Основи ведення бухгалтерії для ФОП: прості пояснення для підприємців

Бухгалтерський облік і податки ФОП у 2026 році

Облік ФОП — це не лише декларація раз на квартал або раз на рік. Підприємець має правильно обрати систему оподаткування, вести облік доходів і, у визначених випадках, витрат, зберігати первинні документи, своєчасно сплачувати єдиний податок, військовий збір та ЄСВ, застосовувати РРО/ПРРО при розрахункових операціях, а за наявності працівників — ще й виконувати трудові та зарплатні вимоги. Для інтернет-торгівлі додаються правила електронної комерції, захисту прав споживачів і персональних даних, а для окремих товарів — спеціальні ліцензійні та товарні правила. (Закон України)

Яку систему оподаткування може обрати ФОП

У 2026 році для більшості підприємців актуальні спрощена система оподаткування (єдиний податок, групи 1–3) або загальна система. Окремо існує 4 група для сімейних фермерських господарств за спеціальними умовами. (kh.tax.gov.ua)

Система	Хто може застосовувати	Працівники	Ліміт доходу у 2026 році	Основне податкове навантаження
ЄП 1 група	Роздріб на ринках та/або побутові послуги населенню	0	1 444 049 грн	ЄП до 332,80 грн/міс., ВЗ 864,70 грн/міс.
ЄП 2 група	Послуги населенню та/або платникам ЄП, виробництво/продаж товарів, ресторанний бізнес	до 10	7 211 598 грн	ЄП до 1 729,40 грн/міс., ВЗ 864,70 грн/міс.
ЄП 3 група	ФОП, які відповідають вимогам ПКУ для 3 групи	без обмежень	10 091 049 грн	ЄП 5% доходу або 3% + ПДВ, ВЗ 1% доходу
Загальна система	Будь-який ФОП без застосування ЄП	без спецобмежень ПКУ для ЄП	без «єдиноподаткових» лімітів	ПДФО 18% + ВЗ 5% із чистого доходу, ЄСВ 22%

Наведені ліміти розраховані з мінімальної зарплати на 1 січня 2026 року — 8 647 грн, а максимальні фіксовані ставки для 1 і 2 груп — із прожиткового мінімуму для працездатних осіб 3 328 грн та мінімальної зарплати 8 647 грн відповідно. Для 1 групи максимальна ставка ЄП становить 332,80 грн на місяць, для 2 групи — 1 729,40 грн на місяць. Фактичну ставку в межах цих максимумів встановлює місцева рада, тому підприємець може сплачувати і менше, якщо таке рішення прийнято у його громаді. (Закон України)

Для 1 групи обов’язкові дві ключові умови: відсутність найманих працівників і діяльність виключно у форматі роздрібного продажу товарів з торговельних місць на ринках та/або надання побутових послуг населенню. Для 2 групи дозволено до 10 працівників, а сама група охоплює послуги населенню та/або платникам єдиного податку, виробництво і продаж товарів, ресторанний бізнес. Для 3 групи кількість працівників не обмежується. (tax.gov.ua)

Окремо діє 4 група для ФОП, які працюють виключно в межах сімейного фермерського господарства, не використовують найману працю, працюють за місцем податкової адреси та мають у власності чи користуванні від 0,5 до 20 гектарів сукупно. Це спеціальний режим для аграрного напряму, а не універсальна альтернатива для звичайного малого бізнесу. (kh.tax.gov.ua)

Що саме сплачує ФОП

Єдиний податок

ФОП 1 і 2 груп сплачують єдиний податок авансовими внесками не пізніше 20 числа поточного місяця. ФОП 3 групи подають декларацію щокварталу протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу і сплачують податок протягом 10 календарних днів після граничного строку подання декларації. Для 1 і 2 груп декларація подається за рік — протягом 60 календарних днів після закінчення року. (cv.tax.gov.ua)

Для 3 групи ставка ЄП становить 5% доходу, якщо ФОП не є платником ПДВ, або 3% доходу, якщо ФОП є платником ПДВ. Якщо підприємець перевищує граничний дохід своєї групи, до суми перевищення застосовується ставка 15%, а далі потрібно перейти на іншу систему або іншу групу за правилами ПКУ. (cv.tax.gov.ua)

Платники 1 і 2 груп, які не використовують найману працю, можуть не сплачувати єдиний податок протягом одного календарного місяця на рік на час відпустки, а також за період хвороби, якщо вона триває 30 і більше календарних днів і підтверджена витягом з Електронного реєстру листків непрацездатності. Для цього подається заява у довільній формі. (tax.gov.ua)

Військовий збір

У 2026 році ФОП 1, 2 і 4 груп сплачують військовий збір у фіксованій сумі — 10% мінімальної зарплати, тобто 864,70 грн на місяць. ФОП 3 групи сплачують 1% від доходу. Для 1 і 2 груп строк сплати — також не пізніше 20 числа поточного місяця; для 3 групи — у строк, прив’язаний до квартальної декларації. (tax.gov.ua)

Платники 1 і 2 груп без працівників мають право на звільнення від військового збору на період відпустки та тривалої хвороби за тим самим принципом, що і щодо єдиного податку. Крім того, ФОП 1 і 2 груп, податкова адреса яких знаходиться на територіях бойових дій або тимчасової окупації, мають спеціальне право не сплачувати військовий збір за відповідний період. (tr.tax.gov.ua)

ЄСВ

Мінімальний ЄСВ у 2026 році становить 1 902,34 грн на місяць, або 5 707,02 грн за квартал. Обов’язок зі сплати ЄСВ за себе мають ФОП і на спрощеній, і на загальній системі, якщо закон прямо не надає звільнення. Сплата здійснюється до 20 числа місяця, що настає за кварталом, за який сплачується внесок. (rv.tax.gov.ua)

Від сплати ЄСВ за себе звільнені, зокрема, пенсіонери за віком або за вислугу років, особи з інвалідністю за умови отримання пенсії чи соціальної допомоги, ФОП, за яких роботодавець уже сплатив мінімальний страховий внесок за відповідний місяць, а також окремі категорії мобілізованих підприємців і ФОП, зареєстровані на тимчасово окупованих територіях. Для мобілізованих ФОП діють окремі правила щодо звільнення, подання документів і відстрочення сплати без штрафів після демобілізації. (kherson.tax.gov.ua)

Загальна система

На загальній системі ФОП сплачує 18% ПДФО та 5% військового збору із чистого оподатковуваного доходу, тобто з різниці між доходом і документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю. ЄСВ сплачується за ставкою 22%, але не менше мінімального страхового внеску. Без належних документів витрати до розрахунку не включаються. (rv.tax.gov.ua)

Який облік повинен вести ФОП

ФОП 1 і 2 груп, а також ФОП 3 групи без ПДВ ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів. ФОП 3 групи з ПДВ ведуть облік доходів і витрат за типовою формою. Такий облік можна вести на папері, в електронному вигляді або через електронний кабінет. (dp.tax.gov.ua)

На загальній системі об’єкт оподаткування — чистий дохід, тому всі витрати, які ФОП хоче врахувати, мають бути підтверджені документами. Підтвердними можуть бути, зокрема, платіжні доручення, квитанції, фіскальні чеки, акти виконаних робіт або інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів, робіт чи послуг. (od.tax.gov.ua)

Строк зберігання документів зараз не зводиться автоматично до «трьох років». Для документів, пов’язаних із нарахуванням і сплатою податків та зборів, у багатьох випадках мінімальний строк становить 1825 днів. Для інших документів, а також для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за яким покладено на податкові органи, включно з дозвільними документами, мінімальний строк — 1095 днів. Відлік ведеться від дня подання відповідної звітності або від граничного строку її подання, а для окремих дозвільних документів — від дня завершення строку їх дії. (lg.tax.gov.ua)

Якщо первинні документи неможливо вивезти або вони втрачені через бойові дії чи тимчасову окупацію, ПКУ передбачає спеціальну процедуру повідомлення податкового органу. За дотримання цієї процедури подані показники звітності не можуть ставитися під сумнів лише через відсутність документів, а щодо відповідних періодів діють окремі гарантії від перевірок.

Коли потрібні РРО або ПРРО

Якщо ФОП проводить розрахункові операції у сфері торгівлі, громадського харчування чи послуг, діє Закон про РРО. Загальне правило таке: у випадках, коли закон вимагає застосування РРО/ПРРО, підприємець повинен проводити розрахунки через фіскалізований РРО або ПРРО і видати покупцеві розрахунковий документ у паперовій або електронній формі. Це стосується і продажів через інтернет, якщо відбувається розрахункова операція. (Закон України)

Платники єдиного податку 1 групи не застосовують РРО/ПРРО. Для інших ФОП працюють не загальні побутові уявлення, а конкретні норми Закону про РРО та Податкового кодексу. Тому правило «я на 2 або 3 групі, отже РРО не потрібен» у 2026 році не можна використовувати без перевірки конкретної моделі розрахунків і виду товару. (rv.tax.gov.ua)

Стаття 9 Закону про РРО містить перелік винятків, коли РРО/ПРРО та розрахункові книжки не застосовуються. Але це спеціальні винятки, а не універсальне звільнення для будь-якого малого бізнесу. Особливо уважно слід перевіряти правила, якщо підприємець продає технічно складні побутові товари, лікарські засоби, медичні вироби, ювелірні вироби або підакцизну продукцію. (Закон України)

За непроведення розрахункової операції через РРО/ПРРО, проведення її не на повну суму або невидачу розрахункового документа застосовується штраф: 100% вартості товарів, робіт або послуг за перше порушення і 150% — за кожне наступне. За продаж товарів, не відображених в обліку товарних запасів, або без документів, що підтверджують їх облік у місці продажу, фінансова санкція дорівнює вартості таких товарів за цінами реалізації, але не менше 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. (Закон України)

Облік товарних запасів, документи на товар і зберігання

Якщо на ваш бізнес поширюється обов’язок вести облік товарних запасів, продавати можна лише той товар, який відображений в такому обліку. Первинними документами для такого обліку можуть бути, зокрема, накладні, товарно-транспортні накладні, акти закупівлі, митні декларації, фіскальні чеки, інші документи, що підтверджують надходження, переміщення, продаж, повернення або списання товару. (Закон України)

На практиці це означає, що підприємець має не лише «знати залишок у програмі», а й мати документальне підтвердження походження товару. Для бізнесу, який працює через РРО/ПРРО, зі складом, доставкою або кількома точками продажу, внутрішній порядок руху товару має бути налаштований так, щоб документ на товар можна було показати на місці перевірки. (Закон України)

Працівники: що обов’язково зробити ФОП

Працівника не можна допустити до роботи без належного оформлення. Трудовий договір укладається, як правило, у письмовій формі, а повідомлення про прийняття працівника на роботу подається до ДПС до початку роботи працівника. Повідомлення можна подавати електронно або на папері у випадках, передбачених порядком Кабміну. (Закон України)

Заробітна плата виплачується не рідше двох разів на місяць, а проміжок між виплатами не може перевищувати 16 календарних днів. Із зарплати працівника утримуються ПДФО 18% і військовий збір 5%, а роботодавець нараховує ЄСВ 22%. (Закон України)

Для спрощеної системи треба пам’ятати і про кадрові межі групи: 1 група — без працівників, 2 група — до 10 осіб, 3 група — без ліміту за кількістю працівників. Порушення умов групи означає ризик втрати права на відповідну групу і необхідність переходу на іншу систему або іншу групу за ПКУ. (tax.gov.ua)

Інтернет-магазин, доставка, післяплата

Для онлайн-продажів одного сайту або сторінки в соцмережі недостатньо. Потрібно виконувати Закон про електронну комерцію: продавець має бути належним чином ідентифікований, а електронний договір укладається за правилами цього закону. Якщо ви працюєте з доставкою, післяплатою або онлайн-оплатою, питання розрахункового документа, умов договору, повернення і комунікації з покупцем мають бути врегульовані наперед. (Закон України)

Покупець має право на повернення або обмін непродовольчого товару належної якості протягом 14 днів. Для дистанційної торгівлі важливо також правильно фіксувати дату отримання товару, адже саме вона впливає на обчислення строку для обміну чи повернення. Розрахунковий документ треба видати споживачу і при дистанційному продажу. (Закон України)

Якщо бізнес збирає телефони, адреси доставки, e-mail, історію замовлень або інші персональні дані клієнтів, він повинен діяти в межах Закону про захист персональних даних. Це означає, що дані не можна збирати «про всяк випадок» і використовувати поза заявленою метою. (Закон України)

Коли потрібні ліцензії і спеціальні дозволи

Не кожен ФОП взагалі стикається з ліцензуванням. Але якщо бізнес працює з алкоголем, тютюном, рідинами для електронних сигарет, пальним або іншими видами діяльності, для яких закон вимагає ліцензії, діяти без неї не можна. Для таких сфер мають значення не лише податки, а й місце торгівлі, спеціальні умови обігу, документи на товар, окремі вимоги до зберігання та спеціальні підстави для анулювання ліцензії, визначені профільним законом. (Закон України)

Тому підприємцю, який продає підакцизні товари або працює в іншій ліцензованій сфері, недостатньо лише правильно сплачувати єдиний податок. Потрібно окремо перевірити профільний закон для свого виду діяльності: саме він визначає, чи потрібна ліцензія, на яке місце діяльності вона видається, які документи додаються, у яких випадках її можуть анулювати і які спеціальні штрафи застосовуються. (Закон України)

Найпоширеніші фінансові ризики для ФОП

За неподання або несвоєчасне подання податкової декларації передбачено штраф 340 грн за кожний випадок, а за повторне протягом року порушення — 1 020 грн.

За несплату або неповну сплату авансових внесків єдиного податку ФОП 1 і 2 груп штраф становить 50% ставки єдиного податку. За несплату або неповну сплату військового збору для ФОП 1, 2 і 4 груп податкові органи також роз’яснюють застосування штрафу в розмірі 50% від суми збору. (kyivobl.tax.gov.ua)

Якщо ФОП перевищив ліміт доходу своєї групи, провадить діяльність, яка для цієї групи не передбачена, або інакше порушує умови застосування спрощеної системи, це веде або до підвищеної ставки 15% на окремі суми, або до обов’язкового переходу на іншу систему оподаткування. Якщо держреєстрацію припинено або реєстрацію платника ЄП анульовано, зобов’язання зі сплати єдиного податку нараховуються до останнього дня місяця, в якому відбулося припинення чи анулювання. (tax.gov.ua)

Що варто налаштувати ФОП у себе вже зараз

Підприємцю варто мати не «формальний пакет документів», а робочу систему: обрану і перевірену групу оподаткування, календар сплати ЄП, ВЗ та ЄСВ, помісячний облік доходів, архів первинних документів, зрозумілий порядок руху товару, належно оформлені трудові документи, а для інтернет-продажів — оприлюднені умови продажу, повернення, доставки й обробки персональних даних. Саме така система зменшує ризик штрафів, втрати статусу платника єдиного податку, проблем з РРО/ПРРО та спорів із покупцями. (Закон України)

---

Бухгалтерський облік ФОП в Торгсофт

1. ЄП 1–2 група та ЄП 3 група без ПДВ (Облік доходів)

✅ Реалізовано повністю.

• Програма фіксує кожен продаж (готівка, термінал, післяплата).
• Є спеціальний звіт «Валові доходи за період», який збирає всі надходження до кас та на розрахункові рахунки. Цей звіт ідеально підходить для заповнення податкової декларації платника єдиного податку.
• Ви можете автоматично завантажувати банківські виписки (Приват24, Monobank) для точного обліку безготівкових доходів.

2. ЄП 3 група з ПДВ та Загальна система (Облік доходів і витрат)

 Реалізовано частково (є управлінський облік, але немає бухгалтерського).

• Доходи: обліковуються повністю автоматично.
• Витрати на товар (Собівартість): програма точно розраховує собівартість проданого товару (метод FIFO або за середніми цінами), враховуючи закупівельну ціну та додаткові витрати (наприклад, доставку чи пакування). Ви бачите реальний управлінський прибуток.
• Підтвердні документи: усі прибуткові та видаткові накладні зберігаються в електронному вигляді, їх можна роздрукувати.
• Чого НЕМАЄ: Торгсофт не веде фіскального бухгалтерського обліку операційних витрат підприємства (нарахування амортизації основних засобів, облік комунальних послуг, розрахунки податків з доходів, ЄСВ, військового збору тощо). Витрати можна вносити вручну через «Фінансовий документ» для себе, але для податкової загальної системи ці дані доведеться переносити в бухгалтерський софт.

3. Є товар + РРО/ПРРО (Облік запасів та розрахункових операцій)

✅ Реалізовано на 100% (це найсильніша сторона програми).

• РРО/ПРРО: У програмі є власна вбудована опція «Програмний РРО». Вона дозволяє відкривати/закривати зміни, друкувати фіскальні чеки, відправляти їх клієнтам у SMS/Viber, коректно проводити передоплати та післяплати, а також працювати без інтернету (офлайн-режим).
• Облік товарних запасів: Для тих ФОП, які зобов'язані його вести (через наявність РРО або ризикових груп товарів), є окрема платна опція «Форма ведення обліку товарних запасів». Вона автоматично генерує звіт за формою, затвердженою Наказом Мінфіну № 496, фіксуючи всі первинні документи.

4. Є працівники (Кадровий та зарплатний облік)

  Реалізовано управлінський, але не фіскальний кадровий облік.

• Що Є: Потужна опція «Розрахунок зарплати та система мотивації». Вона фіксує час приходу та відходу на роботу, розраховує ставку, відсотки від особистих чи бригадних продажів, премії за продаж певних видів товару, нараховує штрафи та дозволяє видавати аванси.
• Чого НЕМАЄ: Це не програма для відділу кадрів. Торгсофт не розраховує податки із зарплати (ПДФО 18%, ВЗ 1.5/5%, ЄСВ 22%) для сплати в бюджет, не формує офіційні звіти з праці (наприклад, форму 4ДФ) і не генерує накази про прийом на роботу.

5. ПДВ / ліцензії / спеціальні товари (Спеціальний облік)

✅ Реалізовано під профільні правила.

• ПДВ: програма дозволяє включати ПДВ у вартість товару, формувати та друкувати Податкові накладні та Розрахунки коригування (Додаток 2), а також вивантажувати їх у форматі XML для імпорту в M.E.Doc чи Арт-Звіт. Але автоматичного відстеження ліміту для переходу на ПДВ немає.
• Підакцизні товари (алкоголь, тютюн): є можливість сканувати акцизні марки під час продажу. Платна опція «Декларація акцизного податку» автоматично збирає дані про продажі таких товарів і формує звіт у форматі XML для податкової.
• Спеціальні товари (електроніка з гарантією, ювелірка, ваговий товар): є опції «Облік гарантійного товару за серійними номерами», «Облік мір і ваг для ювелірних виробів» та підключення електронних ваг із чекодруком.

Підсумок

Торгсофт закриває усі питання руху товарів, фіскалізації чеків, ціноутворення та управлінського розрахунку прибутку/зарплат. Якщо ви ФОП 1-2 групи або 3 групи без ПДВ і найманих працівників — даних із Торгсофт вам вистачить для повноцінної роботи й подання звітності. Якщо ж у вас Загальна система, ПДВ або багато офіційно оформлених працівників — Торгсофт працюватиме як ідеальна «каса та склад», але для фінального зведення податків та подачі звітності (крім акцизу) вашому бухгалтеру знадобиться додаткова програма (M.E.Doc тощо), куди він переноситиме готові цифри з Торгсофт.

---

Офіційні джерела

• Податковий кодекс України, № 2755-VI — ст. 44 (зберігання документів), ст. 49 (строки подання декларацій), ст. 120, 122 (штрафи), ст. 167, 177 (загальна система), ст. 291–299 (спрощена система), п. 16 прим. 1 підрозд. 10 розд. XX (військовий збір), пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX (втрата/неможливість вивезення первинних документів). (Закон України)

• Закон України “Про Державний бюджет України на 2026 рік”, № 4695-IX — ст. 7, 8 (прожитковий мінімум і мінімальна зарплата на 2026 рік). (Закон України)

• Закон України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”, № 2464-VI — ст. 4, 7, 8, 9, 25. (Закон України)

• Закон України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг”, № 265/95-ВР — ст. 3, 9, 17, 20. (Закон України)

• Наказ Мінфіну від 03.09.2021 № 496 — Порядок ведення обліку товарних запасів для ФОП та форма такого обліку. (Закон України)

• Постанова КМУ від 17.06.2015 № 413 — порядок повідомлення ДПС про прийняття працівника на роботу. (Закон України)

• Кодекс законів про працю України — ст. 24 (оформлення трудового договору), ст. 115 (строки виплати зарплати). (Закон України)

• Закон України “Про електронну комерцію”, № 675-VIII — ст. 7, 11 та інші норми щодо продавця і укладення електронного договору. (Закон України)

• Закон України “Про захист прав споживачів”, № 1023-XII — ст. 4, 9, 12 та інші норми щодо прав покупця, дистанційних договорів і повернення товару. (Закон України)

• Закон України “Про захист персональних даних”, № 2297-VI — загальні правила законної обробки персональних даних клієнтів. (Закон України)

• Закон України “Про ліцензування видів господарської діяльності”, № 222-VIII — загальні правила щодо ліцензованих видів діяльності. (Закон України)

• Закон України “Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального”, № 481/95-ВР — спеціальні правила для підакцизної торгівлі. (Закон України)

---