Е-лікарняні для роботодавців: правила роботи та оплати

Е-лікарняні для роботодавця: як працювати бізнесу

Для українського бізнесу е-лікарняний — це основний документ, на підставі якого призначають допомогу по тимчасовій непрацездатності та по вагітності і пологах. Він формується в Електронному реєстрі листків непрацездатності на підставі медичного висновку лікаря, а роботодавець бачить його у кабінеті страхувальника на порталі Пенсійного фонду України. Паперові листки не зникли повністю, але зараз це виняток, а не правило. (Закон України)

Для роботодавця головне таке: оплачувати е-лікарняний можна не одразу після відкриття, а після того, як він набуде статусу «Готовий до сплати». Зазвичай це відбувається через 7 днів після дати закриття, а для вагітності та пологів — через 7 днів з дати відкриття. Після цього роботодавець розглядає документи: для тимчасової непрацездатності — не пізніше 10 робочих днів, для вагітності та пологів — не пізніше 3 робочих днів. За загальним правилом перші 5 днів звичайного лікарняного оплачує роботодавець, далі фінансування йде за рахунок системи соціального страхування через ПФУ. (Пенсійний фонд України)

Як формується е-лікарняний

Е-лікарняний з’являється не сам по собі: спочатку лікуючий лікар формує медичний висновок про тимчасову непрацездатність у Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я. Уже на його підставі програмні засоби формують листок непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності. Переглянути такий листок працівник і роботодавець можуть через електронні сервіси ПФУ. (Закон України)

Формувати медичні висновки мають право лише лікуючі лікарі закладів охорони здоров’я та ФОП, які мають ліцензію на медичну практику і проводять експертизу тимчасової втрати працездатності. Не мають такого права, зокрема, лікарі центрів екстреної медичної допомоги, станцій переливання крові, закладів судово-медичної експертизи, бальнеологічних лікарень, грязелікарень, косметологічних і курортних поліклінік, а також лікарі при косметологічних втручаннях без медичних показань. (Закон України)

Коли ще можливий паперовий листок

Загальне правило таке: після запуску формування медичних висновків у закладі охорони здоров’я, а також з 1 жовтня 2021 року, видача паперових листків замість електронних заборонена, крім спеціально визначених випадків. До таких винятків належать, зокрема, технічні збої в обміні даними між реєстрами, через які електронний листок не формується понад 7 днів, а також окремі ситуації під час воєнного стану. (Закон України)

Під час воєнного стану та протягом трьох місяців після його припинення або скасування допускаються додаткові винятки. Якщо пацієнт пропустив строк звернення для продовження випадку непрацездатності через обставини непереборної сили, рішення про видачу паперового листка як продовження раніше виданого приймає ЛКК, а якщо її немає — керівник закладу. Крім того, якщо у закладі немає бланків і їх неможливо отримати, за рішенням керівника дозволено видавати листки, роздруковані на білому аркуші паперу за затвердженою формою. (Закон України)

Особливості воєнного стану та лікування за кордоном

Базове правило для лікаря — медичний висновок формується після особистого огляду пацієнта. Але під час воєнного стану законодавство дозволяє окремі винятки. Для категорії «Вагітність та пологи» медичний висновок може бути сформований без особистого огляду, за результатами дистанційної взаємодії. Для пацієнтів із симптомами COVID-19, грипу або ГРІ, а також у випадках обсервації чи самоізоляції під час карантину сімейний лікар може сформувати висновок на підставі звернення телефоном, через інтернет-телефонію або телемедичний зв’язок на строк до 5 календарних днів. (Закон України)

Також під час воєнного стану та протягом трьох місяців після нього лікар може сформувати медичний висновок на підставі медичних документів, виданих за кордоном, якщо вони підтверджують тимчасову непрацездатність. Це передбачено, зокрема, для категорій «Захворювання або травма загального характеру», «Догляд за хворою дитиною», «Вагітність та пологи», «Ортопедичне протезування». (Закон України)

Які статуси важливі для роботодавця

Для роботодавця ключовими є два статуси. Статус «Закритий» е-лікарняний набуває з дня свого формування в реєстрі. Це означає, що документ уже існує, але допомогу за ним ще не можна призначати і оплачувати. Статус «Готовий до сплати» з’являється через 7 днів після дати закриття для звичайної тимчасової непрацездатності, а для вагітності та пологів — через 7 днів після дати відкриття. Саме після цього роботодавець переходить до призначення виплати. (Пенсійний фонд України)

