Облік нестач, надлишків і пересортування

Нестачі, надлишки та пересортування товарів: як оформити і відобразити в обліку

Нестачі, надлишки та пересортування не можна закривати «технічно» або лише внутрішньою домовленістю між складом і бухгалтерією. Для бізнесу безпечний порядок такий: спочатку зафіксувати фактичну наявність товару належними первинними документами, потім встановити причину різниці, окремо оцінити, чи є чинні норми природного убутку, і лише після цього відображати операцію в бухобліку, податках та, за потреби, у претензійній роботі або у стягненні шкоди з винної особи. Підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів і зобов’язань, а результати мають бути документально підтверджені. (Законодавство України)

Коли виникають нестачі, надлишки і пересортування

Нестача — це різниця, коли фактичної кількості товару менше, ніж за обліком або супровідними документами. Надлишок — коли фактичної кількості більше. Пересортування — це ситуація, коли виявлено одночасно нестачу одних позицій і надлишок інших, що фактично свідчить про помилку в ідентифікації, відпуску, маркуванні або обліку товару.

Найчастіше такі різниці з’являються у двох ситуаціях: під час приймання товару від постачальника або перевізника та під час інвентаризації на складі, у магазині, на виробництві чи в місці продажу. Для бізнесу це різні сценарії, бо від них залежить і комплект документів, і спосіб відображення в обліку, і питання претензій до постачальника, перевізника чи працівника.

Що вважати природним убутком, а що — понаднормовою нестачею

Природний убуток застосовується лише тоді, коли для відповідного товару або запасів існують чинні норми природного убутку. Якщо таких норм немає, втрата для цілей обліку розглядається як нестача понад норму. Для окремих товарів норми природного убутку досі діють у спеціальних актах, зокрема для певних продовольчих товарів, зерна, нафтопродуктів та інших категорій. (Законодавство України)

Для обліку важливе ще одне розмежування. Якщо нестача в межах норм природного убутку виявлена під час транспортування придбаних запасів, вона відноситься на збільшення первісної вартості оприбуткованих запасів. Якщо ж ідеться про нестачі в межах норм природного убутку під час зберігання або про нестачі понад норми, це вже витрати звітного періоду. Понаднормові втрати і нестачі до первісної вартості запасів не включаються. (Законодавство України)

Коли інвентаризація є обов’язковою і як її проводити

Інвентаризація потрібна для підтвердження наявності, стану та оцінки активів і зобов’язань. Закон про бухоблік прямо вимагає її проведення для забезпечення достовірності даних обліку та фінансової звітності. Перед складанням річної фінансової звітності інвентаризація є обов’язковою. (Законодавство України)

Для проведення інвентаризації керівник видає розпорядчий документ про створення інвентаризаційної комісії. Наявність активів встановлюють обов’язковим підрахунком, зважуванням, обміром. Інвентаризаційні описи або акти підписують усі члени комісії та матеріально відповідальні особи; матеріально відповідальні особи також дають розписку, що перевірка відбулася в їх присутності і що активи, перелічені в описі, вони приймають на відповідальне зберігання. (Законодавство України)

Результати роботи комісії доцільно завершувати протоколом, а за наявності розбіжностей — окремим рішенням керівника про те, як саме ці різниці відобразити в обліку. Такий підхід прямо рекомендований у чиній офіційній методології з інвентаризації. (Законодавство України)

Які документи потрібно оформити

Підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи. Підприємство може використовувати як типові форми, так і власнорозроблені, але вони обов’язково мають містити всі реквізити, передбачені Положенням № 88: найменування підприємства, назву документа, дату складання, зміст і обсяг операції, одиницю виміру, посади та прізвища відповідальних осіб, підпис або інші дані для ідентифікації особи. Електронні первинні документи також допускаються за дотримання вимог законодавства про електронні документи. (Законодавство України)

Для нестачі або надлишку за результатами інвентаризації зазвичай оформлюють:

Для нестачі, виявленої при прийманні товару, потрібен акт розбіжностей або інший первинний документ із обов’язковими реквізитами, а далі — претензійний пакет до постачальника або перевізника згідно з договором і правилами перевезення.

Нестача при прийманні товару від постачальника

Насамперед слід дивитися договір поставки. Офіційна позиція органів влади така: якщо сторони самі врегулювали порядок приймання-передачі продукції, діє договір; якщо ні — застосовують Інструкції П-6 і П-7 щодо приймання продукції за кількістю та якістю. Це досі важливий орієнтир для спорів із постачальниками. (Законодавство України)

В обліку різницю треба розділити. Нестача в межах чинних норм природного убутку під час транспортування збільшує первісну вартість фактично оприбуткованих запасів. Понаднормова нестача до первісної вартості не входить; її або пред’являють до відшкодування винній стороні, або списують на витрати, якщо підстав для стягнення немає. (Законодавство України)

Нестача, виявлена під час інвентаризації

Якщо нестачу виявлено саме інвентаризацією, її відображають уже як результат внутрішнього контролю за збереженням активів. За Методрекомендаціями № 2 нестачі і втрати запасів у межах норм природного убутку під час зберігання, а також нестачі понад норми визнаються витратами звітного періоду. У типовій методології для цього використовується субрахунок 947. Понаднормові нестачі до моменту встановлення винних осіб додатково показують на позабалансовому субрахунку 072. Після встановлення осіб, які повинні відшкодувати шкоду, визнають дебіторську заборгованість і інший операційний дохід. (Законодавство України)

Тому безпечна послідовність для підприємства така:

Як оприбуткувати надлишки

Надлишки, виявлені інвентаризацією, залишати «поза обліком» не можна. За чинними Методрекомендаціями № 2 їх оприбутковують за чистою вартістю реалізації, якщо ці запаси будуть продані, або в оцінці можливого використання, якщо вони будуть використані самим підприємством. Для запасів взагалі діє правило оцінки за меншою з двох величин — первісною вартістю або чистою вартістю реалізації. (Законодавство України)

Для магазину це означає: якщо знайдений товар буде звичайно продаватися, його треба оприбуткувати за реальною чистою вартістю реалізації, а не за довільною символічною сумою.

Як оформлювати пересортування

Пересортування — найризикованіша зона, бо саме тут бізнес найчастіше намагається «згорнути» нестачу і надлишок без достатніх підстав. Безпечний підхід такий: спочатку окремо зафіксувати надлишки і нестачі, а взаємозалік робити лише тоді, коли є очевидна і документально підтверджена пересортиця. В інвентаризаційній практиці взаємозалік розглядають як виняток: для одного й того самого періоду, однієї й тієї самої матеріально відповідальної особи, того самого найменування і в однакових кількостях; пропозицію щодо заліку розглядає комісія, а остаточне рішення приймає керівник. (Законодавство України)

Якщо після такого заліку вартість товарів, яких бракує, більша за вартість товарів у надлишку, різниця підлягає відшкодуванню винною особою. Якщо конкретного винуватця не встановлено, сумову різницю розглядають як понаднормову нестачу і списують на витрати. (Законодавство України)

Податки: що врахувати

Податок на прибуток

Для платників податку на прибуток базовий принцип такий: об’єкт оподаткування формується від фінансового результату до оподаткування за даними бухобліку з коригуванням на різниці, прямо передбачені розділом III ПКУ. Окремої спеціальної різниці саме для звичайних інвентаризаційних нестач, надлишків або пересортування Кодекс, як правило, не встановлює, тому податковий результат у більшості випадків іде за бухгалтерським обліком. (Законодавство України)

ПДВ

Найбільший податковий ризик зазвичай виникає щодо понаднормових нестач або втрат товарів, за якими був сформований податковий кредит. Пункт 198.5 ПКУ вимагає нараховувати податкові зобов’язання, якщо такі товари починають використовуватися, зокрема, в операціях, що не є господарською діяльністю. База оподаткування для товарів у такому випадку визначається за пунктом 189.1 ПКУ виходячи з вартості їх придбання. Отже, для понаднормових втрат питання ПДВ потрібно аналізувати окремо за причиною втрати і за комплектом первинних документів. (Законодавство України)

Акциз

Для роздрібної торгівлі підакцизними товарами діє окремий ризик. Якщо наявність або місцезнаходження таких товарів не підтверджено, у тому числі якщо недостачу виявлено за результатами інвентаризації, проведеної на вимогу контролюючого органу під час перевірки, датою виникнення податкового зобов’язання є дата складення відповідного документа, що засвідчує такі факти. Це особливо важливо для алкоголю, тютюну, рідин для електронних сигарет та іншої підакцизної роздрібної продукції. (ck.tax.gov.ua)

РРО/ПРРО і облік товарних запасів

Інвентаризаційна різниця сама по собі не є розрахунковою операцією. Закон про РРО визначає розрахункову операцію як приймання від покупця готівки, карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів або оформлення документів щодо повернення коштів. Тому нестачі, надлишки і пересортування оформлюють первинними документами та коригуванням товарного і бухгалтерського обліку, а не «технічними» фіскальними чеками без реального продажу чи повернення. (Законодавство України)

Водночас для тих суб’єктів, на яких поширюється Закон про РРО, діє обов’язок вести облік товарних запасів і продавати лише товари, відображені в такому обліку. На початок перевірки потрібно надати документи, що підтверджують облік і походження товарів у місці продажу. Для ФОП, які зобов’язані вести такий облік, порядок і форма визначені Наказом Мінфіну № 496. (Законодавство України)

Якщо підприємство продає необлікований товар або не надає під час перевірки документи, що підтверджують облік товарів у місці продажу, застосовується фінансова санкція у розмірі вартості таких товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. (Законодавство України)

Чи можна автоматично списати нестачу на працівника

Ні. Матеріальна відповідальність працівника не виникає автоматично лише через сам факт нестачі. За КЗпП працівник відповідає за пряму дійсну шкоду, заподіяну винними протиправними діями або бездіяльністю, і лише в межах та порядку, встановлених законом. Загальне правило — відповідальність обмежена певною частиною заробітку, якщо інше прямо не передбачене законом. Роботодавець також зобов’язаний створити умови для збереження майна. (Законодавство України)

Письмовий договір про повну матеріальну відповідальність можна укладати не з будь-яким працівником, а лише з повнолітнім працівником, чия робота безпосередньо пов’язана із зберіганням, обробкою, продажем, відпуском, перевезенням або використанням переданих йому цінностей, або в інших прямо передбачених законом випадках. (Законодавство України)

Якщо сума шкоди не перевищує середнього місячного заробітку працівника, роботодавець може видати розпорядження про відрахування із зарплати, але не пізніше двох тижнів з дня виявлення шкоди і не раніше семи днів з дня повідомлення працівника. В інших випадках відшкодування стягують через суд. (Законодавство України)

Типові помилки бізнесу

Найчастіше підприємці помиляються так:

Практичний орієнтир із судової практики

Верховний Суд у своєму огляді практики Касаційного адміністративного суду зазначив, що проведення платником податку на вимогу контролюючого органу під час податкової перевірки інвентаризації товарів є єдиним встановленим законом засобом доказування нестачі чи наявності товарів у платника. Для бізнесу це означає, що інвентаризаційні документи мають бути оформлені бездоганно, бо саме вони можуть стати ключовим доказом у спорі з податковим органом. (Верховний Суд України)

Що зробити підприємцю в день виявлення нестачі або надлишку

Виявлення та фіксація нестач, надлишків та пересортиці в програмі обліку Торгсофт

У програмі обліку Торгсофт процеси виявлення та фіксації нестач, надлишків та пересортиці тісно пов'язані з проведенням переобліку. Зазвичай такі розбіжності між фактичною наявністю товару та комп'ютерним обліком виникають внаслідок помилок персоналу, переплутування товарів під час продажу або через крадіжки.

Для фіксації цих обставин та вирівнювання залишків використовується «Відомість інвентаризації». Також інвентаризація застосовується для того, щоб прибрати "від'ємні залишки" (мінуси) на складі, які могли виникнути через продаж неоприбуткованого товару.

Ось детальний опис того, як програма обробляє кожну з цих ситуацій після завершення підрахунку товарів:

1. Як проводяться надлишки та нестачі

Коли фактичну кількість товару внесено до відомості інвентаризації, користувач повинен натиснути кнопку «Закрити відомість». У цей момент Торгсофт автоматично коригує склад, створюючи відповідні документи:

2. Як працює пересортиця (взаємозалік)

Пересортиця в Торгсофт виникає за обставин, коли одночасно виявляється надлишок і нестача однієї моделі товару, але різного сорту (наприклад, іншого кольору або розміру).

Програма вміє автоматично проводити взаємний залік таких надлишків і нестач. Як це розраховується на практиці: Припустимо, за обліком на складі має бути 5 чорних шкарпеток (закупівельна ціна 12 грн) та 5 коричневих шкарпеток (ціна 10 грн). Під час інвентаризації виявилося, що чорних шкарпеток лише 3 шт. (нестача 2 шт.), а коричневих — 7 шт. (надлишок 2 шт.).

3. Фінальний розрахунок нестачі та вплив на прибуток

Якщо після взаємозаліку пересортиці вартість списаних товарів перевищує вартість тих, що виявилися в надлишку, різниця фіксується як нестача. Формула в Торгсофт виглядає так: Сума нестачі = Сума списань - Сума пересортиці. Саме ця фінальна «Сума нестачі» не може бути меншою за нуль і безпосередньо впливає на розрахунок загального прибутку магазину, зменшуючи його.

4. Особливі обставини: пересортиця серійних номерів

Якщо магазин веде суворий облік гарантійного товару за серійними номерами, може виникнути специфічна пересортиця: серійного номера немає фактично, але він є в програмі, і навпаки — є товар з іншим серійним номером, який за програмою вже проданий. Це стається, коли продавець видав клієнту не ту коробку.

5. Звітність за результатами

Щоб проаналізувати нестачі, надлишки та пересорт, власник або товарознавець може роздрукувати спеціальні звіти безпосередньо з форми інвентаризації:

Офіційні джерела

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва