Журнал изменения документов - будьте в курсе действий сотрудников!

В некоторых ситуациях очень важно найти "крайнего", ответственного за те или иные поступки, сотрудника. В этой статье мы хотим рассказать вам о режиме "Журнал изменения документов" - с его помощью возможно узнать о том, какие действия совершал тот или иной работник с определенными данными.

В каких случаях будет полезен этот режим?

• Если хотите все держать под контролем.

• Если возникла нестыковка, и нужно понять, на каком этапе и кто был виноват.

• Если вы не совсем уверены в честности или профессионализме своих сотрудников, и в других подобных ситуациях.

С помощью "Журнала изменения документов" вы сможете узнать, кто, когда, с какими финансовыми и складскими документами работал. 

В нашей практике регулярно возникают случаи, когда специалисты техподдержки, благодаря этому режиму, помогают выявить умышленные действия продавцов и товароведов. Например, кассир добавляет в реализацию два товара общей стоимостью 900 грн., покупатель отдает деньги и не дождавшись чека, уходит. Сотрудник удаляет одну позицию за 250 грн. и кладет разницу в свой карман. О том, как их избежать, также проводился вебинар, его запись вы можете посмотреть на нашем канале в YouTube.

Кроме того, нередки и ошибки, человеческий фактор: клиент просматривая реестр приходных накладных, обнаружил лишнюю позицию - ее можно было удалить только из приходной накладной. Но, по ошибке, вместо одного товара удалили весь документ. Благодаря "Журналу изменения документов" наш технический специалист составил список всех позиций, с ценами и количеством, из удаленной накладной и создал аналогичную. Статус-кво был восстановлен.

Какие документы можно отследить в Журнале?

• Приход.

• Реализация.

• Возврат.

• Внутренняя передача.

• Списание.

• Возврат поставщику.

• Возврат брака.

• Финансовый документ.

Как активировать эту возможность?

Вам необходимо зайти в пункт меню "Настройки" - "Параметры" - "Доступ" и поставить галочку возле пункта "Вести журнал изменения документов". Для того чтобы воспользоваться режимом, нужно выбрать период и документ.

Кроме контроля изменений документов, в программе также есть возможность отследить все действия пользователя. Для этого вам нужно зайти в пункт меню "Файл" - "Протокол действий пользователей", выбрать нужный период и обновить форму.

Если вы используете опцию Удаление статистик закрытых периодов (ссылка недоступна), стоит учитывать, что все данные за указанный промежуток времени из режимов "Журнал изменения документов" и "Протокол действий пользователей" будут очищены вместе с остальной информацией.

Торгсофт желает вам честных и внимательных сотрудников, слаженной работы и удачных продаж!

27.02.2017