Як звільняти працівників: управлінський підхід, який працює в межах закону

Звільнення в українському праві — це не емоційна реакція керівника і не “вища міра” всередині компанії, а юридично значуще припинення трудових відносин. Для бізнесу це управлінське рішення, але для держави й суду — процедура, яка має спиратися на чітку законну підставу, належні документи, правильні строки, коректну комунікацію та повний розрахунок із працівником. В Україні немає моделі, за якої працівника можна просто звільнити “за бажанням роботодавця” без визначеної законом причини. Станом на 11 квітня 2026 року ці правила діють з урахуванням спеціальних норм воєнного стану. (Законодавство України)

Управлінська логіка “спочатку дати шанс, потім ухвалити остаточне рішення” добре узгоджується з українським законодавством, якщо вона перетворена на доказову базу. Для компанії важливо не лише дійти висновку, що співпраця більше не має позитивної перспективи, а й довести, що причина звільнення відповідає закону, а роботодавець діяв послідовно, добросовісно і без приниження працівника. У протилежному разі навіть цілком обґрунтоване з погляду менеджменту рішення може бути скасоване судом. (Законодавство України)

1. З чого починається законне звільнення

Правильне звільнення починається не з розмови, а з визначення підстави. Підстави припинення трудового договору встановлені КЗпП. Найпоширеніші для бізнесу варіанти — це:

Це означає, що “низька ефективність”, “не виправдав очікувань”, “не підходить по культурі” або “компанія втратила до нього довіру” самі по собі не є універсальними формулами для наказу про звільнення. Їх потрібно перекласти на мову закону: невідповідність займаній посаді, систематичне невиконання обов’язків, незадовільний результат випробування, скорочення, одноразове грубе порушення для окремих посад, втрата довіри для матеріально відповідальних осіб тощо. (Законодавство України)

2. Які підстави роботодавець може реально використовувати

Угода сторін

Найбезпечніший для бізнесу спосіб завершити співпрацю — припинення трудового договору за угодою сторін. Це працює тоді, коли компанія й працівник домовилися про дату припинення, передачу справ, виплати та формат комунікації. Такий варіант не потребує доведення вини або невідповідності працівника. Для бізнесу це найменш конфліктний шлях, особливо коли потрібно розійтися швидко і без спору про причини. Підстава — пункт 1 статті 36 КЗпП. (Законодавство України)

Звільнення за ініціативою працівника

Якщо працівник сам подає заяву, діють правила статті 38 КЗпП. У загальному випадку працівник попереджає роботодавця письмово за два тижні. Якщо ж звільнення пов’язане з порушенням роботодавцем трудового законодавства, умов колективного або трудового договору чи мобінгом, працівник може вимагати розірвання договору у визначений ним строк, а роботодавець зобов’язаний також виплатити вихідну допомогу в розмірі не менше трьох середніх місячних заробітків, якщо інший, більший розмір передбачено колективним договором. (Законодавство України)

Звільнення з ініціативи роботодавця

Роботодавець може звільнити працівника лише в межах статей 40 і 41 КЗпП.

Найважливіші для підприємців підстави зі статті 40:

Стаття 41 КЗпП додає окремі підстави, які стосуються спеціальних категорій працівників, зокрема керівників, головних бухгалтерів, службових осіб, працівників, що обслуговують грошові чи товарні цінності, а також окремих ситуацій воєнного часу. Серед них:

Окремо варто враховувати ще одну спеціальну підставу з пункту 8-3 статті 36 КЗпП: трудовий договір може бути припинений у разі відсутності працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль. Для бізнесу це важливо у випадках, коли працівник фактично зник і не підтримує зв’язок. Але ця норма не є спрощеною заміною процедури звільнення за прогул — це окрема самостійна підстава зі своїми фактичними умовами. (Законодавство України)

3. Як поєднати управлінське правило “двох-трьох шансів” із законом

Ідея дати людині 2–3 спроби виправитися є корисною для менеджменту, але сама по собі не створює законної підстави для звільнення. В українських реаліях вона має бути оформлена як послідовна робота роботодавця з доказами.

