Як оформити звільнення працівника і запис у трудовій книжці

Оформлення звільнення в Україні тепер базується не лише на паперовій трудовій книжці. Основний облік трудової діяльності ведеться в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб, а запис до паперової трудової книжки про звільнення роботодавець вносить на вимогу працівника. Водночас для працівників, яких було прийнято до набрання чинності Законом № 1217-IX, діє перехідний порядок: якщо такі працівники звільняються до завершення внесення відсутніх даних до реєстру, роботодавець повинен видати їм належно оформлену паперову трудову книжку в день звільнення.

Закон № 1217-IX набрав чинності 10 червня 2021 року, тому п’ятирічний перехідний період триває до 10 червня 2026 року; станом березень 2026 року цей період ще не завершився. (Закон України)

У день звільнення роботодавець має виконати одразу кілька обов’язкових дій. Працівникові потрібно видати копію наказу або розпорядження про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні, провести остаточний розрахунок у строки, визначені статтею 116 КЗпП, а також на вимогу працівника внести запис про звільнення до паперової трудової книжки, якщо вона зберігається у працівника. Якщо працівник у день звільнення не працював, усі належні суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення ним вимоги про розрахунок. (Закон України)

Паперова трудова книжка не зникла повністю, але її роль змінилася. Інструкція № 58 залишається чинною і застосовується там, де запис до паперової книжки ще робиться. Після завершення внесення відсутніх даних до реєстру наявні трудові книжки мають бути видані працівникам особисто під підпис. Це означає, що для бізнесу у 2026 році правильний підхід такий: електронний облік є основним, а паперова книжка — додатковим документом у перехідних та окремих практичних ситуаціях. (Закон України)

Яким має бути запис у паперовій трудовій книжці

Якщо працівник просить внести запис до паперової трудової книжки або роботодавець ще зобов’язаний видати її у перехідний період, формулювання підстави звільнення потрібно писати точно за законом. Помилкове або неточне формулювання — це не дрібниця: у разі спору суд змінює його на те, що відповідає закону, із посиланням на правильну статтю чи пункт. Тому в записі не варто використовувати довільні фрази, скорочення чи “побутові” формулювання без юридичної підстави. (Закон України)

Для паперової трудової книжки орієнтиром залишається класична структура запису:

• у графі 1 ставлять порядковий номер,
• у графі 2 — дату звільнення,
• у графі 3 — формулювання причини звільнення із посиланням на відповідну норму закону,
• у графі 4 — реквізити наказу або розпорядження.

Сам запис має спиратися на наказ про звільнення, а не на заяву працівника чи усну домовленість. (Закон України)

Поширене старе правило про обов’язкову печатку вже не можна подавати як загальну вимогу. Для суб’єктів господарювання використання печатки не є обов’язковим, а відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом документа. Тому якщо підприємство працює без печатки, це саме по собі не робить оформлення звільнення неправильним. (Закон України)

Дата звільнення

У загальному випадку датою звільнення є день, визначений у наказі про звільнення і підтверджений відповідною підставою припинення трудового договору. Якщо працівнику за його бажанням надають невикористану відпустку з наступним звільненням, датою звільнення є останній день відпустки. Це правило не застосовується до випадків звільнення за порушення трудової дисципліни. (Закон України)

Під час воєнного стану діє спеціальне правило для звільнення з ініціативи роботодавця: воно допускається і в період тимчасової непрацездатності, і під час відпустки працівника, крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до трьох років. У такому разі датою звільнення є перший робочий день після закінчення лікарняного або відпустки. Це важливо враховувати і для наказу, і для запису в паперовій трудовій книжці, якщо такий запис робиться. (Закон України)

Безпечні формулювання для типових підстав звільнення

Для припинення трудового договору за угодою сторін у записі доцільно використовувати таку формулу: «Звільнено за угодою сторін, пункт 1 частини першої статті 36 КЗпП України». Для звільнення за власним бажанням — «Звільнено за власним бажанням, стаття 38 КЗпП України». Для скорочення — не спрощену побутову фразу, а юридично точне формулювання: «Звільнено у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці, зокрема скороченням чисельності або штату працівників, пункт 1 частини першої статті 40 КЗпП України». (Закон України)

Якщо працівника звільняють за прогул, у записі потрібно вказувати саме ту підставу, яка зазначена в наказі і відповідає КЗпП, наприклад: «Звільнено за прогул без поважних причин, пункт 4 частини першої статті 40 КЗпП України». Для нових підстав, що з’явилися у статті 36 КЗпП, теж потрібне буквальне формулювання. Зокрема, у випадку смерті працівника підстава — пункт 8-2 частини першої статті 36 КЗпП України, а у випадку відсутності працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль — пункт 8-3 частини першої статті 36 КЗпП України. (Закон України)

Для спеціального випадку смерті працівника в кадровій практиці щодо паперової трудової книжки традиційно використовується формула «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», після чого зазначають дату і номер наказу. Саму підставу припинення трудового договору при цьому потрібно оформити відповідно до чинної статті 36 КЗпП. (Закон України)

Якщо працівник не забрав паперову трудову книжку

Якщо паперова трудова книжка залишилася у роботодавця і працівник її не отримав, роботодавець не має права просто “списати” це питання. Пересилання трудової книжки поштою допускається лише за письмовою згодою працівника. Неотримані при звільненні трудові книжки та їх дублікати зберігаються два роки у відділі кадрів окремо від трудових книжок працівників, які продовжують працювати, а потім передаються до архіву підприємства, де зберігаються ще 50 років. (Закон України)

У разі смерті працівника паперову трудову книжку видають найближчим родичам під розписку або надсилають поштою на їхню вимогу. Невиплачені працівникові за життя суми заробітної плати та інші належні йому соціальні виплати передаються членам сім’ї, а якщо їх немає — входять до складу спадщини. Те саме правило діє і щодо грошової компенсації за невикористані дні відпустки, яка не була отримана за життя працівника. (Закон України)

Що роботодавець має передати до електронного реєстру

Для електронного обліку трудової діяльності страхувальник подає відомості про звільнення до системи персоніфікованого обліку. Порядок подання таких відомостей затверджений Пенсійним фондом. У відомостях зазначають, зокрема, причину припинення трудових відносин із посиланням на пункт, частину і статтю закону, а також вид документа, його номер і дату, на підставі якого внесено запис. Для бізнесу це означає, що наказ про звільнення повинен бути оформлений бездоганно: саме з нього дані потрапляють до електронного реєстру. (Закон України)

Відповідальність роботодавця за помилки при звільненні

Найризикованіші помилки для роботодавця — це затримка остаточного розрахунку, неправильне формулювання підстави звільнення та неналежне оформлення документів. Якщо з вини роботодавця працівникові не виплачені належні суми у строки, визначені статтею 116 КЗпП, за відсутності спору про їх розмір підприємство повинне виплатити середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців. Крім того, за порушення вимог законодавства про працю передбачена адміністративна відповідальність за статтею 41 КУпАП — штраф на посадових осіб та ФОП, які використовують найману працю, від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. (Закон України)

Судова практика підтверджує, що спори щодо формулювання підстав звільнення і затримки розрахунку при звільненні залишаються типовими трудовими спорами. Для роботодавця це означає просте правило: підставу звільнення потрібно брати з норми закону буквально, а всі виплати та документи видавати в день звільнення. (Верховний Суд України)

Офіційні джерела

• Кодекс законів про працю України, № 322-VIII: статті 36, 38, 40, 47, 48, 116, 117, 235. Офіційний текст Верховної Ради України. (Закон України)

• Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», № 1217-IX від 05.02.2021: прикінцеві та перехідні положення щодо п’ятирічного періоду, видачі паперових трудових книжок під підпис, обов’язку видати книжку при звільненні до завершення переходу. (Закон України)

• Наказ Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України «Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників», № 58 від 29.07.1993, чинна редакція: правила ведення паперових трудових книжок, пересилання поштою за письмовою згодою, зберігання неотриманих книжок, оформлення у разі смерті працівника. (Закон України)

• Постанова правління Пенсійного фонду України № 11-1 від 12.03.2021 «Про затвердження Порядку подання відомостей про трудову діяльність … в електронній формі»: дані про причину припинення трудових відносин, реквізити документа- підстави. (Закон України)

• Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», № 2136-IX: спеціальні правила звільнення під час воєнного стану. (Закон України)

• Закон України «Про відпустки», № 504/96-ВР: стаття 3 про відпустку з наступним звільненням, стаття 24 про компенсацію невикористаної відпустки. (Закон України)

• Цивільний кодекс України, № 435-IV: стаття 1227 про передання членам сім’ї невиплачених сум, належних померлому працівникові. (Закон України)

• Кодекс України про адміністративні правопорушення, № 8073-X: стаття 41 про відповідальність за порушення вимог законодавства про працю. (Закон України)

• Господарський кодекс України, № 436-IV: стаття 58-1 про необов’язковість печатки для суб’єкта господарювання. (Закон України)