Учет проката товаров

Первым делом необходимо произвести Настройку проката, а именно - в какой момент будет предложено клиенту оплатить прокат: При создании проката или В момент начала проката, а также есть возможность установить переключатель Уменьшать сумму залога на стоимость проката.

После ее активации требуется зайти в пункт главного меню Документ - Торговля с выпиской счета - вкладка Прокат. По нажатию на кнопку Добавить  в верхней части окна Прокат откроется окно Прокат, в котором требуется ввести указанные ниже данные.

Поля, обязательные для заполнения:

• Номер проката - подставляется автоматически, если требуется можно изменить
• Вид проката: посуточный или почасовой
• Срок - подставляется автоматически, исходя из даты начала и окончания
• Дата начала - выбрать дату и время
• Дата окончания - выбрать дату и время
• Клиент - выбрать клиента из списка, нажав на кнопку Справочник, или добавить нового клиента нажатием на кнопку Добавить
• Сотрудник - выбрать из выпадающего списка сотрудника, который будет отвечать за создание проката.

Поля, не обязательные для заполнения:

• Серия паспорта
• Номер паспорта
• Дата выдачи паспорта
• Кем выдан паспорт
• Адрес прописки
• Комментарий.

После заполнения всех необходимых полей нажимаем кнопку Записать. После этого требуется добавить товар к прокату, окно которого находится в нижней его части. По нажатию на Справочник проката  откроется окно, в котором необходимо выбрать товар и нажать кнопку Добавить . После этого появится окно Справочник проката (Рис. 1), в котором требуется указать Цену за сутки, Цену за час и Сумму залога, затем нажать на кнопку Записать. После проделанных операций в соответствующих столбцах будут отображаться введённые данные.

Рис. 1

ВАЖНО! Если товару назначена Сумма залога, то при осуществлении проката программа запросит её и не разрешит осуществлять прокат без залога. В случае, если товару не назначена Сумма залога - программа запросит Сумму проката для осуществления проката. Прокат может быть оплачен при сдаче товара в прокат либо при завершении проката.

После того, как ввели данные для требуемого товара в Справочнике проката, можно закрыть это окно и Добавить товар в прокат нажатием на соответствующую кнопку . Откроется Справочник проката, в котором отображается только тот товар, который не планируется к прокату в заданный период и не находится в прокате. Выбираете требуемый товар и нажимаете на кнопку Выбрать - товар добавлен. В верхней части окна в столбце отображается Сумма проката, исходя из Срока проката, а также видна Сумма залога, требуемая за товар.

Существует несколько способов начать прокат:

1. Нажать на кнопку Принять залог - откроется окно Прием залога по прокату (Рис. 2), в котором выбираем Форму оплаты (наличная или безналичная), Дату оплаты и Оплаченную сумму (подставляется автоматически). Если клиент желает оплатить сразу, то нажимаем кнопку Оплатить прокат . Если оплата планируется по окончанию срока проката, то после внесения предоплаты нажимаем кнопку Состояние проката  - Прокат начат.

Рис. 2

2. Нажать на кнопку Оплатить прокат  - появляется окно Предоплата по счету (Рис. 3). Здесь требуется выбрать Наличная или Безналичная оплата; Дата оплаты и Оплаченная сумма заполняются автоматически (есть возможность внести изменения при необходимости). Также можно Отправить клиенту сообщение о поступлении оплаты, установив соответствующую галочку.

Рис. 3

После заполнения всех необходимых данных нажимаем Внести оплату. Далее либо вносим залог нажатием на кнопку Принять залог, после чего начинаем прокат, нажав на кнопку Состояние проката - Прокат начат, либо сразу начинаем прокат и программа предложить внести залог. Без залога прокат товара не начнется. Программа подсвечивает зелёным цветом прокат, который начат, серым - который завершен. В столбце Номер появится иконка счета (Рис. 4).

Если иконка присутствует, значит создан счет по данному прокату (перейти на соответствующий счет возможно с помощью кнопки ), и если прокат активен, то товар находится в резерве (вкладка Резерв) и не доступен для просмотра в списке товаров проката и для реализации.

Рис. 4

3. Нажать на кнопку Состояние проката  - Прокат начат - программа автоматически предложит внести Сумму залога и Сумму оплаты. Прокат будет подсвечен зелёным цветом, если внесли Сумму залога. Сумму оплаты можно внести по окончанию проката нажатием на кнопку Состояние проката  - Прокат закончен - программа автоматически предложит внести Сумму оплаты либо сначала внести сумму оплаты с помощью кнопки Оплатить прокат, а только после этого завершить прокат.

По окончанию проката можно вернуть залог нажатием на кнопку Возвратить залог  либо нажатием на кнопку Состояние проката  - Прокат закончен - программа автоматически откроет окно Возврат залога по прокату (Рис. 5), где автоматически будут подставлены данные в том порядке, в котором были внесены (например, если вносили деньги по безналичному расчету, то программа автоматически подставит расчетный счет, на который вносился залог, и оплаченную сумму).

Рис. 5

Также можно воспользоваться кнопкой Состояние проката  - Прокат закончен, тогда программа автоматически покажет окно Возврат залога по прокату и аналогичным способом, описанным выше, вернёт сумму залога по прокату.

В данной опции есть возможность печати финансовых документов. При ее выборе откроется список для печати:

• Договор проката;
• Расходная накладная;
• Акт выполненных работ;
• Финансовый документ приема залога;
• Финансовый документ возврата залога.

С помощью дополнительной опции Прокат товара предприниматель осуществляет легкий учет товара, который находится либо планируется быть в прокате, а также может напечатать ряд документов, необходимых при прокате товара.