Для цього компанії варто:

Закон дозволяє застосовувати лише два види дисциплінарних стягнень: догану або звільнення. Стягнення має бути накладене не пізніше одного місяця з дня виявлення проступку, без урахування часу хвороби чи відпустки працівника, і не пізніше шести місяців з дня його вчинення. До застосування стягнення роботодавець повинен витребувати письмові пояснення. За одне порушення можна накласти лише одне дисциплінарне стягнення. Після року без нових стягнень працівник вважається таким, що не мав дисциплінарного стягнення. (Законодавство України)

Саме тому фраза “ми вже тричі попереджали усно” для суду майже нічого не означає. Значення мають документи, строки, підписи і факти.

Показовою є практика Верховного Суду: у справах про звільнення за систематичне невиконання трудових обов’язків суд перевіряє законність усіх попередніх дисциплінарних стягнень, навіть якщо працівник окремо їх не оскаржував. Для бізнесу це означає, що слабко оформлена перша догана може “зламати” і наступне звільнення. (Верховний Суд України)

4. Особиста зустріч чи дистанційне оформлення

З погляду менеджменту особиста розмова часто є найкращим способом зберегти керованість ситуації, але українське законодавство не робить очну зустріч універсально обов’язковою умовою законності звільнення. Важливе не місце розмови, а те, чи є законна підстава, наказ, належне повідомлення, повний розрахунок і докази вручення документів. (Законодавство України)

Електронні документи у звичайному режимі

КЗпП дозволяє ознайомлювати працівника з наказами, повідомленнями та іншими документами роботодавця через визначені в трудовому договорі засоби електронних комунікацій, якщо на документі накладено удосконалений або кваліфікований електронний підпис. Трудовим договором можуть бути визначені й альтернативні способи ознайомлення. Це означає, що безпечна безконтактна процедура можлива, якщо канал зв’язку та спосіб підписання заздалегідь погоджені. (Законодавство України)

Електронні документи під час воєнного стану

Під час воєнного стану закон ще більше розширює можливості дистанційного документообігу. Сторони можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів, повідомлень та інших трудових документів, а також про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації. Кожна сторона повинна підтримувати можливість такого зв’язку та оновлювати свої контактні дані протягом десяти календарних днів після їх зміни. Якщо контакти не оновлені, направлення документів на останню відому адресу, email або номер телефону вважається належним. Якщо ж за останніми відомими контактами взагалі немає можливості поштового чи електронного зв’язку, закон звільняє сторону від обов’язку такого повідомлення. (Законодавство України)

Коли простого email недостатньо

Закон про електронні документи передбачає, що електронний документ є повноцінним документом, а для ідентифікації автора може використовуватися електронний підпис. Водночас електронний документ вважається одержаним лише з моменту надходження автору підтвердження від адресата, якщо інше не передбачено законом або попередньою домовленістю сторін. Якщо підтвердження немає, документ вважається неодержаним. Для бізнесу це означає, що звільнення “простим листом на пошту” без погодженого каналу, електронного підпису і доказу вручення — слабка доказова модель. (Законодавство України)

5. Підготовка до звільнення: що має зробити керівник до розмови

Правильна управлінська підготовка в Україні складається не лише з рішення про розставання, а й з юридичної архітектури процесу.

