Суворий гарантійний облік: правила роботи з серійними номерами

Фіксація серійних номерів та IMEI (International Mobile Equipment Identity) у програмі Торгсофт здійснюється за допомогою додаткової платної опції «Облік гарантійного товару за серійними номерами»

Коли фіксація є обов’язковою?

Введення серійних номерів (СН) стає технічно обов'язковим у програмі, якщо для конкретного виду товару увімкнено налаштування «Вести суворий гарантійний облік».

1. При надходженні товару (Прихід). У режимі суворого гарантійного обліку ви не зможете зберегти прихідну накладну, доки не введете унікальний серійний номер (або IMEI) для кожної одиниці товару. Програма не дозволить оприбуткувати товар із серійним номером, який вже є на складі.

2. При продажу (Реалізація). Ви не зможете продати такий товар, не відсканувавши або не вибравши його конкретний серійний номер. Програма заблокує продаж товару, серійний номер якого відсутній на складі.

3. При переміщенні та комплектації. При внутрішньому переміщенні або створенні комплектів товарів, для яких ведеться суворий облік, також обов'язково потрібно вказувати конкретні серійні номери.

Якщо ж вибрано режим «Вести гарантійний облік» (не суворий), введення СН є бажаним для відстеження історії, але програма не блокуватиме дії так жорстко, як при суворому обліку.

Що це дає власнику бізнесу?

Використання обліку за IMEI та серійними номерами надає такі переваги:

1. Захист від шахрайства та пересортиці

• Унеможливлення підміни. Якщо клієнт намагається повернути товар (наприклад, телефон), придбаний в іншому місці або зламаний старий апарат замість нового, програма це виявить. Ви не зможете оформити повернення товару, серійний номер якого не числиться як проданий у вашій базі.

• Контроль унікальності. Суворий облік не дозволить оприбуткувати чи продати один і той самий серійний номер двічі, що виключає дублювання та плутанину на складі.

2. Повна історія "життя" товару 

Власник може відстежити весь шлях конкретної одиниці товару за її IMEI/СН:

• Коли та від якого постачальника надійшов товар (номер прихідної накладної, ціна закупівлі).

• Коли та кому був проданий (дата продажу, чек, покупець).

• Чи був товар у ремонті або чи повертався він.

• Скільки днів гарантії залишилося (зеленим кольором підсвічуються товари з діючою гарантією).

3. Автоматизація гарантійного обслуговування

• Друк гарантійних талонів. При продажу товару з серійним номером програма може автоматично друкувати гарантійний талон, де будуть вказані модель, серійний номер та термін гарантії.

• Контроль термінів. Програма автоматично розраховує дату закінчення гарантії на основі налаштувань виду товару.

4. Ефективна робота з ремонтами 

Якщо ви використовуєте опцію «Ремонт та гарантійне обслуговування», прив'язка до серійного номера дозволяє швидко ідентифікувати товар при прийомі в ремонт, перевірити, чи купувався він у вас, та переглянути історію попередніх звернень. Також доступна функція обміну товару по гарантії (заміна старого серійного номера на новий).

5. Точний розрахунок собівартості 

При використанні методу списання партій за серійними номерами програма точно знає, за якою закупівельною ціною прийшов саме цей конкретний телефон чи прилад. Це дозволяє розраховувати прибуток максимально точно, навіть якщо різні партії одного товару приходили за різними цінами.

Фіксація серійних номерів та IMEI критично важлива для продавців електроніки, побутової техніки та складних механізмів для забезпечення точного складського обліку, виконання гарантійних зобов'язань та захисту від недобросовісних повернень.