Як організувати ПРРО, онлайн-замовлення, доставку та повернення в Торгсофт

Як організувати ПРРО, онлайн-замовлення, доставку та повернення в Торгсофт

У Торгсофт можна вести весь цикл роботи інтернет-магазину: отримати замовлення із сайту або маркетплейсу, зарезервувати товар, сформувати рахунок і видаткову накладну, прийняти оплату, створити фіскальний чек, оформити доставку, повернути товар на склад і перевірити всі операції у звітах. Дані про продаж, оплату, фіскальний чек, клієнта та рух товару зберігаються в одній системі.

Частина можливостей підключається як окремі опції. До них належать: програмний РРО, синхронізація з інтернет-магазином, інтеграція з Новою поштою, банківськими терміналами, банківськими виписками, форма обліку товарних запасів і хмарне архівування.

Підключення та робота з ПРРО

У Торгсофт можна зареєструвати господарську одиницю, ПРРО та касирів безпосередньо з програми. Для цього в картці підприємства зазначаються реєстраційні дані та підключається кваліфікований електронний підпис підприємця або директора.

Після реєстрації ПРРО потрібно:

• додати його до Торгсофт;

• пов’язати з відповідним підприємством і робочим місцем;

• визначити касирів, які мають право працювати з ПРРО;

• налаштувати форми та засоби оплати;

• визначити товари, продаж яких потрібно фіскалізувати;

• перевірити назви товарів, ціни, ставки податків і необхідні коди;

• налаштувати друк або електронне надсилання чеків.

Один ПРРО можна налаштувати для роботи кількох касирів по змінно, (одна зміна - один касир). У програмі зберігається інформація про касира, який сформував конкретний чек.

Під час продажу Торгсофт створює документ реалізації, списує товар зі складу, фіксує оплату та формує фіскальний чек. Чек пов’язується з відповідною реалізацією, тому власник може перевірити, за яким продажем він був створений.

Для кожного способу оплати потрібно окремо налаштувати правильний сценарій:

• готівка;

• платіжна картка через POS-термінал;

• інтернет-еквайринг;

• банківський переказ на рахунок;

• передоплата;

• чергова оплата;

• остаточний розрахунок;

• післяплата;

• продаж із відстроченням платежу.

Програма виконує обраний користувачем сценарій. Тому перед початком роботи потрібно визначити, хто приймає гроші від покупця, у який момент формується чек і хто фіскалізує післяплату — продавець або служба доставки.

Електронні чеки для покупців

Фіскальний чек із Торгсофт можна:

• надрукувати;

• надіслати покупцеві через SMS або Viber;

• відправити електронною поштою;

• додати до електронного листа у форматі PDF;

• передати покупцеві як посилання на чек, зареєстрований на сервері ДПС.

У повідомлення можна автоматично додати фіскальний номер чека, номер ПРРО, номер документа в Торгсофт і посилання для перевірки чека.

Якщо в картці клієнта вже збережено номер телефону або електронну адресу, програма може підставити ці дані під час продажу. За налаштуванням паперовий чек можна не друкувати, коли покупець отримав його в електронній формі.

Передоплата, часткова оплата та остаточний розрахунок

Для замовлень із передоплатою використовується режим «Торгівля з випискою рахунка». У ньому можна сформувати рахунок покупцеві, зареєструвати оплату та створити відповідний чек ПРРО.

При поетапній оплаті Торгсофт підтримує три види чеків:

1. Передоплата — формується під час першої часткової оплати.

2. Чергова сплата — формується під час наступного платежу, який ще не закриває всю заборгованість.

3. Остаточний розрахунок — формується, коли покупець сплачує залишок.

У чеках чергової оплати та остаточного розрахунку може зазначатися фіскальний номер першого чека передоплати. Програма також показує раніше сплачену суму, поточну оплату та залишок боргу.

