Бонусні програми в магазині: облік, РРО та податки

Бонусні програми в магазині: як оформити, проводити через РРО/ПРРО, відображати в обліку і оподатковувати

Бонусна програма для магазину є законним інструментом стимулювання повторних продажів, але лише тоді, коли її правила чітко оформлені, доведені до покупця, коректно відображаються в чеку, а знижка не маскується під «альтернативний платіжний засіб». Для більшості роздрібних програм безпечна модель одна: бонуси — це право покупця на майбутню знижку, а не гроші. У такій моделі підприємець публікує правила програми, збирає персональні дані лише на законній підставі, видає чек на повну суму розрахункової операції з правильним відображенням знижки та показує в податках реальну суму продажу з урахуванням вимог до мінімальної бази ПДВ. (Закон України)

Окремої ліцензії чи дозволу саме для бонусної програми закон не вимагає. Але якщо бонуси застосовуються до спеціально регульованих товарів, діють додаткові обмеження. Насамперед це алкоголь: для роздрібної торгівлі потрібна ліцензія, а продаж нижче мінімальної роздрібної ціни заборонений і штрафується. Для тютюнових виробів, тютюну, замінників тютюну та рідин для електронних сигарет треба контролювати ціну продажу відповідно до спеціального закону. (Закон України)

Що таке бонусна програма з юридичної точки зору

З погляду цивільного та споживчого законодавства бонусна програма — це набір правил, за якими продавець обіцяє покупцю певну майнову перевагу в майбутньому: знижку, спеціальну ціну, додатковий товар або іншу вигоду за виконання визначених умов. Для магазину це фактично елемент публічної пропозиції: умови мають бути однаковими для всіх учасників, зрозумілими, доступними і не вводити в оману. В онлайн-торгівлі до цього додаються обов’язкові вимоги щодо інформації про продавця та умови електронного договору. (Закон України)

Найбезпечніше формулювання для правил програми: бонуси не є грошима, електронними грошима, подарунковим сертифікатом чи іншим платіжним інструментом, а дають право на знижку за наступної покупки на умовах програми. Таке формулювання зменшує ризик спорів у РРО-обліку, ПДВ та ПДФО. Це практичний висновок із вимог про належне інформування споживача, правильне оформлення розрахункової операції та податкову кваліфікацію знижок. (ЗІР ДПС)

Які документи потрібно оформити

Покупець повинен мати можливість ознайомитися з правилами до участі в програмі: в магазині — у доступному місці, в інтернет-магазині — на сайті або в інтерфейсі оформлення замовлення. Якщо умови складні або містять винятки, їх не можна ховати в дрібному шрифті чи неочевидних посиланнях. (Закон України)

Персональні дані клієнтів

Бонусні програми майже завжди пов’язані з персональними даними: ПІБ, телефон, email, дата народження, історія покупок, ідентифікатор картки або акаунта. Такі дані можна обробляти лише для визначеної мети та на належній правовій підставі. Потрібно пояснити, які саме дані ви збираєте, для чого, кому передаєте, як довго зберігаєте та як клієнт може реалізувати свої права.

Для магазину це означає щонайменше три практичні кроки: не збирати зайві дані, не використовувати базу бонусної програми для сторонніх цілей без окремої підстави та обмежити доступ працівників до історії покупок і контактних даних клієнтів. Якщо програма передбачає SMS, email або месенджер-розсилки, правила комунікації треба узгодити з політикою конфіденційності та рекламними вимогами. (Закон України)

Реклама бонусів і знижок

Реклама бонусної програми не повинна вводити споживача в оману. Небезпечні формулювання: «безкоштовно», «кешбек», «оплата бонусами як грошима», «знижка для всіх», якщо фактично діють винятки, обмеження за товарами, строками, мінімальною сумою чека або колом осіб. Якщо бонуси мають строк дії, обмеження на категорії товарів або не застосовуються до акцизної продукції, це треба прямо показувати в умовах акції та в рекламних матеріалах. (Закон України)

Як проводити бонуси через РРО/ПРРО

Закон про РРО вимагає проводити розрахункові операції на повну суму покупки через зареєстрований РРО або ПРРО та видавати розрахунковий документ у паперовій або електронній формі. Отже, продаж із використанням бонусів має бути проведений як звичайна розрахункова операція з коректним відображенням ціни, знижки та суми до сплати.

Нарахування бонусів після покупки саме по собі не є окремою розрахунковою операцією. Це елемент програми лояльності та інформація для клієнта. А от списання бонусів під час наступної покупки має відображатися так, щоб чек показував реальну суму, сплачену покупцем, і не спотворював ціну товару. На практиці найбезпечніше, коли POS-система оформлює списання бонусів саме як знижку, а не як окремий вид оплати. (Наказ Мінфіну № 13)

Якщо магазин продає кілька товарів в одному чеку і бонуси зменшують загальну суму, систему треба налаштувати так, щоб знижка розподілялася коректно і не створювала штучного перекосу в ціні окремих позицій. Це особливо важливо для ПДВ, повернень товару та акцизних товарів із спеціальним ціновим регулюванням. (Податковий кодекс України)

За порушення правил проведення розрахункових операцій Закон про РРО передбачає фінансові санкції: зокрема, за непроведення операції через РРО або ПРРО чи невидачу належного розрахункового документа — 100% вартості товарів за перше порушення і 150% за кожне наступне. (Закон України)

Бухгалтерський облік бонусів

Окремого спеціального стандарту бухгалтерського обліку саме для бонусних програм немає, тому підхід треба закріпити в наказі про облікову політику з урахуванням загальних правил щодо доходів, витрат, зобов’язань і застосування Плану рахунків. Для малого й середнього ритейлу найкраще працює модель, за якої бонуси юридично оформлені як право на знижку, а в обліку є чітка аналітика: скільки бонусів нараховано, використано, анульовано через сплив строку або сторновано через повернення. (Закон України)

Для підприємства важливо не стільки обрати «красиву» схему проводок, скільки забезпечити узгодженість між правилами програми, чеком, бухгалтерським обліком і податками. Якщо ж магазин хоче побудувати складнішу систему, де бонус має власний «грошовий еквівалент» і фактично погашає окреме зобов’язання продавця, варто закріпити це окремо в обліковій політиці та до запуску отримати індивідуальну податкову консультацію.

Податки

Єдиний податок

Для ФОП на єдиному податку дохід визначається за фактом надходження коштів у грошовій формі. Тому якщо за товар ціною 1 000 грн покупець сплатив 700 грн грошима, а 300 грн погашено бонусною знижкою, дохід ФОП для єдиного податку — це сума фактично отриманих грошей, тобто 700 грн. (ЗІР ДПС)

Податок на прибуток

Для платника податку на прибуток спеціального окремого коригування саме на суму бонусів або роздрібних знижок Податковий кодекс не встановлює. Загальне правило таке: база формується від фінансового результату до оподаткування з урахуванням передбачених Кодексом різниць. Тому ключове питання — як саме підприємство оформило і відобразило бонусну програму в бухгалтерському обліку. (ДПС України)

ПДВ

Саме нарахування бонусів покупцю за вже здійснену покупку зазвичай не є окремим постачанням товарів чи послуг і саме по собі не створює нової операції з ПДВ. Податкове значення виникає на етапі наступного продажу, коли бонуси використовуються. Якщо програма побудована як право на знижку, базою ПДВ є договірна вартість після знижки, але не нижче мінімальної бази, встановленої пунктом 188.1 ПКУ: для придбаних товарів — не нижче ціни придбання, для самостійно виготовлених — не нижче звичайної ціни, для необоротних активів — не нижче балансової вартості. (Податковий кодекс України)

Через це правило небезпечно дозволяти списання бонусів так, щоб фактична ціна продажу опускалася нижче мінімальної бази ПДВ. Якщо магазин хоче дати дуже глибоку знижку або 100% знижку, треба окремо перевіряти ПДВ-наслідки як для безоплатного чи майже безоплатного постачання.

