Акти виконаних робіт: закон №14023 та документообіг за новими правилами

Акт виконаних робіт у 2026 році: чи обов’язковий він досі, коли без нього можна буде працювати й що робити бізнесу вже зараз

З 1 квітня 2026 року підприємцям стане простіше закривати угоди: акт за послугами, роботами та орендою можна буде проводити в бухгалтерії без підпису клієнта. Це особливо зручно для ритейлу (оренда, доставка, сервіс), адже компанія більше не ризикує «зависнути» через неповернені контрагентом папери. Щоб нове правило запрацювало, достатньо заздалегідь прописати таку можливість у письмовому договорі та вказати в акті дату чи період надання послуги. За таких умов головним залишається лише вчасно відобразити цю операцію в обліку.

Проте це спрощення працює не завжди і стосується лише комерційних угод. Підписи обох сторін залишаються обов'язковими, якщо операція пов’язана з публічними коштами, орендою державного чи комунального майна, будівельним підрядом, проєктно-вишукувальними роботами, а також благодійністю чи гуманітарною допомогою. Оскільки це не повне скасування актів, а лише зручна опція для окремих випадків, бізнесу варто вже зараз переглянути шаблони договорів, щоб юристи та бухгалтерія компанії заздалегідь підготувалися і діяли злагоджено.

Головне, що треба зрозуміти підприємцю: українське право і зараз вимагає не “саме акт”, а первинний документ, який підтверджує господарську операцію. Це випливає із Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»: первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію, а підставою для бухгалтерського обліку є саме первинні документи.

Тобто якщо ви надали послугу, виконали роботи або передали майно в оренду, у вас має бути документ, який це фіксує. Найчастіше це був і залишається акт виконаних робіт / акт наданих послуг, бо він зручний і звичний для бухгалтерії, податкової, банків і судів. Але назва документа сама по собі не є магічною. Важливіше, щоб із документа було видно: хто, коли, що саме зробив, в якому обсязі та на якій підставі.

Що таке акт виконаних робіт і навіщо він був потрібен бізнесу

Акт виконаних робіт або наданих послуг — це документ, яким сторони підтверджують, що робота чи послуга фактично виконана і прийнята. Для бізнесу він виконував одразу кілька ролей. 

По-перше, бухгалтерську: на його підставі визнавали дохід, витрати, закривали взаєморозрахунки. 

По-друге, податкову: особливо там, де треба було підтвердити дату та реальність операції. 

По-третє, цивільно-правову: у спорі він показував, що замовник прийняв результат і не заявив зауважень. Це узгоджується і з логікою Цивільного кодексу: за договором підряду замовник має прийняти та оплатити виконану роботу, а якщо є недоліки — заявити про них.

Для послуг логіка така сама: виконавець надає послугу, замовник її оплачує. Для оренди — майно передається у користування за плату, розмір якої визначає договір. Тому акт роками був універсальним документом, який усім зрозумілий.

Чинне право станом на березень 2026: що обов’язкове зараз

Сьогодні діє стаття 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Вона каже, що первинні документи можуть бути складені у паперовій або електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити: назву документа, дату складання, назву підприємства, зміст та обсяг операції, посади та прізвища відповідальних осіб, а також особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції. Це прямо підтверджено і Законом, і листом Мінфіну від 24.03.2023.

Поки новий закон не набрав чинності, двосторонній документ з реквізитами обох сторін лишається безпечнішою моделлю, особливо для B2B, ПДВ, банківського фінмоніторингу, аудиту і спорів.

Водночас уже зараз закон не каже, що тільки документ із назвою “акт” має силу. Ба більше, Мінфін офіційно роз’яснив, що рахунок-фактура (інвойс) може використовуватися для бухгалтерського обліку, якщо він містить обов’язкові реквізити первинного документа.

Ще один важливий момент: закон прямо захищає бізнес від дрібних формальних помилок. Неістотні недоліки в документах не є підставою для невизнання господарської операції, якщо документ усе одно дозволяє ідентифікувати сторони, дату, зміст та обсяг операції. Тобто помилка в формулюванні або технічна неточність ще не робить послугу “неіснуючою”, але зміст документа має бути зрозумілим.

Що саме змінює законопроєкт №14023

Законопроєкт №14023 не “скасовує акти” і не дозволяє працювати “взагалі без документів”. Він пропонує інше: у певних випадках відсутність посади, прізвища і підпису замовника / орендаря в первинному документі не буде вважатися порушенням, якщо виконані визначені умови. Це прямо описано в офіційній новині Верховної Ради від 24.02.2026.

За офіційним описом ВРУ, умов дві:

1. такий порядок документування прямо передбачений договором, укладеним у письмовій формі;

2. господарські операції відображаються в бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення.

Дуже важливе уточнення: у відкритому офіційному описі прийнятого закону немає умови про те, що послуга має бути повністю оплачена виключно безготівково. Тому цю тезу не можна подавати як підтверджену фінальну норму станом на 09.03.2026. Можливо, така ідея була в публічних обговореннях або попередніх версіях, але в офіційному описі ВРУ після прийняття вона не названа.

На які договори новація не поширюється

Навіть після набрання чинності закон не дасть універсального права всім відмовитися від класичних актів. За офіційною новиною ВРУ, спрощення не поширюється на:

• операції, що оплачуються за рахунок публічних коштів;

• договори найму (оренди) державного або комунального майна;

• договори будівельного підряду та проєктно-вишукувальних робіт;

• договори про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.

Бюджетники, держмайно, будівництво і частина спеціальних сфер залишаться значно консервативнішими.

Чи означає це, що акт більше не потрібен

Ні. Правильна відповідь для бізнесу така: акт не зникає, а стає одним із варіантів. Після набрання чинності законом бізнес зможе або залишитися на класичній схемі “рахунок + акт”, або перейти на іншу модель, де факт надання послуги / виконання робіт / оренди підтверджує інший первинний документ без підпису другої сторони — але лише коли це чітко дозволяє договір.

Для обережного підприємця це означає ось що. Якщо у вас:

• невелика кількість B2B-клієнтів;

• консервативні контрагенти;

• бюджетні або “аудиторські” замовники;

• ПДВ і високі суми;

• ризик спорів щодо якості, обсягу чи строків,

то класичний акт ще довго залишатиметься найзручнішим інструментом. Це не тому, що без нього “нічого не працює”, а тому, що з ним легше доводити свою правоту.

Натомість найбільшу вигоду від нової моделі можуть отримати ІТ, консалтинг, маркетинг, підписки, сервісні бізнеси, онлайн-послуги, прокат, ремонти, підтримка за абонплатою, тобто там, де акт часто був технічним “папірцем”, а не реальною точкою приймання робіт. Це вже аналітичний висновок із конструкції закону, а не окрема пряма норма.

Які документи можуть працювати замість класичного акта

За чинним правом і практикою бізнес може будувати доказову базу не лише на класичному акті. Це можуть бути:

• інвойс / рахунок-фактура, якщо він містить обов’язкові реквізити первинного документа;

• електронний акт із КЕП;

• звіт про надані послуги;

• документ із договірною моделлю “послуга вважається прийнятою, якщо протягом визначеного строку не надійшли мотивовані заперечення”;

• пакет доказів: листування, технічні звіти, заявки, тикети, посилання на передані файли, логи доступу, виписки про оплату.

Електронні документи теж мають повну юридичну силу. Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» прямо каже, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена лише через його електронну форму, а допустимість як доказу — лише через те, що він електронний. Оригіналом електронного документа є електронний примірник з обов’язковими реквізитами, зокрема з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного.

Найбільший податковий ризик: ПДВ і “перша подія”

Для платників ПДВ зміна моделі документообігу несе найбільший практичний ризик саме через дату виникнення податкових зобов’язань. Податковий кодекс у п. 187.1 встановлює правило “першої події”: ПДВ-зобов’язання виникають за датою, яка настала раніше — або зарахування коштів від покупця, або дата документа, що засвідчує факт постачання товарів/послуг.

Класичний акт часто був зручним “маячком”, який фіксував дату завершення послуги. Якщо ви переходите на іншу модель, бухгалтерії треба ще уважніше визначати, який саме документ тепер вважається документом про факт постачання, і коли саме він складений. Інакше можна помилитися зі звітним періодом, податковою накладною або кредитом контрагента.

Що треба обов’язково прописати в договорі

Якщо після набрання чинності законом ви захочете працювати без класичного двостороннього акта, то основний ризик зміститься з “паперу” на договір. Саме договір стане головним захистом компанії. Це особливо важливо для Торгсофт і будь-якого іншого бізнесу, де є масовий клієнтський документообіг, репутаційні ризики і ризик спорів про якість послуг.

У договорі або публічній оферті варто прямо встановити:

• який саме документ підтверджує факт надання послуги / виконання робіт / оренди;

• як цей документ надсилається клієнту;

• коли документ вважається отриманим;

• який строк клієнт має для мотивованих заперечень;

• що відбувається, якщо заперечень не надійшло;

• якими каналами надсилаються документи та претензії;

• які додаткові матеріали підтверджують реальність послуги: звіти, листування, передані файли, журнали робіт, технічні квитки тощо.

