Закінчився термін електронного ключа касира пРРО: що робити?

Як замінити електронний ключ касира для ПРРО в податковій

Для роботи з програмним РРО недостатньо просто отримати новий файл ключа. Розрахункові операції на ПРРО можуть проводити лише ті особи, чиї сертифікати електронних підписів та/або печаток внесені до Реєстру програмних РРО щодо конкретного ПРРО, а підписання електронних розрахункових документів можливе тільки за умови дійсності відповідного сертифіката відкритого ключа. Тому заміна ключа касира складається з двох обов’язкових дій: отримання нового ключа у надавача електронних довірчих послуг і подання до ДПС повідомлення про новий сертифікат для роботи з ПРРО. (dp.tax.gov.ua)

Сама заміна ключа касира оформлюється через форму № 5-ПРРО (J/F1391802). Форма № 1-ПРРО використовується для реєстрації самого ПРРО, а форма № 5-ПРРО — для внесення до Реєстру даних про сертифікати касирів і старших касирів. Це означає, що при звичайній заміні ключа касира повторно реєструвати ПРРО не потрібно. (tr.tax.gov.ua)

Коли ключ потрібно замінювати

Заміну слід робити до того, як спливе строк чинності сертифіката, а також у випадках, коли ключ скасовано, заблоковано, змінено дані, зазначені в сертифікаті, виявлено помилки в реквізитах сертифіката, втрачено носій ключової інформації або є підозра, що особистий ключ став відомий іншим особам. (ca.tax.gov.ua)

Порядок дій

1. Отримайте новий ключ у надавача електронних довірчих послуг

Користувачі, які ще мають чинні сертифікати, можуть скористатися онлайн-сервісами повторного дистанційного формування сертифікатів. На ресурсі КНЕДП ДПС зазначено, що таким способом можна самостійно продовжити строк дії сертифікатів на 2 роки. Якщо ж сертифікат уже завершився або підпис отримується заново, потрібно підготувати документи за правилами обраного надавача і звернутися до пункту реєстрації. (ca.tax.gov.ua)

2. Подайте до ДПС форму № 5-ПРРО (J/F1391802)

Після отримання нового ключа суб’єкт господарювання подає до контролюючого органу повідомлення за формою № 5-ПРРО (J/F1391802). Подати його можна засобами Електронного кабінету, Єдиного вікна подання електронної звітності або іншого програмного забезпечення, яке підтримує електронний документообіг з ДПС. У цьому повідомленні зазначаються відомості про новий сертифікат касира. (tr.tax.gov.ua)

У графі про ідентифікатор ключа суб’єкта потрібно вказати значення з параметрів сертифіката безпеки нового ключа. У самій формі № 5-ПРРО прямо зазначено, що це саме значення ідентифікатора ключа суб’єкта з кваліфікованого або удосконаленого сертифіката відкритого ключа. Цей ідентифікатор складається з набору цифр і латинських літер.

3. Правильно визначте роль у формі

У формі № 5-ПРРО у графі “Тип підпису” вказується одна з ролей: “Касир”, “Старший касир” або “Припинення роботи”. Якщо на момент формування нового ключа зміна на ПРРО вже закрита, для нового ключа можна зазначати роль “Касир”. Якщо ж новий ключ згенеровано тоді, коли робоча зміна ще відкрита, ДПС рекомендує подавати форму з роллю “Старший касир”.

Практичний приклад: касир відкрив зміну старим ключем, але до закриття зміни отримав новий КЕП. У такій ситуації для роботи з ПРРО за новим ідентифікатором ключа подається форма № 5-ПРРО із зазначенням ролі “Старший касир”. (tr.tax.gov.ua)

4. Працюйте з ПРРО тільки після внесення нового сертифіката до Реєстру

Право проводити розрахункові операції на ПРРО має лише та особа, сертифікат якої внесено до Реєстру програмних РРО щодо цього ПРРО. Дані сертифікатів вносяться до Реєстру саме на підставі повідомлень за формою № 5-ПРРО. Отже, новий ключ починає використовуватися для розрахункових операцій після того, як ДПС опрацює подане повідомлення і відповідні дані потраплять до Реєстру. (dp.tax.gov.ua)

Що робити зі старим ключем

Якщо строк дії старого ключа просто закінчився або його вже скасовано, окремо подавати форму № 5-ПРРО з типом підпису “Припинення роботи” на такий ключ не потрібно. Це пряма позиція Загальнодоступного інформаційно-довідкового ресурсу ДПС. (ZIR)

Інша ситуація — якщо ключ скомпрометовано, втрачено носій, змінено дані, зазначені в сертифікаті, або виявлено помилку в реквізитах сертифіката. У такому разі користувач повинен невідкладно звернутися до надавача за блокуванням або скасуванням сертифіката. КНЕДП ДПС окремо вказує, що скасований сертифікат поновленню не підлягає, а заблокований можна поновити лише протягом строку блокування. (ca.tax.gov.ua)

Спеціальні випадки

Якщо ФОП зареєстрував ПРРО за серією та номером паспорта або ID-картки, а під час відкритої зміни отримав РНОКПП і сформував новий КЕП уже з податковим номером, для роботи з ПРРО слід подати форму № 5-ПРРО (F1391802) з новим ідентифікатором ключа та роллю “Старший касир”. (dp.tax.gov.ua)

Якщо під час відкриття зміни на ПРРО з’являється повідомлення “Відсутні господарські одиниці”, однією з причин може бути те, що в повідомленні J/F1391802 вказано неправильний ідентифікатор ключа суб’єкта або цей ідентифікатор взято не з того сертифіката. ДПС прямо звертає увагу на таку помилку. (vin.tax.gov.ua)

Функція “Старший касир” потрібна не лише для первинного налаштування. ДПС роз’яснює, що якщо один касир відкрив зміну на ПРРО, інший касир не може увійти в цю саму зміну, а старший касир може зайти в уже відкриту зміну і закрити її. (tr.tax.gov.ua)

Відповідальність за порушення

Закон вимагає проводити розрахунки через зареєстровані РРО або ПРРО та видавати покупцеві розрахунковий документ встановленої форми на повну суму операції. Якщо через прострочений, нечинний або не внесений до Реєстру ключ суб’єкт господарювання фактично проводить розрахунки з порушенням цих вимог, застосовуються фінансові санкції. ДПС нагадує, що з 1 серпня 2025 року знову діють стандартні штрафи за порушення вимог пунктів 1 і 2 статті 3 Закону № 265: 100 % вартості товарів (робіт, послуг) при першому порушенні та 150 % — при кожному наступному. (tax.gov.ua)

Крім фінансових санкцій для суб’єкта господарювання, можливі й адміністративні штрафи за статтею 155-1 КУпАП. За перше порушення — від 34 до 85 грн для осіб, які здійснюють розрахункові операції, і від 85 до 170 грн для посадових осіб; за повторне протягом року — відповідно від 85 до 170 грн і від 170 до 340 грн. (kr.tax.gov.ua)

Як замінити ключ касира для роботи з пРРО в Торгсофт?

Для заміни електронного ключа (КЕП) касира для роботи з програмним РРО (пРРО) в Торгсофт необхідно виконати кілька кроків. Найголовніше правило — спочатку новий ключ має бути зареєстрований у податковій службі (ДПС), а вже потім його можна додавати до програми.

Крок 1. Реєстрація нового ключа в ДПС

Перш ніж додавати новий ключ касира у Торгсофт, вам необхідно подати Форму №5-ПРРО (Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованих/удосконалених сертифікатів відкритих ключів, які застосовуються в ПРРО).

Крок 2. Підготовка файлу ключа

Розмістіть файл нового приватного ключа (зазвичай це формати .dat, .jks або .pfx) безпосередньо у папці з програмою Торгсофт. Рекомендований шлях виглядає так: C:\TORGSOFT\PROGRAM\Keys\ПІБ_Касира\Key-6.dat.

Крок 3. Заміна ключа у картці співробітника (касира)

Щоб співробітник міг підписувати чеки власним ключем, виконайте такі налаштування:

(Примітка: якщо ви більше не хочете використовувати індивідуальний підпис для конкретного співробітника, достатньо просто очистити поле з ключем).

Крок 4. Заміна основного ключа в налаштуваннях пРРО (за потреби)

Якщо ключ касира також використовується як основний ключ для роботи самої каси (або якщо ви змінюєте загальний ключ ФОПа/Директора), його необхідно замінити і в налаштуваннях самого пРРО:

Офіційні джерела