ПДФО і військовий збір

Для покупця ключове питання — чи є бонус або знижка індивідуальною. Податкова служба прямо роз’яснює: якщо знижка поширюється на невизначене коло осіб або на всіх учасників програми на однакових умовах, її сума не включається до оподатковуваного доходу фізичної особи. Якщо ж знижка надається персонально окремій особі або вузькому колу осіб за індивідуальним рішенням продавця, вона може вважатися додатковим благом і обкладатися ПДФО. (ЗІР ДПС)

Військовий збір справляється з оподатковуваних доходів за правилами Податкового кодексу. Тому персональні бонуси чи знижки, які потрапляють до доходу фізособи як додаткове благо, тягнуть не лише ПДФО, а й військовий збір. (Податковий кодекс України)

Повернення товару

Правила програми мають окремо регулювати повернення. Найкраща модель для магазину така:

• якщо товар повернуто, бонуси, нараховані за цю покупку, анулюються;
• якщо при купівлі були списані бонуси, у правилах треба визначити, чи повертаються вони на бонусний рахунок покупця, чи згоряють у разі повернення;
• сума повернення грошей покупцю має відповідати фактично сплаченій ним сумі, а не «повній ціні до бонусів», якщо інше прямо і законно не передбачено правилами програми.

Це треба прописати одразу, інакше спори з клієнтами майже неминучі. Повернення також повинне коректно відображатися в РРО або ПРРО та бухгалтерському обліку.

Інтернет-магазин і доставка

Для онлайн-продажів діють ті самі базові правила: покупець має отримати повну інформацію про продавця, товар, ціну, умови акції та порядок оплати. Якщо бонуси застосовуються при оформленні замовлення, це має бути видно до підтвердження замовлення, а не після списання коштів. Під час доставки документи повинні узгоджуватися між собою: замовлення, чек і фактична сума до сплати мають показувати однакову ціну після бонусної знижки.

Сам по собі бонусний механізм не створює окремих вимог до приміщень, складу чи персоналу. Спеціальні вимоги виникають лише через товар або спосіб торгівлі: для алкоголю, тютюну, лікарських засобів, харчових продуктів, підакцизної продукції, торгівлі через Інтернет тощо. У таких випадках бонусна програма не скасовує галузевих правил маркування, зберігання, вікових обмежень, ліцензування та цінового контролю. (Закон України)

Алкоголь і тютюн: окремі ризики

Якщо бонуси застосовуються до алкоголю, потрібно перевіряти два блоки правил одночасно: наявність чинної ліцензії на роздрібну торгівлю та дотримання мінімальних роздрібних цін. Навіть якщо клієнт формально «оплачує частину бонусами», фінальний результат продажу не може бути нижчим за встановлену мінімальну роздрібну ціну. Порушення тягне штраф 100% вартості реалізованого товару, розрахованої виходячи з мінімальної ціни, але не менше двох мінімальних зарплат. (Закон України)

Для тютюнових виробів, тютюну, промислових замінників тютюну та рідин для електронних сигарет потрібно контролювати спеціальні правила ціноутворення: роздрібна ціна не може виходити за межі, встановлені спеціальним законом. Крім того, для підакцизної роздрібної торгівлі значення має коректна прив’язка РРО або ПРРО до ліцензійних реєстрів. (Закон України)

Облік бонусів в програмі Торгсофт

Бонусна система в Торгсофт — це інструмент лояльності, який відрізняється від звичайної накопичувальної знижки тим, що власник магазину не одразу надає клієнту знижку, а відкладає її на заданий термін у вигляді бонусів. Це дозволяє залишати гроші в обороті компанії та стимулює покупця повернутися за новими покупками. У програмі діє правило: 1 бонусний бал дорівнює 1 умовній одиниці.

Як створити та налаштувати бонусну систему

• термін нарахування: бонуси можуть нараховуватися відразу, через зазначену кількість днів або у вказаний день наступного місяця;
• згоряння бонусів: можна налаштувати анулювання бонусів у кінці календарного року, місяця або через певну кількість днів після нарахування; для останнього потрібна додаткова опція «Бонусна система з терміном дії»;
• максимальний відсоток оплати: можна обмежити частину чека, яку дозволено сплатити бонусами;
• перехід на новий рівень: можна створити багаторівневу систему, де при накопиченні певної суми клієнт автоматично переходить на інший тип картки з вищим відсотком нарахувань.

