Е-лікарняні: як отримати та сплатити — гайд для підприємців

З 1 січня 2023 року вся сфера медичних послуг в Україні перейшла на систему електронних лікарняних. Але попри те, що інновації відбулися ще минулого року, досі є багато питань щодо того, як оплачується такий лікарняний та які терміни виплати лікарняних 2024 встановлені законом?

З чого почати роботодавцю?

У роботодавця є тільки 10 днів на те, щоб призначити фінансову допомогу з тимчасової непрацездатності. Встановлений строк треба відлічувати тільки через 7 днів після того, як е-лікарняний буде закрито, а не з моменту його видачі.

Раніше роботодавець узгоджував це питання з комісією підприємства по соціальному страхуванню, яка нараховувала і виплачувала матеріальне забезпечення, відповідно до цього Положення. Але оновлений Закон № 1105 більше не зобов’язує роботодавця створювати такий орган в компанії. Тому призначення або відмова у виплатах по е-лікарняним — це відповідальність керівника підприємства.

МОЗ забезпечує контроль за виплатою лікарняних в умовах воєнного стану. У зв’язку з цим державне управління постійно вносить зміни до наказу № 1066. Завдяки тому, що міністерство своєчасно реагує на сучасні обставини, проблеми, які виникають під час формування, видачі та оплати електронних лікарняних, вирішуються доволі швидко.

Тому за час свого існування Електронний реєстр допоміг підприємствам:

• спростити оформлення тимчасової непрацездатності;

• прискорити нарахування та виплати матеріальної допомоги;

• зменшити випадки фальсифікації лікарняних;

• скоротити кількість штрафів внаслідок помилок, які раніше часто допускали при оформленні листків непрацездатності.

Як отримати витяг електронного лікарняного?

Всі листки непрацездатності формуються в Електронному реєстрі. Наявність в системі такого документа підтверджує факт, що застрахована особа тимчасово не може виконувати свої робочі обов’язки.

Щоб отримати витяг, працівник повинен зареєструвати особистий кабінет на сайті ПФУ. Однак і роботодавець також може отримати документ через електронний кабінет страхувальника.

Як змінився порядок призначення виплати лікарняних?

Нагадаємо, що новий порядок призначення допомоги по листку тимчасової непрацездатності формує ФСС — фонд соціального страхування.

Щоб працівник зміг отримати кошти, роботодавцю необхідно зробив таке:

• призначив допомогу по тимчасовій непрацездатності;

• оформив допомогу та подав заяву-розрахунок до пенсійного фонду.

І оскільки система працює дистанційно, робітникам більше не доведеться друкувати бланки та збирати підписи чи печатки на них.

Етапи розгляду та оплати е-лікарняного на підприємстві

Електронний лікарняний проходить наступний шлях:

1. Е-лікарняний автоматично формується на підставі відповідного медичного висновку.

2. Роботодавець отримує сповіщення про відкриття листка тимчасової непрацездатності в кабінеті страхувальника на порталі ПФУ.

3. Сформований електронний документ можна переглянути зразу після його створення.

4. Готувати документи щодо матеріального забезпечення е-лікарняного можна тільки після зміни його статусу на «Готовий до сплати». А цей момент наступає тільки через 7 днів після закриття лікарняного.

5. Роботодавець самостійно вирішує, друкувати документ, чи залишити його в електронному виді.

6. Відділ кадрів повинен визначити страховий стаж застрахованого робітника, наявність пільг та кількість календарних днів непрацездатності. Саме по кожному такому дню і буде проводитися виплата матеріальної допомоги.

7. Роботодавець або уповноважена особа приймає рішення про призначення або відмову у виплаті матеріального забезпечення. Відповідний наказ передається до розрахункового відділу в бухгалтерії для нарахування суми виплат.

8. Бухгалтерія робить розрахунок виплати на підставі е-лікарняного та рішення керівника компанії.

