Електронна трудова книжка

Вже років п'ять ходять розмови про перехід на електронні трудові книжки та відмову від паперових. І нарешті в цьому році справа зрушила з мертвої точки й крім розмов, Верховна Рада прийняла в першому читанні законопроєкт № 3623 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Саме про електронні трудові книжки та про законопроєкт зокрема, поговоримо в даній статті.

Коли з'явиться електронна трудова книжка?

Як ми писали вище, законопроєкт прийняли в першому читанні, це означає, що для набрання чинності, цей закон має прийняти й підписати президент. Тільки після його офіційного опублікування він набере чинності. Тобто на цей час електронних трудових книжок ще немає і ми продовжуємо вести записи про трудову діяльність по-старому.

Про те як правильно заповнювати трудові книжки у нас є серія статей на сайті:

• Прийом співробітників і оформлення трудової книжки;
• Трудова книжка. Переведення і заохочення;
• Зміни та виправлення в трудовій книжці;
• Внесення запису про звільнення в трудову книжку.

Розглянемо докладніше, що пропонує на законопроєкт №3632. Основна ідея даного проєкту - ведення трудової діяльності працівників в електронному вигляді та автоматичне призначення і нарахування пенсії за віком. Для цих цілей законодавці хочуть використовувати особистий електронний кабінет працівника на сайті Пенсійного фонду.

Якщо законопроєкт найближчим часом приймуть, тоді у роботодавців і Пенсійного фонду буде перехідний період - п'ять років. За цей час Пенсійний фонд повинен буде внести до Реєстру застрахованих осіб інформацію по всім працівникам по їх трудовій діяльності.

Пенсійний фонд буде брати інформацію про застрахованих осіб зі скан-копій трудових книжок. А ось скан-копії в фонд повинні будуть подавати або самі працівники, або роботодавці. Законопроєкт не покладає відповідальність за передачу даних виключно на роботодавця.

Однак, якщо роботодавець юридична особа, то трудові книжки співробітників зберігаються на підприємстві, в такому випадку, Пенсійний фонд буде звертатися безпосередньо на підприємство з проханням оцифрувати дані співробітників і додати їх на сайті фонду, для підтвердження трудового стажу працівників.

На сьогодні, Пенсійний фонд звертається до роботодавців з проханням надати скан-копії трудових книжок за тими співробітникам, які претендують на отримання пенсії за віком.

Після цифрування наявних у роботодавця трудових книжок і передачі даної інформації до Пенсійного фонду, законопроєкт передбачає видачу таких книжок кожному співробітнику на руки під розпис. Тобто роботодавці більше не будуть зобов'язані зберігати трудові книжки співробітників.

Якщо ж співробітник вирішить звільнитися раніше, ніж роботодавець оцифрує його трудову книжку і передасть відомості до фонду, тоді співробітник повинен буде зробити це самостійно. Відмовляти працівнику у звільненні в такому випадку не можна. Трудову книжку потрібно буде заповнити в установленому порядку і видати на руки працівникові.

Після скасування паперових трудових, облік трудової діяльності співробітників буде вестися в електронній формі в Реєстрі застрахованих осіб.

При звільненні працівника, йому потрібно буде видавати тільки копію наказу про звільнення.

Попри те, що паперові трудові будуть скасовані, на прохання працівника (якщо у нього параноя) ви зобов'язані будете внести відповідний запис про прийняття, переведення або звільнення в паперову трудову.