Як нараховувати та проводити бонуси в обліку

Правила нарахування:

• бонуси не нараховуються на товари, на які вже встановлена товарна знижка, які продаються за оптовою ціною або беруть участь в акціях;
• якщо клієнт частково оплачує товар бонусами, нові бонуси за цю покупку нараховуються лише на ту частину суми, яка була сплачена реальними грошима;
• у Торгсофт є можливість не видавати дрібну решту клієнту готівкою, а зарахувати решту на картку клієнта у вигляді бонусів;
• за допомогою опції «Приведи друга» бонуси можуть автоматично нараховуватися клієнту за покупки, які роблять його друзі за спеціальним промокодом.

Використання бонусів: при продажу товару у вікні «Реалізація» продавець має натиснути «Додаткові дії» — «Оплатити бонусами». Можна оплатити як один конкретний товар, так і всі товари в чеку. У налаштуваннях типу дисконтної карти можна встановити правило, за яким у реалізації обов’язково має бути хоча б один товар, оплачений грошима.

Крім того, накопичені бонуси можна перевести в готівку, якщо така модель використовується в магазині. У фінансовому обліку це потрібно фіксувати окремою статтею витрат і не змішувати зі стандартною знижкою в продажу.

Проведення через програмний РРО

• Фіскальний чек: при використанні бонусів вони виступають як знижка на товар. У чеку ПРРО має бути чітко видно, яка сума оплачена бонусами, а яка — готівкою або банківською карткою.
• Повернення товару: якщо клієнт повертає товар, за який раніше розрахувався бонусами, ці бонуси можуть автоматично повертатися на його клієнтську картку згідно з налаштуваннями системи.
• Важливий нюанс: якщо використовуються бонуси з обмеженим терміном дії, потрібно окремо налаштувати строк дії повернених бонусів, інакше тимчасові бонуси можуть помилково перетворитися на постійні.

Особливості для інтернет-магазинів

Якщо ви ведете облік замовлень з інтернет-магазину через режим «Торгівля з випискою рахунка», клієнт також може розрахуватися бонусами. Для автоматичного нарахування бонусів новим клієнтам при синхронізації з інтернет-магазином у файлах замовлень має бути параметр SaleType = 1. Також для нарахування бонусів при покупці через інтернет-магазин у налаштуваннях синхронізації має бути увімкнений удосконалений режим.

Додаткові маркетингові інструменти

1. Масова розсилка. Можна налаштувати автоматичні завдання за розкладом, щоб програма сама щодня відправляла клієнтам повідомлення про доступні бонуси або наближення дати їх згоряння.
2. Верифікація через SMS. Якщо клієнт забув фізичну бонусну картку, продавець може знайти його за номером телефону, відправити код підтвердження і після верифікації нарахувати або списати бонуси.

Офіційні джерела

• Податковий кодекс України, № 2755-VI — зокрема норми про ПДВ, єдиний податок, ПДФО і військовий збір. (Закон України)
• Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій…», № 265/95-ВР — правила проведення розрахункових операцій та санкції. (Закон України)
• Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 — форма та зміст розрахункових документів. (Наказ Мінфіну)
• Цивільний кодекс України, № 435-IV — норми про публічну пропозицію, акцепт і договірні відносини.
• Закон України «Про електронну комерцію», № 675-VIII — вимоги до інформації про продавця та електронного договору.
• Закон України «Про захист прав споживачів», № 1023-XII — вимоги до інформації для споживача.
• Закон України «Про захист персональних даних», № 2297-VI — правила обробки персональних даних. (Закон України)
• Закон України «Про рекламу», № 270/96-ВР — загальні вимоги до реклами та заборона оманливих практик. (Закон України)
• Закон України від 18.06.2024 № 3817-IX — правила ліцензування, цінового регулювання та санкцій для алкоголю, тютюнових виробів, рідин для електронних сигарет та пального. (Закон України)
• Постанова КМУ від 30.10.2008 № 957 — мінімальні оптово-відпускні та роздрібні ціни на окремі види алкогольних напоїв.
• П(С)БО 15 «Дохід», П(С)БО 16 «Витрати», Інструкція про застосування Плану рахунків — загальні правила для відображення доходів, витрат і аналітики в бухгалтерському обліку. (Закон України)

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва