Документальне оформлення благодійної допомоги

Якщо ви вирішили надати благодійну допомогу, потрібно усе задокументувати, адже в бухгалтерському обліку кожна дія повинна мати документальне підтвердження.

Створюємо наказ про благодійну допомогу

Перш ніж щось комусь віддавати, необхідно створити наказ керівника підприємства про надання благодійної допомоги. У наказі потрібно прописати напрямки благодійної діяльності та цілі, які будуть досягнені. Також можна зазначити, яку саме допомогу буде надавати підприємство та у якому вигляді (грошима чи майном). Наказ можна видати один раз та надалі посилатися на нього.
Якщо благодійна допомога надається на прохання особи чи організації, не зайвим буде прикласти відповідний лист до наказу та зробити на нього посилання.
Згідно ст. 6 ч. 1 Закону № 5073 благодійним пожертвуванням вважається безоплатна передача коштів, майна чи майнових прав благодійником на користь бенефіціара для досягнення певних цілей благодійної діяльності. Якщо ви вирішили надати пожертвування, то краще укласти договір про благодійне пожертвування та надалі посилатися на нього.

Як підтвердити пожертвування грошових коштів?

Документальним підтвердженням пожертвування коштів можуть слугувати:

• платіжне доручення,
• банківська виписка,
• видатковий касовий ордер,
• акт про видачу коштів.

При наданні благодійної допомоги грошовими коштами достатнім буде підтвердження загальної суми допомоги. Отримувача грошових коштів необхідно ідентифікувати у разі надання цільової допомоги, наприклад, якщо ви вирішили надати грошову допомогу своїм співробітникам, які постраждали внаслідок бойових дій.

Як підтвердити безоплатну передачу майна на благодійність?

Універсального документа, який би підтверджував безоплатну передачу майна на благодійність немає. При складанні такого документа, необхідно зазначити обов’язкові реквізити прописані в ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а саме:

• назву чи форму документа,
• дату складання документа,
• реквізити підприємства,
• зміст, обсяг, одиницю виміру господарської операції,
• дані посадових осіб відповідальних за здійснення господарської операції,
• підпис відповідальної особи.

Тобто, безоплатну передачу майна можна оформити будь-яким документом, головне щоб у ньому були зазначені обов’язкові реквізити.
Безоплатну передачу майна на благодійність можна оформити:

• внутрішнім документом. Такий документ складається самим підприємством, наприклад це може бути акт на списання. В ньому зазначається перелік матеріалів, які підлягають списанню, їх кількість та вартість. Метою складання такого документа є підтвердження факту витрат. Такий документ не потрібно підписувати отримувачу допомоги. Внутрішній документ можна складати на кожний факт передачі майна або складати раз на місяць узагальнений перелік. Тобто періодичності складання таких документів немає.
• актом про передачу чи списання майна. Такий документ складається не лише для підтвердження понесених витрат, а й для підтвердження, що майно надано конкретній особі або підприємству. В такому випадку в наказі про надання благодійної допомоги можна зазначити кому саме буде надана допомога, якій особі чи соціальній групі. В акті зазначається інформація про дату, кількість та вартість майна, що передається, а також дані отримувача. Підтвердженням того, що особа отримала благодійне майно є її підпис на такому акті.

Як підтвердити надання благодійної допомоги на користь ЗСУ?

Якщо ви вирішили надати благодійну допомогу на користь ЗСУ чи іншим силовим структурам на потреби оборони, необхідно документально зафіксувати таку передачу, щоб у подальшому можна було розраховувати на податкові пільги.
Якщо ви є платником ПДВ та безоплатно передаєте майно на потреби країни, ви маєте право не нараховувати мінімальну базу та компенсації ПДВ. Така передача не вважається використанням товару придбаного з ПДВ в негосподарських цілях та не вважається постачанням товару.
Щоб підтвердити безоплатну передачу майна на потреби оборони країни, необхідно скласти акт. Отримувачем такої допомоги необхідно вказати конкретну військову частину чи підрозділ. Акт повинен підписати представник цієї частини чи уповноважена на це особа, для підтвердження факту отримання від вас такої допомоги.