Для бізнесу це означає просте правило: побачити листок у кабінеті ПФУ можна раніше, але розрахунок і призначення допомоги варто робити після зміни статусу на «Готовий до сплати». Для декретних чекати закриття лікарняного не потрібно — орієнтиром є саме строк від дати відкриття. (Пенсійний фонд України)

Що має зробити роботодавець

Після появи е-лікарняного в кабінеті страхувальника роботодавець перевіряє, чи працівник справді є застрахованою особою, визначає страховий стаж, кількість оплачуваних днів, підставу непрацездатності та відсоток оплати. Документи для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності розглядаються не пізніше 10 робочих днів з дня їх надходження, а для вагітності та пологів — не пізніше 3 робочих днів. Звернутися по виплату потрібно не пізніше 6 календарних місяців з дня відновлення працездатності або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. (Закон України)

Після прийняття рішення роботодавець формує заяву-розрахунок і подає її до Пенсійного фонду України. ПФУ опрацьовує заяви-розрахунки та фінансує кошти роботодавцю на окремий рахунок. (Пенсійний фонд України)

Хто і скільки платить

За загальним правилом допомога по тимчасовій непрацездатності залежить від страхового стажу працівника:

Окремі пільгові категорії застрахованих осіб мають право на 100% середньої зарплати незалежно від страхового стажу. Закон прямо відносить до них, зокрема, постраждалих від Чорнобильської катастрофи, ветеранів війни, жертв нацистських переслідувань та деякі інші категорії, визначені спеціальними законами. (Закон України)

Для звичайної хвороби або травми, не пов’язаної з виробництвом, перші 5 днів непрацездатності оплачує роботодавець, а починаючи з 6-го дня допомога фінансується в межах системи загальнообов’язкового державного соціального страхування. Для нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання діє інше правило: допомога призначається і виплачується роботодавцем за перші 17 днів тимчасової непрацездатності. (Закон України)

Коли допомогу не призначають

Закон прямо встановлює випадки, коли допомога по тимчасовій непрацездатності не надається. Серед них: отримання травми або захворювання при вчиненні кримінального правопорушення; умисне заподіяння шкоди своєму здоров’ю; перебування під арештом або проходження судово-медичної експертизи; примусове лікування за постановою суду; тимчасова непрацездатність під час відпустки без збереження зарплати, творчої відпустки чи додаткової відпустки у зв’язку з навчанням. Окремо закон передбачає, що допомога по догляду за хворою дитиною, хворим членом сім’ї або дитиною до 3 років не надається, якщо працівник у цей час перебував у щорічній, навчальній або творчій відпустці. (Закон України)

Сумісники: що змінилося

Із 4 квітня 2025 року працівники отримали право на допомогу по тимчасовій непрацездатності та по вагітності і пологах не лише за основним місцем роботи, а й за місцем роботи за сумісництвом. Це важлива зміна для роботодавців, бо тепер виплату може призначати кожен роботодавець, якщо є належні документи. (Закон України)

Підставою для призначення допомоги за сумісництвом є копія листка непрацездатності. Якщо страховий випадок оформлено паперовим листком, копію засвідчують підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи — якщо печатка використовується. Якщо йдеться про е-лікарняний, у системі формується його копія для сумісника, а під час подання заяви-розрахунку потрібно зазначати номер листка до крапки: цифра після крапки є лише технічною позначкою копії і не входить до унікального номера. (Закон України)

Чому е-лікарняний може не сформуватися

Одна з найпоширеніших причин — у Реєстрі застрахованих осіб немає відомостей про трудові відносини працівника на дату початку непрацездатності. Інша типова причина — у реєстрі немає інформації про основне місце роботи, зокрема через неподання роботодавцем повідомлення про прийняття працівника на роботу. Для бізнесу це критично: помилки у кадровому оформленні можуть прямо заблокувати формування е-лікарняного. (Пенсійний фонд України)

Тому роботодавцю варто регулярно перевіряти коректність кадрових повідомлень, даних про основне місце роботи та відомостей, які потрапляють до Реєстру застрахованих осіб. Це питання не лише кадрового порядку, а й швидкості отримання працівником законної виплати. (Пенсійний фонд України)

Що варто налаштувати підприємцю вже зараз

Щоб робота з е-лікарняними не створювала ризиків для бізнесу, на підприємстві доцільно мати зрозумілий внутрішній алгоритм:

Офіційні джерела

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва