Трудова книжка і прийняття працівника: що має знати підприємець

Коли бізнес росте, найм працівників перестає бути лише кадровим питанням і стає питанням юридичної безпеки. Помилки на старті трудових відносин коштують дорого: від спорів із працівником до штрафів за неоформлену працю. Сьогодні в Україні облік трудової діяльності ведеться насамперед в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб. Паперова трудова книжка не зникла повністю, але вже не є єдиним і головним носієм інформації про стаж. Для працівника, який працевлаштовується вперше, паперову трудову книжку роботодавець оформлює лише на його вимогу і не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Якщо працівник просить, роботодавець також вносить записи до паперової книжки, яку працівник зберігає у себе. (Законодавство України)

До 10 червня 2026 року триває перехідний період для оцифрування паперових трудових книжок. Протягом цього строку Пенсійний фонд України вносить до реєстру відсутні відомості на підставі документів, поданих роботодавцем або працівником. Після завершення внесення даних паперові трудові книжки, які ще перебувають у роботодавця, видаються працівникам під підпис. Це означає, що для нового найму підприємцю вже потрібно мислити не категоріями “як правильно поставити запис у книжці”, а категоріями “як правильно оформити трудові відносини, подати повідомлення і не втратити дані для електронного обліку”. (Законодавство України)

Що потрібно зробити до фактичного допуску до роботи

Працівника не можна допустити до роботи без трьох дій: укладення трудового договору, оформлення наказу або розпорядження роботодавця про прийняття і подання повідомлення до податкового органу до початку роботи. Для членів виконавчого органу, керівника підприємства, установи чи організації окреме повідомлення не подається, якщо відомості вже внесені до Єдиного державного реєстру. (Законодавство України)

До початку роботи роботодавець також має поінформувати працівника про основні умови праці: місце роботи, трудову функцію, дату початку роботи, робоче місце, засоби праці, правила внутрішнього трудового розпорядку, наявність небезпечних або шкідливих факторів та його права на пільги і компенсації за таких умов. На практиці це означає, що без належного кадрового пакета — наказу, ознайомлення з правилами, посадовими документами, умовами оплати праці та, за потреби, інструктажів — найм не можна вважати безпечним для бізнесу. (Законодавство України)

Які документи роботодавець має право вимагати

Під час укладення трудового договору працівник подає паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку за наявності або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб, а у випадках, передбачених законодавством, також документ про освіту чи кваліфікацію, документ про стан здоров’я та відповідний військово-обліковий документ. Вимагати документи або відомості, не передбачені законодавством, роботодавець не має права. Для підприємця це важливе правило: “чим більше паперів, тим безпечніше” тут не працює. Без законної підстави надлишкові вимоги до кандидата створюють зайві ризики для роботодавця. (Законодавство України)

Окрему увагу слід приділити військовому обліку. Якщо кандидат належить до призовників, військовозобов’язаних або резервістів, роботодавець працює з його військово-обліковими документами в межах порядку, затвердженого Кабінетом Міністрів України. Ігнорування цього блоку — типова помилка малого бізнесу, особливо коли найм проводиться швидко і “по знайомству”. (Законодавство України)

Коли трудовий договір обов’язково укладають письмово

Письмова форма трудового договору є обов’язковою не завжди, але закон прямо вимагає її, зокрема, у разі організованого набору працівників, роботи в районах з особливими природними чи геологічними умовами або підвищеним ризиком для здоров’я, укладення контракту, коли працівник наполягає на письмовій формі, при прийнятті неповнолітнього, при укладенні договору з роботодавцем-фізичною особою, для дистанційної та надомної роботи, для трудового договору з нефіксованим робочим часом, а також для домашніх працівників. Якщо бізнес працює віддалено, залучає персонал гнучко або оформлює працівників через ФОП-роботодавця, письмовий договір — уже не рекомендація, а обов’язкова вимога. (Законодавство України)

Перша робота, паперова книжка і підтвердження стажу

Якщо людина працевлаштовується вперше, роботодавець не повинен автоматично купувати та відкривати паперову трудову книжку. Така книжка оформлюється лише на вимогу працівника. Водночас стаж після впровадження персоніфікованого обліку підтверджується насамперед даними реєстру застрахованих осіб, а для періодів до 1 січня 2004 року значення мають паперова трудова книжка та інші підтвердні документи. Якщо книжка втрачена, записи в ній відсутні або є неточними, стаж може підтверджуватися іншими документами за спеціальним порядком Кабінету Міністрів України. (Законодавство України)

Як вносити записи до паперової трудової книжки, якщо працівник цього просить

Паперові трудові книжки, якщо вони продовжують вестися, оформлюють за Інструкцією № 58. Записи про прийняття, переведення або звільнення вносять на підставі наказу чи розпорядження роботодавця; вони мають точно відповідати змісту такого документа. Загальне правило для внесення запису — не пізніше тижня після видання наказу, а запис про звільнення вноситься в день звільнення. Для підприємця це означає просту річ: запис у книжці не виправляє помилковий наказ, а лише повторює його. Тому спочатку має бути бездоганно оформлений кадровий документ, і лише потім — запис. (Законодавство України)