До розмови з працівником варто:

Для керівних посад до цього додається ще один рівень: якщо йдеться про директора або члена виконавчого органу товариства, потрібно враховувати не тільки трудове право, а й корпоративне рішення. Цивільний кодекс дозволяє припинити повноваження члена виконавчого органу в будь-який час рішенням компетентного органу товариства. Але для повного юридичного завершення відносин зазвичай потрібні і корпоративне рішення, і належне оформлення припинення трудового договору. (Законодавство України)

6. Коли можна звільняти одразу, а коли треба чекати

Незадовільний результат випробування

Якщо працівник не проходить випробування, роботодавець може звільнити його за пунктом 11 статті 40 КЗпП. Це одна з найзручніших для бізнесу моделей, але лише за умови, що випробування встановлене законно, строк не сплив, а роботодавець має фактичні докази того, що працівник не відповідає роботі. (Законодавство України)

Систематичне невиконання обов’язків

Тут “одразу” звільняти не можна. Спочатку має бути попереднє дисциплінарне стягнення, а потім — нове порушення без поважних причин. Саме тому ця підстава найбільше залежить від якості кадрового оформлення. (Законодавство України)

Одноразове грубе порушення

Для окремих категорій, передусім керівників, їхніх заступників, головних бухгалтерів та деяких інших посад, закон допускає звільнення за одноразове грубе порушення трудових обов’язків. Тут не потрібно чекати, поки “закінчаться шанси”, але потрібно мати дуже сильну фактичну і документальну основу. (Законодавство України)

Скорочення штату або чисельності

Це не дисциплінарне звільнення і не оцінка особистих якостей працівника. Якщо компанія змінює структуру, закриває напрям, оптимізує витрати або реорганізується, можливе звільнення за пунктом 1 статті 40 КЗпП. Але тут обов’язкові інші правила: персональне попередження не пізніше ніж за два місяці, пропозиція іншої роботи у того ж роботодавця, врахування переважного права на залишення на роботі та виплата вихідної допомоги не менше середнього місячного заробітку. (Законодавство України)

Неможливість забезпечити працівника роботою через наслідки бойових дій

Це окрема воєнна підстава зі статті 41 КЗпП. Якщо знищені або відсутні умови, засоби виробництва чи майно внаслідок бойових дій і роботодавець об’єктивно не може дати роботу, трудовий договір може бути припинений. У такому разі закон вимагає попередити працівника не менше ніж за 10 календарних днів і виплатити вихідну допомогу не менше середнього місячного заробітку. (Законодавство України)

7. Скорочення і масові вивільнення: що не можна пропустити

Якщо звільнення відбувається у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці, працівника потрібно персонально попередити не пізніше ніж за два місяці. Одночасно роботодавець зобов’язаний запропонувати іншу роботу на тому самому підприємстві, якщо така є. При цьому потрібно враховувати правила про переважне право на залишення на роботі. (Законодавство України)

Якщо ж звільнення підпадає під критерії масового вивільнення, включаються додаткові обов’язки перед службою зайнятості. Закон про зайнятість населення встановлює пороги масового вивільнення залежно від чисельності персоналу, зокрема:

У таких випадках роботодавець повинен подати інформацію до територіального органу служби зайнятості. Для звільнень у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці така інформація подається за два місяці до запланованого вивільнення. Для спеціальної воєнної підстави з пункту 6 частини першої статті 41 КЗпП — не пізніше ніж за 10 календарних днів до вивільнення. (Законодавство України)

8. День звільнення: що роботодавець зобов’язаний зробити

У день звільнення роботодавець має виконати одразу кілька обов’язків.

По-перше, видати працівникові копію наказу про звільнення.
По-друге, письмово повідомити про нараховані та виплачені суми.
По-третє, провести повний розрахунок у строки, передбачені статтею 116 КЗпП.
По-четверте, на вимогу працівника внести запис про звільнення до паперової трудової книжки, якщо вона зберігається у працівника. (Законодавство України)

Усі суми, що належать працівникові, мають бути виплачені в день звільнення. Якщо працівник у цей день не працював, виплата здійснюється не пізніше наступного дня після пред’явлення вимоги про розрахунок. Окремо в день виплати потрібно надати письмовий розрахунок із розшифруванням сум. (Законодавство України)

У день звільнення працівникові також виплачується компенсація за всі невикористані дні щорічної відпустки, а також за додаткову соціальну відпустку на дітей, якщо така є. Якщо закон для конкретної підстави передбачає вихідну допомогу, її також потрібно виплатити. Наприклад, у разі скорочення, невідповідності посаді, поновлення попереднього працівника або спеціальної воєнної підстави з пункту 6 частини першої статті 41 КЗпП — не менше середнього місячного заробітку. Для припинення повноважень посадових осіб — не менше шести середніх місячних заробітків. (Законодавство України)

9. Чи можна звільнити працівника під час хвороби або відпустки

У звичайному режимі КЗпП забороняє звільняти працівника з ініціативи роботодавця в період його тимчасової непрацездатності або відпустки, крім окремих винятків, зокрема повної ліквідації підприємства. (Законодавство України)

Під час воєнного стану правило інше. Роботодавець може звільнити працівника з власної ініціативи в період хвороби або відпустки, крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і відпустки для догляду за дитиною до трьох років. У такому разі датою звільнення має бути перший робочий день після закінчення тимчасової непрацездатності або відпустки. (Законодавство України)

10. Кого звільняти особливо ризиковано

Закон встановлює категорії працівників, для яких роботодавець має підвищені обмеження.

Не допускається звільнення з ініціативи роботодавця вагітних жінок, жінок, які мають дитину до трьох років, а в окремих випадках — до шістьох років, одиноких матерів за наявності дитини до чотирнадцяти років або дитини з інвалідністю. Виняток — повна ліквідація підприємства з обов’язковим працевлаштуванням. Ці самі гарантії поширюються також на батьків, які виховують дітей без матері, опікунів, піклувальників, одного з усиновлювачів, одного з прийомних батьків. (Законодавство України)

Для працівників молодше 18 років потрібна згода районної або міської служби у справах дітей, а звільнення за окремими підставами допускається лише у виняткових випадках і не без працевлаштування. (Законодавство України)

Питання профспілкової згоди теж залежить від режиму. У загальному порядку в низці випадків потрібно отримувати попередню згоду виборного органу профспілки. Під час воєнного стану дія статті 43 КЗпП у більшості випадків не застосовується, крім працівників, обраних до профспілкових органів. (Законодавство України)

11. “Безконтактне” звільнення, коли працівник не виходить на зв’язок

Для бізнесу це одна з найскладніших практичних ситуацій. Тут важливо не підміняти одну підставу іншою.

Якщо працівник просто не виходить на роботу, але його робоче місце розташоване на території активних бойових дій, під час воєнного стану роботодавець не має права звільнити його за прогул. Відсутність такого працівника не оплачується і не зараховується до стажу для щорічної відпустки, але саме прогулом вона не вважається. (Законодавство України)

Якщо ж працівник відсутній понад чотири місяці поспіль і при цьому немає інформації про причини такої відсутності, можна розглядати припинення трудового договору за пунктом 8-3 статті 36 КЗпП. У такій ситуації для роботодавця особливо важливо зберегти весь ланцюг доказів: спроби зв’язку, повернення поштових відправлень, відсутність відповідей, акти про відсутність, фіксацію останніх відомих контактів. (Законодавство України)

12. Спеціальні режими, де договір дає роботодавцю більше маневру

Спрощений режим регулювання трудових відносин

Для окремих роботодавців і трудових договорів КЗпП передбачає спрощений режим. У такому договорі сторони можуть ширше врегулювати питання виникнення і припинення трудових відносин, форми обміну інформацією, строків повідомлення та компенсації при звільненні з ініціативи роботодавця. Закон прямо дозволяє передбачити у трудовому договорі підстави для припинення, яких немає в загальних статтях КЗпП, але за умови виплати компенсації не нижче мінімумів, встановлених статтею 49-8 КЗпП. Для бізнесу це один із небагатьох випадків, коли договір справді може дати ширший інструментарій звільнення, ніж загальна модель КЗпП. Але працює це лише тоді, коли спрощений режим оформлений належно і застосовується правомірно. (Законодавство України)

