Чи можна не оплачувати електронні лікарняні

Оплачувати лікарняні завжди було трудомістким процесом, тому багато роботодавців воліли ігнорувати паперові лікарняні та оплачувати дні тимчасової непрацездатності самостійно, без звернень до ФСС, тим більше коли лікарняний відкривався на пару днів. Проте, із запровадженням електронних лікарняних постало питання: чи можна не оплачувати е-лікарняний? Якщо коротко, то так, можна не оплачувати е-лікарняний, головне перестрахуватися.

Після того, як працівник звертається до свого сімейного лікаря та відкриває лікарняний, інформація з'являється в електронному Реєстрі листків непрацездатності. Формує та веде Реєстр Пенсійний фонд України, а доступ до цього Реєстру мають МОЗ, НСЗУ, ФСС та Держпраці.

До обов'язків інспекторів Держпраці входить перевірка дотримання роботодавцями непрацездатного законодавства. Тобто, інспектор може перевірити, чи були оплачені дні тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця.

Бувають ситуації, коли працівник звертається до сімейного лікаря, йому відкривають лікарняний, але він продовжує працювати та виконувати свої обов'язки.

Роботодавець може не знати про лікарняний та виплачувати працівникові зарплату. У такому разі нараховувати та виплачувати лікарняний за дні, коли працівник отримував зарплату заборонено. Якщо надалі працівник повідомить про е-лікарняний та попросить його сплатити, є кілька варіантів вирішення даної ситуації:

1. Якщо працівник був відсутній кілька днів, але отримав за ці дні зарплату, потрібно провести перерахунок зарплати, і за дні відсутності нарахувати лікарняні (або відмовити у нарахуванні лікарняних, оскільки було отримано зарплату). У разі відмови від оплати лікарняного через те, що працівник працював, необхідно скласти відповідний протокол та повідомити працівника.
2. Якщо працівник працював, коли мав сидіти вдома та отримав зарплату, можна вимагати у нього написати пояснювальну записку (для перестрахування), в якій буде сказано, що працівник не знав про відкриття е-лікарняного. Далі необхідно скласти протокол про відмову оплати лікарняного та повідомити працівника.

Повідомте своїх працівників про те, що для електронного листка непрацездатності лікарю тепер не потрібно називати місце роботи. Пошук роботодавця у системі здійснюється автоматично на підставі відомостей із ПФУ. Також автоматично лікарняний закривається, тобто працівник може не приходити до лікаря повторно. Тому при відвідуванні лікаря слід уточнити, чи буде відкрито лікарняний.

Розглянемо ще одну ситуацію: працівник був на лікарняному, не працював, а коли одужав, повернувся на роботу та звільнився.

Електронний лікарняний після його закриття змінює статус на «готовий до оплати» лише через 7 днів, після закриття лікарняного, отже, на момент звільнення його оплачувати ще не можна.

У такому разі, у день звільнення необхідно провести остаточний розрахунок із працівником та виплатити йому зарплату, компенсацію за невикористану відпустку та лікарняні, якщо в них стоїть статус «готовий до оплати». Якщо лікарняний не має статусу «готовий до оплати» на дату звільнення, то нараховувати по ньому компенсацію не можна і це не буде порушенням трудового законодавства.

Однак, роботодавець може сплатити лікарняний після звільнення працівника після того, як е-лікарняний змінить статус на «готовий до оплати». У такому разі лікарняні потрібно обкласти ПДФО та ВЗ та перевести колишньому працівникові. ЄСВ не нараховується.