ДСТУ 4163:2020: оформлення документів

ДСТУ 4163:2020: вимоги до оформлення документів підприємства у 2026 році

ДСТУ 4163:2020 встановлює правила оформлення організаційно-розпорядчих документів юридичних осіб: наказів, розпоряджень, положень, інструкцій, актів, довідок, службових і доповідних записок, листів та інших управлінських документів. Стандарт застосовується до паперових та електронних документів. Для юридичних осіб його вимоги необхідно враховувати разом із чинними Правилами організації діловодства; для фізичних осіб — підприємців стандарт не встановлює загального обов’язку, однак ФОП можуть застосовувати його добровільно або на виконання спеціальних нормативних, договірних чи внутрішніх вимог.

ДСТУ не замінює спеціальні вимоги до договорів, первинних бухгалтерських документів, податкової звітності, розрахункових документів РРО/ПРРО, кадрових документів та інших документів, форму або обов’язкові реквізити яких визначено законом чи окремим нормативним актом. Саме по собі порушення шрифту, відступу або розташування реквізиту не означає автоматичної недійсності документа і не тягне окремого універсального штрафу. Водночас відсутність підпису, дати, відомостей про автора, повноважень підписанта чи інших реквізитів, обов’язкових за спеціальним законом, може ускладнити облік, перевірку, виконання документа або доведення його юридичної сили.

Що таке ДСТУ 4163:2020 і коли він застосовується

ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» прийнято наказом ДП «УкрНДНЦ» від 1 липня 2020 року № 144. Стандарт застосовується з 1 вересня 2021 року та замінив ДСТУ 4163-2003.

Закон України «Про стандартизацію» передбачає добровільне застосування національних стандартів, якщо обов’язковість їх дотримання прямо не встановлено нормативно-правовим актом. Водночас чинні Правила організації діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції України № 1000/5, є обов’язковими для підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності й прямо передбачають оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів з урахуванням ДСТУ 4163:2020.

На які документи поширюється стандарт

ДСТУ 4163:2020 охоплює організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації. До них належать:

Стандарт визначає:

• склад реквізитів документів;
• вимоги до змісту та оформлення реквізитів;
• правила розташування реквізитів;
• вимоги до бланків;
• правила виготовлення документів;
• окремі вимоги до паперових та електронних примірників.

Для первинної бухгалтерської, банківської, фінансової, статистичної, науково-технічної та іншої спеціальної документації загальні правила діловодства застосовуються лише в частині загальних принципів роботи з документами та підготовки їх до архівного зберігання. Спеціальні форми й реквізити мають пріоритет.

Обов’язкові реквізити документа юридичної особи

ДСТУ визначає сім реквізитів, обов’язкових для документів, які створює юридична особа. Для електронного документа підпис оформлюється відповідно до законодавства про електронні документи та електронні довірчі послуги.

Наявність цих реквізитів не скасовує додаткових вимог спеціального законодавства. Наприклад, первинний бухгалтерський документ повинен містити реквізити, визначені статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Повний перелік реквізитів за ДСТУ 4163:2020

Стандарт передбачає 32 можливі реквізити. У конкретному документі використовують лише обов’язкові та необхідні для відповідного виду документа.

Найменування підприємства, підрозділу та використання торговельної марки

Найменування юридичної особи в документі має відповідати повному найменуванню, зазначеному в установчих документах. Скорочене найменування, якщо воно офіційно передбачене, розміщують нижче повного або поряд із ним у дужках. Найменування юридичної особи та назву виду документа на бланках оформлюють великими літерами.

Наприклад:

Назву структурного підрозділу зазначають, якщо саме цей підрозділ є автором документа та має відповідні повноваження.

Емблему або зареєстровану торговельну марку можна розміщувати на бланку відповідно до установчих документів і внутрішніх правил. Зображення торговельної марки не замінює офіційного найменування юридичної особи.

Довідкові дані підприємства

На бланку листа можуть зазначатися:

• поштова адреса;
• номери телефонів;
• адреса електронної пошти;
• адреса вебсайту;
• банківські реквізити;
• інші відомості, необхідні для комунікації.

Поштову адресу оформлюють у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, за потреби — номер корпусу, офісу чи приміщення, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс. Якщо юридична та фактична адреси відрізняються і це необхідно для листування, можуть зазначатися обидві.

Назва виду документа

Назва повинна відповідати компетенції автора та змісту документа:

На службовому листі реквізит «назва виду документа» не зазначають.

Не слід довільно називати документ «наказом», якщо особа, яка його видає, не має повноважень видавати накази. Види документів, право їх підписання та порядок погодження доцільно визначити у статуті, положеннях про підрозділи, посадових інструкціях, довіреностях, внутрішній інструкції з діловодства та матриці повноважень.

Як оформлювати дату

Дата документа може бути оформлена цифровим або словесно-цифровим способом.

Цифровий формат:

День і місяць зазначають двома цифрами, рік — чотирма. Якщо число або місяць складається з однієї цифри, перед нею ставлять нуль.

Словесно-цифровий формат:

У текстах нормативно-правових актів, посиланнях на них та документах із фінансовою інформацією застосовують словесно-цифрове оформлення дати з урахуванням вимог стандарту.

Датою документа залежно від його виду є:

• дата підписання;
• дата затвердження;
• дата прийняття;
• дата реєстрації;
• дата створення.

Службові відмітки на документі також датують.

Якщо документ підписують кілька юридичних осіб, датою спільного документа є дата останнього підпису.

Реєстраційний індекс

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа. До нього можуть додаватися індекси, які використовуються в системі діловодства підприємства: індекс справи, підрозділу, виду документа, кореспондента або посадової особи. Складові індексу відокремлюють правобіжною похилою рискою або іншим способом, передбаченим внутрішньою інструкцією.

Наприклад:

Система індексації повинна бути єдиною та зрозумілою. Не варто використовувати різні правила нумерації для однакових видів документів без пояснення у внутрішній інструкції.

Місце складення документа

Місце складення зазначають у всіх документах, крім листів. Назву населеного пункту слід наводити відповідно до чинного адміністративно-територіального устрою та офіційного найменування. Для перевірки актуальної назви населеного пункту використовують Кодифікатор адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад — КАТОТТГ.

Наприклад:

Для Києва скорочення «м.» не використовують.

Адресат

Адресатом документа можуть бути:

• юридична особа;
• структурний підрозділ;
• посадова особа;
• група однорідних адресатів;
• фізична особа.

Якщо документ надсилають юридичній особі або підрозділу без зазначення конкретної посадової особи, назву адресата подають у називному відмінку.

Якщо документ адресують керівнику або заступнику керівника, найменування юридичної особи включають до назви посади, а посаду, власне ім’я та прізвище зазначають у давальному відмінку.

Наприклад:

Якщо документ адресують керівнику структурного підрозділу, найменування юридичної особи зазначають окремо в називному відмінку, а посаду та ім’я адресата — у давальному.

На одному документі може бути не більше чотирьох адресатів. Слово «Копія» перед другим, третім або четвертим адресатом не ставлять. Якщо адресатів більше чотирьох, складають список розсилання та оформлюють окремий примірник для кожного адресата.

Гриф затвердження

Документ може затверджуватися посадовою особою або іншим розпорядчим документом.

Якщо документ затверджує посадова особа:

Якщо документ затверджено наказом, рішенням або іншим документом:

Не слід змішувати гриф затвердження із підписом автора документа: це різні реквізити з різним юридичним призначенням.

Резолюція

Резолюція фіксує управлінське доручення щодо документа. Вона може містити:

• прізвище та власне ім’я виконавця або виконавців;
• зміст доручення;
• строк виконання;
• підпис керівника;
• дату.

Основного виконавця зазначають першим. Текст доручення повинен бути конкретним і давати змогу зрозуміти очікуваний результат.

Наприклад:

Заголовок до тексту

Заголовок стисло передає зміст документа та має бути граматично узгоджений із його назвою. Залежно від виду документа він відповідає на запитання «про що?», «чого?» або «кого?». Наприкінці заголовка крапку не ставлять.

Наприклад:

Заголовок не повинен дублювати весь зміст документа або містити нечіткі формулювання на кшталт «Щодо різних питань».

Вимоги до тексту

Текст документа повинен бути чітким, послідовним, об’єктивним і не допускати різного тлумачення. Документи юридичних осіб складають державною мовою. У листуванні з іноземними адресатами може використовуватися українська мова, мова адресата або мова міжнародного спілкування — залежно від законодавства, домовленостей сторін та характеру листування.

У розпорядчому документі бажано чітко визначати:

• що саме необхідно зробити;
• хто відповідальний;
• у який строк;
• який результат має бути отриманий;
• хто контролює виконання.

Невизначені формулювання у наказах, дорученнях і внутрішніх регламентах створюють ризики спорів щодо обсягу обов’язків та відповідальності працівників.

Додатки

Якщо до документа додаються інші матеріали, після тексту оформлюють відмітку про додатки. У ній зазначають назву документа, кількість аркушів і кількість примірників, якщо це не випливає з тексту основного документа.

Наприклад:

Якщо додаток названо в тексті:

Якщо додатків кілька, їх нумерують і перелічують. Якщо документ надсилають не всім адресатам із додатками, це потрібно прямо зазначити.

Для додатка, який затверджується або вводиться в дію розпорядчим документом, використовують відповідну відмітку про належність до основного документа.

Підпис

Підпис паперового документа містить:

1. найменування посади;
2. особистий підпис;
3. власне ім’я;
4. прізвище.

Наприклад:

Якщо документ оформлено не на бланку, у назві посади може зазначатися повне найменування юридичної особи:

Якщо документ підписують кілька осіб, підписи розміщують відповідно до службової підпорядкованості. Підписи посадових осіб однакового рівня розташовують на одному рівні.

Право підпису потрібно підтверджувати статутом, положенням, посадовою інструкцією, наказом, довіреністю або іншим документом про повноваження. Наявність графічного підпису не усуває ризику, якщо документ підписала неуповноважена особа.

Підпис у разі відсутності керівника

Якщо посадова особа, підпис якої підготовлена в проєкті, відсутня, документ підписує особа, яка фактично виконує її обов’язки або має право підпису. У документі зазначають фактичну посаду та фактичне ім’я підписанта.

Не допускається:

Формулювання «В. о. директора» або «Виконувач обов’язків директора» використовують лише тоді, коли виконання обов’язків оформлено відповідним розпорядчим документом.

Печатка

Печатка не є універсально обов’язковим реквізитом кожного документа підприємства. Юридична особа визначає перелік документів, на яких використовується печатка, з урахуванням закону, спеціальних нормативних вимог та внутрішньої інструкції з діловодства. Законодавство не дозволяє державним органам вимагати від суб’єкта господарювання печатку як загальну обов’язкову умову прийняття документа, якщо такої вимоги не встановлено законом.

Якщо печатку використовують, її відбиток не повинен перекривати особистий підпис. За стандартом відбиток може охоплювати останні літери найменування посади підписанта або ставитися у спеціально позначеному місці «М. П.».

Печатка не замінює підпис уповноваженої особи.

Візування та погодження

Віза використовується для внутрішнього погодження документа. Вона може містити:

• найменування посади;
• особистий підпис;
• власне ім’я та прізвище;
• дату.

За наявності зауважень їх викладають окремо або зазначають безпосередньо у візі за правилами внутрішнього діловодства.

Гриф погодження використовують для зовнішнього погодження з іншою юридичною особою або посадовою особою. Не слід ототожнювати погодження із затвердженням: погодження підтверджує підтримку або відсутність заперечень, а затвердження надає документу чинності у випадках, коли це передбачено законодавством чи внутрішніми правилами.

Засвідчення копії

Відмітка про засвідчення паперової копії містить:

Лапки навколо слів «Згідно з оригіналом» не ставлять.

Печатку додають лише тоді, коли цього вимагає закон, спеціальний порядок або затверджена підприємством інструкція.

Засвідчувати копії повинна особа, якій надано відповідне право. У внутрішній інструкції варто визначити:

• хто має право засвідчувати копії;
• які документи можна копіювати;
• коли потрібна печатка;
• як засвідчуються багатосторінкові документи;
• як перевіряється відповідність копії оригіналу.

Відомості про виконавця

Відомості про виконавця містять прізвище та власне ім’я працівника, який підготував документ, а також номер його службового телефону. Для внутрішніх документів допускається скорочений варіант із прізвищем і номером телефону. Якщо документ готували кілька виконавців, можна зазначити двох або трьох осіб.

Наприклад:

Реквізит допомагає швидко отримати пояснення щодо змісту документа, але не означає, що виконавець має право підписувати документ або несе відповідальність замість підписанта.

Ознайомлення працівника з документом

Відмітка про ознайомлення може містити слова «З документом ознайомлений», особистий підпис працівника, його власне ім’я та прізвище, а також дату. Замість загальної назви можна зазначати конкретний вид документа.

Наприклад:

Кожен працівник проставляє свій підпис і дату особисто. Для електронного ознайомлення підприємство повинно використовувати спосіб, який дає змогу встановити особу працівника, зміст документа та дату ознайомлення.

Вимоги до бланків, паперу та сторінок

Для документів застосовують такі основні формати:

Рекомендовані поля:

Ліве поле є більшим, оскільки документ може підшиватися до справи.

Підприємство може використовувати:

• загальний бланк;
• бланк листа;
• бланк конкретного виду документа.

Бланки структурного підрозділу або конкретної посадової особи використовують лише тоді, коли відповідний підрозділ чи посадова особа мають право створювати й підписувати такі документи.

Окремий бланк конкретного виду документа доцільно запроваджувати за значного обсягу таких документів; стандарт допускає його використання, зокрема якщо протягом року створюється понад 2000 документів цього виду.

Шрифт, інтервали та виділення

Для виготовлення документів стандарт передбачає використання гарнітури Times New Roman розміром 12–14 друкарських пунктів. Для окремих допоміжних реквізитів допускається менший розмір, а назву виду документа можна оформлювати більшим шрифтом.

Для документів формату А4 рекомендовано міжрядковий інтервал 1–1,5; для А5 — одинарний. Складові багаторядкових реквізитів відокремлюють відповідно до правил стандарту.

Напівжирне накреслення допускається для виділення:

• найменування юридичної особи;
• найменування структурного підрозділу;
• назви виду документа;
• заголовка до тексту.

Не варто перетворювати службовий документ на рекламний макет: надмірна кількість шрифтів, кольорів, декоративних елементів і довільних виділень погіршує сприйняття та ускладнює уніфіковану обробку документів.

Нумерація сторінок

Другу та наступні сторінки документа нумерують арабськими цифрами посередині верхнього поля. На першій сторінці номер не проставляють. Біля номера не пишуть слово «сторінка» та не ставлять крапки, дужки чи інші знаки.

Основний документ і кожний додаток мають окрему нумерацію сторінок.

Документи постійного та тривалого зберігання понад 10 років друкують з одного боку аркуша. Документи тимчасового зберігання строком до 10 років можуть оформлюватися з обох боків аркуша, якщо це відповідає правилам діловодства підприємства.

Електронні документи

Електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних і містить обов’язкові реквізити. Він може бути відображений на екрані або у формі, придатній для сприйняття на папері.

Створення електронного документа завершується накладенням електронного підпису або електронної печатки у випадках, передбачених законом. Оригіналом є електронний примірник з обов’язковими реквізитами та електронним підписом автора або іншим рівнозначним засобом, передбаченим законодавством.

Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис, і користується презумпцією відповідності вимогам закону. Кваліфікована електронна печатка підтверджує цілісність даних та походження документа в межах, установлених законом.

Вставлене у PDF або текстовий файл зображення власноручного підпису саме по собі не є кваліфікованим електронним підписом і не створює автоматично тих самих правових гарантій щодо ідентифікації підписанта та цілісності документа.

Юридична сила електронного документа не може заперечуватися лише через його електронну форму. Водночас закон передбачає окремі винятки для документів, які мають існувати в єдиному оригіналі або щодо яких установлено спеціальну форму.

Що має визначити підприємство для електронного документообігу

У внутрішніх правилах доцільно встановити:

• які документи створюються виключно в електронній формі;
• який вид електронного підпису використовується;
• хто має право підпису;
• порядок погодження та затвердження;
• правила присвоєння дати й реєстраційного індексу;
• порядок перевірки електронних підписів;
• формат зберігання;
• правила резервного копіювання;
• порядок надання доступу;
• строки зберігання;
• спосіб формування паперових копій або візуальних відтворень.

Паперова копія електронного документа

Паперовий примірник електронного документа є його візуальним відтворенням. Порядок засвідчення такої копії визначається законом, спеціальними правилами та внутрішніми процедурами підприємства.

ДСТУ передбачає реквізит, який дає змогу позначити наявність електронного або паперового примірника. Для ідентифікації документа можуть використовуватися штрихкод, QR-код або інші засоби, якщо це передбачено системою документообігу.

Спеціальні документи: коли ДСТУ недостатньо

Перед оформленням документа необхідно перевірити, чи встановлено для нього окрему форму або спеціальний перелік реквізитів.

Первинні бухгалтерські документи

Стаття 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» встановлює спеціальні обов’язкові реквізити первинного документа. До них належать, зокрема:

• назва документа;
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції;
• одиниця виміру;
• посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення і правильність оформлення операції;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу.

ДСТУ не може замінити ці реквізити. Якщо первинний документ не відповідає вимогам бухгалтерського законодавства, правильне розташування реквізитів за стандартом не усуне недолік.

Договори

Для договорів визначальними є норми Цивільного кодексу України, спеціальних законів та умови сторін. Письмова форма дотримана, якщо зміст правочину зафіксовано в одному або кількох документах, у тому числі електронних, і документ підписано стороною або сторонами.

Номер договору, шрифт, поля або розташування заголовка зазвичай не визначають його чинність самі по собі. Значення мають належна форма, погоджені істотні умови, повноваження сторін і належне підписання.

Податкові, розрахункові та інші документи спеціальної форми

Податкова звітність, податкові накладні, розрахункові документи РРО/ПРРО, банківські документи, статистична звітність та інші регламентовані форми оформлюються за спеціальними нормативними актами. ДСТУ застосовується лише настільки, наскільки це не суперечить спеціальній формі.

Підприємство не повинно самостійно змінювати затверджений склад обов’язкових реквізитів або структуру документа, якщо нормативний акт вимагає використання конкретної форми.

Зберігання документів

Підприємство повинно організувати зберігання документів відповідно до правил діловодства, номенклатури справ і встановлених строків зберігання. Строк залежить від виду документа та визначається Переліком типових документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України № 578/5, а також спеціальними нормативними актами.

Для електронних документів необхідно забезпечити:

• доступність інформації протягом усього строку зберігання;
• можливість відтворення документа у первісному форматі;
• перевірку цілісності;
• збереження даних про походження, дату та час відправлення або одержання;
• захист від несанкціонованої зміни чи знищення.

Строк зберігання електронного документа не може бути коротшим за строк, установлений для відповідного паперового документа.

Чи є штраф за порушення ДСТУ 4163:2020

ДСТУ 4163:2020 не встановлює окремого універсального штрафу за неправильний шрифт, відступ, формат дати, розміщення реквізиту або інше порушення правил оформлення. Стандарт також не встановлює ліцензій, дозволів чи підстав для їх анулювання.

Відповідальність може виникати за порушення спеціального законодавства, наприклад якщо:

• первинний документ не містить обов’язкових реквізитів;
• подано недостовірні відомості;
• порушено порядок бухгалтерського або податкового обліку;
• документ підписала особа без належних повноважень;
• не забезпечено зберігання документів;
• порушено вимоги до захисту інформації або персональних даних;
• працівника не ознайомлено з документом у випадку, коли це необхідно для підтвердження виконання обов’язку роботодавця;
• використано документ не тієї форми, яку прямо вимагає закон.

Тому підприємству потрібно оцінювати не лише зовнішнє оформлення, а й зміст, повноваження автора, порядок прийняття, погодження, підписання, реєстрації та зберігання документа.

Чи стає документ недійсним через порушення стандарту

Документ не стає автоматично недійсним лише через те, що:

• використано інший шрифт;
• неправильно встановлено поле;
• заголовок розміщено з відхиленням;
• прізвище оформлено не великими літерами;
• дата або індекс розташовані не в рекомендованому місці.

Оцінка юридичної сили залежить від виду документа та спеціальних норм. Для договору важливими є форма, зміст, волевиявлення і підписи сторін; для первинного документа — реквізити, установлені бухгалтерським законодавством; для наказу — компетенція автора, зміст, підпис, дата, реєстрація та належне доведення до працівників.

Водночас систематичне ігнорування стандарту підвищує ризик:

• неоднозначного тлумачення документів;
• втрати або дублювання документів;
• помилок під час реєстрації;
• складнощів із пошуком та архівним зберіганням;
• спорів щодо дати, автора, повноважень чи факту ознайомлення;
• репутаційних втрат у листуванні з клієнтами, партнерами та державними органами.

Що варто закріпити у внутрішній інструкції з діловодства

Для захисту активів, доказової бази та ділової репутації підприємства внутрішня інструкція повинна визначати щонайменше:

1. перелік документів, які створює підприємство;
2. види бланків та затверджені шаблони;
3. правила нумерації та реєстрації;
4. посадових осіб, які мають право підпису;
5. порядок заміщення керівника;
6. порядок погодження та затвердження;
7. перелік документів, на яких використовується печатка;
8. правила засвідчення копій;
9. порядок роботи з електронними документами та електронними підписами;
10. порядок надсилання та підтвердження доставки;
11. правила роботи з документами обмеженого доступу;
12. порядок ознайомлення працівників;
13. строки виконання та контроль;
14. правила формування справ;
15. строки й умови зберігання;
16. порядок передавання документів до архіву;
17. порядок знищення документів після завершення строку зберігання;
18. відповідальних осіб за діловодство та архів.

Керівник юридичної особи відповідає за організацію діловодства, а безпосереднє ведення може бути покладено на службу діловодства або визначеного працівника.

Приклад оформлення наказу

Це орієнтовний приклад структури. Конкретний зміст наказу, повноваження підписанта, порядок погодження та додаткові реквізити визначаються законодавством і внутрішніми документами підприємства.

Перевірка документа перед підписанням

Перед підписанням варто перевірити: