірок після продажів.

4.3.3. Етапи створення комплектів

Чіткий процес створення комплектів дозволяє контролювати склад ще до продажу. Ви заздалегідь бачите, чи вистачає компонентів, і не створюєте комплект «на папері», якщо товару реально немає. Після комплектації система списує складові і ставить на прихід готовий комплект, тому залишки завжди відповідають факту, без ручних правок.

Процес виглядає так:

1. Створення картки. У меню Документ – Комплектація створити нову картку товару для майбутнього комплекту (вказати назву, артикул, ціну).

2. Наповнення. Додати до складу цього комплекту товари, які вже є на залишках, вказавши їх кількість в одному комплекті.

3. Збірка (Комплектація). Натиснути кнопку «Комплектувати», вказати кількість комплектів, які ви хочете створити. Програма перевірить наявність компонентів на складі.

4. Результат. Компоненти спишуться, на складі з'явиться готовий комплект.

Для власника це прогнозованість і порядок. Ви розумієте, скільки комплектів реально можна зібрати, скільки товару залишилось у компонентах, і не стикаєтесь із ситуаціями, коли продають те, чого фізично вже немає на складі.

4.3.4. Комплекти з автоматичною збіркою

Автоматична збірка комплектів дозволяє не тримати готові набори на складі і не «заморожувати» в них товар. Комплект фактично збирається лише в момент продажу, якщо є всі компоненти. Облік при цьому залишається коректним: система автоматично списує складові і створює комплект без участі продавця.

• У картці товару (вкладка Комплектація) активується налаштування «Збирати комплект перед продажем, якщо його недостатньо на складі».

• Як це працює. Якщо покупець хоче купити комплект, а його фізично немає (кількість 0), але є всі компоненти, програма при додаванні в реалізацію автоматично виконає операцію комплектації "на льоту" (автокомплектація працює лише для тих товарів, які позначені в системі як «Складові»).

• Важливо Це працює коректно, якщо налаштування «Забороняти продаж в мінус» не блокує операцію через відсутність компонентів.

Для власника це менше складу, менше ризику залежалих наборів і чіткий контроль залишків. Ви продаєте готове рішення клієнту, але зберігаєте товар у компонентах, поки на нього немає реального попиту.

4.3.5. Комплекти з серійними номерами

Такий тип комплектів потрібен для коректного гарантійного обліку техніки. Ви продаєте комплект як одне рішення, але фіксуєте конкретні серійні номери кожної складової. Це дає точне списання зі складу, правильне оформлення гарантії і можливість швидко знайти потрібну деталь у разі звернення клієнта.

• Створення. Створюється картка товару, в якій НЕ ведеться суворий гарантійний облік. Цей товар наповнюється компонентами з серійними номерами через вкладку «Комплект з серійними номерами».

• При продажу. У реалізації такий комплект відображається специфічно. Відбувається "віртуальна" розукомплектація: у чеку з'являються складові частини, і продавець повинен вибрати конкретні серійні номери для кожної частини, що продається. Сам рядок з назвою комплекту залишається в чеку з нульовою ціною або як групуючий елемент.

• Це дозволяє правильно списати конкретні серійні номери та роздрукувати гарантійний талон на складові.

Для власника це контроль і захист від помилок. Немає ситуацій, коли в гарантії «не той серійник» або неможливо довести, яка саме деталь була продана. Уся інформація зберігається в системі, без окремих журналів і ручних записів.

Функціонал комплектів у Торгсофт потрібен для коректного обліку товарів, які продаються не в тій формі, в якій надходять на склад. Він покриває фасовку, продаж наборів, акційні комплекти, автоматичну збірку при продажу та роботу з серійними номерами. У всіх цих сценаріях система точно списує складові, контролює залишки і фіксує факт продажу без ручних операцій.

Для власника бізнесу це означає просту річ: облік відповідає реальності. Ви бачите, з чого складається кожен продаж, які товари реально є на складі і які компоненти вже використані. Це зменшує помилки персоналу, спрощує інвентаризацію, дає коректні дані для рішень і дозволяє працювати з комплектними товарами без окремих схем та додаткового контролю.