Трудовий договір з нефіксованим робочим часом

У такому договорі закон теж дозволяє встановлювати додаткові підстави для його припинення, пов’язані зі здібностями або поведінкою працівника, а також економічними, технологічними чи структурними обставинами. Це окрема спеціальна конструкція, і застосовувати її можна лише в межах правил статті 21-1 КЗпП. (Законодавство України)

13. Як провести розмову так, щоб не створити нових юридичних ризиків

Керівник має право бути твердим, але не повинен принижувати працівника. Закон визначає мобінг як систематичні тривалі умисні дії або бездіяльність роботодавця чи колег, спрямовані на приниження честі й гідності працівника, його професійної репутації, у тому числі із застосуванням електронних комунікацій. Водночас закон прямо зазначає, що вимоги роботодавця щодо належного виконання роботи, зміна робочого місця або посади, зміна умов праці у встановленому законом порядку не є мобінгом. Для бізнесу це означає, що дисципліна і вимогливість допустимі, але тиск, публічне приниження, психологічне “виштовхування” людини з компанії або затяжне шантажування звільненням — небезпечні. (Законодавство України)

Тому під час розмови варто:

14. Як повідомляти команду після звільнення

Українське законодавство не вимагає окремої процедури внутрішнього оголошення колективу про звільнення працівника. Але роботодавець повинен пам’ятати про захист персональних даних. Поширення інформації про фізичну особу без її згоди допускається лише у випадках, визначених законом, і в межах необхідного. Тому для команди безпечніше комунікувати лише те, що справді потрібно для організації роботи: хто передає справи, хто тимчасово бере функції, до кого звертатися з операційних питань. Публічно викладати дисциплінарні деталі, особисті конфлікти, медичні обставини чи інші зайві подробиці не слід. (Законодавство України)

15. Які наслідки для роботодавця, якщо звільнення оформлене неправильно

Працівник має право звернутися до суду у справах про звільнення протягом одного місяця з дня вручення копії наказу про звільнення. Якщо суд встановить незаконність звільнення, працівника поновлять на роботі, а роботодавця зобов’яжуть виплатити середній заробіток за час вимушеного прогулу. Як правило, така виплата здійснюється не більш як за один рік, але якщо справа тривала довше не з вини працівника, виплата може бути і за весь період. Рішення про поновлення на роботі виконується негайно. Якщо роботодавець затримав видачу копії наказу про звільнення з власної вини, працівникові також виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. (Законодавство України)

Окремий ризик — затримка розрахунку. Якщо належні працівникові суми не виплачені вчасно з вини роботодавця і спору про їх розмір немає, роботодавець повинен виплатити працівникові середній заробіток за весь час затримки, але не більш як за шість місяців. (Законодавство України)

Крім судових ризиків, діють і фінансові санкції за статтею 265 КЗпП. Залежно від порушення це можуть бути штрафи, прив’язані до мінімальної заробітної плати: за фактичний допуск до роботи без оформлення трудового договору — 10 мінімальних зарплат за кожного працівника; за затримку виплати зарплати чи інших виплат більш як на один місяць або виплату не в повному обсязі — 3 мінімальні зарплати; за інші порушення трудового законодавства — 1 мінімальна зарплата за кожне порушення, а при повторності протягом року — 2 мінімальні зарплати. Під час воєнного стану є спеціальне пом’якшення: якщо роботодавець повністю і вчасно виконує припис про усунення порушень, виявлених під час позапланової перевірки, штрафи за статтею 265 у відповідних випадках не застосовуються. (Законодавство України)

16. Практичний алгоритм для підприємця

Найбезпечніша модель звільнення в українській компанії виглядає так:

Офіційні джерела

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва