Журнал зміни документів - будьте в курсі дій співробітників!

У деяких ситуаціях дуже важливо знайти "крайнього", відповідального за ті чи інші вчинки, співробітника. У цій статті ми хочемо розповісти вам про режим "Журнал зміни документів" - з його допомогою можна з'ясувати про те, які дії вчиняв той чи інший працівник з певними даними.

В яких випадках буде корисний цей режим?

• Якщо хочете все тримати під контролем.

• Якщо виникло нестикування, і потрібно зрозуміти, на якому етапі й хто був винен.

• Якщо ви не зовсім впевнені в чесності або професіоналізмі своїх співробітників, і в інших подібних ситуаціях.

За допомогою "Журналу зміни документів" ви зможете дізнатися, хто, коли, з якими фінансовими та складськими документами працював.

У нашій практиці регулярно виникають випадки, коли фахівці техпідтримки, завдяки цьому режиму, допомагають виявити навмисні дії продавців і товарознавців. Наприклад, касир додає в реалізацію два товари загальною вартістю 900 грн, Покупець віддає гроші та не дочекавшись чека, йде. Співробітник видаляє одну позицію за 250 грн і кладе різницю у свою кишеню. Про те, як їх уникнути, також проводився вебінар, його запис ви можете подивитися на нашому каналі в YouTube.

Крім того, нерідкі та помилки, людський фактор: клієнт переглядаючи реєстр прибуткових накладних, виявив зайву позицію - її можна було видалити тільки з прибуткової накладної. Але, помилково, замість одного товару видалили весь документ. Завдяки "Журналу зміни документів" наш технічний фахівець склав список всіх позицій, з цінами та кількістю, з віддаленої накладної та створив аналогічну. Статус-кво було відновлено.

Які документи можна відстежити в Журналі?

• Прихід.

• Реалізація.

• Повернення.

• Внутрішня передача.

• Списання.

• Повернення постачальнику.

• Повернення шлюбу.

• Фінансовий документ.

Як активувати цю можливість?

Вам необхідно зайти в пункт меню "Налаштування" - "Параметри" - "Доступ" і поставити галочку біля пункту "Вести журнал зміни документів". Для того, щоб скористатися режимом, потрібно вибрати період і документ.

Крім контролю змін документів, в програмі також є можливість відстежити всі дії користувача. Для цього вам потрібно зайти в пункт меню "Файл" - "Протокол дій користувачів", вибрати потрібний період і оновити форму.

Якщо ви використовуєте опцію Видалення статистик закритих періодів (посилання недоступна), варто враховувати, що всі дані за вказаний проміжок часу з режимів "Журнал зміни документів" і "Протокол дій користувачів" будуть очищені разом з іншою інформацією.

Торгсофт бажає вам чесних і уважних співробітників, злагодженої роботи та вдалих продажів!

 27.02.2017