Електронний документ: як з ним працювати?

Електронні документи мають таку ж саму силу, як і паперовий варіант. Їх дію та використання регулює закон №851. Тому сьогодні електронний документообіг — це звичайна практика на багатьох підприємствах.

Що таке електронний документ?

Електронний документ — це інформація, яка подається у вигляді електронних даних. Вона містить обов’язкові реквізити. Якщо вони не будуть вказані, документ не матиме юридичної сили.

Електронний документ можна обробити будь-якими електронними засобами: це державні, бухгалтерські та інші сервіси, які підтримують сучасний електронний документообіг.

Обов’язкові реквізити електронного документа

Закон №996 визначає структуру та вид електронного документа. При його заповненні слід вказувати наступні реквізити:

• назва,

• дата складання,

• назва компанії,

• зміст,

• посада відповідальної особи,

• електронний підпис підприємця.

Основні ознаки електронного документа:

1. Достовірність: тільки фактичні операції, нічого зайвого.

2. Цілісність: зміст документа не може бути змінено після його підписання електронним підписом.

3. Доступність: електронний документ можна використовувати в будь-який час.

Переваги електронних документів перед паперовими

Декілька основних переваг:

• швидкий обмін, обробка, підписання: підприємець отримує сповіщення про те, що йому надійшов документ в електронному сервісі (СЕДО). Ознайомитись з ним можна в особистому кабінеті, опрацювати його, підписати та звантажити на комп’ютер або телефон;

• ефективне управління: за допомогою сервісів з електронного документообороту можна слідкувати за рухом документів, за їх погодженням та підписанням партнерами;

• електронний архів: для зберігання документів не треба шукати та облаштовувати спеціальне місце в офісі. Всі ділові папери будуть в хмарному сховищі. Для пошуку якогось конкретного документа можна використати пошуковий рядок;

• безпека: сервіси, які надають послуги з електронного документообороту, забезпечують високу конфіденційність, тому можна не переживати за їх надійне зберігання.

Правовий статус електронних документів

Закон наділяє електронний документ таким самим правовим статусом, як і паперовий. Тому його можна офіційно використовувати для наступних операцій:

• обмін договорами між партнерами, контрагентами;

• підписання фінансових документів та договорів;

• подання звітності в державні органи: у фонд соціального страхування, казначейство, податкову тощо;

• ведення бухгалтерського обліку: формування касових ордерів, видаткових накладних, товарно-транспортних накладних тощо.

Щоб такий документ набрав юридичну силу, треба підписати його електронним підписом. Це може бути КЕП — кваліфікований, або УЕП — удосконалений. КЕП зберігається в хмарному сервісі, а УЕП на звичайному носії, наприклад, на флешці. Але обидва підписи мають однаковий ступінь довіри зі сторони державних органів.

Чим відрізняється копія та оригінал електронного документа?

Оригінал електронного документа — це сам документ в електронному форматі, який містить всі обов’язкові реквізити. Він має дату реєстрації і накладений електронний підпис.

Копія електронного документа — це документ, який містить всі ті ж самі реквізити, але роздрукований на папері. Тобто копія може бути тільки в паперовому варіанті. Її необхідно засвідчити у нотаріуса.

Однак є виключення, коли електронний документ не буде вважатися оригіналом:

• свідоцтво про народження, шлюб, про право на спадщину;

• акт звірки;

• наказ по підприємству.

Всі ці документи можуть бути створені тільки в одному оригінальному примірнику і друкуються на спеціальному папері або бланку.

Як перевірити цілісність електронного документа?

Кожний електронний документ для набуття юридичної сили повинен бути підписано електронним підписом. Тому для перевірки його цілісності достатньо звірити цей підпис або печатку.

В підписаний електронний документ неможливо внести зміни. Вся інформація, яка міститься в ньому, зашифрована. Сервіс електронного документообороту забезпечує конфіденційність даних та захищає документи від підробки.

Електронний підпис або печатку підприємства можна перевірити на оригінальність на сайті Центрального засвідчувального органу. Тут же можна ознайомитись з посадами та прізвищами підписантів, з датою підписання тощо.

Де зберігаються електронні документи?

Електронний документ зберігається в хмарному сервісі. Його можна в будь-який момент вивантажити та завантажити на флешку, комп’ютер, смартфон.

Існують спеціальні сервіси з електронного документообігу, наприклад ВЧАСНО, Signy, АСКОД Онлайн, Document.Online та інші. Вони надають наступні послуги:

• зберігання документів у хмарному сховищі;

• ефективна система швидкого пошуку;

• однократна реєстрація документа;

• відстеження руху документа між партнерами;

• єдина база ділової інформації.

Всі документи можна фільтрувати за статусами, датою підписання. Доступ до них мають тільки уповноважені особи.

Чи потрібно роздруковувати електронні документи?

Законодавством не передбачено роздрукування електронних документів в обов'язковому порядку. Однак, в разі перевірки податковий інспектор має право запросити у вас копію електронного документа, тобто його роздруківку. Після того як ви надрукуєте документи, їх потрібно підписати та завірити вашою печаткою.

У разі проведення перевірки інспектор може запросити роздрукувати документи не пізніше, ніж за п'ять днів до закінчення перевірки. Роздруковані документи інспектор приймає і складає опис. Вилучати оригінали документів - заборонено.

Чи можна виправляти помилки в електронних документах?

Можливість виправлення помилок, допущених в електронних документах, законодавством не визначено. Мінфін у своїх роз'ясненнях рекомендує виправляти помилки в електронних документах, допущених в минулому періоді, способом "червоне сторно".

При виправленні помилки потрібно скласти бухгалтерську довідку, вказати в ній зміст помилки та суму.

Якщо помилка була допущена в електронному документі в поточному періоді, тоді потрібно скласти новий, правильний документ і замінити їм неправильний.

Скільки зберігати електронні документи та які є вимоги?

Електронні документи повинні зберігатися стільки ж, скільки і їх паперові аналоги, тобто не менше 1095 днів з дня подання звітності, для складення якої вони використовувалися. Зберігатися вони повинні на електронних носіях, з можливістю перевірки цілісності документів.

При зберіганні електронних документів слід дотримуватись таких вимог:

• інформація, яка зберігається в електронних документах повинна бути доступною для подальшого використання;
• потрібно зберегти можливість відновлення електронного документа у тому вигляді, в якому він був отриманий або створений;
• крім змісту самого електронного документа, потрібно зберігати інформацію про походження документа, дату і час створення документа або отримання.