Як правильно заповнити «форму оплати» у фіскальному чеку РРО?

У магазині, який працює з РРО чи пРРО, покупець може розрахуватись за товар декількома способами, обравши більш зручний для себе варіант. Це може бути:

• розрахунок сертифікатом або талоном,

• сплата авансу,

• змішана оплата,

• повна післяплата,

• використання платіжної картки,

• оплата готівкою,

• відстрочений платіж (кредит).

Відповідно продавець повинен правильно налаштувати свій розрахунковий реєстратор, щоб уникнути помилок в операціях з продажу товарів або надання послуг.

Розглянемо, коли потрібен фіскальний чек, та як заповнювати реквізити у формі оплати в чеку РРО, щоб у податкової не було зайвих питань.

На що посилається закон?

 Основні вимоги до підприємців щодо правильного заповнення фіскальних чеків затверджені Наказом № 13. Документ визначає, що позначати форму оплати, а також відображати суму коштів треба саме у 19 рядку розрахункової квитанції.

Такий рядок повинен повторюватись в одному чеку стільки раз, скільки продавець проводить форм оплат через РРО або пРРО. Але, якщо покупець здійснює оплату тільки в готівковій формі, закон дозволяє не друкувати цей рядок.

Закон не обмежує кількість способів розрахунку, які використовує клієнт магазину при покупці товару.

Що вказується у фіскальному чеку при попередній оплаті?

Попередня оплата – це аванс за товар, і таку операцію теж необхідно проводити через розрахунковий реєстратор. У налаштуваннях РРО необхідно вказати: «передоплата товарів».

Закон про РРО відносить всі аванси, які були зроблені готівкою або в безготівковій формі, до розрахункових операцій. Тому, такі продажі необхідно обов’язково проводити через РРО або пРРО.

Відстрочений платіж (кредит)

Ситуація з відстроченим платежем часто трапляється, коли, наприклад, товар відправляється отримувачу, а оплата за нього надходить пізніше.

У такому випадку продавець формує розрахунковий документ саме на момент відпуску товару. У квитанції зазначається відповідна форма оплати «кредит/відстрочка платежу».

ДПС також допускає, що при розрахунку, який продавець проводить через РРО чи пРРО, необхідно попередньо налаштувати в програмі форму оплати «погашення кредиту».

Якщо товар буде відвантажено без жодної розрахункової операції, то продавцю не потрібно застосовувати РРО/пРРО.

У випадку, коли остаточний рахунок буде здійснюватися готівкою, то відстрочений платіж необхідно проводити через розрахунковий реєстратор. І тоді є декілька варіантів заповнення форми оплати:

• «готівкою»,

• «ЕПЗ/карткою/безготівка».

Тобто все залежатиме від того, як саме розплачується клієнт магазину.

Заповнення форми оплати при післяплаті

Раніше на умовах післяплати, коли від магазину товари доставляли служби доставки або Укрпошта, податкова не вимагала від продавця обов’язкового використання РРО/пРРО. Це було обумовлено тим, що компанії-перевізники при відправленні товару вже від свого імені приймали післяплату від одержувача. Тому саме вони, а не продавець, формували та видавали розрахункові документи покупцю.

Сьогодні це трішки інакше: ДПС наполягає на тому, що обов’язок продавця щодо використання РРО/пРРО на умовах післяплати визначають договори, які укладені зі службами доставки. І, наприклад, при співпраці з Укрпоштою все залишилось по старому, а ось з компаніями-експедиторами – правила змінились. Тепер Нова пошта віднесена до категорії компаній-експедиторів і отримує кошти за свої послуги через посередника ТОВ «Нова пей» і більше не приймає від споживача післяплату за доставлений товар. У такому випадку продавець повинен використовувати РРО для фіскалізації розрахунку з клієнтом.

При формуванні чека потрібно зазначити вид оплати «в кредит» або «відстрочення оплати» і обов’язково вказати, що операція безготівкова.

Подарункові сертифікати, талони, відомості

Розрахункові операції із використанням подарункового сертифіката, талонів тощо треба проводити через РРО/пРРО. При повній оплаті товару сертифікатом в чеку форми оплати слід вказувати «безготівкова» оплата.

Однак продавець також може уточнити у розрахунковому документі, як саме була здійсненна оплата – за допомогою «подарункового сертифіката», «відомості», «талону». Поряд треба вказати суму коштів за обраною формою оплати.

Є випадки, коли, наприклад, подарунковий сертифікат може покрити лише частину суми покупки. Тоді продавець зазначає в чеку декілька форм оплати, додав «готівкова та/або безготівкова».

Щодо формування окремого чека на отоварювання подарункового сертифіката: податкова не вимагає робити це обов’язково, оскільки придбання сертифіката вже проведено через розрахунковий реєстратор.

Змішана оплата через РРО

Уявімо ситуацію, коли покупцю при розрахунку за товар не вистачило готівки. Він має право сплатити частину суми платіжною карткою.

У такому випадку мова йде про змішану оплату (готівкову та безготівкову). В Законі про РРО передбачено, що такі операції є розрахунковими і тому повинні бути проведені через розрахункові реєстратори.

Але щоб мати можливість провести таку операцію, продавець повинен заздалегідь запрограмувати РРО так, щоб у чеку було зазначено два види форм оплати: «готівка» та «безготівкова».

Часткова оплата: передоплата і післяплата

Коли потрібно провести оплату декількома платіжками – авансом та накладеним платежем, продавець оформлює і видає на кожну частину розрахунку окремий фіскальний чек за умови, що магазин приймає оплату готівкою чи платіжною карткою.

Якщо клієнт оплачує товар переказом коштів на банківський рахунок продавця, а саме за реквізитами IBAN, можна не використовувати РРО. Податкова не заперечує проти цього, але нагадує, що магазину завжди необхідно мати документи, які підтверджують кожну операцію з продажу.

У разі, коли оплата здійснюється різними способами – готівкою та на банківські реквізити, продавець обов’язково формує фіскальний чек, але тільки на приймання готівки. У чеку в формі оплати необхідно вказати «готівка».

Як позначити форму оплати в фіскальному чеку при купівлі пального?

Податкова постійно здійснює контроль операцій з продажу пального. Тому при розрахунку з клієнтом продавець повинен сформувати фіскальний чек через РРО і вказати в формі оплати «готівка, електронний платіжний засіб, кредит тощо». Поряд з цим треба зазначити суму коштів за обраною формою оплати.

Такий контроль з боку ДПС пов’язано передусім з тим, що почастішали випадки підміни форм оплат в розрахункових квитанціях. Наприклад, при оплаті готівкою в форму оплати вноситься наступне: «талон», «відомість», «попередня оплата» тощо. Така заміна, коли готівкова форма розрахунку підміняється безготівковою, приводить до отримання необлікованих коштів, що суперечить нормам чинного законодавства.

Оплата за допомогою інтернет-банкінгу

Якщо покупець сплачує покупку товару через сервіс інтернет-банкінгу, наприклад у застосунку Приват24, на картку або на iban, то продавець може не застосовувати програмний реєстратор. У такому випадку не треба формувати фіскальний чек і зазначати форму оплати.

Як виправити помилку в РРО-чеку?

При формуванні розрахункової квитанції продавець може припуститися помилки. Якщо було обрано помилкову форму оплати, необхідно сформувати акт. В документі слід зазначити інформацію про помилкову суму і вказати реквізити фіскального чека. Після скасування невірно проведеної суми або помилково вказаної форми оплати продавець формує правильний чек і надає його клієнту.

Складений акт обов’язково треба зберігати протягом трьох років. Під час податкової перевірки може виникнути необхідність в додатковому аналізі цього документу контролерами.

З цього можна зробити висновок, що практично кожна операція з продажу товарів або надання послуг фіскалізується з занесенням у чек відповідної форми оплати. І щоб повністю автоматизувати такі операції, слід заздалегідь налаштувати розрахункові реєстрації під необхідні опції. У такому випадку не буде ніяких проблем з форматом заповнення квитанції під час податкової перевірки.