Як правильно вести номенклатуру: види товарів, шаблони назв та контроль дублів

Для власника бізнесу хаос у номенклатурі — це не просто «некрасивий список», це прямі фінансові втрати через пересорт, неможливість коректної аналітики та крадіжки. Щоб команда працювала однаково, не достатньо просто «домовитися» — потрібно зафіксувати правила на рівні налаштувань програми Торгсофт.

Ось покроковий алгоритм, як перетворити номенклатуру на жорсткий стандарт, використовуючи інструменти системи.

1. Фундамент: єдине дерево видів товару

Структура — це скелет вашого обліку. Якщо один менеджер заводить «Штани», а інший — «Джинси», ви ніколи не зведете звітність.

• Правило. Створіть ієрархію від загального до конкретного в меню Товарознавство — Вид товару.

• Рівень 1 (Група). Одяг, Взуття, Аксесуари.

• Рівень 2 (Підгрупа). Чоловічий, Жіночий.

• Рівень 3 (Конкретний вид). Джинси, Футболки, Сукні.

Назва виду товару (найнижчого рівня) автоматично стає частиною назви самого товару в чеку та на етикетці. Тому назви мають бути лаконічними і зрозумілими.

2. Автоматизація: формула назви товару

Люди помиляються або лінуються писати повні назви. Торгсофт дозволяє забрати цю функцію у людини та довірити алгоритму.

• Як налаштувати. В меню Налаштування — Параметри — Товар — Найменування.

• Формула. Ви самі обираєте, з яких "цеглинок" складатиметься назва.

• Рекомендований стандарт. Вид товару + Виробник (Бренд) + Колекція + Артикул + Характеристики (Розмір/Колір).

Як би менеджер не хотів назвати товар «Класні сині джинси», програма автоматично збереже його як «Джинси Levi's 501 Blue 32/34», якщо ви так налаштували формулу.

3. Динамічні характеристики: порядок у деталях

Щоб не писати все підряд у поле "Опис" (де потім неможливо нічого знайти), використовуйте динамічні характеристики.

• Що це. Додаткові поля, специфічні для конкретного виду товару (наприклад, для взуття — «Матеріал підошви», для техніки — «Діагональ екрана»).

• Як працює. Ви створюєте ці поля в налаштуваннях виду товару і робите їх обов'язковими для заповнення («Необхідний»). Менеджер фізично не зможе зберегти картку товару, доки не заповнить ці параметри. Це гарантує повноту даних для інтернет-магазину та фільтрів.

4. Штрих-коди та артикули: унікальність понад усе

Дублікати артикулів — головна причина плутанини на складі.

• Унікальність артикулів. Увімкніть налаштування Перевіряти і забороняти повтори артикулів у параметрах товару. Це не дозволить створити дві різні картки з однаковим заводським артикулом.

• Штрих-коди:

• Якщо є заводський — скануємо його.

• Якщо немає — програма генерує внутрішній унікальний штрих-код (починається зазвичай з 29...).

• Важливо. Заборонити дублювання штрих-кодів у налаштуваннях виду товару, щоб уникнути ситуацій, коли різні товари "дзвоняться" однаково на касі.

5. Захист від «творчості» персоналу (Ролі та Доступ)

Навіть ідеальні правила не спрацюють, якщо у кожного є права їх змінювати.

• Обмеження прав. Через меню Налаштування — Параметри — Доступ або налаштування ролей.

• Забороніть продавцям редагувати довідник «Вид товару» (щоб не створювали дублікатів категорій).

• Встановіть галочку «Фіксована назва товару» для критично важливих позицій. Це заблокує зміну назви навіть при імпорті накладних, захищаючи вашу номенклатуру від перезапису.

6. Імпорт як джерело порядку (або хаосу)

При завантаженні накладних від постачальників (Excel) часто виникає "сміття" в базі.

• Правило. Використовуйте налаштування імпорту з розумом.

• Якщо товар вже є в базі, налаштуйте ідентифікацію за Артикулом або Штрих-кодом.

• Вимкніть оновлення назви (галочка «Оновлювати параметри товару»), якщо ви хочете зберегти ваші внутрішні стандарти назв, а не назви постачальника.

• Контроль дублів. Якщо після імпорту або створення ви бачите біля назви товару «зірочку» (*) — це сигнал тривоги. Це означає, що система створила дублікат (співпадіння назв при різних артикулах/штрих-кодах або навпаки). Такі позиції треба негайно об'єднувати через Діагностику помилок або Повний перелік товарів.

7. Інструмент контролю: повний перелік товарів та послуг

Це головний режим для власника або товарознавця (Товарознавство — Повний перелік товарів та послуг).

• Тут ви бачите всю номенклатуру, навіть ту, якої зараз немає на залишку (0 шт.).

• Тут можна масово редагувати картки, об'єднувати дублі, друкувати етикетки для перемаркування та виводити з дії старі товари, щоб вони не засмічували пошук.

Резюме для власника:

1. Один раз налаштуйте дерево видів та формулу назви.

2. Зробіть ключові характеристики обов'язковими.

3. Забороніть лінійному персоналу змінювати довідники через права доступу.

4. Регулярно переглядайте Повний перелік на предмет дублів та товарів із «зірочками».