Які процеси на складі автоматизує програма обліку Торгсофт?
Програма Торгсофт автоматизує повний цикл складських операцій — від моменту замовлення товару у постачальника до його відвантаження клієнту або списання. Нижче наведено детальний опис бізнес-процесів, які вирішує система.
1. Приймання та оприбуткування товару
Це фундамент складського обліку. Програма дозволяє швидко перетворити фізичний товар на обліковий запис у системі.
Створення прихідних накладних: можливість вводити товар вручну, за допомогою сканера штрих-кодів або імпортувати накладні з Excel (якщо постачальник надав їх в електронному вигляді).
Маркування та штрихкодування: якщо товар не має заводського штрих-коду, програма генерує внутрішній унікальний штрих-код. Ви можете відразу роздрукувати етикетки (цінники) на принтері етикеток.
Генерація артикулів: система може автоматично створювати артикули для нових товарів за заданими правилами.
Облік розмірних рядів: для магазинів одягу чи взуття реалізовано зручне введення товарів за розмірною сіткою.
Фасування: для вагового товару або штучного товару (наприклад, болти), який продається пачками, програма дозволяє створити фасування зі своїм штрих-кодом.
2. Інвентаризація та контроль залишків
Процес звірки фактичної наявності з обліковими даними максимально автоматизований, щоб уникнути зупинки роботи складу.
Способи проведення: інвентаризацію можна проводити вручну (за друкованою відомістю), за допомогою сканера штрих-кодів, підключеного до ноутбука, або через термінал збору даних (ТЗД), що дозволяє вільно пересуватися складом.
Виявлення пересортиці: програма автоматично виявляє пересортицю (коли є надлишок одного кольору/розміру і нестача іншого) і пропонує взаємний залік цих позицій, щоб мінімізувати фінансові втрати.
Коригування залишків: за результатами ревізії автоматично створюються документи оприбуткування надлишків та списання нестач.
Часткова інвентаризація: можна проводити переоблік не всього складу, а окремих груп товарів або полиць, не зупиняючи роботу магазину.
3. Внутрішня логістика та переміщення
Якщо у вас декілька складів або магазинів, Торгсофт контролює рух товарів між ними.
Внутрішні передачі: оформлення переміщення товару з одного центру обліку на інший. Товар списується з одного складу і зараховується на інший.
Товар у дорозі: функція дозволяє контролювати товар, який фізично виїхав зі складу-відправника, але ще не прибув на склад-одержувач. Це запобігає ситуаціям, коли товар "зникає" з обліку на час перевезення.
Центр управління асортиментом: інструмент для аналізу залишків у всій мережі та оперативного перерозподілу товарів з тих точок, де вони не продаються, туди, де є попит.
Розподіл приходу: товар, який надійшов на центральний склад, можна відразу в програмі розподілити по торгових точках, автоматично створивши накладні переміщення.
4. Комплектація та виробництво
Для складів, які займаються збиранням наборів або дрібним виробництвом.
Комплектація: ви можете створити новий товар (наприклад, "Подарунковий набір"), який складається з кількох інших товарів. При продажу набору зі складу автоматично спишуться його складові.
Розукомплектація: зворотний процес — розбір комплекту на складові частини для продажу окремо.
Виробництво: якщо ви виробляєте продукцію, програма списує матеріали згідно з технологічною картою, враховує вартість робіт і оприбутковує готову продукцію на склад з розрахунком її собівартості.
5. Управління запасами та закупівлями
Програма допомагає підтримувати оптимальний рівень запасів.
Мінімальний залишок: для кожного товару можна встановити ліміт, при досягненні якого програма сигналізуватиме про необхідність закупівлі.
Формування замовлень постачальнику: програма аналізує продажі та залишки, допомагаючи автоматично сформувати замовлення постачальнику на товари, що закінчуються.
Аналіз товару, що залежався: дозволяє виявити позиції, які довго не продаються і займають місце на складі, щоб провести розпродаж або повернення постачальнику.
6. Відвантаження та робота з клієнтами
Торгівля з випискою рахунку: менеджер виписує рахунок, резервує товар на складі (щоб його не продали комусь іншому), а комірник на основі накладної збирає та відвантажує товар.
Відвантаження зі складу: специфічний режим, коли клієнт оплачує товар у касі магазину (офісу), а забирає його фізично зі складу. Комірник у програмі бачить оплачений чек і видає товар, фіксуючи факт відвантаження.
Синхронізація з Новою Поштою / Укрпоштою: автоматичне створення ТТН на основі видаткової накладної прямо в програмі для швидкого відправлення товарів зі складу.
7. Адресне зберігання (Місця зберігання)
Для великих складів, де важко знайти товар.
Програма дозволяє закріпити за кожним товаром конкретне місце (ряд, стелаж, полиця). При друку накладної для збирання замовлення комірник бачить, де лежить кожен товар, що значно прискорює процес.
8. Гарантійний облік
Для техніки та електроніки ведеться облік за серійними номерами. Це дозволяє відстежувати історію конкретної одиниці товару: коли прийшла, кому продана, термін гарантії.
Що потрібно для ведення складського обліку на підприємстві
Для автоматизації складського обліку на підприємстві за допомогою програми Торгсофт вам знадобиться комплексне рішення, що складається з програмного забезпечення, відповідного обладнання та налаштування основних бізнес-процесів. Нижче наведено детальний перелік того, що потрібно для повноцінної автоматизації складу, базуючись на можливостях системи Торгсофт.
1. Програмне забезпечення (Ліцензія та сервер)
Основою автоматизації є сама програма обліку. Вибір версії залежить від масштабу вашого складу та потреби у віддаленому доступі.
Ліцензія Торгсофт: для одного складу/магазину підійде версія «Старт» або «Ультра». Версія «Старт» включає базовий складський облік (прихід, списання, інвентаризація, стан складу). Для мережі складів або роботи віддалених співробітників (наприклад, бухгалтер чи власник працюють з дому) потрібна Термінальна ліцензія. Вона дозволяє працювати в єдиній базі даних через інтернет.
Сервер: якщо ви плануєте працювати віддалено або об'єднати кілька складів, потрібен сервер. Це може бути ваш власний потужний ПК зі статичною IP-адресою або орендований сервер у хмарі (Торгсофт надає послугу оренди сервера та готових ліцензій «Торгсофт-Онлайн»).
База даних: програма використовує Microsoft SQL Server (безкоштовна версія Express підходить для малого та середнього бізнесу), що забезпечує надійне зберігання даних про рух товарів.
2. Торговельне обладнання для складу
Обладнання прискорює роботу комірників та мінімізує помилки при введенні даних.
Сканер штрих-кодів: необхідний для ідентифікації товару при прийманні, відвантаженні та інвентаризації. Для складу рекомендується бездротовий радіосканер (наприклад, Netum C750 або Asianwell AW-E7), який дозволяє вільно пересуватися між стелажами без прив'язки до комп'ютера.
Принтер етикеток (штрих-кодів): потрібен для маркування товарів, які не мають заводського штрих-коду, або для друку внутрішніх артикулів, стелажних карток. Програма генерує унікальні штрих-коди, які можна роздрукувати на етикетках.
Термінал збору даних (ТЗД): це мобільний комп'ютер із вбудованим сканером. Він незамінний для великих складів при проведенні інвентаризації, прийомі великих партій товару та перевірці залишків безпосередньо біля полиць. Торгсофт інтегрується з ТЗД (наприклад, CipherLab, Casio або Android-термінали) через спеціальний модуль або мобільний додаток.
Принтер чеків або звичайний принтер: для друку внутрішніх накладних, видаткових ордерів або чеків для комірника при збиранні замовлення.
3. Налаштування процесів складського обліку
Для коректної автоматизації в програмі Торгсофт необхідно налаштувати та використовувати наступні функції:
Структура складу (Товарознавство): створення дерева видів товару (категорій) для систематизації асортименту.
Імпорт: завантаження існуючої бази товарів з Excel, щоб не вводити номенклатуру вручну.
Прихід товару: введення накладних від постачальників. Програма дозволяє автоматично створювати картки товарів при скануванні нових штрих-кодів.
Маркування: якщо товар не має штрих-коду, програма згенерує внутрішній код. Ви друкуєте етикетку та клеїте її на товар для подальшого сканування.
Інвентаризація: процес звірки фактичних залишків з обліковими. Може проводитися за допомогою сканера, ТЗД або вручну через друковану відомість. Програма автоматично створює документи оприбуткування лишків та списання нестач за результатами ревізії.
Складські операції: внутрішнє переміщення (якщо у вас кілька складів або магазинів, ви оформлюєте переміщення товару між ними), списання (фіксація псування, браку або використання товару для власних потреб), комплектація (якщо ви збираєте набори з окремих товарів або розбираєте комплекти).
4. Корисні додаткові опції (за потребою)
Залежно від специфіки вашого підприємства, можна розширити функціонал:
Місце зберігання товару: дозволяє вказати конкретну полицю, ряд або стелаж для кожного товару, що значно прискорює пошук на великому складі.
Мобільний додаток Торгсофт: дозволяє використовувати смартфон як термінал збору даних для проведення інвентаризації, перевірки наявності товару та створення прихідних накладних прямо на складі.
Виробництво: якщо ваш склад пов'язаний з виробництвом, ця опція дозволяє списувати матеріали та оприбутковувати готову продукцію за технологічними картами.
Синхронізація з Новою Поштою / Укрпоштою: для автоматичного створення ТТН при відправці товарів зі складу.
Підсумок: Для старту автоматизації складу вам потрібен ПК/ноутбук, програма Торгсофт (мінімум версія «Старт»), сканер штрих-кодів та принтер етикеток. Це дозволить вам приймати товар, маркувати його, швидко проводити ревізії та бачити реальні залишки в будь-який момент. Ви можете завантажити демо-версію програми на 30 днів безкоштовно, щоб протестувати функціонал складського обліку на своєму обладнанні.
Повернутися до попереднього кроку