Як працювати з посадовими інструкціями?

На кожному підприємстві настає мить, коли необхідно знайти та прийняти нового співробітника у свою команду. Під час співбесіди Ви пропонуєте кандидату виконати тестове завдання та обмальовуєте на словах коло обов'язків. І ось працівник погоджується вийти на роботу. У зв'язку із цим постає питання: як швидко ввести його у курс справ та пояснити йому основні робочі моменти? Для чіткого визначення обов'язків, які має виконувати певний працівник, Вам необхідно розробити та затвердити такий документ, як посадова інструкція. Про неї ми сьогодні і поговоримо.

Що таке посадова (робоча) інструкція?

Посадова інструкція - це первинний кадровий документ, він має юридичну силу та сприяє правовому захисту на підприємстві.

Робоча інструкція окреслює організаційно-правовий клас робітника, визначає його задачі, функції, права, повноваження та відповідальність. Вона є обов'язковим документом для кожного підприємства, незалежно від форм власності.

У разі введення до штату нової посади, необхідно розробити відповідну інструкцію.

Навіщо потрібна посадова інструкція?

По-перше, посадова інструкція заздалегідь інформує працівника щодо його повноважень на займаємій посаді. По-друге, звільняє керівництво від постійних роз'яснень та нагадувань підлеглим щодо їх обов'язків. По-третє, заощаджує час кожного новенького співробітника для його знайомства з обов’язками.

Для кожної професії, зазначеної у штатному розписі, повинна бути складена своя робоча інструкція. При прийманні нового кандидата необхідно враховувати вимоги регламенту, вони стануть у пригоді для атестації кандидатів, підвищення, а також для притягнення до відповідальності у разі невиконання покладених завдань або порушення внутрішніх правил на підприємстві.

Хто та як розробляє посадові інструкції?

Розробляє робочі інструкції, зазвичай, начальник структурного підрозділу, до якого належить певний працівник, власник або кадровий службовець. Але затверджує регламент тільки директор підприємства.

Усі регламенти, які складені на підприємстві, мають бути пов'язані між собою задля уникнення дублювання обов'язків.

Назва професії в штатному розкладі, посадовій інструкції та наказі про прийняття працівника на роботу має бути однакова.

Посадова інструкція має в повному обсязі відображати завдання та функції, які покладено на працівника, його повноваження та відповідальність.

Роздруковується та зберігається даний документ у двох примірниках: 1 - у відділі кадрів, 2 - у начальника відповідного підрозділу. Працівник під розпис отримує копію.

Ознайомлення працівника з робочою інструкцією під розпис надає роботодавцю певні гарантії, а саме: уникнення спорів щодо трудових функцій робітника та визначення правоти при порушенні трудових обов'язків.

КЗпП у ст.29 дає роз'яснення щодо обов'язків роботодавця перед працівником. Перед тим, як стати до роботи, начальник зобов'язаний:

• ознайомити працівника з його правами та функціональними обов'язками під підпис, про умови праці, наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів;

• ознайомити з правилами внутрішнього трудового розпорядку та трудовим договором;

• відвести робоче місце, забезпечити потрібними для роботи засобами;

• провести інструктаж з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.

Які вимоги до складання посадових інструкцій?

Затверджує посадові регламенти директор, а складає зазвичай начальник структурного підрозділу на основі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників. Регламент створюється на конкретну посаду, а не під людину, тому одна робоча інструкція може регулювати роботу декількох працівників.

При складанні робочої інструкції вимоги щодо освіти по кожній професії повинні бути ті самі, що зазначені у Довіднику. Їх не можна змінювати.

При складанні посадових інструкцій Вам стануть у пригоді наступні документи:

• Класифікатор професій.

• Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників.

• Внутрішня, специфічна документація підприємства.

Структура посадової інструкції

Зверху робочої інструкції записується назва професії, слово “Затверджено”, підпис, ініціали підприємця і дата.

Стандартна інструкція містить наступні розділи:

1. Загальні положення (вказують область діяльності, порядок підвищення та зняття з посади, підпорядкованість, вимоги щодо кваліфікації, порядок заміщення інших працівників та ін).

2. Завдання та функціональні обов'язки.

3. Права.

4. Відповідальність.

5. Необхідно знати (вказують, якими спеціальними знаннями і вміннями повинен володіти працівник).

Додаткові (необов'язкові) розділи:

• Кваліфікаційні вимоги (освіта, професійна підготовка, досвід роботи).

• Взаємовідносини (коло взаємозв'язків із працівниками цього підприємства і сторонніми організаціями).

Зміни та доповнення до робочих регламентів вносяться шляхом видання наказу і погоджуються з працівником.

Ми рекомендуємо: не слід ігнорувати такий важливий документ, як посадова інструкція, він знадобиться не лише працівнику (чітко регламентує задачі та функції), а й підприємцю (є нормативним підґрунтям для застосування до працівника заходів впливу). А типові форми посадових інструкцій Ви можете знайти тут.