Інструкція, як додати касира для роботи з ПРРО

Програмний РРО (ПРРО) — це спеціальна програма, яку можна встановити на будь-який пристрій, наприклад, комп'ютер, смартфон або планшет. ПРРО відрізняється від класичного реєстратора розрахункових операцій тим, що:

• по-перше: це не фізичний пристрій, а програмне забезпечення, для встановлення якого не потрібні додаткові витрати на закупівлю обладнання та його сервісне обслуговування. Програму можна завантажити на смартфон, тому продавець не прив’язаний до конкретного місця торгівлі; 

• по-друге: усі продажі та облік здійснюються з одного пристрою, на який встановлений пРРО, і вся необхідна інформація миттєво передається на сервер податкової. Таким чином, вся звітна документація, яка необхідна для ДПС, вже є на їх сервері, та всі чеки можна зберігати в електронному вигляді на своєму комп'ютері.

Програмний РРО можна безкоштовно отримати у податковій та зареєструвати онлайн-касу через «Електронний кабінет». Як додати касира на ФОП та повністю автоматизувати свою підприємницьку діяльність?

Особливості реєстрації касира для роботи з пРРО

При реєстрації ПРРО важливо правильно під'єднати касу до конкретної торгової точки та додати касира. Ця особа відкриватиме та закриватиме зміни, здійснюватиме розрахункові операції, а також підписуватиме електронні документи. Тому у неї має бути кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Для того, щоб касир отримав доступ до роботи на ПРРО, підприємець повинен надати у податкову інформацію про наявність у нього відповідного сертифіката відкритого ключа.

Так, відповідно до Порядку № 317 підприємець має внести дані про чинні сертифікати ключів продавців-касирів до Реєстру ДПС в електронній формі № 5-ПРРО. Без цієї інформації конкретна особа не зможе працювати на програмному РРО.

У другому розділі форми містяться дані про осіб, які мають право підписувати електронні документи. У форму необхідно ввести таку інформацію:

• ПІБ відповідальної особи,

• паспортні дані та ІПН,

• ідентифікатор ключа суб'єкта господарювання,

• тип підпису.

В останній графі можна вказати: «Касир» або «Старший касир», а також «Припинення роботи». Якщо обрали «Касир», то сам додаток можна одночасно встановлювати на будь-яку кількість пристроїв. Однак один ПРРО можна використовувати лише на одному пристрої та лише одним касиром.

Проте якщо на одному програмному РРО працює кілька касирів, щоб інші працівники могли користуватися ним, перший користувач повинен закрити свою зміну. Таким чином, якщо відкрито зміну одного касира, другий працівник не може здійснити вхід до програми.

Якщо касир не закрив свою зміну або не може її закрити на ПРРО, старший касир може зайти в додаток та закрити поточну касову зміну.

Функції старшого касира

Принципова відмінність від звичайного касира полягає в тому, що старший касир може входити у відкриті зміни працівників та закривати їх.

Якщо у касира змінюється електронний підпис, і підприємець подає відповідну інформацію до податкової у формі №5 із зазначенням нового ідентифікатора ключа, в останній графі «Тип підпису» треба вказати «Старший касир». Це пов'язано з тим, що під час відкритої зміни було згенеровано новий ключ, і тому закривати сесію буде вже старший касир.

Ось чому ДПС рекомендує анулювати недійсні електронні ключі та сертифікати касирів лише після закриття ними зміни.

Звільнення касира

При звільненні касира підприємець має зайти до «Електронного кабінету» та внести зміни до форми №5-ПРРО. В останній графі «Тип підпису» необхідно вказати «Припинення роботи» та заповнити особисті дані цього касира.

Однак, якщо закінчився термін дії електронного ключа користувача, не обов'язково подавати повідомлення з типом «Припинення роботи». Достатньо вказати у формі новий ідентифікатор ключа та анулювати недійсний сертифікат.

Як додати касира для роботи з ПРРО?

1. Заходимо до «Електронного кабінету» під своїм логіном та паролем.

2. Знаходимо форму №5-ПРРО.

3. Заповнюємо дані щодо КЕП та сертифікатів відкритих ключів, які будуть застосовуватись у ПРРО.

4. Вказуємо тип користувача — «Касир» або «Старший касир».

5. Вводимо ПІБ та паспортні дані працівника, який буде підписувати електронні документи.

Скільки має бути касирів, якщо зареєстровано кілька ПРРО?

Підприємець, який зареєстрував кілька програмних РРО, повинен мати відповідну кількість користувачів із КЕП. Наявність одного сертифіката електронного підпису дає можливість працювати тільки на одному програмному реєстратору і лише одному касиру.

Зазначимо, що підприємцю під час проведення розрахункових операцій за допомогою ПРРО не обов'язково реєструвати та використовувати книгу обліку, тому що у чинному законодавстві немає такої норми.

Переваги ПРРО перед звичайними касовими апаратами очевидні. Це необмежений термін дії, швидке оновлення, зручне налаштування програмного забезпечення та видача фіскальних чеків через програму Торгсофт або мобільний додаток, відповідно до чинного законодавства. 

У програмі Торгсофт можна зареєструвати програмний РРО, налаштувати підприємство, додати касирів та продавців. При цьому вам не потрібно щомісяця вносити платежі за користування пРРО. 

Синхронізація програмного реєстратора з програмою обліку Торгсофт забезпечує правильний продаж та повернення фіскальних товарів. А також це дозволяє вести аналітику продажів, контролювати продавців та касирів, швидко закривати й відкривати зміни, друкувати копії чеків та надсилати електронні чеки покупцям на viber, email чи в sms.