Оплата навчання працівників: ПДФО, ЄСВ, військовий збір, ліміти та облік

Оплата навчання, підготовки та підвищення кваліфікації працівників за рахунок роботодавця: податки, ЄСВ, документи та облік

Оплата навчання працівників — звична практика для бізнесу: роботодавець вкладає кошти в людей, а працівник отримує нові знання, сертифікацію або підвищення кваліфікації. Але податковий результат таких витрат залежить не від назви платежу, а від того, кому саме платять, за який вид навчання, за яким договором і чи виконані умови Податкового кодексу. (Закон України)

Для роботодавця є три базові моделі, які не можна змішувати:

1. Оплата здобуття освіти, підготовки або перепідготовки фізособи на користь вітчизняного закладу вищої або професійної освіти — це спеціальна пільга за підпунктом 165.1.21 ПКУ, але з граничною сумою за кожний повний або неповний місяць навчання. (tax.gov.ua)

2. Оплата підвищення кваліфікації або перепідготовки працівника згідно із законом — окрема пільга за підпунктом 165.1.37 ПКУ. Вона не прив’язана до трикратного розміру мінімальної зарплати, але важливо, щоб підвищення кваліфікації було саме “згідно із законом” і належно оформлене. (tax.gov.ua)

3. Компенсація працівнику його власних витрат або оплата послуги, де отримувачем є сам працівник, а не роботодавець, — це найризиковіша модель. У багатьох випадках вона перетворюється на оподатковуване додаткове благо. (Зір)

Коли оплата навчання не оподатковується ПДФО та військовим збором

1. Оплата здобуття освіти, підготовки або перепідготовки за підпунктом 165.1.21 ПКУ

Не включається до оподатковуваного доходу фізичної особи сума, сплачена юридичною особою або ФОП на користь вітчизняних закладів вищої та професійної освіти за здобуття освіти, підготовку чи перепідготовку платника податку, але не вище трикратного розміру мінімальної зарплати, установленої на 1 січня звітного року, за кожний повний або неповний місяць навчання. (tax.gov.ua)

У 2026 році мінімальна зарплата з 1 січня становить 8 647 грн, тому неоподатковувана межа за підпунктом 165.1.21 ПКУ дорівнює 25 941 грн за кожний повний або неповний місяць навчання. (Закон України)

Важливий практичний момент: закон не вимагає платити саме щомісяця. Якщо підприємство оплачує навчання однією сумою за семестр, рік або кілька періодів, для цілей оподаткування слід порівнювати ліміт не з усією сумою платежу, а з вартістю одного місяця навчання. Таку позицію прямо підтверджує ДПС у роз’ясненнях. (Зір)

2. Оплата підвищення кваліфікації за підпунктом 165.1.37 ПКУ

Окремо ПКУ не включає до оподатковуваного доходу суму витрат роботодавця у зв’язку з підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) платника податку згідно із законом. Це інша підстава, ніж оплата здобуття освіти за підпунктом 165.1.21 ПКУ. Саме тому роботодавцю важливо правильно визначити природу витрат: це здобуття освіти чи професійний розвиток/підвищення кваліфікації. (tax.gov.ua)

Для цієї моделі критичне значення має документальне підтвердження того, що роботодавець направив працівника на навчання саме для професійного розвитку, підвищення кваліфікації або перепідготовки відповідно до законодавства та потреб роботи. (Закон України)

3. Семінари, тренінги, конференції

Якщо за договором отримувачем консультаційних чи інформаційних послуг є роботодавець, а працівник лише представляє його на семінарі чи конференції, оплата такої участі не утворює доходу працівника. Якщо ж за договором отримувачем послуги є сам працівник, ДПС розглядає оплату з боку роботодавця як додаткове благо працівника. (Зір)

Коли виникають ПДФО та військовий збір

Оплата навчання стає оподатковуваною для працівника, якщо не виконуються умови спеціальних пільг ПКУ. Типові випадки такі.

Оподаткування виникає, якщо:

• кошти сплачуються не на користь вітчизняного закладу вищої чи професійної освіти, а іншому суб’єкту, і при цьому не застосовується підпункт 165.1.37 ПКУ; (tax.gov.ua)

• навчання оплачується в іноземному закладі освіти — пільга підпункту 165.1.21 ПКУ на таку оплату не поширюється; (tax.gov.ua)

• вартість навчання перевищує ліміт за підпунктом 165.1.21 ПКУ; тоді оподатковується саме сума перевищення, а не вся оплата; (tax.gov.ua)

• працівник самостійно сплатив за навчання, а роботодавець потім компенсує йому ці витрати; (dp.tax.gov.ua)

• за договором послуга надається особисто працівнику, а не роботодавцю. (Зір)

У таких випадках дохід працівника, як правило, кваліфікується як додаткове благо. ПДФО справляється за ставкою 18%, військовий збір — 5%. (Закон України)

Якщо роботодавець сплачує за працівника безпосередньо третій особі, тобто працівник не отримує гроші на руки, виникає дохід у негрошовій формі. Для ПДФО в такому разі база оподаткування визначається із застосуванням “натурального” коефіцієнта за пунктом 164.5 ПКУ. Для військового збору такий коефіцієнт не застосовується. (Зір)

ЄСВ: коли безпечніше, а коли є ризик

Найбезпечніша модель з погляду ЄСВ — коли роботодавець самостійно оплачує навчання напряму закладу освіти або провайдеру навчання. Постанова Кабміну № 1170 включає витрати на навчання, перепідготовку та підвищення кваліфікації персоналу до переліку виплат, на які ЄСВ не нараховується. (Закон України)

Саме тому для бізнесу найбезпечніше:

• не видавати працівнику гроші “під навчання”;

• не оформлювати оплату як відшкодування його особистих витрат, якщо цього можна уникнути;

• перераховувати кошти безпосередньо навчальному закладу або виконавцю послуг за договором від імені роботодавця. (Закон України)

Цільова благодійна допомога на навчання

Окремо ПКУ дозволяє не оподатковувати цільову благодійну допомогу на навчання. Йдеться про кошти, які резидент — юридична особа або ФОП — перераховує безпосередньо закладу освіти за навчання, додаткові освітні послуги, послуги з проживання, харчування, утримання та інші передбачені законом витрати для визначених категорій осіб. Розмір такої допомоги не обмежений. (dp.tax.gov.ua)

До пільгових категорій належать, зокрема:

• особа з інвалідністю;

• дитина з інвалідністю;

• дитина, в якої хоча б один із батьків є особою з інвалідністю;

• дитина-сирота або напівсирота;

• дитина з багатодітної чи малозабезпеченої сім’ї;

• дитина, батьки якої позбавлені батьківських прав. (dp.tax.gov.ua)

Для цієї моделі важливо, щоб допомога була саме цільовою, а кошти перераховувалися не фізособі, а закладу освіти. (dp.tax.gov.ua)

Як правильно оформити оплату навчання

Для роботодавця податкова безпека починається з документів. Мінімальний пакет, який бажано мати в кожній справі, такий:

• наказ або рішення керівника про направлення працівника на навчання;

• обґрунтування зв’язку навчання з діяльністю підприємства або посадою працівника;

• договір із закладом освіти або провайдером навчання;

• рахунок, акт, інвойс, програма курсу, календарний план;

• платіжні документи;

• документ про результат навчання: диплом, сертифікат, посвідчення, акт наданих послуг;

• за потреби — окремий договір із працівником про обов’язки сторін, строк відпрацювання та компенсацію витрат у разі порушення домовленостей. (Закон України)

Якщо роботодавець хоче захистити свої витрати, доцільно укладати два окремі договори:

1. з навчальним закладом або виконавцем послуг;

2. з працівником, якого направляють на навчання. (Закон України)

Типове положення, затверджене Мінпраці, рекомендує включати до договору з навчальним закладом такі істотні умови: предмет, кількість осіб, напрям і форму навчання, строк, вартість, порядок розрахунків, права та обов’язки сторін, відповідальність, порядок зміни та розірвання договору. До такого договору рекомендовано додавати кошторис, навчальні програми, графік направлення працівників на навчання та графік фінансування. (Закон України)

У договорі з працівником доцільно передбачити:

• назву навчання, його строк і місце;

• обов’язок працівника успішно пройти навчання;

• порядок підтвердження результату;

• мінімальний строк роботи після завершення навчання;

• випадки, коли працівник відшкодовує роботодавцю витрати;

• поважні причини, коли відшкодування не застосовується. (Закон України)

Чи можна вимагати відпрацювання після навчання

Так, але не автоматично. Безпечна для роботодавця модель — прямо передбачити це в письмовому договорі з працівником. Нормативні рекомендації Мінпраці дозволяють встановлювати додаткові умови, зокрема мінімальний строк роботи після навчання, а також передбачати відшкодування витрат, якщо працівник без поважних причин відмовився навчатися, не завершив навчання або порушив умови договору. (Закон України)

Саме договір, а не загальна фраза в наказі, дає роботодавцю реальний інструмент захисту витрат.

Гарантії працівникам, яких направляють на навчання

Якщо працівника направляють на підвищення кваліфікації з відривом від роботи, за ним зберігається місце роботи і виплати, передбачені законодавством. Для окремих випадків навчання у закладах вищої освіти Кодекс законів про працю також передбачає компенсацію частини вартості проїзду. (Закон України)

Ці норми важливі не лише для кадрового оформлення, а й для правильного розмежування: де йдеться про власне здобуття освіти, а де — про направлення працівника на професійний розвиток у зв’язку з роботою. (Закон України)

Податкова звітність: як показувати в 4ДФ

У додатку 4ДФ до податкового розрахунку код доходу залежить від правової природи виплати.

Найпоширеніші коди:

Таку систему кодування встановлює Порядок заповнення податкового розрахунку та довідник ознак доходів, затверджені Мінфіном, а ДПС використовує ці самі коди у своїх офіційних роз’ясненнях. (Закон України)

Бухгалтерський облік витрат на навчання

У бухгалтерському обліку витрати визнаються тоді, коли відбувається зменшення активів або збільшення зобов’язань, що призводить до зменшення власного капіталу підприємства. Це загальне правило НП(С)БО 16. (Закон України)

На практиці витрати на навчання відносять за функціональним призначенням:

• навчання адміністративного персоналу — до адміністративних витрат;

• навчання працівників збуту — до витрат на збут;

• навчання виробничого персоналу — до виробничих витрат або загальновиробничих, залежно від характеру витрат.

Якщо навчання оплачено наперед за майбутні періоди, підприємство може використовувати рахунок 39 “Витрати майбутніх періодів” з подальшим списанням протягом строку навчання. Такий рахунок прямо передбачений Інструкцією про застосування Плану рахунків. (Закон України)

ПДВ: на що звернути увагу

Постачання освітніх послуг може бути звільнене від ПДВ за підпунктом 197.1.2 ПКУ, якщо послуги надає заклад освіти, який має право на таку діяльність, а сама послуга належить до переліку освітніх послуг, що підпадають під пільгу. Тому перед оплатою варто перевірити статус постачальника та характер послуги: це впливає на суму рахунку і на податкові документи. (Закон України)

Практичний приклад

Підприємство у січні 2026 року сплатило університету 311 292 грн за 12 місяців навчання працівника. Для податкових цілей слід визначити місячну вартість: 311 292 / 12 = 25 941 грн. Оскільки це дорівнює трикратному розміру мінімальної зарплати на 1 січня 2026 року, така оплата вкладається в межу підпункту 165.1.21 ПКУ і не утворює оподатковуваного доходу працівника. Саме такий підхід — порівнювати ліміт із вартістю одного місяця навчання, навіть якщо оплачено весь рік одразу, — підтверджує ДПС. (Закон України)

Висновок

Найбезпечніша модель для підприємця — платити безпосередньо закладу освіти або провайдеру навчання, правильно визначати правову підставу оплати і збирати повний пакет документів. Якщо йдеться про здобуття освіти — перевіряйте умови підпункту 165.1.21 ПКУ і місячний ліміт. Якщо це підвищення кваліфікації для роботи — оформлюйте його як професійний розвиток працівника за підпунктом 165.1.37 ПКУ. Компенсація працівнику “після факту” або неправильний договір із провайдером часто перетворюють безпечну витрату на оподатковуване додаткове благо. (tax.gov.ua)

Офіційні джерела

• Податковий кодекс України, № 2755-VI: підпункти 165.1.21, 165.1.37, норми про додаткове благо, пункт 164.5, ставка ПДФО, норми про військовий збір, цільову благодійну допомогу. (Закон України)

• Закон України “Про Державний бюджет України на 2026 рік”, № 4695-IX, стаття 8 — мінімальна зарплата на 2026 рік. (Закон України)

• Закон України “Про збір та облік єдиного внеску…”, № 2464-VI, та Постанова КМУ від 22.12.2010 № 1170 — перелік виплат, на які не нараховується ЄСВ, зокрема витрати на навчання, перепідготовку та підвищення кваліфікації персоналу. (Закон України)

• Закон України “Про професійний розвиток працівників”, № 4312-VI — правила професійного навчання та розвитку працівників. (Закон України)

• Наказ Мінпраці від 10.08.2010 № 232 “Про затвердження Примірного порядку укладання суб’єктами господарювання договорів щодо підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників”. (Закон України)

• Кодекс законів про працю України, статті 122 і 219 — гарантії працівникам, яких направляють на підвищення кваліфікації або які поєднують роботу з навчанням. (Закон України)

• НП(С)БО 16 “Витрати” та Інструкція про застосування Плану рахунків, наказ Мінфіну № 291 — загальні правила визнання витрат і використання рахунку 39 “Витрати майбутніх періодів”. (Закон України)

• Наказ Мінфіну № 4 про форму та порядок заповнення податкового розрахунку, а також довідник ознак доходів для 4ДФ. (Закон України)

• Офіційні роз’яснення ДПС / ЗІР щодо разової оплати за тривалий період навчання, семінарів, конференцій і оподаткування оплати навчання працівників. (dp.tax.gov.ua)