Облік доставок, реклами та браку в онлайн-торгівлі

Облік доставок, реклами та зіпсованих товарів в онлайн-торгівлі

Для інтернет-магазину головне правило таке: доставка товару від постачальника до вашого складу збільшує первісну вартість запасів, а доставка покупцю, реклама, маркетинг, пакування для відвантаження, утримання складу збуту, оплата праці працівників продажу та інші витрати, пов’язані з реалізацією, визнаються витратами періоду, а не “додаються” до собівартості товару. Зіпсований товар не можна залишати в запасах: у бухобліку його списують до інших операційних витрат, а для ПДВ і для ФОП на різних системах оподаткування наслідки відрізняються. (Закон України)

Найбільші ризики в онлайн-торгівлі зараз не в самих витратах, а в їх оформленні: потрібні первинні документи з обов’язковими реквізитами, допустимі й електронні документи; схема оплати визначає, чи потрібен РРО/ПРРО; компенсація доставки може потрапляти в базу ПДВ; а при псуванні товару ПДВ-платник часто має нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання. Саме тому облік доставки, реклами та списання браку треба будувати разом із договірною моделлю продажу, а не “дописувати” після перевірки. (Закон України)

1. Облік витрат на доставку

Доставка від постачальника до вашого складу

Якщо товар їде від постачальника на ваш склад, склад-магазин або склад фулфілменту, витрати на таку доставку належать до транспортно-заготівельних витрат і включаються до первісної вартості запасів. До первісної вартості запасів не включаються витрати на збут і понаднормові втрати та нестачі. Отже, вхідна логістика збільшує вартість товару, а не списується одразу в витрати періоду.

Доставка покупцю

Коли товар уже продається і їде покупцю, це не “доформування собівартості”, а витрати на збут. Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 прямо відносить до витрат на збут, зокрема, пакувальні матеріали для затарювання, оплату праці працівників збуту, витрати на рекламу та маркетинг, операційну оренду активів, пов’язаних зі збутом, а також витрати на транспортування, перевалку, страхування, транспортно-експедиційні та інші послуги, пов’язані з доставкою товару покупцю за умовами договору. (Закон України)

Доставка між вашими складами

Переміщення готової продукції або товарів між складами підрозділів, філій чи представництв також належить до витрат на збут. Для e-commerce це важливо, якщо ви працюєте з центральним складом, даркстором, точками видачі або окремими складами маркетплейсів. (Закон України)

Якщо покупець окремо оплачує доставку

Тут важливо, хто саме є замовником перевезення. Якщо перевізника замовляє сам покупець і платить йому напряму, у продавця зазвичай немає ані доходу від доставки, ані власної витрати на неї. Якщо ж перевізника замовляє продавець, а покупець лише компенсує цю суму продавцю, для ПДВ така компенсація, як правило, потрапляє до договірної вартості постачання, бо ПКУ включає до неї будь-які суми, отримані як компенсація вартості товарів або послуг. У фіскальному чеку назва товару або послуги має бути ідентифікована, тому доставку, яку ви продаєте окремо, безпечніше показувати окремим рядком. (Закон України)

Якщо посилку не забрали або вона повернулась

Повернення незатребуваної посилки не перетворює “вихідну” доставку на транспортно-заготівельну витрату. Якщо витрати на відправлення або зворотну доставку не компенсує покупець чи перевізник, для продавця це, як правило, залишається витратою, пов’язаною зі збутом. Якщо компенсація передбачена договором і фактично стягується, її відображають окремо за умовами договору та системи оподаткування продавця. (Закон України)

2. Що можна включати до витрат підприємства і ФОП

Юридичні особи

Для підприємств на податку на прибуток базою є фінансовий результат за даними бухобліку з коригуваннями, передбаченими ПКУ. Для звичайних витрат на доставку, рекламу, пакування чи списання зіпсованого товару окремого “податкового переліку”, як у ФОП на загальній системі, немає: ключовим є правильне бухгалтерське відображення та наявність належної первинки. (Закон України)

ФОП на загальній системі

У ФОП на загальній системі оподаткування об’єктом оподаткування є чистий оподатковуваний дохід: виручка мінус документально підтверджені витрати, пов’язані з господарською діяльністю. До переліку витрат п. 177.4 ПКУ входять, зокрема, вартість придбаних і реалізованих товарів, а також послуги зв’язку, реклами, розрахунково-касового обслуговування, оренда, ремонт, експлуатація майна, транспортно-експедиційні та інші послуги, прямо пов’язані з виробництвом або продажем товарів. Тому для загальносистемника витрати на рекламу, доставку, оренду складу, еквайринг і частину супутніх витрат не “заборонені самі по собі” — вони мають бути прямо пов’язані з бізнесом, оплачені та підтверджені документами. (Закон України)

ФОП на єдиному податку

Єдиний податок не розраховується від прибутку. Базою є дохід, а не дохід мінус витрати, тому доставка, реклама, оренда, зарплата, пакування чи псування товару не зменшують суму єдиного податку. Водночас ці витрати все одно важливі для управлінського обліку, ціноутворення, підтвердження походження товару, а для ПДВ-платника — ще й для ПДВ-обліку. (Закон України)

3. Реклама, маркетплейси, комісії та еквайринг

Витрати на рекламу й маркетинг прямо віднесені НП(С)БО 16 до витрат на збут. Це стосується реклами в соцмережах, контексту, таргетингу, SEO/SEM-послуг, просування на маркетплейсах, платного підняття товарів, комісійних винагород за продаж і більшості сервісів, які фактично забезпечують збут товару. (Закон України)

