Первинні документи про походження товару. І що робити, якщо їх немає?

До нас часто надходять запитання про те, які документи на товар повинні бути у ФОП і що робити, якщо товар є, а документів немає. Відповімо на ці питання в статті.

Документи ФОП на загальній системі оподаткування

ФОП на загальній системі оподаткування вели облік витрат і доходів ще до 01.01.2021 року, тому в основному, таким підприємцям вимога про товарний облік була не в новинку.

Для ведення обліку доходів і витрат ФОП на загальній системі використовують Типову форму затверджену Мінфіном. Для підтвердження витрат підійдуть платіжні документи та первинні бухгалтерські документи.
До первинних бухгалтерських документів висуваються жорсткі вимоги: такі документи повинні містити всі обов'язкові реквізити, прописані в ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність». Така вимога пов'язана з тим, що витрати (підтверджені) у підприємців на загальній системі зменшують об'єкт оподаткування.

До первинних документів, що підтверджують походження товару у підприємців на загальній системі оподаткування відносяться:
договори та угоди з постачальниками;

• акти виконаних робіт;
• ТТН;
• видаткові накладні;
• платіжні доручення;
• квитанції;
• фіскальні чеки;
• акти закупівлі та ін.

Документи ФОП на єдиному податку

Ст. 3 п. 12 Закону про РРО зобов'язує підприємців на єдиному податку вести товарний облік і продавати тільки той товар, на який є підтверджуючі документи. Даний закон зобов'язує ФОП в разі перевірки контролерами надати на товар, який є в місці здійснення діяльності, документи про походження товару.

Якщо ФОП торгує технічно складними побутовими товарами, ліками, медичними виробами або ювелірними виробами, йому необхідно мати документи на такий товар починаючи з 1 серпня 2020 року. Тобто, якщо до 1 серпня 2020 року і до цього дня у підприємця є товари з перерахованих категорій і немає документів, що підтверджують факт купівлі таких товарів, то потрібно терміново або позбутися від такого товару або підготувати документи.

До документів, що підтверджують походження товару у ФОП на єдиному податку відносяться:

• договори та угоди з постачальниками;
• акти виконаних робіт;
• ТТН;
• видаткові накладні;
• товарні накладні;
• платіжні доручення;
• квитанції;
• фіскальні чеки;
• акти закупівлі та ін.

Вимоги до первинних документів підприємців на єдиному податку не такі жорсткі, як для ФОП на загальній системі. Такі документи можуть не містити всіх обов'язкових реквізитів, прописаних в Законі про бухгалтерський облік, проте краще все-таки, щоб вони були. Податківці не так прискіпливо вивчають первинні документи підприємців на єдиному податку, тому що витрати підприємця не впливають на об'єкт оподаткування.

ФОП звільнені від ведення товарного обліку

Можуть не вести товарний облік такі категорії ФОП:

• ФОП на єдиному податку, які не здійснюють розрахункових операцій у розумінні Закону про РРО, тобто торгують виключно безготівково (з розрахункового рахунку на розрахунковий рахунок);
• ФОП на єдиному податку не платники ПДВ (якщо не торгують ТСПТ, ліками і ювелірними виробами).

Відповідальність за відсутність документів

За відсутність документів на товар ФОП загрожує штраф 1020 грн за перше порушення і 2040 грн за повторне. Таке покарання передбачено Податковим кодексом України.

Крім ПКУ, штраф за відсутність документів, що підтверджують походження товарів передбачає Закон про РРО. Розмір штрафу дорівнює двократній вартості такого товару, але не менше 170 грн.

Так само перевіряючі можуть додати й адміністративний штраф за неналежне ведення обліку від 51 до 136 гривень за перше порушення і від 85 до 136 гривень за повторне порушення.