Назву посади, професії або роботи краще звіряти з Класифікатором професій ДК 003:2010 у чинній редакції. Це важливо не лише для трудової книжки, а й для наказів, штатного розпису, повідомлення про прийняття, табелів, посадових інструкцій та подальшого підтвердження стажу. Якщо працівник працює за сумісництвом, запис про таку роботу до трудової книжки вноситься лише за його бажанням і за місцем основної роботи. (me.gov.ua)

Неповнолітні працівники: особливі вимоги

Загальне правило таке: приймати на роботу можна з 16 років. З 15 років — за згодою одного з батьків або особи, яка його замінює. Осіб, які досягли 14 років, можна приймати лише для легкої роботи, що не шкодить здоров’ю і не порушує навчання, також за згодою одного з батьків або особи, яка його замінює. Усі особи молодші 18 років приймаються на роботу лише після попереднього медичного огляду. Крім того, для неповнолітніх не встановлюється випробування при прийнятті на роботу. (Законодавство України)

Як оцифрувати трудову книжку і що робити, якщо записів бракує

Подати відомості про трудову діяльність до Пенсійного фонду може як роботодавець, так і сам працівник через вебпортал електронних послуг ПФУ. Для цього використовують кабінет із кваліфікованим електронним підписом, розділ «Комунікації з ПФУ» та вкладку «Відомості про трудові відносини». ПФУ вимагає кольорові, чіткі сканкопії сторінок у форматі PDF або JPEG; подаються всі заповнені сторінки у хронологічному порядку. Якщо трудової книжки немає або потрібних записів у ній недостатньо, для підтвердження стажу приймаються інші документи відповідно до постанови № 637. (Пенсійний фонд України)

Відповідальність роботодавця

Найризикованіше порушення — фактичний допуск працівника до роботи без належного оформлення трудового договору, без наказу або без повідомлення податкового органу. За це стаття 265 КЗпП передбачає фінансову санкцію у розмірі десяти мінімальних заробітних плат за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення. Станом на 2026 рік мінімальна заробітна плата становить 8 647 грн, отже сума санкції дорівнює 86 470 грн за кожного неоформленого працівника. Для юридичних осіб і ФОПів — платників єдиного податку 1–3 груп за перше таке порушення передбачено попередження. Закон також дозволяє сплатити 50 відсотків санкції протягом десяти банківських днів із дня вручення постанови. Окремо залишається адміністративна відповідальність за статтею 41 КУпАП. (Законодавство України)

Судова практика

У справі № 260/1743/19 Верховний Суд звернув увагу, що обов’язок належно оформити трудові відносини покладається саме на роботодавця незалежно від того, чи наполягає на цьому працівник. У цій же справі суд підкреслив, що ФОП, який використовує найману працю, не може бути одночасно покараний за одне й те саме порушення і за частиною другою статті 265 КЗпП, і за частиною третьою статті 41 КУпАП, оскільки це суперечить принципу недопустимості подвійної відповідальності. Для бізнесу висновок практичний: сподівання на “усну домовленість” із працівником не захищає роботодавця. (Верховний Суд України)

Для підприємця безпечний алгоритм найму виглядає так: перевірити документи, укласти трудовий договір у належній формі, видати наказ, подати повідомлення до податкової до початку роботи, виконати обов’язки щодо інформування працівника, а питання паперової трудової книжки вирішувати вже як додаткове — на вимогу працівника і з урахуванням електронного обліку. Саме такий підхід зменшує ризики для бізнесу, зберігає трудові дані працівника і не створює проблем під час перевірок, звільнення чи призначення пенсії. (Законодавство України)

Офіційні джерела

Кодекс законів про працю України, № 322-VIII — статті 24, 25, 26, 29, 48, 188, 191, 265. (Законодавство України)

Постанова Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 № 413 — порядок повідомлення податкового органу про прийняття працівника на роботу. (Законодавство України)

Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX — електронний облік трудової діяльності, перехідний період, видача паперових трудових книжок працівникам після оцифрування. (Законодавство України)

Наказ Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 “Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників” — правила внесення записів, строки, сумісництво, виправлення. (Законодавство України)

Постанова Кабінету Міністрів України від 30.12.2022 № 1487 — Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів. (Законодавство України)

ДК 003:2010 “Класифікатор професій” та наказ Мінекономіки від 13.12.2024 № 27751 — чинна редакція класифікатора і Зміна № 14. (me.gov.ua)

Постанова Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637 — Порядок підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній. (Законодавство України)

Закон України “Про Державний бюджет України на 2026 рік”, № 4695-IX — стаття 8, мінімальна заробітна плата у 2026 році. (Законодавство України)

Кодекс України про адміністративні правопорушення, № 8073-X — стаття 41. (Законодавство України)

Офіційні роз’яснення Пенсійного фонду України щодо електронної трудової книжки, подання сканкопій і підтвердження стажу. (Пенсійний фонд України)

Практика Верховного Суду: справа № 260/1743/19, постанова від 22.12.2020. (Верховний Суд України)