Для друку чека можна встановити один із режимів:

• не формувати чек автоматично;

• пропонувати користувачеві сформувати чек;

• формувати чек завжди;

• формувати чек лише на внесену суму;

• формувати чек на оплату з урахуванням боргу;

• запитувати потрібний варіант перед фіскалізацією.

Конкретне налаштування обирають відповідно до договору з покупцем, способу оплати та порядку передачі товару.

Замовлення з інтернет-магазину

Під час синхронізації із сайтом Торгсофт може завантажувати замовлення покупців і автоматично створювати:

• рахунок;

• видаткову накладну;

• картку клієнта;

• адресу доставки;

• перелік замовлених товарів;

• суму замовлення;

• дані для подальшої оплати та відвантаження.

Замовлення з інтернет-магазину має окрему позначку, тому працівник може відрізнити його від продажу, створеного безпосередньо в програмі.

Торгсофт також можна синхронізувати з кількома сайтами. Для кожного сайту створюється окремий об’єкт синхронізації. Програма може передавати на сайт залишки, ціни, характеристики та фотографії товарів, а із сайту отримувати нові замовлення.

Доставка Новою поштою

Після підключення інтеграції з Новою поштою в Торгсофт можна:

• створити одержувача;

• вибрати відділення, поштомат або адресну доставку;

• сформувати товарно-транспортну накладну;

• надрукувати ТТН;

• передати дані відправлення до Нової пошти;

• переглядати статус доставки;

• масово оновлювати статуси відправлень.

Якщо замовлення надходить з інтернет-магазину разом із даними одержувача, містом, номером відділення та телефоном, Торгсофт може використати ці дані для створення ТТН.

Працівник бачить, чи відправлення створене, передане перевізнику, доставлене або повертається. Це допомагає своєчасно оформити повернення товару на склад і перевірити, чи була отримана післяплата.

Післяплата

Порядок роботи з післяплатою залежить від договору зі службою доставки.

Якщо перевізник приймає гроші від покупця, видає власний фіскальний чек і переказує кошти продавцеві на поточний рахунок, у Торгсофт можна вести:

• рахунок покупця;

• видаткову накладну;

• ТТН;

• стан доставки;

• заборгованість до надходження коштів;

• оплату після отримання банківської виписки.

Якщо фіскальний чек повинен формувати продавець, його створюють через підключений ПРРО відповідно до обраного сценарію оплати та доставки.

Повернення товару покупцем

У Торгсофт повернення можна оформити на підставі початкового продажу.

Працівник може:

1. Відкрити розділ «Документ — Повернення» якщо реалізація робилася через звичайну реалізацію.

2. Відсканувати штрихкод чека або вибрати потрібну реалізацію зі списку.

3. Позначити товари, які повертає покупець.

4. Створити документ повернення.

5. Повернути товар на склад.

6. Зареєструвати повернення грошей.

7. Сформувати чек повернення через ПРРО.

Якщо покупець не має чека, продаж можна знайти за дисконтною карткою, клієнтом, товаром або переліком попередніх реалізацій.

Програма дозволяє повернути гроші в тій самій формі, в якій була проведена оплата. Для безготівкової операції можна зазначити повернення з відповідного розрахункового рахунку. При підключеному банківському терміналі операція повернення може передаватися на термінал, а дані сліп-чека — додаватися до документа.

Документ повернення зберігає зв’язок із початковою реалізацією. В аналітиці ПРРО можна побачити фіскальний номер первинного продажу, чек повернення, суму та касира.

Якщо покупець не забрав посилку

Коли служба доставки повернула неоплачену посилку, у Торгсофт потрібно відобразити фактичний рух товару:

• перевірити статус ТТН;

• зафіксувати повернення відправлення;

• повернути товар до доступного залишку на складі;

• зберегти номер ТТН та документи перевізника;

• перевірити, чи надходили гроші;

• перевірити, чи формувався первинний фіскальний чек.

До складського документа в Торгсофт можна прикріплювати файли. Це дає змогу зберігати разом із поверненням квитанцію перевізника, заяву покупця, акт або інший підтвердний документ.

Якщо гроші не надходили і продавець не створював первинного фіскального чека, операція повернення коштів через ПРРО не проводиться. Якщо первинний чек був сформований, повернення оформлюється з урахуванням цього чека.

Банківські оплати та виписки

Торгсофт підтримує облік розрахункових рахунків і завантаження банківських виписок. Після налаштування підприємець може:

• отримувати операції за рахунком;

• бачити дату та суму надходження;

• пов’язувати платіж із рахунком або накладною покупця;

• закривати заборгованість;

• контролювати неповністю оплачені замовлення;

• враховувати комісію банку;

• перевіряти повернення коштів.

Для карткових оплат можна підключити банківський POS-термінал. У такому разі сума передається з Торгсофт на термінал, а результат операції повертається до програми. Це зменшує ризик помилки, коли касир вручну вводить суму на терміналі.

Облік товарів і первинних документів

У Торгсофт зберігається історія руху кожної товарної позиції:

• надходження від постачальника;

• внутрішнє переміщення;

• резервування;

• продаж;

• повернення покупця;

• повернення постачальнику;

• списання;

• інвентаризація.

До прихідних документів можна вносити номер накладної постачальника, постачальника, підприємство, закупівельну ціну та інші дані. Для товарів можна зберігати інформацію про виробника, сертифікати якості, серійні номери, гарантію, штрихкоди та характеристики.

Окрема функція «Форма ведення обліку товарних запасів» формує облік початкових залишків, надходжень і вибуття товарів на підставі документів, створених у програмі. Вона використовується після активації відповідної опції та налаштування дати початку ведення обліку.

Для підакцизних товарів Торгсофт підтримує окремі налаштування фіскального товару, передачу потрібних кодів і внесення даних акцизної марки до фіскального чека.

Контроль чеків і закриття зміни

У розділі аналітики ПРРО власник або відповідальний працівник може перевірити:

• дату та час чека;

• тип документа;

• суму;

• фіскальний номер;

• пов’язану реалізацію, накладну або повернення;

• касира;

• торгову точку;

• спосіб оплати;

• створення чека в онлайн- або офлайн-режимі;

• факт передання чека на сервер ДПС.

У програмі доступні відкриття зміни, X-звіт, Z-звіт, службове внесення і вилучення коштів. Z-звіт автоматично закриває зміну. Також можна сформувати підсумковий звіт за період із розподілом реалізацій і повернень за формами оплати.

Якщо зв’язок із фіскальним сервером зникає, ПРРО може перейти в офлайн-режим. Після відновлення зв’язку Торгсофт передає створені офлайн-документи на сервер. У програмі можна перевірити стан офлайн-сесій і факт реєстрації кожного чека.

Сторнування в Торгсофт використовується для скасування останнього помилково зареєстрованого розрахункового чека. Для звичайного повернення товару застосовується документ повернення та відповідний чек повернення.

Зберігання даних і контроль працівників

У Торгсофт можна налаштувати права доступу для касирів, продавців, товарознавців, комірників, менеджерів і власника. Кожен працівник отримує доступ лише до дозволених операцій.

Програма веде протокол дій користувачів і журнал змін документів. Власник може перевірити, хто створив, змінив або скасував операцію.

Для захисту інформації можна налаштувати:

• автоматичне резервне копіювання бази за розкладом;

• збереження копій у хмарному сховищі;

• обмеження доступу до фінансових і складських операцій.

Такий порядок роботи дає змогу зберігати в одній системі замовлення, товарні документи, оплати, чеки ПРРО, ТТН, повернення та звіти. Перед запуском потрібно налаштувати окремий сценарій для кожного способу оплати й доставки та надати працівникам чіткі інструкції щодо продажу, післяплати, повернення і закриття касової зміни.