Напис на інвойсі сам по собі не врятує, якщо договір мовчить або написаний розмито.

Короткий приклад із практики

Є корисний орієнтир із судової практики. Верховний Суд у публікації від 04.09.2023 у справі №910/5352/21 наголосив, що правові наслідки створює сама господарська операція — тобто реальне виконання робіт або надання послуг, — а не лише наявність первинних документів. Один лише акт без реальної послуги не рятує, але і навпаки — суть операції інколи важливіша за форму.

Це хороший сигнал для бізнесу: після реформи головним стане не слово “акт”, а доказовість фактичного надання послуги.

Що робити бізнесу вже зараз, поки закон не набрав чинності

Поки закон не підписаний і не опублікований, безпечна стратегія така:

1. Не відмовляйтеся масово від актів просто зараз. Станом на 09.03.2026 це передчасно.

2. Проведіть аудит договорів. Подивіться, де у вас уже є письмова форма, електронний документообіг, механізм оферти, строки для заперечень і порядок приймання послуг.

3. Перегляньте облікову політику і правила документообігу. Потрібно визначити, який документ буде первинним у кожному сценарії: акт, інвойс, електронний акт, сервісний звіт.

4. Для ПДВ встановіть чіткий cut-off. Бухгалтер має точно знати, яка дата у вас вважається датою постачання послуги і яким документом вона підтверджується.

5. Для нематеріальних послуг накопичуйте додаткові докази. Звіти, завдання, листування, технічні квитки, посилання на передані файли, електронні повідомлення — усе це допомагає довести реальність операції.

Практичні кроки для користувачів програми обліку Торгсофт у перехідний період і після набрання чинності законом

1. Налаштуйте в Торгсофт два сценарії роботи: “консервативний” і “новий”

У Торгсофт офіційно існує режим «Документ — Торгівля з випискою рахунка», де можна формувати рахунки та друкувати їх. Є також налаштування шаблонів друку. Для рахунків офіційна довідка прямо показує шлях друку: «Документ — Торгівля з випискою рахунка — Рахунок — Друк рахунка — Надрукувати рахунок». Окремо є розділ «Налаштування шаблонів друку».

Практично це означає:

• для консервативних B2B-клієнтів, бюджетників, будівництва, спірних або великих договорів — залишайте класичний сценарій з актом;

• для масових послуг, сервісу, абонплати, оферти, дрібних замовлень — готуйте сценарій, у якому первинним документом буде правильно оформлений рахунок / інвойс або інший документ, передбачений договором.

2. Підготуйте окремий шаблон інвойсу, але не підміняйте ним договір

У Торгсофт можна друкувати рахунки та налаштовувати шаблони друку. Система підтримує змінні для документів у режимі “Торгівля з випискою рахунка”, а для редагування шаблонів у системі використовується FastReport.

Що радимо зробити практично:

• створіть окремий шаблон інвойсу для клієнтів, з якими плануєте перейти на спрощену модель;

• у шаблон додайте не “юридичну магію”, а посилання на договірний механізм приймання.

Безпечніше формулювання для шаблону буде приблизно таке:

«Документ складено на виконання Договору №__ / Публічної оферти. Порядок підтвердження факту надання послуг, строк і спосіб подання мотивованих заперечень визначаються договором. За відсутності заперечень у строк, встановлений договором, послуги вважаються прийнятими в обсязі, зазначеному в цьому документі».

Тобто шаблон інвойсу має відсилати до договору, а не вигадувати нові правила сам по собі.

3. Використовуйте в Торгсофт контроль оплат, але не як “єдину умову без акта”

У Торгсофт є додаткова функція «Банківські виписки за рахунками», яка, за офіційною довідкою, працює з Приват24, Monobank та Укрсиббанком. Вона дозволяє підтягувати банківські виписки та зв’язувати їх із фінансовими операціями / рахунками в системі. 

Практично для перехідного періоду це корисно тому, що опція допомагає:

• бачити фактичну дату оплати;

• контролювати заборгованість;

• коректно визначати першу подію для ПДВ;

• швидко формувати звірку з клієнтом.

Для підприємців це особливо вигідно як захисний механізм: менше ручної перевірки, менше людських помилок, легше підтвердити оплату в банку, перед бухгалтером і перед клієнтом.

