Callback
  • От места на рынке к магазину

  • -

  • От магазина к торговой сети

  • -

  • От торговли к производству

Отрицательные остатки: как найти и исправить

30.08.2021
Анна Приходько
Анна Приходько

Заместитель начальника отдела программирования

Отрицательные остатки: как найти и исправить

Отрицательные остатки в программе учета — сигнал о беспорядке в бизнес-процессах на складе, в документах с поставщиками или покупателями. Появление отрицательных и несуществующих остатков (когда по программе товар есть в наличии, а на складе его нет) — признак того, что надо реорганизовать бизнес-процессы и ужесточить контроль.

Причины появления отрицательных остатков

Забыли внести приход товара в программу учёта, а продажа в минус разрешена. Решается эта проблема оприходованием товара задним числом. Чтобы вовремя выявить подобную ситуацию, переключите настройку «предупреждать о продаже в минус». Тогда продавцы сообщат о спорной ситуации, а товаровед сможет быстро найти причину и принять решение, как продать товар.

Оприходовали не тот товар. По ошибке на приход поставили не тот товар, а продавец продает неоприходованную позицию. В такой ситуации надо проанализировать движение товара, создать недостающий приход, а также найти товар, который оприходовали случайно, и откорректировать его движение.

Забыли ввести накладную в действие. Документ прихода был создан заранее, но в момент фактического прихода товара его забыли сделать активным. Решение: в меню Склад — Реестр приходных накладных найдите приходный документ, откройте его и установите признак «Действующая накладная».

Пересорт: продан или перемещен не тот товар. Если продавец ошибся при продаже, то такие отрицательные остатки выравниваются при инвентаризации. Если ошибка в документах списания, возврата поставщику или внутреннего перемещения, то необходимо внести правки в документ. Учтите, что редактирование возврата поставщику может повлиять на взаиморасчеты.

Вносили изменения задним числом в приходные документы. От такой ситуации не спасет даже полный запрет продажи в минус. Если кто-то намеренно или ошибочно исправил количество в приходе, то отрицательные остатки могут появиться не сразу, поскольку последующих приходов может быть много, а расходов мало. Корректировка документов задним числом должна быть строго выверена. Пишите комментарий к товару накладной — это поможет быстрее вспомнить, что вы делали, и исправить расхождения оптимальным путем.

Несоблюдение технологических карт. Ошибки учёта в технологических картах могут быть в режимах производство готовой продукции, продажа сложных услуг или комплектов, и если в составе есть весовой или дробный товар. Если по технологической карте надо было списать N единиц, а фактически при производстве использовали меньше, то на складе появляется материал на изготовление еще одной единицы, но при ее производстве в учёте составляющие уходят в минус. В такой ситуации контролируйте соблюдение персоналом технических норм.

Весовой товар. Весовой товар всегда приносит массу хлопот в учете — усушка, утруска, дырки в мешках и пакетах, воровство, обвешивание. Это рассинхронизирует реальный склад с учётом товара в программе.
Основная причина отрицательных остатков — фасовка меньшего количества товара с указанием большего веса. Избыток весового товара компенсируют вышеупомянутые усушка и утруска.
Исправлять отрицательные и несуществующие остатки только с помощью ведомости инвентаризации не совсем корректно, поскольку переучёт не устраняет причину ошибок и может влиять на взаиморасчеты с поставщиками — у вас и у поставщика будут разные данные о поставках. Если у вас в магазине каждый месяц «усыхает» 5-10 килограмм фруктов, то сперва надо выяснить причину такого «микроклимата».

Как контролировать отрицательные и несуществующие остатки

Запретите продажу в минус для всех товаров, кроме весового. Продавец не сможет продать товар, который забыли поставить на приход или перепутали в учёте, а товаровед оперативно исправит ситуацию.


Ежедневно или еженедельно просматривайте состояние склада с фильтром по отрицательным остаткам, чтобы своевременно выявлять ошибки и не накапливать их.

Как исправить отрицательные остатки: порядок действий

  1. Выясните какой из бизнес-процессов привел к ошибке: приход товара, перемещение между складами и торговыми точками, хищения или потери товара. Проще всего отслеживать путь товара в режиме «Движение товара». Если самостоятельно не получается — обратитесь в службу технической поддержки Торгсофт.
  2. Перед любыми правками сохраните базу данных.
  3. Действуйте поэтапно, оставляйте комментарии, контролируйте результат после каждого действия.
  4. Если причина в несвоевременном внесении документов — предпримите административные меры. Внесите недостающие складские документы и обязательно оставьте комментарий.
  5. Если причина в пересорте, то проведите переучёт по виду товара.
  6. Ситуации с правками количества товара задним числом не должно быть в принципе. Но если есть подозрение, что документ редактировали, то все действия можно отследить в «Журнале изменения документов».
  7. Несоблюдение технологии производства или обвешивание исправляется с помощью инвентаризации. Ручное создание приходов исказит взаиморасчеты с поставщиками.

Как предотвратить появление отрицательных остатков?

  • Запретите продажу в минус. Жесткий запрет продажи в минус позволит сразу и на месте разбираться с причинами и не накапливать ошибки.
  • Административно запретите выбор товара со склада и поиск по названию. Эти способы можно использовать в редких ситуациях, когда надо идентифицировать товар. Но постоянный выбор товара со склада вручную увеличивает количество ошибок из-за невнимательности продавца.
  • Создавайте понятное уникальное описание, добавляйте фото товара, когда вносите его в систему учёта, чтобы сотрудник визуально мог проконтролировать, какой товар он добавляет в реализацию или складской документ.
  • Закрывайте документы, работа с которыми завершена. Это страхует от случайных или преднамеренных изменений.
  • Минимизируйте ручной ввод, автоматизируйте процессы. Для продажи весового товара подключите функцию «Подключение электронных весов для взвешивания товара при продаже», чтобы продавцы не вводили вес товара вручную.
  • Напишите инструкции для сотрудников. Если предприниматель допускает нарушение порядка в складских документах, то это неизбежно приводит к ошибкам и злоупотреблениям. Контролируйте и мотивируйте исполнение правил. Назначьте и обучите материально-ответственных лиц.

Добавить комментарий

Добавить комментарий
Ваш отзыв отправлен. Его опубликуют после проверки администратором