Як виглядає копія наказу про звільнення?

10 червня 2021 року в КЗпП були внесені деякі зміни. Тепер всі роботодавці, незалежно від організаційної форми повинні видавати працівникам при звільненні копію Наказу про звільнення.

В ст. 47 КЗпП і раніше була вимога про видачу копії наказу. Однак, до 10 липня копію наказу видавали тільки в тому випадку, якщо звільнення відбувалося з ініціативи роботодавця. Після 10 липня, таку копію потрібно видавати всім працівникам, незалежно від причини звільнення.

Зверніть увагу! В ст. 235 КЗпП вказано, що за затримку видачі копії наказу з вини роботодавця, працівникові за весь час затримки потрібно виплачувати середній заробіток. Тому не забувайте видавати копію наказу про звільнення і проводити остаточний розрахунок в останній робочий день вашого співробітника.

Як зробити копію Наказу про звільнення?

Порядок виготовлення, оформлення та засвідчення копій документів прописаний в Наказі №1000 / 5 від 18.06.2015 року і Наказі № 1571/5 від 25.10.2012 року.

Копії документів поділяються на два види, в залежності від то, як вони були виготовлені:

1. Факсимільні. Виготовляються за допомогою копіювально-розмножувальної техніки, які точно відтворюють всі зовнішні ознаки, художні особливості та розташування, включаючи підписи й печатки.
2. Вільні. Виготовляються шляхом передруку або переписування оригіналу документа, вони точно відтворюють інформацію і зміст, але не зовнішній вигляд.

Незалежно від способу виготовлення копії документа, її потрібно завірити відповідно до Наказу № 1000/5. Без завірення, копія не має юридичної сили.

Для завірення документа потрібно поставити позначку "Згідно з оригіналом", назва посади, ПІБ особи, що посвідчує документ, його підпис і дату. Дату необхідно ставити нижче підпису.

Далі необхідно все завірити печаткою підприємства і на лицьовій стороні документа в правому верхньому куті ставимо позначку "Копія".

Підсумуємо, для правильного оформлення звільнення, роботодавець повинен:

1. На кожного працівника який звільняється, потрібно створити Наказ про звільнення;
2. Наказ повинен підписати керівник;
3. Працівник повинен ознайомитися з наказом і розписатися в ньому;
4. Зробити ксерокопію Наказу про звільнення (підписану роботодавцем і працівником);
5. На ксерокопії в правому верхньому кутку поставити позначку "Копія", в лівому нижньому кутку "Згідно з оригіналом", назва посади, ПІБ особи, що посвідчує документ, його підпис і дату;
6. Видати копію наказу працівнику, бажано під підпис. Для цього можете завести окрему книгу (зошит) в довільній формі в якій працівники будуть завіряти своїм підписом отримання копії наказу. Інший варіант - в особовій картці працівника нехай залишають запис "Копію наказу про звільнення отримав", дата і підпис.