Але рахунок від маркетплейсу часто містить послуги різної природи. Те, що є власне просуванням або продажем, зазвичай іде у витрати на збут; а плата за розрахунково-касове обслуговування чи банківські послуги — це вже не витрати на збут, а адміністративні витрати. Тому один акт або один реєстр від маркетплейсу іноді доводиться розкладати в обліку на кілька видів витрат за економічною суттю послуги. (Закон України)

Паперовий акт виконаних робіт не є обов’язковою умовою тільки тому, що послуга надана онлайн. Первинні документи можуть бути складені в електронній формі, а при електронному договорі продавець зобов’язаний підтвердити отримання замовлення. Отже, для обліку витрат на маркетплейс, рекламу або доставку можуть працювати електронний договір або публічна оферта, електронний акт, інвойс, звіт із кабінету, реєстр послуг, платіжна інструкція, листування та інші документи, якщо разом вони містять обов’язкові реквізити й дозволяють ідентифікувати операцію. (Закон України)

4. Які документи зберігати, щоб витрати не “зняли”

Для податкового й бухгалтерського обліку операції мають підтверджуватись первинними документами; облік на їх підставі прямо вимагає і Закон про бухоблік, і ПКУ. Первинні документи можуть бути паперовими або електронними, але повинні містити обов’язкові реквізити. (Закон України)

Практичний мінімум для онлайн-торгівлі зазвичай такий:

5. РРО/ПРРО при доставці та оплаті онлайн

Закон про РРО визначає розрахункову операцію як приймання готівки, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів або послуг, а також покладає на продавця обов’язок проводити такі операції через РРО/ПРРО та надавати покупцю розрахунковий документ. За порушення цього правила передбачені фінансові санкції: 100% вартості товарів (робіт, послуг) за перше порушення і 150% — за кожне наступне. (Закон України)

Якщо покупець платить звичайним безготівковим переказом з рахунку на рахунок за реквізитами IBAN, така оплата не вважається розрахунковою операцією у розумінні Закону № 265, і РРО/ПРРО не застосовується. Але коли продавець приймає оплату карткою на сайті, через платіжну кнопку, еквайринг, POS-термінал, кур’єра або іншу модель, де фактично приймається електронний платіжний засіб чи готівка, РРО/ПРРО вже потрібен. (ДПС)

При продажах із післяплатою універсального правила “чек завжди друкує хтось інший” немає. Податкова прямо зазначає, що потреба в РРО/ПРРО залежить від умов договору між продавцем і перевізником, а в окремих моделях інтернет-торгівлі обов’язок видати фіскальний чек покладено саме на продавця. Тому перед запуском післяплати потрібно перевірити: хто приймає гроші, хто є стороною розрахункової операції, хто формує чек і який документ вкладається в посилку. (ДПС)

У фіскальному чеку найменування товару або послуги має ідентифікувати операцію. Тому коли доставка продається окремо, безпечніше показувати її окремим рядком, а не “ховати” всередині вартості товару без пояснення. Це особливо важливо, якщо покупець бачить окрему суму доставки в кошику, замовленні або оферті. (Закон України)

Приклад

6. Облік зіпсованих товарів

У бухгалтерському обліку нестачі й втрати від псування цінностей відносяться до інших операційних витрат. Одночасно НП(С)БО 9 не дозволяє включати понаднормові втрати і нестачі запасів до первісної вартості запасів. Тобто зіпсований товар не “розмазують” по залишку інших товарів і не залишають на складі — його списують окремою операцією. (Закон України)

Для підприємств на податку на прибуток це означає, що списання такого товару впливає на фінансовий результат за правилами бухобліку; спеціальної окремої заборони на таку витрату в загальному режимі оподаткування прибутку немає, якщо операція належно оформлена. (Закон України)

Для ФОП на загальній системі ситуація жорсткіша. ПКУ прив’язує витрати, зокрема, до вартості придбаних і реалізованих товарів, а форма обліку прямо орієнтує на відображення у витратах вартості придбаних ТМЦ, які реалізовані або використані у виробництві. Через це вартість зіпсованого, але не реалізованого товару загальносистемнику зазвичай не зменшує оподатковуваний дохід так, як це працює в бухобліку юрособи. (Закон України)

Для єдиноподатника списання зіпсованого товару не впливає на суму єдиного податку, бо база ЄП — це дохід, а не фінансовий результат чи чистий прибуток. Але документально оформити псування все одно потрібно: і для внутрішнього контролю, і для пояснення розбіжностей у залишках, і для підтвердження походження та руху товару. (Закон України)

ПДВ при псуванні товарів

Якщо ПДВ-платник купував товар із ПДВ і включав його до податкового кредиту, а зіпсований товар фактично перестає використовуватись у господарській оподатковуваній діяльності, п. 198.5 ПКУ вимагає нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання та скласти зведену податкову накладну. База для такого нарахування за п. 189.1 ПКУ щодо товарів визначається виходячи з вартості їх придбання. (Закон України)

7. Що варто закріпити у внутрішніх правилах і договорах

Щоб облік витрат в онлайн-торгівлі був стійким, у договорі, оферті та внутрішніх правилах варто відразу визначити:

Якщо ці правила не прописати наперед, одна й та сама сума може “роз’їхатись” між собівартістю, витратами на збут, адміністративними витратами, ПДВ-базою та чеком РРО. Саме через це в онлайн-торгівлі правильна модель документів і розрахунків часто важливіша за саму суму витрати. (Закон України)

Офіційні джерела

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва