Чи можна штрафувати співробітників?

Чи можна штрафувати працівників: що дозволено роботодавцю, а що — ні

Роботодавець не може встановлювати для працівників «штрафи» за запізнення, помилки, невиконання плану, порушення стандартів обслуговування, нестачу без належного оформлення чи інші дисциплінарні проступки, якщо йдеться саме про утримання із заробітної плати. У чинному трудовому законодавстві для порушення трудової дисципліни передбачені інші механізми: догана або звільнення. Відрахування із зарплати допустимі лише у випадках, прямо визначених законом. (Законодавство України)

Якщо працівник реально завдав підприємству шкоди, роботодавець може не «оштрафувати» його, а притягнути до матеріальної відповідальності — але тільки за правилами КЗпП: має бути пряма дійсна шкода, вина працівника, належне документальне оформлення, правильний розрахунок суми і дотримання процедури відрахування або звернення до суду. Неправильне утримання із зарплати створює для бізнесу ризик спору з працівником, припису інспекції праці та фінансових санкцій за виплату зарплати не в повному обсязі. (Законодавство України)

Штрафи із зарплати за трудові порушення — незаконні

КЗпП прямо визначає, що за порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано лише один із заходів стягнення: догана або звільнення. Будь-які локальні правила компанії, посадові інструкції, положення про персонал чи внутрішні регламенти не можуть додати до цього переліку ще один вид дисциплінарного стягнення у вигляді «штрафу». Одночасно закон про оплату праці забороняє роботодавцю в односторонньому порядку погіршувати умови оплати праці, а відрахування із зарплати допускає тільки у випадках, передбачених законодавством. (Законодавство України)

Тому формулювання на кшталт «штраф 500 грн за запізнення», «штраф за помилку в чеку», «штраф за скаргу клієнта», «штраф за недотримання стандартів магазину» або «штраф за невихід на інвентаризацію» не створюють законної підстави для утримання цих сум із зарплати працівника. Для трудових відносин це не працює навіть тоді, коли працівник підписав внутрішнє положення компанії. (Законодавство України)

Що роботодавець може застосувати законно

1. Догана

Догана — базове дисциплінарне стягнення. Її застосовують за порушення трудової дисципліни, якщо роботодавець дотримався процедури: зажадав у працівника письмові пояснення, обрав лише одне стягнення за одне порушення, оформив рішення наказом і повідомив працівника під розписку. Стягнення треба застосувати не пізніше одного місяця з дня виявлення проступку і не пізніше шести місяців із дня його вчинення. (Законодавство України)

Протягом року з дня накладення догани працівник вважається таким, що має дисциплінарне стягнення, якщо його не зняли раніше. У цей період до нього не застосовують заходи заохочення. Це важливий законний інструмент впливу для роботодавця, який не пов’язаний із незаконними утриманнями із зарплати. (Законодавство України)

2. Звільнення

Звільнення також є дисциплінарним стягненням, але це не універсальна реакція на будь-яке порушення. Його можна застосовувати лише тоді, коли для цього є законна підстава і дотримано порядок дисциплінарного стягнення. За одне порушення не можна одночасно накласти і догану, і звільнення. (Законодавство України)

3. Ненарахування або зменшення премії — лише за правилами системи оплати праці

Премії, пов’язані з виконанням виробничих завдань і функцій, входять до структури додаткової заробітної плати. Водночас умови і розміри премій підприємство встановлює у колективному договорі або, якщо колдоговору немає, у погодженому локальному акті. Роботодавець також зобов’язаний повідомити працівника про умови оплати праці та підстави можливих відрахувань, а при кожній виплаті — про склад зарплати і підстави відрахувань. (Законодавство України)

На практиці це означає таке. Роботодавець не може просто назвати «штрафом» невиплату вже нарахованої зарплатної суми. Але він може заздалегідь, через положення про преміювання чи колективний договір, визначити чіткі умови, за яких премія за певний період не нараховується або нараховується в меншому розмірі. Такі умови мають бути прозорими, однаковими для порівнюваних ситуацій і не можуть суперечити закону. Односторонньо погіршувати вже встановлені умови оплати праці роботодавець не має права. (Законодавство України)

Коли із зарплати можна робити відрахування

Відрахування із зарплати допускаються тільки у випадках, прямо передбачених законом. КЗпП називає, зокрема, такі випадки: повернення авансу, повернення сум, зайво виплачених через лічильні помилки, погашення невитраченого і неповерненого авансу на відрядження чи господарські потреби, відрахування за невідпрацьовані дні відпустки при звільненні та відшкодування шкоди, завданої з вини працівника підприємству, — за правилами статті 136 КЗпП. (Законодавство України)