9. Заява-розрахунок передається у відділення ПФУ за місцем реєстрації підприємства у паперовій формі або в електронному форматі на портал електронних послуг.

10. Заяву-розрахунок необхідно передати до ПФУ впродовж 5 днів з моменту, коли керівник підприємства прийняв рішення про матеріальну допомогу.

11. Роботодавець отримує від ФСС на спеціальний рахунок суму допомоги й виплачує її працівникові.

Як оплатити два е-лікарняних зі спільним номером страхового випадку?

Уявімо таку ситуацію: робітник отримав два лікарняних за періоди з 14.07. по 16.07. та з 17.07. по 24.07. Обидва документи вже закриті, але мають однаковий номер страхового випадку з тимчасової втрати працездатності.

Відповідно до закону такі лікарняні слід оплачувати, починаючи з 6-го дня тимчасової непрацездатності. При цьому бухгалтерія повинна вивести середньоденний заробіток працівника.

Але є й інша сторона цього питання. Так, наприклад, в Наказі № 1066 вказано, що робітник або його роботодавець можуть звернутися до лікаря з проханням сформувати новий лікарняний, з правильним номером. Але це можна зробити тільки до того моменту, поки документ не набрав статус «готовий до оплати». 

Як оплатити е-лікарняний суміснику?

Робітники, які працюють за сумісництвом, мають право на оплату електронного лікарняного тільки за умови, що вони отримали відмову від виплати за основним місцем праці. В усіх інших випадках немає жодних відмінностей від оплати листка тимчасової непрацездатності основним працівникам.

Підставою для оплати лікарняного буде наявність копії листка непрацездатності. Але документ необхідно буде засвідчити підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи.

Як оплачувати е-лікарняний робітнику за цивільноправовим договором?

Такі особи мають право отримати матеріальне забезпечення в разі оформлення лікарняного. Але роботодавець виплачує допомогу тільки, якщо:

• робітник отримав лікарняний під час дії договору;

• внаслідок тимчасової втрати працездатності працівник не отримав певну частину доходу або заробітку;

• така особа одночасно не працює на іншому підприємстві за трудовим договором.

Якщо всі умови дотримані, то роботодавець повинен сформувати заяву-розрахунок та виплатити грошову допомогу суміснику.

Хто має повноваження для оплати лікарняних?

Якщо з ситуацією на підприємствах ми розібрались вище в статті, то залишилось зазначити, як діяти ФОПам.

Фізична особа-підприємець може і не передавати такі повноваження іншим довіреним особам. У такому випадку підприємець самостійно розглядає лікарняні та вирішує питання їх оплати. До того ж ФОП повинен:

• контролювати правильність нарахування та своєчасної виплати коштів по е-лікарняному;

• приймати рішення про призначення або відмову від страхової виплати;

• розглядати правильність заповнення та видачі документів, на підставі яких можуть бути нараховані виплати.

Розмір допомоги залежить від страхового стажу робітника.

Коли виплачують лікарняні?

Як тільки ФСС перекаже кошти на банківський рахунок роботодавця, останній має виплатити грошову допомогу працівнику у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, а саме:

• в найближчий день, який встановлено для виплати заробітної плати;

• протягом 10 днів з моменту призначення допомоги працівнику за цивільноправовим договором.

Чи можна не оплачувати лікарняний?

Якщо працівник відкрив е-лікарняний, але продовжує виконувати свою роботу і фактично працює, то роботодавець може не оплачувати лист тимчасової непрацездатності. Але при цьому керівник компанії повинен забезпечити достовірне ведення обліку відпрацьованого часу своїх співробітників. Необхідно відображати таку інформацію у табелі обліку робочого часу. У такому випадку робітник отримає тільки заробітну плату без оплати лікарняного.

Роботодавець може відмовити в призначенні лікарняних на підставі Закону №1105, керуючись фактом відсутності втрати заробітку або доходу співробітника.