Фіскальний та товарний чек: як формувати та коли видавати?

Суб’єкти господарювання (СГ), які продають товар чи послуги, повинні оприбуткувати гроші, отримані від покупця. Покупка обов’язково фіксується в системі обліку та видається чек. Цей документ може бути підставою для обміну або повернення продукції.

Існує два види чеків — фіскальні та нефіскальні. Чим вони відрізняються, коли формуються та яку інформацію повинні містити, щоб не отримати штраф від податкової при перевірці?

Що таке фіскальний чек: поняття та реквізити

Фіскальний чек — це документ, який формується під час продажу товарів або послуг і друкується на спеціальному обладнанні — реєстратором розрахункових операцій (РРО). Але, щоб такий чек вважався фіскальним, треба обов’язково зареєструвати розрахунковий апарат в податковій згідно з Законом № 265/95-ВР.

Для цього треба звернутися до ДПС для налаштування фіскального режиму у пристрої. Після його підключення податковий інспектор повинен перевірити наявність необхідних реквізитів у документі та у звіті про виконану грошову операцію. Друкується фіскальний чек-зразок на певну суму. Якщо його оформлення відповідатиме вимогам чинного законодавства, РРО буде зареєстровано в загальній системі податкової.

Також зареєструвати реєстратор можна на сайті податкової, отримати файл приватного ключа та пароль, або ж безпосередньо у програмі обліку Торгсофт.

Надруковані чеки використовують власники бізнесу для податкового обліку, а їх клієнти для можливого вирішення спірних ситуацій. Наприклад, з цим документом можна повернути товар або обміняти на інший. Таким чином, фіскальний чек підтверджує, що ця особа придбала продукцію у певного продавця, за певною вартістю й у встановленому обсязі.

Реквізити фіскального чека

У фіскальному чеку, згідно з Наказом Мінфіна №13, повинні бути такі реквізити:

• найменування суб’єкта господарювання;

• юридична адреса;

• податковий номер (ІПН). Якщо підприємець являється платником ПДВ;

• код ЄДРПОУ або ВД — номер у реєстрі фізичних осіб ДПС, якщо власник бізнесу не є платником ПДВ;

• найменування продукції або послуги;

• загальна вартість;

• загальна кількість товару або послуг;

• літерне визначення ставки ПДВ, її розмір у відсотках;

• загальна сума;

• час та дата, коли була виконана покупка;

• номер фіскального чека;

• номер РРО;

• обов’язкове позначення «Фіскальний чек»;

• логотип виробника обладнання.

Хто може друкувати фіскальний чек?

Цей вид розрахункових документів видається покупцю на касах магазинів, супермаркетів, аптек, медичних центрів, поштових відділень, в закладах громадського харчування тощо, при готівкових чи безготівкових розрахунках. Для цього використовують РРО або програмний реєстратор.

Це дуже зручно, оскільки фіскальний чек зберігається на пристрої, передається до податкової для перевірки розрахунків, а також може бути відправлений з програмного реєстратора на будь-який принтер для подальшого друку. В будь-який момент, коли потрібен дублікат друкованого документа або в електронному форматі, можна швидко здійснити пошук фіскального чека у пРРО за його номером.

Щоб перевірити фіскальний чек, треба перейти до Електронного кабінету ДПС, та у формі ввести наступні дані:

• номер чека,

• номер реєстратора,

• дату здійснення розрахункової операції,

• загальну суму покупки.

У системі податкової чеки РРО з’являються не пізніше наступного робочого дня. 

Використання нефіскальних чеків

Не фіскальний чек — це документ, який підтверджує факт отримання грошей за продаж товару чи послуг, але має довільну форму та зміст. Товарний чек може бути виписаний на спеціальному бланку від руки. Але, попри це, він є повноправним документом, в якому обов’язково мають бути зазначені:

• напис «Товарний чек»,

• номер документа,

• дата продажу послуги чи товару,

• найменування продавця,

• номер продавця у реєстрі податкової,

• найменування продукції чи послуг,

• загальний обсяг і вартість товару,

• підпис особи, яка відпускає чек.

Нефіскальний чек можуть видавати невеликі магазини, кіоски та інші підприємства, які ще не використовують РРО. Наприклад, це можуть бути точки продажу в сільській місцевості, у яких товарообіг менше ніж 1 млн грн за рік, та ФОП, які звільнені від обов’язку встановлення реєстратора розрахункових операцій згідно з Законом про РРО.

Як друкують товарний чек?

Не фіскальний чек друкують на спеціальному термопринтері або POS-принтері. Це обладнання працює швидко, але його не потрібно підключати до системи обліку і воно не зберігає інформацію про здійснену операцію.

У такому документі кожне найменування товару треба писати з нового рядка. Якщо покупець вирішив придбати однотипну продукцію, визначаються деталі по кожній одиниці. Якщо залишились порожні рядки, їх необхідно закреслити.

Тобто, якщо підприємець використовує реєстратор, тоді він видає своєму клієнту фіскальний чек, який друкують за допомогою РРО.

Якщо власник бізнесу працює без такого апарата, то він повинен видавати товарний чек, як доказ того, що продавець отримав гроші за послугу чи товар.

При цьому, при використанні РРО чи пРРО підприємець може разом з фіскальним видати також і товарний чек, якщо буде такий запит від покупця.

Як оприбуткувати готівку через РРО без продукції?

Якщо підприємець отримав оплату за продукцію за індивідуальним замовленням або за посередництво, то у такому випадку треба оформити операцію так само як і при продажу товару та видати фіскальний або товарний чек. Але у чеку треба вказати саме найменування послуги, її загальну суму та вартість.

Частина оплати через РРО, інша частина — на рахунок підприємця

Закон України про РРО вказує на те, що через реєстратор розрахункових операцій треба проводити повну суму покупки. Але якщо підприємець продає за договором кілька послуг або товарів, операції по оплаті можна провести частинам. Тоді перша частина готівки буде оплачена через РРО, друга частина буде перерахована безготівковим платежем на рахунок підприємця.

Теж саме стосується і сплати авансового платежу. У такому випадку у фіскальному чеку буде зазначено, що ФОП отримав гроші в якості передоплати за товар.

Можливості торговельного обладнання

Завдяки сучасному торговельному обладнанню від Торгсофт можна переналаштувати свій бізнес на повну автоматизацію процесів. Допомогти цьому можуть фіскальні реєстратори, принтери чеків та програмні РРО.

Портативний фіскальний реєстратор друкує фіскальний чек на стрічці та передає необхідну інформацію про продаж товару чи послуг до податкової.

Принтер чеків — це більш бюджетний варіант, який можна використовувати у точках продажу з невеликим потоком покупців та у роздрібній торгівлі для друку квитанцій.

Найбільші можливості можна отримати з встановленням програмного реєстратора. Його можна встановити на будь-який мобільний пристрій, а також під'єднати до банківського POS-термінала. Дуже зручно мати такий реєстратор у смартфоні та друкувати фіскальні чеки, навіть без інтернету. 

У Торгсофт пРРО автоматично перемикається в офлайн-режим при нестабільному сигналі. Після відновлення зв’язку реєстратор зразу з’єднається з інтернетом та підтягне всі дані про продажі, котрі автоматично передадуться на сервер податкової. 

Також у програмі обліку можна проводити оплату товару частинами: готівкова частина коштів буде проведена через РРО, а безготівкова — надіслана на рахунок підприємця. Такий платіж повною мірою поступить до податкової. 

Фіскальні та електронні чеки можна друкувати на принтері. Якщо його немає, платіжну квитанцію можна відправити через вайбер або смс. Чеки зберігаються у пам’яті пристрою, тому в будь-який момент їх можна надрукувати повторно та отримати дублікат.

А ще торговельне обладнання від Торгсофт — це якісне сервісне обслуговування та безкоштовне підключення до сучасної програми обліку.