За загальним правилом при кожній виплаті зарплати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20% суми, що належить до виплати, а у випадках, окремо передбачених законом, — 50%. Для окремих категорій стягнень, зокрема аліментів на неповнолітніх дітей, межа може становити до 70%. Із вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які не може бути звернено стягнення, відрахування не допускаються. (Законодавство України)

Матеріальна відповідальність працівника: коли вона можлива

Матеріальна відповідальність — це не штраф і не спосіб «виховати» працівника. Це механізм відшкодування саме шкоди, яку працівник заподіяв підприємству внаслідок порушення трудових обов’язків. Закон вимагає, щоб ішлося про пряму дійсну шкоду, заподіяну винними протиправними діями або бездіяльністю працівника. Зазвичай відповідальність обмежується певною частиною заробітку працівника і не повинна перевищувати повного розміру шкоди, крім випадків, прямо передбачених законом. Важливо, що матеріальна відповідальність може покладатися незалежно від того, чи притягнули працівника також до дисциплінарної, адміністративної або кримінальної відповідальності. (Законодавство України)

За загальним правилом працівник відповідає у межах прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку. Повна матеріальна відповідальність — виняток, а не правило. Вона можлива лише у випадках, зазначених у законі. (Законодавство України)

Коли можлива повна матеріальна відповідальність

Для колективної матеріальної відповідальності потрібні окремі умови: спільне виконання робіт із цінностями, неможливість розмежувати відповідальність кожного працівника, письмовий договір з усіма членами колективу і застосування лише до робіт, визначених у затвердженому переліку. (Законодавство України)

Як правильно оформити дисциплінарне стягнення

Щоб догана була законною, роботодавцю варто діяти за таким алгоритмом:

Для бізнесу найнебезпечніше не саме порушення працівника, а слабка доказова база. Якщо роботодавець не може довести факт порушення, строки, причинний зв’язок і дотримання процедури, дисциплінарне стягнення легко оскаржується. (Законодавство України)

Як правильно оформити відшкодування шкоди

Щоб законно вимагати від працівника відшкодування, роботодавцю потрібні не загальні підозри, а пакет доказів. Мінімально це:

Розмір шкоди визначають за фактичними втратами на підставі даних бухгалтерського обліку, виходячи з балансової вартості або собівартості з урахуванням зносу. Для розкрадання, недостачі, умисного знищення чи умисного псування окремих матеріальних цінностей закон встановлює спеціальні правила оцінки. (Законодавство України)

Якщо сума шкоди не перевищує середнього місячного заробітку працівника, її можна стягнути за розпорядженням роботодавця шляхом відрахування із зарплати. Але таке розпорядження треба видати не пізніше двох тижнів з дня виявлення шкоди і виконувати не раніше ніж через сім днів після повідомлення працівника. Якщо працівник не згоден або сума більша, роботодавцю доведеться звертатися до суду. (Законодавство України)

Які внутрішні документи варто мати роботодавцю

Для законного управління дисципліною і грошовими питаннями компанії бажано мати:

Для роздрібного бізнесу це особливо важливо. У магазинах, складах, касових зонах та пунктах видачі конфлікти найчастіше виникають не через сам факт нестачі, а через відсутність документів про те, хто, коли і на яких умовах відповідав за товар, гроші або обладнання. (Законодавство України)

Що загрожує роботодавцю за незаконні штрафи

Якщо роботодавець безпідставно утримує гроші із зарплати, це може бути кваліфіковано як виплата заробітної плати не в повному обсязі. За таке порушення стаття 265 КЗпП передбачає штраф у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої на момент виявлення порушення. Станом на 12 квітня 2026 року мінімальна зарплата становить 8 647 грн, отже такий штраф становить 25 941 грн. Окремо можливі адміністративні санкції щодо посадових осіб за статтею 41 КУпАП. (Законодавство України)

Окремо треба враховувати воєнний стан. У самій статті 265 КЗпП зазначено, що в період воєнного стану штрафи за цією статтею не застосовуються, якщо роботодавець у повному обсязі та у встановлений строк виконає припис про усунення порушень, виявлених під час позапланового заходу державного нагляду. Але це не легалізує самі незаконні утримання: зарплату все одно доведеться донарахувати і виплатити, а трудовий спір може перейти до суду. (Законодавство України)

Практичний приклад

Показовий приклад опублікував Верховний Суд у березні 2026 року в огляді актуальної практики Касаційного цивільного суду. Суд звернув увагу, що утримання коштів із зарплати працівника за його добровільною заявою на підтримку ЗСУ та гуманітарну допомогу є правомірним, якщо немає доказів психологічного чи економічного тиску. Для бізнесу висновок простий: законність утримання залежить не від внутрішньої назви платежу, а від наявності прямої правової підстави або справді добровільного волевиявлення працівника. (Судова система України)

Офіційні джерела

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва