Бланк довіреності: коли потрібен та як користуватись?

У своїй діяльності підприємці часто використовують бланк довіреності. На підставі цього документа співробітник може здійснювати будь-які доручення від імені організації. Готовий бланк довіреності ви можете завантажити на нашому сайті. 

Це допоможе вам уникнути грубих помилок при складанні та заповненні документа з нуля. Залишиться тільки внести до нього реквізити довірителя та ті права, які він делегує довіреній особі. Що таке бланк довіреності та у яких випадках його можна використовувати?

Що таке бланк довіреності за формою М-2?

Бланк довіреності — це готова типова форма документа. Вона використовується на підприємстві для передачі прав конкретному працівникові, наприклад, на здійснення певних повноважень від імені керівника.

У зв'язку з тим, що чинне законодавство (статті 244 та 245 ЦК України) пред'являє підвищені вимоги для оформлення та заповнення довіреності, використання готового бланку суттєво скоротить кількість можливих помилок.

Бланк довіреності за формою М-2 — це юридичний інструмент, який допомагає керівнику компанії частково передати свої повноваження довіреній особі для отримання товарно-матеріальних цінностей (далі — ТМЦ).

Підприємство при виконанні господарської діяльності часто має справу з постачальниками товарів чи послуг. При цьому одержувач (представник одержувача) має підтвердити свої повноваження у документальній формі. А компанія — постачальник повинна виконати звірку даних у дорученні з офіційним документом одержувача (паспорт, серія та номер, або інший документ, що засвідчує особу), з видатковою накладною і видати ТМЦ представнику компанії-отримувача.

Попри те, що згідно з Постановою КМУ від 17 квітня 2008 року бланки довіреності втратили статус суворої звітності, підприємства продовжують вести журнал реєстрації цих документів за формою, яка встановлена Інструкцією №99.

Навіщо потрібна довіреність М-2?

Пункт 2 Інструкції №99 визначає конкретні види ТМЦ, які можуть передаватися одержувачу на основі довіреності:

• цінні папери,
• фінансова документація,
• нематеріальні активи,
• основні засоби компанії,
• товари та інструменти,
• добрива, насіння, худобу,
• інвентар, запчастини,
• паливо, сировину тощо.

Для компанії-одержувача цей документ підтверджує рішення довірителя передати свої повноваження особі для отримання певного переліку цінностей.

Для компанії-постачальника такий документ — це основа передачі товарно-матеріальних цінностей одержувачу. Без доручення М-2 постачальник не має права виписувати та підписувати товарно-транспортні накладні на відпустку ТМЦ, а отже, господарська операція не може бути проведена до кінця.

Коли видається довіреність за формою М-2?

Документ формує та заповнює керівник компанії для того, щоб отримати ТМЦ. При цьому немає значення, згідно з яким договором буде здійснюватися передача цінностей — оренда, ремонт, зберігання чи купівля-продаж.

Компанія-одержувач виписує довіреність, а компанія-постачальник отримує документ, відповідно до якого може відпустити:

• техніку після ремонту (лист Міністерства фінансів України № 31-04200-30-5/7021 від 09.12.2003 року);
• тари на повернення чи продукцію для подальшого відповідального зберігання (лист Міністерства фінансів України № 04220-92 від 30.07.2003 року);
• товарно-матеріальні цінності у межах угоди про здійснення спільної діяльності;
• давальницьку сировину для подальшого перероблення;
• акції та цінні папери (лист Міністерства фінансів України № 061-303/11-2263 від 28.04.2001 року).

У яких випадках не потрібна довіреність за формою М-2?

Далеко не завжди потрібно виписувати довіреність:

1. Отримання ТМЦ за готівкову оплату, а також одержання цінностей у приватного підприємця.
2. Придбання ТМЦ особисто підприємцем на основі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу.
3. Придбання ТМЦ особисто керівником підприємства або іншою уповноваженою особою, яка може здійснювати дії без довіреності.
4. Отримання ТМЦ цивільною особою, якщо це є кінцевим споживачем товарів чи послуг.
5. При переміщенні цінностей всередині організації, коли ТМЦ відпускаються одними співробітниками іншим співробітникам, які працюють у компанії.

Хто може видавати довіреність за формою М-2?

Відповідно до Інструкції №99, довіреність за типовою формою М-2 можуть заповнювати посадові особи організації, які мають таке право, а також працівники, які:

• мають таке право на основі своєї посадової інструкції,
• були призначені директором підприємства для здійснення реєстрації та виписки довіреностей, у тому числі які були використані або повернуті на підприємство.

Правила реєстрації доручення за формою М-2 на підприємстві

Кожне підприємство, яке провадить господарську діяльність, веде Журнал реєстрації довіреностей. Форма реєстрації представлена ​​у додатку 2 Інструкції № 99. Головний бухгалтер шнурує Журнал, нумерує, скріплює сторінки підписом та печаткою директора компанії.

На довіреностях, які були повернуті, головний бухгалтер ставить напис «не використано». Після цього документ слід зберігати протягом часу, що встановлюється для зберігання первинної документації, згідно з наказом Міністерства юстиції № 578/5 від 12.04.12 року.

Дотримуйтесь правил реєстрації, виписки та зберігання бланків довіреностей, тому що при необхідності довести факт придбання ТМЦ від компанії-постачальника, саме копії сторінок Журналу будуть тим самим аргументом на вашу користь.

Які дані необхідно внести до бланка довіреності М-2?

Компанія-постачальник не зможе відпустити цінності довірчій особі, якщо знайде в документі такі помилки, як помарки та виправлення, неправильно заповнені реквізити, неправильні персональні дані представника одержувача, відсутність підписів.

Заповнюйте усі реквізити уважно та не забудьте вказати у рядку Документ, що засвідчує особу — паспортні дані довірчої особи. При отриманні ТМЦ представник компанії — одержувача має пред'явити цей документ для звірки. Його реквізити мають повністю збігатися з тими, що записані в бланку.

При заповненні рядків довіреності необхідно ввести:

• найменування компанії-отримувача, код ЄДРПОУ, розрахунковий рахунок платіжної організації, реквізити банку;
• дату дії довіреності;
• номер бланка та дату його видачі;
• точну назву ТМЦ;
• обсяг цінностей у натуральному вираженні;
• одиниці виміру (штуки, комплекти).

На документі мають стояти підписи директора підприємства та головного бухгалтера чи уповноважених посадових осіб.

Чи потрібна печатка на бланку довіреності М-2?

Печатка є обов'язковим реквізитом під час засвідчення документа, згідно з додатком 1 до Інструкції № 99.

Однак це правило не стосується підприємців, які провадять господарську діяльність без печатки (лист Міністерства фінансів України № 053-29151 від 31.10.2000 року).

Який термін дії довіреності М-2?

Відповідно до пункту 8 Інструкції № 99, термін дії довіреності не повинен перевищувати 10 календарних днів. Проте кінцевий термін дії залежить від характеру отримання цінностей. Так, період дії документа може бути продовжено до 1 календарного місяця, якщо:

1. Для доставлення ТМЦ використовуються центрально-кільцеві перевезення.

2. Усі розрахунки щодо отримання та вивезення ТМЦ виконуються у плановому порядку.

Строк дії документа закінчиться на дату, зазначену у відповідній графі на бланку довіреності.

Отримання цінностей без довіреності вважається порушенням правил та порядку ведення бухобліку.