Переведення працівника, підвищення, заохочення і записи в трудовій книжці: що потрібно роботодавцю

Питання переведення працівника сьогодні не можна розглядати лише через призму паперової трудової книжки. Облік трудової діяльності в Україні ведеться в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб. Паперова трудова книжка не зникла повністю, але записи до неї роботодавець вносить на вимогу працівника, якщо книжка зберігається у працівника. Для тих, хто приймається на роботу вперше, паперова трудова книжка оформлюється лише на вимогу працівника і не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Відомості для створення електронних трудових книжок подаються через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. (Закон України)

Для роботодавця це означає дві речі. По-перше, кадрові документи — заяви, медичні висновки, подання, накази, повідомлення працівника — залишаються обов’язковими, бо саме вони підтверджують законність переведення, зміни умов праці або заохочення. По-друге, паперова трудова книжка вже не є єдиним місцем, де фіксується трудова історія, але якщо працівник просить внести запис, роботодавець зобов’язаний це зробити за правилами чинного порядку ведення трудових книжок. Після внесення відсутніх відомостей до електронного реєстру наявні паперові трудові книжки мають бути видані працівникам під підпис; якщо працівник звільняється до завершення такої процедури, йому потрібно видати належно оформлену трудову книжку в день звільнення. (Закон України)

Коли це переведення, а коли ні

Не кожна кадрова зміна є переведенням. Переведення на іншу роботу на тому самому підприємстві, переведення на інше підприємство або в іншу місцевість разом із підприємством допускається тільки за згодою працівника. Натомість не вважається переведенням і не потребує згоди працівника переміщення на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ у тій самій місцевості, доручення роботи на іншому механізмі чи обладнанні — але лише в межах тієї самої спеціальності, кваліфікації або посади, визначеної трудовим договором. Роботодавець не має права переміщати працівника на роботу, протипоказану йому за станом здоров’я. (Закон України)

Окрема ситуація — зміна істотних умов праці. Якщо працівник продовжує працювати за тією ж спеціальністю, кваліфікацією чи посадою, але змінюються система або розмір оплати праці, пільги, режим роботи, неповний робочий час, суміщення професій, розряди, найменування посади чи інші істотні умови, це не є переведенням на іншу роботу. У загальному правилі про такі зміни працівника потрібно повідомити не пізніше ніж за два місяці. На період дії воєнного стану ця норма щодо двомісячного повідомлення не застосовується. Якщо колишні істотні умови праці зберегти неможливо, а працівник не погоджується працювати далі, трудовий договір може бути припинений за пунктом 6 статті 36 КЗпП. (Закон України)

Коли запис у паперову трудову книжку потрібен

Для паперової трудової книжки ключове правило таке: до неї вносять відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу і звільнення. Саме слово “постійну” тут принципове. Це означає, що тимчасові переведення самі по собі не є тими змінами, які треба фіксувати в паперовій трудовій книжці як звичайний запис про роботу. (Закон України)

Тому, якщо працівника переводять на вищу посаду на постійній основі, змінюють його трудову функцію на постійно, переводять на іншу постійну нижчеоплачувану чи рівнозначну роботу, такий запис до паперової трудової книжки на вимогу працівника робиться. Якщо ж ідеться лише про тимчасове виконання іншої роботи, тимчасове переведення на час простою або тимчасову заміну відсутнього працівника, підстав для запису про постійне переведення немає. (Закон України)

Як правильно оформити постійне переведення або підвищення

Постійне переведення або підвищення оформлюють не записом у трудовій книжці, а насамперед кадровим рішенням. Потрібна законна підстава: заява працівника, письмова згода на пропозицію роботодавця, медичний висновок, рішення про переведення за погодженням між роботодавцями або інший документ, передбачений законом. Після цього видається наказ (розпорядження) роботодавця. Саме після видання наказу допускається внесення запису до паперової трудової книжки, і цей запис має точно відповідати тексту наказу. (Закон України)

Запис у трудовій книжці не може бути довільним. Інструкція № 58 вимагає, щоб він вносився після видання наказу, не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок зазначається повне найменування підприємства, під ним проставляється порядковий номер запису, дата, суть кадрової дії і реквізити наказу. Скорочення та формулювання, яких немає в наказі, краще не використовувати. (Закон України)

Підвищення працівника — це не окрема «пільгова» процедура. Якщо змінюється посада, це переведення на іншу постійну роботу, тому потрібна згода працівника і належне документальне оформлення. У паперовій трудовій книжці на вимогу працівника запис робиться як про переведення на відповідну посаду. (Закон України)

Спеціальні випадки переведення

Тимчасове переведення на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором

За загальним правилом тимчасове переведення на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, допускається лише за згодою працівника. Виняток — строк до одного місяця без згоди працівника, якщо робота не протипоказана за станом здоров’я і потрібна для відвернення або ліквідації наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій чи інших обставин, що ставлять або можуть поставити під загрозу життя або нормальні життєві умови людей. У такому разі оплата праці має бути не нижчою за середній заробіток за попередньою роботою. Водночас вагітних жінок, жінок, які мають дитину з інвалідністю або дитину віком до шести років, а також осіб до 18 років у таких випадках не можна переводити без їхньої згоди. (Закон України)

Тимчасове переведення в разі простою

Простій — це зупинення роботи через відсутність організаційних або технічних умов, невідворотну силу або інші обставини. У разі простою працівника можна перевести на іншу роботу лише за його згодою, з урахуванням спеціальності та кваліфікації: на тому самому підприємстві — на весь час простою, на інше підприємство в тій самій місцевості — на строк до одного місяця. Це теж не той випадок, коли робиться запис про постійне переведення до паперової трудової книжки. (Закон України)

Переведення на легшу роботу за станом здоров’я

Якщо працівник за станом здоров’я потребує легшої роботи, роботодавець повинен перевести його за згодою працівника відповідно до медичного висновку — тимчасово або без обмеження строку. Якщо така легша робота є нижчеоплачуваною, за працівником зберігається попередній середній заробіток протягом двох тижнів з дня переведення, а в передбачених законом випадках — на весь час виконання нижчеоплачуваної роботи або надається матеріальне забезпечення за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням. Якщо йдеться про постійне переведення на легшу роботу, запис до паперової трудової книжки на вимогу працівника робиться як запис про переведення на іншу постійну роботу. (Закон України)

Вагітні жінки і жінки, які мають дітей віком до трьох років

Вагітним жінкам за медичним висновком знижуються норми виробітку або норми обслуговування, або вони переводяться на легшу роботу, яка виключає вплив несприятливих виробничих факторів, із збереженням середнього заробітку за попередньою роботою. Якщо таку роботу неможливо надати відразу, вагітна жінка звільняється від роботи із збереженням середнього заробітку за всі пропущені робочі дні за рахунок роботодавця. Жінки, які мають дітей віком до трьох років, у разі неможливості виконання попередньої роботи переводяться на іншу роботу із збереженням середнього заробітку до досягнення дитиною трирічного віку. (Закон України)

Переведення на інше підприємство

Переведення працівника на інше підприємство за його згодою є підставою для припинення трудового договору за пунктом 5 статті 36 КЗпП. При цьому особі, запрошеній на роботу в порядку переведення з іншого підприємства за погодженням між керівниками, не може бути відмовлено в укладенні трудового договору. Для бізнесу це означає, що переведення між двома роботодавцями має бути узгодженим і документально підтвердженим з обох сторін. (Закон України)

Що робити з оплатою праці при переведенні

Якщо працівника переводять на іншу постійну нижчеоплачувану роботу, за ним зберігається попередній середній заробіток протягом двох тижнів з дня переведення. Якщо ж мова йде не про переведення, а про переміщення в межах статті 32 КЗпП, і через таке переміщення з незалежних від працівника причин зменшується заробіток, працівнику проводиться доплата до попереднього середнього заробітку протягом двох місяців. (Закон України)

Заохочення і нагороди: що вноситься до трудової книжки

КЗпП передбачає, що заохочення працівникам оголошуються наказом або розпорядженням. Якщо паперова трудова книжка зберігається у працівника, то на його вимогу такі відомості заносяться до неї. Це правило однаково важливе і для заохочень, і для нагород, якщо вони відповідають вимогам Інструкції № 58. (Закон України)

Інструкція № 58 розрізняє два розділи: «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення». До розділу «Відомості про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України. До записів про заохочення належать відомості про заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України. Премії, передбачені системою заробітної плати або такі, що мають регулярний характер, до трудової книжки не вносяться. (Закон України)

Практично це означає таке. Разова подяка, почесна грамота, одноразова відзнака, нагородження державною нагородою або інший індивідуальний акт заохочення можуть бути внесені до паперової трудової книжки на вимогу працівника. Щомісячні, квартальні чи інші регулярні премії, які виплачуються за системою оплати праці, у трудову книжку не записують. Будь-який запис про заохочення або нагородження також робиться на підставі наказу роботодавця чи іншого документа, що є правовою підставою для внесення запису. (Закон України)

На що роботодавцю звернути особливу увагу

Найпоширеніша помилка — плутати переведення, переміщення і зміну істотних умов праці. Якщо роботодавець змінює трудову функцію, характер роботи або функціональні обов’язки працівника, він фактично виходить за межі простого переміщення. У такій ситуації безпечніше оформлювати зміни як переведення із згодою працівника, а не намагатися подати це як внутрішнє переміщення. (Закон України)

Друга типова помилка — вносити до паперової трудової книжки все підряд. Закон цього не вимагає. У книжку вносять лише ті записи, які передбачені законом і правилами її ведення: прийняття, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, належні заохочення і нагороди. Тимчасові переведення, регулярні премії та дисциплінарні стягнення — це не ті записи, які слід вносити як звичайну трудову історію. (Закон України)

Третя помилка — сприймати електронний формат як підставу не оформляти паперові та внутрішні кадрові документи. Електронний облік трудової діяльності не скасовує потреби в належно оформленому наказі, згоді працівника, повідомленні про зміну істотних умов праці, медичному висновку або документі про заохочення. Саме ці документи захищають роботодавця в разі спору, перевірки або судового розгляду. (Закон України)

Відповідальність за порушення правил

За організацію ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок відповідає керівник підприємства. Постанова Кабінету Міністрів № 301 прямо передбачає, що за порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках — іншу відповідальність. (Закон України)

Крім того, порушення вимог трудового законодавства можуть потягти фінансові санкції за статтею 265 КЗпП. Для «інших порушень вимог законодавства про працю», куди можуть потрапляти й порушення кадрового оформлення, передбачено штраф у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне порушення, а за повторне порушення протягом року — у двократному розмірі мінімальної заробітної плати. Паралельно стаття 41 КУпАП передбачає адміністративний штраф для посадових осіб підприємств і ФОП за інші порушення вимог законодавства про працю — від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Державний нагляд і контроль за додержанням законодавства про працю здійснює центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику з цих питань, та його територіальні органи. (Закон України)

Окремо варто враховувати і спеціальне правило воєнного часу: у період дії воєнного стану, якщо роботодавець у повному обсязі та в установлені строки виконує припис про усунення порушень, виявлених під час позапланового заходу державного нагляду, штрафи за статтею 265 КЗпП не застосовуються. Це не скасовує обов’язку усунути порушення, але впливає на фінансові наслідки перевірки. (Закон України)

Приклад із судової практики

У дайджесті судової практики Верховного Суду у трудових спорах наведено висновок, що зміна трудової функції, характеру роботи та функціональних обов’язків працівника є переведенням, а не переміщенням. Для роботодавця це практичний орієнтир: якщо змінюється не лише робоче місце, а сама робота, яку виконує працівник, без згоди працівника такі дії ризиковано оформлювати як «переміщення». У разі спору суд може визнати це незаконним переведенням. (Верховний Суд України)

Офіційні джерела

Кодекс законів про працю України, № 322-VIII: статті 24, 32–34, 36, 48, 114, 144, 170, 178, 259, 265. (Закон України)

Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»: положення щодо електронного обліку трудової діяльності, оформлення паперової трудової книжки на вимогу працівника, внесення записів до паперової книжки на вимогу, п’ятирічного переходу і видачі паперових книжок працівникам. (Закон України)

Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58: пункти щодо внесення записів про переведення на іншу постійну роботу, строків внесення записів, оформлення розділів про заохочення і нагородження, невнесення регулярних премій. (Закон України)

Постанова Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 № 301 «Про трудові книжки працівників»: правила щодо трудових книжок та відповідальності за порушення порядку їх ведення, обліку, зберігання і видачі. (Закон України)

Постанова Пенсійного фонду України від 01.06.2022 № 8-3 «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок»: порядок подання відомостей через вебпортал електронних послуг ПФУ. (Закон України)

Кодекс України про адміністративні правопорушення, № 8073-X: стаття 41 щодо адміністративної відповідальності за порушення вимог законодавства про працю. (Закон України)

Публікація Верховного Суду «ОГЛЯД судової практики Касаційного цивільного суду у складі Верховного Суду» щодо трудових спорів: висновок про те, що зміна трудової функції, характеру роботи та функціональних обов’язків працівника є переведенням, а не переміщенням. (Верховний Суд України)