4. Публічна оферта  та QR-код прямо в шаблон інвойсу

Юридично модель “публічна оферта + акцепт + оплата” є абсолютно робочою. Закон «Про електронну комерцію» дозволяє укладати електронний договір шляхом акцепту (наприклад, оплати виставленого рахунку) та включати умови договору через посилання на інший електронний документ, якщо клієнт мав можливість із ним ознайомитися.

З технічного боку в Торгсофт це реалізується без жодних проблем. Оскільки програма використовує гнучкий редактор шаблонів друку (FastReport), ви можете легко додати зображення QR-коду з посиланням на вашу публічну оферту до будь-якого документа.

Як це зробити на практиці:

• Згенеруйте QR-код із посиланням на сторінку з умовами вашого договору (оферти) на сайті.

• Відкрийте налаштування шаблону друку рахунка-фактури (інвойсу) або товарного чека в Торгсофт.

• Вставте зображення QR-коду в зручне місце на бланку.

• Додайте поруч короткий пояснювальний текст. Наприклад: «Оплата цього рахунку в повному обсязі є підтвердженням факту надання послуг і прийняттям умов Публічної оферти. Ознайомитися з текстом оферти можна, відсканувавши QR-код».

Таке рішення автоматизує отримання згоди від клієнта, юридично захищає підприємця і повністю знімає потребу у зборі фізичних підписів на паперових актах.

5. Класичні акти в Торгсофт краще залишити для “ризикових” контрагентів

В модулі «Ремонт і гарантійне обслуговування» можна друкувати акт виконаних робіт, а шаблон друку за потреби налаштовується. Також після оплати за ремонт автоматично створюється рахунок у режимі «Торгівля з випискою рахунка». 

Практична порада для перехідного періоду:

• для бюджетників, великих B2B, спірних клієнтів, будівництва, держсектора — залиште обов’язковий друк акта;

• для дрібних сервісних операцій і масових послуг — тестуйте спрощений сценарій на окремій групі договорів після набрання чинності законом.

6. Електронний документообіг краще запускати вже зараз

Навіть до набрання чинності законом бізнес може прибрати паперову тяганину через ЕДО. Закон про електронні документи прямо захищає електронні документи як докази, а оригінал електронного документа має юридичну силу за наявності обов’язкових реквізитів та підпису.

У Торгсофт документи відкриваються на перегляд із можливістю зберегти в різні формати або відправити на друк. Тому практична модель така:

• сформували рахунок / акт у Торгсофт;

• відкрили на перегляд;

• зберегли в доступний формат;

• відправили у Вчасно, M.E.Doc або інший ЕДО-сервіс;

• підписали КЕП. 

7. Для платників ПДВ у Торгсофт головне — дисципліна дат

Через правило першої події бухгалтеру потрібно дуже чітко контролювати:

• дату виставлення документа;

• дату оплати;

• дату фактичного надання послуги;

• дату документа, яким цей факт підтверджується.

У практиці Торгсофт це означає:

• не змішувати “дата друку” і “дата господарської операції”;

• регулярно звіряти рахунки з банківськими виписками;

• встановити внутрішнє правило, який саме документ є тригером для бухгалтерії на визнання доходу і для реєстрації податкової накладної. 

Акти виконаних робіт в компанії Торгсофт

За стандартною моделлю ліцензування Торгсофт паперові акти приймання-передачі не підписуються, оскільки це прямо передбачено нашим договором публічної оферти. Договір укладається шляхом акцепту оферти оплатою, а факт належного надання ліцензії підтверджується передачею ліцензійного ключа, доступу або активацією. Такий підхід відповідає правилам про акцепт оферти та електронні договори, а юридична сила електронного документа не може заперечуватися лише через його електронну форму.

Підсумок

Станом на 09.03.2026 акт виконаних робіт в Україні не скасований. Новий закон №14023 прийнятий, але ще не чинний. Після набрання чинності він не знищить акти, а дасть бізнесу право вибору: у певних випадках працювати без підпису замовника на первинному документі, якщо це прямо передбачено письмовим договором і правильно відображено в обліку.

Для підприємця правильний висновок не такий: “акти більше не потрібні”. Правильний висновок інший: “тепер треба сильніше працювати з договором, електронним документообігом і доказами реальності послуги”. І саме таку модель я б радив будувати Торгсофт:

• не поспішати ламати чинний процес до підписання і опублікування закону;

• паралельно підготувати нові шаблони інвойсів;

• запровадити контроль оплат і дат;

• залишити класичні акти там, де вони реально захищають компанію, її гроші і репутацію.

---