Як продавати без інтернету, звіряти залишки й перевіряти прибуток

Зник інтернет або світло

Спершу перевірте, що саме перестало працювати. Якщо зник інтернет, каси в локальній мережі можуть продавати далі. Якщо зникло світло, комп’ютерам і мережевому обладнанню потрібне резервне живлення.

Коли немає інтернету

База Торгсофт-Ультра зберігається на комп’ютері в магазині. Інші каси підключаються до нього через локальну мережу. Продажі, повернення та приймання товару доступні, доки працюють цей комп’ютер, каси й мережа.

Сайт, маркетплейси, служби доставки та інші зовнішні сервіси потребують інтернету. Коли зв’язок повернеться, перевірте замовлення й залишки на майданчиках.

Коли немає світла

Підключіть до резервного живлення комп’ютер із базою, касу, роутер або комутатор і принтер чеків. Якщо комп’ютер із базою вимкнеться, інші каси втратять доступ до неї.

Якщо продаж обірвався, після запуску програми перевірте «Файл — Чернетки реалізацій». Там можна знайти незавершений продаж і продовжити його. За іншого налаштування списання товару такий продаж шукають у меню «Оплата — Неоплачені реалізації звичайних клієнтів».

Як зберегти дані

У меню «Налаштування — Завдання за розкладом» задайте щоденне створення копії бази. Потім натисніть «Створити архів зараз» і перевірте, що файл з’явився. Попросіть підтримку показати, як відновити базу з копії.

Зберігайте копію також поза комп’ютером із базою. Для цього є опція Хмарний архів даних: вона може передавати архів на Google Диск за розкладом.

Що робити з фіскальними чеками

Програмний РРО оформлює фіскальні чеки. Він може працювати без зв’язку з податковою, якщо його заздалегідь налаштовано і є отримані від податкової номери для чеків. Коли інтернет з’явиться, чеки потрібно передати на сервер.

У довідці Торгсофт наведено межі 36 годин поспіль і 168 годин на місяць. Податкова служба допускає перевищення цих строків під час воєнного або надзвичайного стану. Попросіть підтримку перевірити, як ваша версія ПРРО працює в цій ситуації. Роботу банківського термінала без зв’язку окремо уточніть у своєму банку.

За обліком товар є, на полиці його немає

Покупець просить товар. Програма показує одну штуку, а продавець її не знаходить. Причина може бути в помилці під час приймання, продажу, повернення чи списання.

Проведіть інвентаризацію: порахуйте або відскануйте товар і порівняйте результат із кількістю в програмі. Для сканування можна використати сканер штрихкоду, спеціальний пристрій для підрахунку товару або опцію Мобільний додаток Торгсофт.

Після підрахунку перевірте документи. У меню «Файл — Протокол дій користувачів» видно, хто працював у програмі. Журнал зміни документів допомагає перевірити зміни в приходах, продажах і поверненнях, якщо його ведення ввімкнено в налаштуваннях.

Окремі записи протоколу захищені від ручного редагування. Адміністратор може видалити записи за період. Для тривалого зберігання історії робіть копії бази. Призначте людину, яка звіряє товар із накладною під час приймання. Накладну з Excel можна завантажити в документ приймання товару, щоб менше вводити вручну.

Купили зайве, потрібний товар закінчився

Один товар давно лежить на складі. Інший покупці запитують щодня, але його вже немає. Перед замовленням постачальнику перевірте залишки та продажі за останні тижні.

У меню «Документ — Формування замовлення постачальнику» оберіть фільтр «Товар, який треба замовити». Програма покаже товари, що закінчилися або досягли заданого мінімального залишку. Поруч видно продажі за вибраний час і останню закупівельну ціну. Кількість для замовлення встановлює працівник з урахуванням грошей і строку поставки.

Мінімальну кількість можна задати в картці товару. Якщо для кожного складу потрібна своя кількість, є опція Мінімальні та максимальні залишки за складами. Опція Автоматичний розрахунок складських запасів допомагає розрахувати її за продажами та строками поставки.

Перевірте товар, який уже є

• «Аналіз товару, що залежався» показує товари, які давно не продавалися, та їхню собівартість. Після перевірки можна змінити ціну або домовитися про повернення постачальнику.
• «Аналіз залишків за періодом зберігання» показує, скільки часу товар лежить на складі та від якого постачальника він надійшов.
• «ABC та XYZ аналіз» показує, які товари дають більше продажів і наскільки регулярно їх купують.

Переглядайте ці звіти перед великим замовленням. «Формування замовлення постачальнику» є в Торгсофт-Ультра; у Торгсофт-Старт цього режиму немає.

Продажі є, прибуток незрозумілий

Магазин продає щодня, але закупівельні ціни виросли. Власнику потрібно знати, скільки магазин заробив після витрат на товар, оренду, зарплату та інші платежі.

Торгсофт бере собівартість із документа приймання товару. До неї можна додати витрати на доставку. Товарний прибуток — це сума продажів після знижок і повернень за вирахуванням собівартості проданого й списаного товару. Щоб побачити прибуток після оренди, зарплати й комісій, внесіть ці витрати в програму.

Для витрат створіть зрозумілі статті: оренда, зарплата, комісія банку, доставка. У звіті «Оплата — Баланс за статтями фінансового аналізу» можна перевірити платежі за кожною статтею. «Баланс з партнерами» показує борги перед постачальниками та борги покупців магазину.

Які звіти відкрити

• «Товарний прибуток по днях за період» — для перевірки продажів і товарного прибутку за днями.
• «Аналіз впливу ціни продажу на прибуток» — для порівняння продажів за повною ціною та зі знижкою. Звіт показує фактичні результати, але не встановлює причину зміни попиту.
• «Акт переоцінки» — щоб підготувати нові ціни й застосувати їх у вибраний час.

Перед зміною ціни перевірте собівартість останньої партії та свої витрати. Якщо платежів багато, опція Банківські виписки допомагає завантажувати дані з Приват24 і monobank.

Останній товар замовили двоє покупців

У магазині продали останню штуку. На сайті вона ще доступна, тому її замовляє інший покупець. Таке трапляється, коли залишки оновлюють вручну або обмін затримується.

Визначте, звідки сайт бере кількість товару і як часто вона оновлюється. Для власного сайту є опція Синхронізація з інтернет-магазином. Для продажів на майданчиках є Інтеграція з Prom.ua та Інтеграція з Rozetka.ua. Якщо свого сайту немає, можна розглянути Торгсофт-Онлайн Маркет.

Для конкретного покупця товар можна зарезервувати під час оформлення замовлення. Вибір способу резерву залежить від того, чи товар треба забрати з доступного залишку одразу. Перевіряйте невиконані замовлення, щоб вчасно відправити товар.

Для відправлень є Інтеграція з Новою поштою та Інтеграція з Укрпоштою. Вони допомагають створювати накладні та перевіряти доставку.

Постійні покупці приходять рідше

Знижка на всі товари зменшує прибуток з кожної одиниці. Спочатку перевірте, які покупці давно не приходили та що вони купували раніше.

У картці клієнта Торгсофт зберігає контакти, покупки й умови знижки. Звіт «Аналіз — Аналіз активності покупців» допомагає знайти людей, які купували певний товар і давно не поверталися. Після цього можна підготувати пропозицію для конкретної групи покупців.

У Торгсофт-Ультра вже є знижки, акції та бонусна система. Для інших завдань можна підключити опції:

• Масові розсилки клієнтам — повідомлення через SMS, Viber та e-mail.
• Бонуси з обмеженим строком дії — бонуси, які діють протягом заданого часу.
• Дисконтний клуб — знижка за виконані умови клубу.
• Подарункові сертифікати — продаж та облік сертифікатів.

Перед акцією перевірте прибуток з товару після знижки. Для розсилки перевірте контакти й згоду клієнтів на повідомлення. Після акції відкрийте «Аналіз використання знижок».

Касира треба швидко замінити

Працівник не вийшов на зміну. Інша людина має оформлювати продажі й повернення, але їй потрібен власний доступ до програми.

Створіть для працівників окремі облікові записи. У «Майстрі налаштування прав доступу» визначте, хто може продавати, повертати товар, змінювати ціни й дивитися фінансові звіти. Коли людина переходить на іншу посаду, змініть її права.

Програма може записувати продажі за зміною або за конкретним продавцем. Якщо в одному чеку товари продають різні консультанти, є опція Зв’язування продажу кожного товару з продавцем. Для розрахунку премій є Зарплата та мотивація персоналу.

Через опцію Сповіщення персоналу можна надіслати працівникам інструкцію й перевірити, хто її прочитав.

Власник працює поза магазином

Власник хоче знати, скільки продали за день, чи є гроші в касі, кому треба заплатити і який товар закінчується. Ці дані можна перевіряти за звітами.

«Звіт — Узагальнений звіт за день» показує продажі, повернення, оплати, витрати, інкасацію та залишок грошей у касі. «Оплата — Підсумки каси» показує залишок на початок і кінець дня. У «Балансі з партнерами» видно борги перед постачальниками.

У Мобільному додатку Торгсофт можна переглядати частину цих даних поза магазином. Для цього комп’ютер із базою повинен працювати та мати інтернет зі статичною IP-адресою, тобто постійною адресою для підключення. На роутері також потрібно налаштувати доступ. Якщо інтернет або комп’ютер із базою не працює, дані в додатку недоступні.

Якщо магазинів кілька

У спільній локальній базі можна створити окремі центри обліку для магазинів і складів. У кожного будуть свої залишки та каси. Якщо точки працюють з окремими базами, документи між ними передають за налаштованим порядком. Такі дані оновлюються після обміну.

Якщо віддаленим магазинам потрібна одна база з даними про продажі в реальному часі, розгляньте Термінальну версію. Перед вибором поясніть фахівцю, де розташовані точки і як швидко між ними мають оновлюватися залишки.

Коли обрати Торгсофт-Ультра

Торгсофт-Старт підходить для простішого обліку одного магазину. Торгсофт-Ультра потрібна, зокрема, для таких завдань:

• переміщувати товар між складами;
• складати замовлення постачальнику;
• комплектувати товар та продавати оптом;
• виписувати рахунки, вести валютні й регіональні прайс-листи;
• працювати з VIP-клієнтами, бонусами та посередниками.

Для кожного робочого місця в локальній мережі потрібна ліцензія. Додаткові опції мають свої умови: одні підключають на кожне місце, інші — на всю мережу. Перед купівлею перевірте умови Торгсофт-Ультра й сторінки потрібних опцій.

Коротко

З чого почати

1. Додайте товари та внесіть кількість, з якої починаєте облік.
2. Порахуйте товар на складі й виправте розбіжності.
3. Створіть магазини, склади, каси та облікові записи працівників.
4. Налаштуйте щоденну копію бази та перевірте відновлення.
5. Проведіть пробні продажі, повернення й закриття касового дня.
6. Після цього підключайте сайт, доставку та інші опції, які потрібні магазину.

Часті запитання