Облік нестачі, надлишку та пересорту

При проведенні інвентаризації, практично завжди, виявляються недостачі, надлишки або пересортування. Якими вони бувають, як документально оформити і як відобразити в обліку читайте в статті.

Якими бувають недостачі?

Нестачі бувають двох видів:

1. У межах норм природного убутку;

2. Понад норми природного убутку.

Що таке природний убуток? Це коли товар зменшується у наслідок біологічних або фізико-хімічних властивостей, але зберігає свою якість. До природних втрат відноситься зменшення маси товару через випаровування вологи, вивітрювання, розпилення, розкришення, витоку, розливу при перекачуванні та продажу рідких товарів, і т.д. Якщо товар був зіпсований, втрачений або вкрадений, таку недостачу не можна віднести до природних втрат.

Для визначення максимально допустимих (граничних) втрат, що виникають в процесі зберігання, транспортування, переміщення і реалізації існують встановлені нормативно-правові акти, вони називаються норми природного убутку (для різних видів товарів і запасів, вони різні).

Їх застосовують в ситуаціях, коли заявлена ​​в документах маса або кількість відрізняються від фактичної, наприклад при інвентаризації або при прийманні товару від постачальника.

Існують правила списання нестач в межах норм природного убутку:

• не можна списувати товар за нормами природного убутку, якщо факт недостачі не виявлений;

• потрібно списувати фактичну суму недостачі, навіть якщо за нормами природного убутку можна списати більше;

• якщо немає передбачених норм для списання нестачі, то вона розглядається як недостача понад норми;

• спочатку необхідно проводити надлишки й пересортування, а тільки потім списувати недостачі.

Нестачі поділяють, так само по моменту їх виявлення:

1. Нестачі виявлені при прийманні товару від постачальника;

2. Нестачі виявлені під час інвентаризації.

Залежно від того, коли виявлена ​​нестача, її оформляють по різному.

Документальне оформлення недостачі, виявленої при прийманні товару

ЦКУ говорить, що встановлення і дотримання умов купівлі-продажу регулюються договором між постачальником і покупцем, або актами цивільного законодавства, якщо договір не був укладений.

Якщо договір був укладений, він має пріоритет у разі виникнення питань по прийманню товару. Однак при складанні договору, пункт про приймання товару слід складати на основі нормативно-правових актів з питань стандартизації.

Якщо договору немає, то питання приймання товару регулює Інструкція № П-6. Хоч вона була розроблена в СРСР, але її положення все ще діють, нехай вас це не бентежить.

Також, якщо ваш вантаж перевозять сторонні організації передбачені додаткові документи:

• Правила видачі вантажів - якщо товар перевозить залізниця;

• Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом - якщо перевозить стороння автомобільна компанія.

Якщо ви робите приймання товару за кількістю, то потрібно звірятися з транспортними та супровідними документами виробника (відправника). Це можуть бути рахунок-фактура, інвойс, специфікація, опис і т.д.

На фактичну кількість товару потрібно скласти акт про приймання матеріалів форми № М-7 або прибутковий ордер № М-4. У разі виявлення недостачі, складається акт у довільній формі, який підписують всі учасники процесу. У цьому акті повинні міститися всі реквізити, які вказані в формі № М-7.

Акт про недостачу складається у двох примірниках. Один примірник передають в бухгалтерію, для оприбуткування фактичної кількості товару і списання недостачі в межах норм природного убутку або понад норми. Другий примірник передають до відділу, який займається постачанням. Вони на основі акту складуть лист-претензію постачальнику.

Якщо товар був доставлений залізницею, додатково потрібно скласти комерційний акт. 

Якщо недостача виникла з вини перевізника, потрібно скласти претензію про відшкодування збитків. Якщо перевізник відмовляється відшкодовувати збитки або не відповідає на лист протягом місяця, слід подавати судовий позов. Зверніть увагу, претендувати на відшкодування збитків можна тільки в тому випадку, якщо недостача перевищує норми природного убутку.

Як враховувати недостачі виявлені при прийманні товару?

Недостача запасів і товару в межах норм природного убутку, включається до первісної вартості придбаного товару. Тобто отриманий товар потрібно оприбуткувати за завищеною ціною, завдяки цьому, заборгованість перед постачальником буде відображатися коректно.

Якщо була виявлена ​​наднормативна недостача, то її не враховують в первісній вартості товару, а списують на витрати того періоду, в якому вона відбулася. Тобто, ви оприбутковуєте фактично отриману кількість товару з урахуванням норм природних втрат, а все що понад норми, повинні враховувати як заборгованість за претензією (до постачальника або перевізника). Таку заборгованість можна закрити шляхом допостачання товару або відшкодуванням коштів.

Якщо наднормативна недостача сталася з вини покупця, її потрібно списати на витрати поточного періоду.

Документальне оформлення недостачі, виявленої при інвентаризації

Найчастіше недостачі виявляються при проведенні інвентаризації. Результати інвентаризації записують в інвентаризаційний опис або акт інвентаризації. У них показують фактичну наявність товару на дату інвентаризації.

Інвентаризаційний опис може бути розроблений підприємством самостійно або може використовуватися затверджена форма. Такий опис складається у двох примірниках і підписується всіма члена комісії (учасниками переобліку).

Далі, опис передається в бухгалтерію і на виявлену недостачу складається звіряльна відомість у двох примірниках. Є дві форми такої відомості:

• Звіряльна відомість результатів інвентаризації запасів за формою, затверджена наказом № 572;

• Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей за формою № інв-19, затверджена постановою № 241.

Або розробіть таку відомість самостійно.

Завершальним етапом складають протокол у двох примірниках. Його можна скласти самостійно або скористатися формою для бюджетників. Далі цей протокол передається в бухгалтерію для проведення списання та відображення у фінансовій звітності.

Як враховувати надлишки товару?

Якщо при переобліку були виявлені надлишки, їх природно потрібно оприбуткувати. Якщо вони будуть надалі реалізовані, їх потрібно оприбуткувати за чистою вартістю реалізації (передбачувана ціна продажу мінус витрати на реалізацію).

Як врахувати пересортування?

При виявленні пересортування, слід провести взаємний залік надлишків і недостачі.

Проводити пересортування можна, якщо:

• товари мають однакове найменування;

• рівну кількість товарів, які підлягають пересортуванню;

• надлишки й недостача виникли в одному періоді, що перевіряється;

• надлишки й недостача виникли в однієї й тієї ж матеріально відповідальної особи.

Якщо в одній товарній групі сталася пересортування, то потрібно спочатку оприбуткувати надлишки, потім списати недостачу, а вже після, встановлювати норми природного убутку на недостачу, що залишилася.

В результаті пересортування, найчастіше, вартість товарів за якими трапилася недостача і надлишки не збігається. В результаті з'являються сумові різниці. Від'ємні сумові різниці повинні бути віднесені на винних осіб. Якщо винних осіб немає, тоді таку різницю відносять до недостачі понад норми природного убутку і списують на витрати. Якщо в результаті пересортування з'явилася позитивна сумарна різниця, її враховують як дохід.